Na przeprowadzenie usługi audytu zewnętrznego projektu realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka lata 2007-2013, pt.: Biotechnologiczna konwersja glicerolu do polioli i kwasów dikarboksylowych

Opis przedmiotu przetargu: 2.1Audyt należy przeprowadzić zgodnie z wytycznymi określonymi Rozporządzeniem Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 29 września 2011 w sprawie przeprowadzania audytu zewnętrznego wydatkowania środków na naukę (Dz. U. nr 207 poz. 1237) - dalej Rozporządzenie. 2.2Zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 par. 6 Rozporządzenia celem przeprowadzenia audytu jest wydanie przez audytora opinii na temat: a.wiarygodności danych liczbowych i opisowych zawartych w dokumentach związanych z realizowanym projektem; b.realizacji wydatków i uzyskania założonych efektów związanych z audytowanym projektem, zgodnie z wymaganiami zawartymi w umowie; c.poprawności dokumentowania i ujęcia operacji gospodarczych w wyodrębnionej dla danego projektu ewidencji księgowej. 2.3Oprócz oceny prawidłowości realizacji projektu, audyt ma również na celu doradztwo w zakresie polepszania metod jego realizacji. 2.4 Audytor będzie miał obowiązek przekazania kopii dokumentacji roboczych: notatek, kwestionariuszy oceny, list sprawdzających lub co najmniej wykazu badanych dokumentów i wykazu sporządzonych dokumentów. Ponadto Zamawiający wymaga zorganizowania spotkania otwierającego, zamykającego oraz wszelkich innych niezbędnych spotkań w trakcie prowadzenia audytu. 2.5Wszelka korespondencja między Zamawiającym a Wykonawcą powinna odbywać się z zachowaniem formy pisemnej. 2.6Audyt projektu obejmuje sprawdzenie: a.zgodności realizacji projektu z umową; b.kwalifikowalności wydatków poniesionych w ramach projektu (zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach POIG, 2007-2013 z dnia 5 czerwca 2008 ); c.poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, ich zasadności, sposobu udokumentowania i wyodrębnienia w ewidencji księgowej; d.płatności wydatków związanych z projektem; e.wiarygodności i terminowości sprawozdań z realizacji projektu; f.terminowości rozliczania otrzymanych środków finansowych na realizację projektu; g.sposobu przechowywania i zabezpieczania dokumentacji dotyczącej projektu; i.przestrzegania przepisów o rachunkowości, zamówieniach publicznych i finansach publicznych, w tym w zakresie przestrzegania dyscypliny finansów publicznych; j.realizacji wniosków i zaleceń z wcześniejszych kontroli i audytów; k.zgodność prowadzenia projektu z ustawą Prawo Zamówień Publicznych; l.realizacji działań promocyjnych w ramach projektu. 2.7 Dokumentacja dotycząca projektu a.wnioski o płatność, b.umowy z wykonawcami, c.aneksy do umów, d.faktury, e.inne dokumenty niezbędne do przeprowadzenia badania audytowego. 2.8 Miejsce dotyczące przechowywania dokumentacji projektu: Oryginały dokumentacji projektu są przechowywane w siedzibach poszczególnych konsorcjantów. Ponadto w siedzibie Beneficjenta Projektu tj. Uniwersytetu Przyrodniczego w Poznaniu - w Katedrze Biotechnologii i Mikrobiologii Żywności (ul. Wojska Polskiego 48) są przechowywane kserokopie wszystkich dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. 2.9 Miejsce wykonania audytu (u wszystkich konsorcjantów kontrola na miejscu i sprawdzenie oryginałów dokumentów); a.Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, ul. Wojska Polskiego 28 b.Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, ul. C. K. Norwida 25/27 c.Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie, ul. Akademicka 13 d.Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie, al. Piastów 17 e.Politechnika Poznańska, Pl. Marii Skłodowskiej-Curie 5 2.10 Zakres audytu: a.gotowość organizacyjną beneficjenta i jego procedury wewnętrzne, b.audyt finansowy, c.audyt realizacji projektu, d. wizyta na miejscu realizacji projektu, e. prawidłowość i rzetelność prowadzenia i archiwizowania dokumentacji, f. wdrażanie zaleceń pokontrolnych, g. analiza powodzenia projektu. Ponadto audyt powinien obejmować analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 2.11 Na podstawie zebranych dowodów audytor sporządzi pisemne sprawozdania z I i II etapu audytu, zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 § 13. 1. zwane dalej sprawozdaniem 2.12 Zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 par. 14.1 Rozporządzenia sprawozdanie zawierać będzie: a. datę sporządzenia; b. nazwę i adres audytowanego podmiotu; c. nazwę i numer projektu - w przypadku audytu projektu; d. oświadczenie audytora o niezależności od audytowanego podmiotu; e. imiona, nazwiska i określenie uprawnień audytorów; f. cele audytu; g. podmiotowy i przedmiotowy zakres audytu; h. termin, w którym przeprowadzono audyt; i. zwięzły opis działań audytowanego podmiotu w obszarze objętym audytem; j. ocenę adekwatności i skuteczności systemu zarządzania i kontroli w obszarze działalności audytowanego podmiotu objętym audytem; k. informację o metodzie doboru i wielkości próby do badania; l. zaprezentowanie wyników badania, w których stwierdzono nieprawidłowości; m. określenie kwoty uzyskanych, rozliczonych i przechodzących na kolejny rok środków dotacji; n. określenie kwoty nierozliczonych środków dotacji podlegających zwrotowi; o. określenie nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu oraz analizę ich przyczyn i skutków; p. zalecenia w sprawie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w działalności audytowanego podmiotu; q. podpisy audytorów, a w przypadku gdy audytorem jest osoba prawna albo jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej nazwę jednostki. 2.13 Wykonawca przedłoży sprawozdanie ostateczne z każdego z etapów audytu w 3 egzemplarzach, w języku polskim w formie pisemnej oraz załączy w/w sprawozdanie na płycie CD. Zakres i sposób sporządzenia sprawozdania został opisany w Dz. U. nr 207 poz. 1237 Rozporządzenia. 2.14 Audytorem może być: 1. Zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 par. 2. 1. Rozporządzenia audytorem, może być: a. osoba spełniająca warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); b. osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, zatrudniająca przy przeprowadzaniu audytu osoby, o których mowa w pkt a. 2. Zgodnie z Dz. U. nr 207 poz. 1237 par. 2. 2. Rozporządzenia audytorem nie może być: a. podmiot zależny od audytowanego podmiotu; b. podmiot dokonujący badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt. 3. Opis projektu, który podlega audytowi: Audytowi podlegają zadania wykonywane w ramach projektu PO IG pt: Biotechnologiczn konwersja glicerolu do polioli i kwasów dikarboksylowych realizowanego w konsorcjum naukowym o zasięgu ogólnokrajowym: 3.1. Wybór i standaryzacja metod analitycznych- Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. 3.2. Charakterystyka chemiczna odpadowych gliceroli - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Politechnika Poznańska. 3.3. Izolacja i skrining mikroorganizmów - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. 3.4. Ulepszanie genetyczne mikroorganizmów - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. 3.5. Optymalizacja pożywek - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. 3.6. Optymalizacja warunków fermentacji - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. 3.7. Fermentacja okresowa i okresowa z zasilaniem - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. 3.8. Fermentacja ciągła, otwarta - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Uniwersytet Przyrodniczy w Lublinie. 3.9. Fermentacja ciągła z recyrkulacją komórek - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu, Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie. 3.10. Fermentacja ciągła immobilizowana - Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie. 3.11. Fermentacja z adsorpcją produktu - Politechnika Poznańska. 3.12. Produkcja 1,3-propanodiolu w skali pilotowej - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. 3.13. Produkcja erytrytolu w skali pilotowej - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Uniwersytet Przyrodniczy we Wrocławiu. 3.14. Produkcja kwasu bursztynowego w skali pilotowej - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. 3.15. Produkcja kwasu fumarowego w skali pilotowej - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu. 3.16. Separacja 1,3-propanodiolu - Zachodniopomorski Uniwersytet Technologiczny w Szczecinie. 3.17. Oczyszczanie 1,3-propanodiolu - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Politechnika Poznańska. 3.18. Oczyszczanie erytrytolu - Politechnika Poznańska. 3.19. Oczyszczanie kwasu bursztynowego - Politechnika Poznańska. 3.20. Oczyszczanie kwasu fumarowego - Politechnika Poznańska. 3.21. Wykorzystanie 1,3-propanodiolu do syntezy poliuretanów - Politechnika Poznańska. 3.22. Przygotowanie dokumentacji technologicznej - Uniwersytet Przyrodniczy w Poznaniu, Politechnika Poznańska. 3.23. Zamawiający zastrzega możliwość przedłużenia okresu trwania projektu, w związku z powyższym okres będący przedmiotem drugiego etapu audytu może ulec wydłużeniu maksymalnie do 31.12.2015r. Wysokość dofinansowania oraz cele projektu nie ulegną zmianie.