Przechowywanie dokumentacji niearchiwalnej w postaci akt osobowych, dokumentacji księgowej i płacowej Kopalni Siarki Machów S.A.

Opis przedmiotu przetargu: 1.archiwizacja dokumentacji oraz jej uporządkowanie,2.protokolarne przejęcie do przechowywania i transport dokumentacji przekazywanej przez Zamawiającego do miejsca przechowywania,3.aktualizowanie przechowywanej dokumentacji o wytworzone przez Zamawiającego bieżące dokumenty osobowe i płacowe przez dokładanie ich w formie papierowej do zarchiwizowanych akt osobowych pracownika. 4.wykonywanie przedmiotu umowy przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje, przeszkolenie w zakresie BHP i p.poż.5.informowanie Zamawiającego o występujących problemach i okolicznościach mogących wpłynąć na jakość usług oraz o utrudnieniach w wykonaniu przedmiotu umowy.6.przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi oraz konserwacji, udostępniania i brakowania tej dokumentacji,7. udostępnianie na koszt Wykonawcy dokumentacji osobom uprawnionym przez Zamawiającego w miejscu jej przechowywania (nie więcej niż 5 osób) w dni robocze tj. od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 14:00,8.dostarczanie do siedziby Zamawiającego dokumentacji na każde jego żądanie w terminie nie dłuższym niż 24h od otrzymania zamówienia, w godzinach pracy Zamawiającego.9. ponoszenie pełnej odpowiedzialności za szkody wyrządzone Zmawiającemu i osobom trzecim w związku z wykonywaniem wykonywaniem zakresu umowy.10. brakowanie i niszczenie dokumentacji, której ustawowy okres przechowywania minął, bez dodatkowego wynagrodzenia, 11. przekazywanie, w przypadku zaistnienie takiej konieczności dokumentów kat. A do Archiwum Państwowego, na koszt Wykonawcy,12. zapewnienie poufności informacji zawartych w dokumentacji, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku O ochronie danych osobowych (tekst ujednolicony Dz. U. Z 2002r. Nr 101, poz.926 z późn. zm.),13.Wystawianie - na wniosek byłych pracowników Zamawiającego oraz byłych pracowników: Kopalni Siarki Grzybów, Przedsiębiorstwa Rekultywacji Terenów Górniczych Jeziórko stosownych kopii i odpisów z przejętej dokumentacji, dotyczącej stosunku pracy - bez pobierania od nich opłat.Miejsce przechowywania: 1.Pomieszczenie (magazyn, hala magazynowa, składnica akt), w którym będzie przechowywana dokumentacja musi znajdować się w odległości nie większej niż 60km od siedziby Zamawiającego, tj. 39-400 Tarnobrzeg ul. Górnicza 11 (odległość liczona jest przy założeniu, że transport dokumentów dokonywany jest drogami publicznymi), 2.Pomieszczenie musi spełniać wymogi i warunki określone przepisami prawa powszechnie obowiązującego w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców określone w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005r. W sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. 2005, Nr 32, poz. 284),3. Pomieszczenie oraz przechowywana w nim dokumentacja muszą być objęte ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej za szkody w mieniu przechowywanym. Ubezpieczenie to zostanie utrzymane przez cały okres realizacji przedmiotu zamówienia. Wykonawca przedłoży do wglądu dokument potwierdzający posiadanie ww ubezpieczenia na każde żądanie Zamawiającego. 4.Przechowywanie dokumentacji musi się odbywać zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983r. O narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U 2011 Nr 123 poz. 698 ze zm.) oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011r. (tekst jednolity Dz.U. 2011 Nr 14 poz. 67 ze zm.).Zamawiający zastrzega sobie, przed ostatecznym rozstrzygnięciem postępowania, możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej u poszczególnych Wykonawców celem weryfikacji warunków i wyposażenia pomieszczeń, w których przechowywana byłaby dokumentacja.Zakres przedmiotu zamówienia:1. W chwili rozpoczęcia świadczenia usługi Zamawiający przekaże Wykonawcy do archiwizacji i przechowania ok. 170 mb. dokumentacji.2. W trakcie realizacji umowy, Zamawiający oprócz ilości określonej w pkt. 1 powyżej przewiduje przekazać Wykonawcy do archiwizacji i przechowania (przybliżona klasyfikacja Zamawiającego):ok. 50 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-5,ok. 50 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-10, ok. 50 mb dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-25,ok. 100 mb. dokumentacji zawierającej dokumenty kat. B-50,Wyżej określone ilości dokumentacji i jej kategorie są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru najkorzystniejszej oferty. Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o realizację usług w wielkościach wyżej podanych.