Najem terminali płatniczych POS i eksploatacja systemu do rozliczania wpłat dokonywanych za pomocą kart płatniczych przez okres 36 miesięcy

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest najem 23 szt. terminali płatniczych POS przez okres 36 miesięcy wraz zakupem usługi rozliczania wpłat dokonywanych za pomocą kart płatniczych przez okres 36 miesięcy. W skład wynajmowanych urządzeń wchodzą: - terminal płatniczy POS; - współpracujące z w/w terminalem płatniczym POS urządzenie PIN - Pad; - ewentualne inne akcesoria, w tym niezbędne kable połączeniowe oraz oprogramowanie sterujące, pozwalające na poprawną eksploatację zestawu; - instrukcja obsługi zestawu POS dla użytkownika; Opisane powyżej zestawy zwane będą w dalszej części niniejszego dokumentu Zestawem POS. Wykonawca wynajmie na rzecz Zamawiającego 23 zestawy POS na okres 36 miesięcy licząc od daty rozpoczęcia obowiązywania Umowy; Lokalizacje, w których zostaną zainstalowane Zestawy POS będą wskazane przez Zamawiającego. Z chwilą przekazania przez Wykonawcę każdego Zestawu POS Zamawiającemu odpowiedzialność za jego utratę, zniszczenie lub uszkodzenie przechodzi na Zamawiającego. 2. Realizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego następujących usług związanych z instalacją, wdrożeniem, uruchomieniem i serwisem eksploatacyjnym wynajętych zgodnie z treścią punktu 1. zestawów POS: 2.1. W ramach usług instalacyjnych zestawów POS Wykonawca na rzecz Zamawiającego: a) zainstaluje w miejscu każdorazowo wskazanym przez Zamawiającego każdy zestaw POS. b) skonfiguruje każdy zestawy POS w sposób umożliwiający: - obsługę wskazanych każdorazowo przez Zamawiającego rachunków bankowych na poszczególnych zestawach POS; - domyślne połączenie każdego Zestawu POS poprzez sieć Ethernet. Wykonawca przed skonfigurowaniem zestawów uzgodni z Zamawiającym konfigurację połączenia internetowego wraz z adresacją IP; - Zamawiającemu poprawną eksploatację wszystkich Zestawów POS bez wykonywania jakichkolwiek dodatkowych czynności instalacyjnych lub konfiguracyjnych; 2.2. W ramach usług wdrożeniowych zestawów POS Wykonawca zapewni: a) Szkolenie dla wskazanych 6 pracowników Zamawiającego w zakresie akceptacji kart i obsługi Zestawów POS, w siedzibie Zamawiającego w miejscu ich zainstalowania. Program szkolenia musi zostać zaakceptowany przez Zamawiającego przed rozpoczęciem szkolenia. Szkolenie musi zakończyć się wykonaniem przez jego uczestników zadania testowego. Szkolenie musi zostać przeprowadzone i zakończone przed eksploatacyjnym uruchomieniem zestawów POS, w terminie uprzednio uzgodnionym z Zamawiającym. Zamawiający zobowiązuje się do niedopuszczania pracowników nie przeszkolonych przez Wykonawcę, bądź nie przeszkolonych przez osoby upoważnione przez Wykonawcę do przeprowadzania szkoleń oraz do przyjmowania transakcji dokonywanych przy użyciu kart płatniczych; b) powtórzenie szkolenia wymienionego w punkcie a) na zasadach wymienionych w tym punkcie w przypadku wystąpienia Zamawiającego do Wykonawcy z stosownym żądaniem; c) przeszkolenie kolejnego/kolejnych pracowników Zamawiającego nie później niż do 7 dni od daty zgłoszenia tej konieczności przez Zamawiającego. d) szczegółową procedurę postępowania i wzajemnego informowania w przypadku podejrzenia lub wykrycia przestępstw dokonanych za pośrednictwem kart płatniczych. Treść procedury musi zostać opracowana w uzgodnieniu z Zamawiającym i wymaga jego akceptacji; 2.3. W ramach uruchomienia eksploatacyjnego zestawów POS Wykonawca zobowiązany jest do: a) wykonania testu poprawności działania zainstalowanych i skonfigurowanych Zestawów POS. Treść testu musi być uprzednio zaakceptowana przez Zamawiającego. Pozytywny wynik testu dla każdego zestawu POS stanowi warunek przyjęcia zestawu do eksploatacji przez Zamawiającego. b) wskazania danych kontaktowych pracownika Wykonawcy świadczącego na rzecz Zamawiającego konsultacji prowadzonych drogą telefoniczną lub za pośrednictwem korespondencji e-mail dotyczących poprawności działania Zestawów POS; c) uzgodnienia z Zamawiającym opracowania szczegółowej procedury zgłaszania usterek Zestawów POS; 2.4. W ramach serwisu eksploatacyjnego zestawów POS Wykonawca na rzecz Zamawiającego: a) usuwać będzie wszelkie awarie Zestawów POS zgłaszane Wykonawcy przez Zamawiającego telefonicznie, faksem lub za pośrednictwem korespondencji e-mail. Wszelkie zgłaszane usterki będą realizowane najdalej następnego dnia roboczego licząc od daty zgłoszenia. Zgłoszenia awarii Zestawów POS zgłaszanych faksem lub korespondencją e-mail nie wymagają potwierdzenia przez Wykonawcę ich przyjęcia. Za awarię Zestawu POS uważać się będzie jakąkolwiek utratę jego funkcjonalności, niezależnie od przyczyn i natury powstania wady. Za skutecznie zrealizowane usunięcie zgłoszonej awarii uważać się będzie przywrócenie do pełnej funkcjonalności wszystkich zestawów POS zgłoszonych, jako wadliwe. b) dokonywać będzie ewentualnych zmian instalacyjnych i konfiguracyjnych Zestawów POS po uprzednim uzgodnieniu przez obie strony konieczności oraz sposobu przeprowadzenia tych czynności. Zamawiający każdorazowo udostępni Zestawy POS Wykonawcy w celu przeprowadzenia czynności serwisowych po uprzednim pisemnym wniosku Wykonawcy o powyższe dostarczonym Zamawiającemu. Wszystkie czynności serwisowe będą dokumentowane i potwierdzane przez obie strony. 3. Realizacja przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego obsługi płatności dokonywanych kartami płatniczymi w wynajętych zgodnie z punktem 1. zestawach POS, która obejmować będzie: 3.1. upoważnienie Zamawiającego przez Wykonawcę do akceptowania kart płatniczych w kasach Urzędu Miejskiego w Gliwicach i przyjmowania wpłat kasowych na warunkach bezgotówkowych posiadaczom kart płatniczych znaków wymienionych w punkcie 5.1.b); 3.2. obsługę procesu autoryzacji transakcji, w tym przetwarzaniu i przesyłaniu komunikatów autoryzacyjnych; 3.3. przetwarzanie informacji o zrealizowanych transakcjach i przekazywaniu transakcji; 3.4. bieżącą obsługę Zamawiającego w procesie akwizycji transakcji kartowych, w tym prowadzenia centrum obsługi akceptanta; 3.5. załatwianie reklamacji; 3.6. obsługę autoryzacji przez telefon; 3.7. przetwarzanie i wymianę zbiorów rozliczeniowych z Międzynarodowymi Kartowymi Systemami Płatniczymi (MKSP) 3.8. rozliczanie przez Wykonawcę transakcji płatniczych dokonanych na rzecz Zamawiającego z wykorzystaniem kart płatniczych zgodnie z warunkami określonymi w zawartej Umowie; 3.9. każdorazowe przekazywanie kwoty uiszczanej przez posiadaczy kart płatniczych bez potrącania prowizji za usługę, na wskazane przez Zamawiającego konta bankowe, umieszczając na przelewach opisy umożliwiające zidentyfikowanie przez Zamawiającego otrzymanych środków z przeprowadzonych transakcji, w tym co najmniej: dane, o których mowa w punktach: 3.10. a), c), d) w ciągu dwóch dni roboczych od dnia przekazania do Wykonawcy z Zestawów POS potwierdzonych transakcji płatniczych. Za datę przekazania środków uznawać się będzie datę wpływu środków na rachunek bankowy Zamawiającego. Przy ustalaniu terminów przekazania środków przez Wykonawcę nie bierze się pod uwagę dni wolnych od pracy oraz sobót. W razie opóźnienia przekazania środków należnych Zamawiającemu, Zamawiający będzie żądał od Wykonawcy zapłaty odsetek ustawowych. 3.10. przesyłanie Zamawiającemu za pośrednictwem bezpiecznego medium lub udostępnienia do pobrania w sposób bezpieczny informacji o dokonanych w danym dniu transakcjach wpłat w postaci raportów sporządzanych przez Wykonawcę odrębnie dla każdego Zestawu POS i dla każdego rachunku bankowego przyłączonego do danego Zestawu POS w terminie do godziny 12:00 następnego dnia roboczego w postaci pliku w formacie ustalonym z Zamawiającym. Raport powinien zawierać co najmniej następujące dane: a) nr raportu; b) data transakcji; c) oznaczenie przelewu realizowanego przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego; d) nr Zestawu POS lub identyfikator stanowiska kasowego, na którym przeprowadzono daną transakcję; e) nr rachunku bankowego , którego dotyczą transakcje; f) poszczególne kwoty transakcji; g) (część numeru) karty, za pośrednictwem której przeprowadzono daną transakcję; h) numery transakcji przeprowadzanych za pośrednictwem danego POS; i) podsumowanie kwot transakcji za dany dzień w odniesieniu do określonego rachunku bankowego; Zamawiający może zmienić format pliku lub wystąpić do Wykonawcy o realizację niniejszego punktu w postaci dwóch niezależnych formatów. Zmiana formatu pliku lub jego wygenerowanie w dodatkowym wskazanym przez Zamawiającego formacie nastąpi w terminie 10 dni roboczych licząc od daty pisemnego poinformowania Wykonawcy przez Zamawiającego o wystąpieniu powyższej potrzeby. 4. Realizacja następujących innych usług wykonywanych przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego polegającej na: 4.1. kontroli i monitorowaniu ryzyka oraz zapobieganiu oszustwom kartowym, w tym wyjaśniania okoliczności dokonania transakcji przy użyciu karty skradzionej lub sfałszowanej oraz wykrywaniu oszustw; 4.2. przechowywaniu i udostępnianiu przez Wykonawcę na każde żądanie Zamawiającego dokumentów związanych z transakcjami dokonanymi w trakcie obowiązywania Umowy na realizację niniejszego przedmiotu zamówienia przez okres 5 lat po zakończeniu realizacji przez Wykonawcę na rzecz Zamawiającego obsługi płatności dokonywanych kartami płatniczymi. Ponadto w w/w okresie Wykonawca informować będzie pisemnie Zamawiającego o każdej zmianie jego danych kontaktowych, w tym adresu korespondencyjnego. 5. Wymagania Zamawiającego względem Wykonawcy dotyczące przedmiotu niniejszego zamówienia: 5.1. Wymagania dotyczące określonego w punkcie 1. najmu zestawów POS: a) Wykonawca zobowiązuje się oddać Zamawiającemu w odpłatne używanie kompletne zestawy POS umożliwiające ich poprawną eksploatację przez ich użytkowników w pełnym zakresie funkcjonalnym gwarantowanym przez producenta urządzeń wchodzących w skład zestawu i związanym z obsługą transakcji płatniczych do dokonywanych na rzecz Zamawiającego za pomocą kart płatniczych oraz przekazać Zamawiającemu Instrukcję obsługi Zestawu POS; b) Każdy wynajęty zestaw POS umożliwiać będzie obsługę co najmniej następujących kart płatniczych: - VISA; - Maestro; - Electron; - EuroCard/MasterCard; - MasterCard Electronic; c) współpracę z jednym rachunkiem bankowym, wskazanym przez Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany wskazanego rachunku bankowego na inny, o czym powiadomi Wykonawcę w terminie co najmniej 7 dni przed planowaną zmianą. Zmiany mogą następować od pierwszego dnia miesiąca kalendarzowego, po uprzednim powiadomieniu Wykonawcy, o czym mowa wyżej. Wykonawca przy ewentualnej zmianie wskazanych rachunków zobowiązuje się do nieodpłatnego wykonania zmiany konfiguracji pracy zastawów POS, przy czym zmiana taka nie będzie miała żadnego wpływu na zmianę ceny realizowanej zgodnie z punktem 3. usługi obsługi płatności. d) realizację połączeń zarówno poprzez sieć Ethernet (domyślne medium teleinformatyczne), jak i poprzez analogowe linie telefoniczne (awaryjne medium teleinformatyczne). 6. Zobowiązania Zamawiającego względem Wykonawcy dotyczące realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia: 6.1. Zamawiający zobowiązuje się zapewnić w miejscach, w których zainstalowane będą Zestawy POS odpowiednią ilość linii Ethernet i telefonicznych (awaryjne medium teleinformatyczne), zakończonych odpowiednimi gniazdami. Linie telefoniczne mogą być współdzielone z aparatami telefonicznymi na stanowiskach kasowych. Połączenia Ethernet należeć będą do infrastruktury sieciowej Zamawiającego, podłączonej do sieci internet łączem o przepustowości 10 Mb/s oraz możliwością zestawienia szyfrowanego tunelu IP_VPN do Wykonawcy. 6.2. Zamawiający zobowiązuje się do pisemnego informowania Wykonawcy o wszystkich zmianach danych dotyczących swojej działalności mających wpływ na usługi świadczone przez Wykonawcę, a w szczególności o zmianie numerów rachunków bankowych.