Zakup usług polegających na kompleksowej realizacji projektu pt. Konkurs internetowy i publikacja nt. dobrych praktyk w procesie wdrażania strategii i zarządzania Lokalną Grupą Działania.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa realizacja projektu pt. Konkurs internetowy i publikacja nt. dobrych praktyk w procesie wdrażania strategii i zarządzania Lokalną Grupą Działania., zwanego dalej Projektem. Opis przedmiotu zamówienia: 1.1 W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z przygotowaniem, koordynacją, realizacją i promocją Projektu. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: zespół składający się z osób zapewniających należyte wykonanie przedmiotu zamówienia; minimum jeden numer telefonu, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; organizację pracy, która umożliwi potencjalnym uczestnikom Projektu łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych. Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o przebiegu realizacji Projektu. 1.2 Podstawowe zadania biura: określenie odpowiedniej nazwy Konkursu internetowego nt. dobrych praktyk w procesie wdrażania strategii i zarządzania lokalną grupą działania (zwanego dalej Konkursem), odpowiadającej jego celowi oraz podstawowym założeniom przeprowadzenia Konkursu (Załącznik nr 6 do SIWZ). Propozycję nazwy Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 5 dni po podpisaniu umowy; zaprojektowanie i wykonanie logotypu Konkursu. Propozycję logotypu Wykonawca przekaże Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 5 dni po podpisaniu umowy; sporządzenie Regulaminu Konkursu, uwzględniającego cele oraz podstawowe założenia przeprowadzenia Konkursu (Załącznik nr 6 do SIWZ) projekt Regulaminu Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji najpóźniej 5 dni po podpisaniu umowy; wykonanie i uruchomienie portalu internetowego, zawierającego: logotyp Konkursu, nazwę Konkursu oraz logotypy określone w Załączniku nr 7 do SIWZ, elektroniczny formularz zgłoszeniowy uczestników Konkursu internetowego nt. dobrych praktyk w procesie wdrażania strategii i zarządzania lokalną grupą działania. Uczestnikami Konkursu będą lokalne grupy działania. Formularz pod względem merytorycznym zostanie skonsultowany z Zamawiającym, Regulamin Konkursu, bieżące informacje o przebiegu Konkursu, możliwość głosowania na poszczególne LGD w zakresie dobrych praktyk we wdrażaniu LSR oraz zarządzaniu LGD bez konieczności logowania; Portal musi w pełni funkcjonować od dnia 1 sierpnia 2012 r. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni niezbędne serwery oraz domenę, odpowiadającą nazwie, założeniom oraz celom Konkursu, jak również kompleksowe administrowanie portalem przez okres od dnia 1 sierpnia 2012 r. do dnia 1 sierpnia 2013 r. Funkcjonalność portalu musi odpowiadać podstawowym założeniem przeprowadzenia Konkursu (Załącznik nr 6 do SIWZ). opracowanie koncepcji, przygotowanie oraz przeprowadzenie akcji promującej Konkurs, adresowanej do potencjalnych uczestników Konkursu, czyli działań umożliwiających dotarcie z informacją o konkursie do lokalnych grup działania, potencjalnych głosujących, a zwłaszcza mieszkańców obszarów wiejskich, w tym w szczególności: koordynacja akcji promocyjnej przeprowadzonej przez Sekretariaty Regionalne Krajowej Sieci Obszarów Wiejskich, promocja Konkursu w mediach o zasięgu ogólnokrajowym oraz regionalnym zamieszczenie co najmniej 6 (1. informowanie o konkursie, 2. o możliwości przesyłania zgłoszeń, 3. o rozpoczęciu głosowania, 4. O zakończeniu głosowania internetowego, 5. Informacja o tym, ze zakończona została ocena ekspertów z podaniem terminu ogłoszenia ostatecznych wyników, 6. informacja o wynikach, konferencji podsumowującej oraz publikacji i filmie) komunikatów prasowych w minimum dwóch mediach ogólnopolskich oraz minimum po dwóch mediach regionalnych w każdym województwie (prasa oraz radio). Systematyczna aktualizacja komunikatów na stronie konkursu oraz stronach KSOW. Wszelkie materiały graficzne muszą zawierać wizualizację logotypu Konkursu oraz logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. oficjalne ogłoszenie Konkursu. Głosowanie i obrady Komisji Konkursowej powinny zostać przeprowadzone w terminie od dnia 1 sierpnia 2012 r. do dnia 30 października 2012 r.; przeprowadzenie ewidencji i weryfikacji formalnej nadesłanych zgłoszeń. Przygotowanie raportu zawierającego podsumowanie weryfikacji formalnej; bieżący kontakt z uczestnikami Konkursu, w tym zapraszanie i potwierdzanie udziału w uroczystości wręczenia nagród, która odbędzie się w trakcie konferencji, opieka przedstawicieli Biura nad nominowanymi podczas uroczystości wręczenia nagród. W uroczystości wręczenia nagród weźmie udział maksymalnie 60 osób, w tym nagrodzeni i wyróżnieni. Wręczenie nagród odbędzie się w terminie do 20 listopada 2012 r. Za kompleksową organizację gali odpowiedzialny będzie Wykonawca Zamówienia. przygotowanie informacji dla wybranych uczestników o otrzymaniu nominacji. Informacje te zostaną rozesłane nominowanym pocztą oraz mailem; organizacja konferencji, w tym sali na 60 osób wraz z obsługą cateringową (kawa, herbata, ciastka, napoje zimne) w Warszawie. Konferencja powinna się odbyć do 20 listopada 2012 r. W czasie konferencji: zostaną ogłoszone oficjalne wyniki Konkursu, zostaną wręczone nagrody rzeczowe w postaci 3 tabletów i 3 pucharów (zapewni Wykonawca) dla wyłonionych w Konkursie trzech najlepszych lokalnych grup działania w zakresie dobrych praktyk w zarządzaniu lokalną grupą działania oraz wdrażaniu lokalnych strategii rozwoju. Minimalne dane techniczne tabletów: pamieć wbudowana: 16 GB, pamięć RAM: 1 GB, wyświetlacz: kolorowy, 16 M kolorów, zegar procesora: 1 GHz, zostaną wręczone dyplomy dla 30 wyróżnionych lokalnych grup działania, odbędzie się podsumowanie konkursu z prezentacją nagrodzonych LGD, odbędzie się bankiet. 1.3 Organizacja prac Komisji Konkursowej Komisja Konkursowa, zwana dalej Komisją, dokonuje wyboru nagrodzonych i wyróżnionych projektów. W skład Komisji wchodzą 3 osoby. Członków Komisji wybiera Wykonawca w trakcie trwania I etapu. Wykonawca niezwłocznie po wyborze Członków Komisji przedstawi listę Członków Komisji Zamawiającemu. Komisja spotka się jeszcze przed zakończeniem głosowania internetowego w celu uzgodnienia przebiegu prac. Pierwsze spotkanie, podczas którego zostanie podjęta ocena kandydatur LGD w zakresie dobrych praktyk, powinno odbyć się 1 października 2012 roku. Spotkania powinny umożliwić prezentację materiałów zawierających charakterystykę dokonań LGD. Do uczestnictwa w niej zaproszeni zostaną przedstawiciele: organizacji pozarządowych, KSOW oraz MRiRW. Członkowie komisji otrzymają wynagrodzenie. W tym etapie konkursu Biuro zapewni przede wszystkim: bieżący kontakt z członkami Komisji, w tym informowanie ich o spotkaniach Komisji oraz uzyskanie potwierdzenia udziału w obradach; przygotowanie aktualizacji i przekazywanie członkom Komisji wszelkich materiałów na i ze spotkań Komisji, w tym w szczególności: - protokołów ze spotkań, - zestawień zgłoszonych kandydatur LGD, - prezentacji zgłoszonych kandydatur LGD w zakresie najlepszych praktyk; obsługę techniczną i logistyczną spotkań, w szczególności:- pokrycie kosztów transportu maksymalnie 3 członków Komisji dojeżdżających na spotkania spoza miejsca lokalizacji biura konkursu, w którym będą odbywały się obrady komisji na podstawie rozliczenia, np. biletu kolejowego, biletu komunikacji autobusowej lub innych środków transportu na podstawie przedstawionych rachunków wraz z załączonymi biletami lub kopiami biletów - zapewnienie sali na spotkania Komisji dla minimum 3 osób. Minimalne wyposażenie sali: laptop, drukarka, rzutnik multimedialny, dostęp do Internetu, flipchart wraz z flamastrami. Dodatkowo członkowie Komisji powinni mieć dostęp do kserokopiarki. - zapewnienie poczęstunku dla wszystkich członków Komisji (serwis kawowy, napoje zimne i gorące, ciastka oraz przekąski), dostępne podczas całego czasu trwania spotkania, - prezentację podczas posiedzeń Komisji wszystkich zgłoszonych LGD w zakresie dobrych praktyk we wdrażaniu LSR i zarządzania LGD; zorganizowanie procesu wyboru laureatów i wyróżnionych podczas posiedzeń Komisji, zgodnie z regulaminem Konkursu. 1.4 Przygotowanie publikacji dotyczącej wyróżnionych i zwycięskich projektów W ramach zadania Wykonawca: przygotuje 30 tekstów (po min. 4 tys. znaków każdy) opisujących 30 wyróżnionych lokalnych grup działania w zakresie dobrych praktyk w zarządzaniu lokalną grupą działania oraz wdrażaniu lokalnych strategii rozwoju (w tym 3 nagrodzone). Styl i język tekstów musi być dostosowany do specyfiki publikacji, tj. nie może być zbytnio oficjalny i urzędowy. Należy koncentrować się na pokazaniu w przyjazny sposób wyróżnionych dobrych praktyk w zarządzaniu LGD i wdrażaniu LSR. Wykonawca zapewni profesjonalną redakcję i korektę tekstów; wykona i zamieści w publikacji co najmniej 90 fotografii, dokumentujących osiągnięcia 30 najlepszych LGD w zakresie dobrych praktyk; przygotuje i przedstawi Zamawiającemu do akceptacji w ciągu 10 dni od daty podpisania umowy projekt graficzny publikacji; zapewni skład i korektę publikacji; przekaże Zamawiającemu plik gotowy do wydruku w formie PDF w wersji print, Press i screen oraz otwartych plików składu wraz z dołączonymi fontami na płycie CD/DVD; zapewni druk publikacji w ilości 2000 egzemplarzy i dostarczy do adresatów, według listy dystrybucyjnej. Lista dystrybucyjna będzie zawierała wykaz podmiotów do których powinna trafić publikacja oraz liczbę sztuk, które powinien otrzymać każdy z wymienionych na liście podmiotów. Lista dystrybucyjna zostanie przekazania Zamawiającemu do akceptacji w ciągu 10 dni od podpisania umowy. Teksty przygotowane na potrzeby publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę. Teksty zamieszczane w publikacji, a także ich fragmenty nie mogą pochodzić z innych publikacji. Wykonawca przeniesie prawa autorskie na Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 1.5 Produkcja filmu promującego trzy nagrodzone w Konkursie lokalne grupy działania W ramach zadania Wykonawca: wyprodukuje film promujący 3 nagrodzone lokalne grupy działania w zakresie dobrych praktyk w zarządzaniu lokalną grupą działania oraz przekazanie Zamawiającemu na płycie DVD w formacie umożliwiającym jego odtwarzanie przy zastosowaniu bezpłatnego i ogólnie dostępnego oprogramowania; Podstawowe wymagania techniczne: film powinien trwać nie krócej niż 15 minut, plik z filmem powinien zostać zapisany w formacie umożliwiającym zamieszczenie na stronie internetowej oraz odtwarzanie przy zastosowaniu powszechnie dostępnego i bezpłatnego oprogramowania, ponadto plik zawierający film zostanie przekazany Zamawiającemu na minimum 5 płytach DVD. Wykonawca przeniesie prawa autorskie do filmu na Ministerstwo Rolnictwa i Rozwoju Wsi. 1.6 Wykonanie i dostarczenie dyplomów dla uczestników Konkursu zindywidualizowane dyplomy dla 30 wyróżnionych i 3 nagrodzonych LGD w zakresie dobrych praktyk. Szczegóły techniczne: format A4, gramatura papieru 250 g, oprawa twarda skórzana lub ze skóry ekologicznej i grawerowana loga PROW, KSOW, Konkursu; Wszystkie w/w materiały muszą być opatrzone nazwą i logotypem Konkursu oraz logotypami określonymi w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczny wygląd dyplomów musi zostać uzgodniony z Zamawiającym. Wykonawca wykona ww. artykuły. Dyplomy dostarczy Zamawiającemu w miejsce przez niego wskazane najpóźniej 30 dni przed dniem oficjalnego ogłoszenia wyników. Zamawiający wymaga przeniesienia majątkowych praw autorskich do wszelkich utworów powstałych podczas i w związku z wykonaniem zamówienia. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawierają załączniki do SIWZ. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy stanowiącym Załącznik do SIWZ.