Dostawa urządzeń, wykonanie i wdrożenie elektronicznego sytemu zarządzania dokumentami ( EZD ) w Urzędzie Miasta Wałcza

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie i wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, który musi umożliwiać zarządzanie dokumentami, korespondencją, sprawami, poleceniami, przepływem dokumentów, informowaniem o terminach oraz komunikację między Urzędem, a interesantami, w szczególności z wykorzystaniem platformy e-Urząd, a także platformy e-PUAP. System EZD musi być oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA), tworząc centralną uporządkowaną bazę dokumentów i informacji: pism przychodzących, wychodzących i wewnętrznych, poleceń służbowych, umów, uchwał, regulacji wewnętrznych. EZD musi zapewnić sprawny dostęp do dokumentów i informacji, kontrolować drogę ich obiegu oraz stan realizacji, usprawniać obsługę interesantów. System powinien rozwiązywać problemy przepływu informacji wewnątrz urzędu oraz pomiędzy urzędem, a jego otoczeniem. System musi spełniać zadania archiwum zakładowego, umożliwiać gromadzenie, ewidencję, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie informacji archiwalnych. Wraz z systemem EZD Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć niezbędną dokumentację oprogramowania dla administratora systemu (instrukcję instalacji i administracji systemem) oraz Instrukcje obsługi w języku polskim dla użytkowników systemu (1 egz. w formie papierowej oraz instrukcję w postaci elektronicznej dostępnej z poziomu aplikacji dla każdego użytkownika systemu). System EZD należy dostarczyć w dwóch niezależnie od siebie działających instalacjach: a) użytkowej, b) testowej - gdzie będzie można dowolnie dokonywać wszystkich czynności i sprawdzać wszystkie nowe możliwości systemu (informacja o pracy w wersji testowej powinna być stale widoczna dla użytkownika, tak jak i informacja o osobie zalogowanej). W ramach wdrożenia Wykonawca powinien zapewnić wszelkie niezbędne czynności prowadzące do skutecznego wdrożenia przedmiotowego oprogramowania. Wszystkie aplikacje muszą zostać odpowiednio zainstalowane i dokładnie skonfigurowane. Użytkownicy muszą zostać szczegółowo poinstruowani, co do prawidłowego i funkcjonalnego korzystania z wdrożonych aplikacji. Przedmiot zamówienia obejmuje również : a) przeprowadzenie szkolenia dla wytypowanej grupy pracowników Urzędu w ilości godzin zapewniającej należyte zapoznanie się z funkcjonowaniem i użytkowaniem EZD, b) przeprowadzenie testu sprawdzającego dla osób liderujących w projekcie w celu uzyskania certyfikatu umożliwiającego pracę w systemie. Wykonawca musi zapewnić zgodność oferowanego systemu EZD ze stanem prawnym obowiązującym w dniu przekazania systemu do użytku dla Zamawiającego. Zakres rzeczowy przedmiotu zamówienia określony został w załączniku Nr 1b. Zamawiający wymaga, aby oferowany przez Wykonawcę system został dostarczony do oferty na nośniku elektronicznym, lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. jako wersja DEMO. Wymagania odnośnie wersji DEMO: 1. Demo zostanie przygotowane tak by możliwe było uruchomienie przygotowanego serwera aplikacji i bazy danych, jako maszyny wirtualnej - pod kontrolą serwera o następującej konfiguracji: 1) System operacyjny: MS Windows Server 2003,2008, Linux 2) Aktywne połączenie z siecią Internet 2. Dysk demo musi być tak przygotowany by można było uruchomić wirtualną instancję serwera aplikacji, z użyciem narzędzi zamieszczonych na dostarczonym nośniku lub udostępnić wersję demonstracyjną w której będą widoczne wszystkie elementy wymagane przez zamawiającego na serwerze zdalnym w Internecie. Wersja demonstracyjna musi działać i być dostępna do dnia zawarcia umowy z wybranym wykonawcą. 3. Wersja DEMO dołączona do systemu ma umożliwić przeprowadzenie prezentacji systemu w zakresie zgodnym z funkcjami wymienionymi w dokumencie Protokół testu systemu 4. Do nośnika wersji DEMO należy dołączyć przykładową dokumentację użytkownika systemu (w formie elektronicznej). 5. Dostarczona dokumentacja musi obejmować, co najmniej instrukcje w zakresie funkcji, jakie będą poddawane testom (wymienione w załączniku Nr 1d Protokół testu systemu ) 6. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane konta użytkowników, (co najmniej 5) umożliwiające przetestowanie zagadnień związanych z praca grupową. 7. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być skonfigurowane przykładowe zasoby, (co najmniej 5 dowolnego typu) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu. 8. W dostarczonej wersji demonstracyjnej systemu winny być zawarte przykładowe dokumenty i sprawy na różnym etapie realizacji (łącznie, co najmniej 10) tak by Zamawiający mógł przetestować wymagane w tym zakresie funkcje badanego systemu. 9. Wraz z wersją DEMO systemu należy dostarczyć wykaz haseł i loginów skonfigurowanych w systemie i usługach zewnętrznych kont użytkowników.