Kompleksowa usługa przygotowania i obsługi cyklu spotkań biznesowo-promocyjnych przedstawicieli Urzędu Miasta Częstochowy z dziennikarzami i przedstawicielami grupy docelowej Projektu Zainwestuj w Częstochowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i kompleksowa obsługa cyklu spotkań biznesowo-promocyjnych przedstawicieli Urzędu Miasta Częstochowy z dziennikarzami i przedstawicielami grupy docelowej Projektu Zainwestuj w Częstochowie, składającego się z: road show dla dziennikarzy mediów o profilu ekonomicznym i branżowym (zgodnym z profilem grupy docelowej) w Częstochowie, trzech wizyt studyjnych w Warszawie, Wrocławiu i Katowicach oraz Spotkania podsumowującego (Kongresu) w Częstochowie, a w szczególności: 1.2.Przygotowanie, przeprowadzenie i obsługa dwudniowego road show dla dziennikarzy mediów o profilu ekonomicznym i branżowym w Częstochowie, w październiku 2012 r., przy czym do Wykonawcy należeć będzie: - Zapewnienie udziału w road show minimum 15 dziennikarzy reprezentujących w/w media, przy czym wymagany jest udział przynajmniej 10 przedstawicieli mediów ogólnopolskich z grupy; Wprost, Newsweek, Polityka, Forbes, Bussines In Poland, Polska Giełda Nieruchomości Property Journal, Eurobuild, Polish Business Magazine, RNW - Miesięcznik Rynku Nieruchomości, Tereny Inwestycyjne w Polsce, Forum Samorządowe. Nowy Przemysł, Manager Magazine, Business Media, Businessman, Bank, EDS, Puls Biznesu, Gazeta Wyborcza, Dziennik Gazeta Prawna, Rzeczpospolita, portali/serwisów ekonomicznych z grupy: Polska Giełda Nieruchomośći Property Jurnal, wgn.pl, bankier.pl, infor.pl, money.pl, egospodarka.pl, Biznespolska.pl, gazeta.biz, onet.pl, pb.pl, gazeta.pl, terenyinwestycyjne.info, forumbiznesu.pl, forumsamorzadowe.pl. pbm.com.pl, telewizji o zasięgu ogólnopolskim z grupy: TVP, TVN, Polsat oraz radia o zasięgu ogólnopolskim. 1.3.Kompleksowe przygotowanie road show, w tym: 1. przygotowanie programu spotkania (do akceptacji przez Zamawiającego), 2. rozreklamowanie road show, 3. przygotowanie noclegu w Częstochowie (standard min 2**) dla uczestniczących gości, 4. przygotowanie cateringu (przerwy kawowe, lunch/obiad), 5. przygotowanie miejsca spotkania, w tym: zapewnienie sali konferencyjnej spełniającej najwyższe standardy obsługi biznesu (klimatyzacja, ochrona, zaplecze cateringowe, zaplecze techniczne; rzutniki, ekran, monitor, parking z wyznaczoną strefą do dyspozycji uczestników road show), 6.przygotowanie własnych materiałów informacyjnych (program spotkania, ulotki/reklamówki i in. - do akceptacji Zamawiającego) oraz dystrybucja materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, narzędzi technicznych (rzutniki, ekran, monitor itd.), 7.przygotowanie transportu uczestników do wybranych terenów i obiektów inwestycyjnych, 8.prowadzenie spotkania przez profesjonalnego moderatora. 1.4. Kompleksowa organizacja wizyt studyjnych/spotkań biznesowych w: Katowicach (listopad 2012), w Warszawie (Styczeń/luty 2013), Wrocław (marzec 2013), w tym: - Zapewnienie udziału w każdym spotkaniu minimum 20 przedstawicieli grupy docelowej Projektu, rozumianej jako krajowi i zagraniczni inwestorzy branży real estate, instytucje finansujące projekty inwestycyjne, firmy budowlane realizujące projekty o dużej wartości (od 10 mln zł wzwyż), organizacje przedsiębiorców branży budowlanej i real estate oraz państwowe i prywatne instytucje zajmujące się promocją inwestycyjną i pośrednictwem z inwestorami, w tym przedstawicieli PAIIZ w randze min. wicedyrektora departamentu, KIG w randze min. dyrektora Biura, przy czym za 1 przedstawiciela grupy docelowej uważa się całą reprezentację danej firmy/instytucji. 1.5. Kompleksowe przygotowanie spotkań w tym: 1. przygotowanie programów spotkań (w tym prezentacja oferty, dyskusja, spotkania bilateralne, bankiet); 2. przygotowanie noclegów i wyżywienia dla przedstawicieli Częstochowy (7 osób, standard hotelu min. 3***, min. 4 pokoje jednoosobowe); 3. przygotowanie cateringu dla uczestników spotkania; 4. przygotowanie miejsca spotkań (w tym: zapewnienie sali konferencyjnej spełniającej najwyższe standardy obsługi biznesu (prestiżowa lokalizacja w centrum miasta, klimatyzacja, ochrona, zaplecze cateringowe, zaplecze techniczne; rzutniki, ekran, monitor, parking z wyznaczoną strefą do dyspozycji uczestników spotkania, z zapleczem technicznym (rzutniki, ekran, monitor, stoiska do prezentacji oferty itd.); 5. przygotowanie transportu dla przedstawicieli Częstochowy (z wyłączeniem komunikacji publicznej); 6. rozreklamowanie spotkań w mediach lokalnych, w tym w czasopiśmie lokalnym o największym nakładzie w mieście spotkania; 7. zapewnienie prowadzenia spotkania przez profesjonalnego moderatora. 1.6. Kompleksowa organizacja dwudniowego Spotkania Podsumowującego/Kongresu w Częstochowie, w kwietniu 2013 r., w tym: 1. Zapewnienie udziału minimum 50 przedstawicieli grupy docelowej Projektu, rozumianej jako krajowi i zagraniczni inwestorzy branży real estate, instytucje finansujące projekty inwestycyjne, firmy budowlane realizujące projekty o dużej wartości (od 10 mln zł wzwyż), organizacje przedsiębiorców branży budowlanej i real estate oraz państwowe i prywatne instytucje zajmujące się promocją inwestycyjną i pośrednictwem z inwestorami, w tym przedstawicieli PAIIZ w randze min. wicedyrektora departamentu, KIG w randze min. dyrektora Biura, przedstawicieli władz administracyjnych i samorządowych woj. śląskiego w randze min. wicedyrektora Wydział, przy czym za 1 przedstawiciela grupy docelowej uważa się całą reprezentację danej firmy/instytucji. 2. Zapewnienie minimum 2 prelegentów i 2 panelistów zewnętrznych w randze min. wiceprezesa (firmy) lub wicedyrektora (instytucje). 3. Kompleksowe przygotowanie dwudniowego spotkania w tym: - przygotowanie programu Spotkania (w tym prezentacja oferty inwestycyjnej Zamawiającego, dyskusja, spotkania bilateralne, uroczysty bankiet po pierwszym dniu); - przygotowanie noclegu, wyżywienia i transportu dla zaproszonych gości (standard hotelu min. 2**, po zakceptowaniu przez Zamwiajacego, oraz min. 10 miejsc w hotelu w standardzie 3***); - przygotowanie cateringu dla uczestników Spotkania (min. 3 przerwy kawowe, 2 obiady, bankiet); - przygotowanie miejsca spotkania ( w tym: zapewnienie sali konferencyjnej w Częstochowie, spełniającej najwyższe standardy obsługi biznesu (klimatyzacja, ochrona, zaplecze cateringowe, zaplecze techniczne; rzutniki, ekran, monitor, parking z wyznaczoną strefą do dyspozycji uczestników Konferencji; - przygotowanie oprawy wizualnej Spotkania (stoiska promocyjne, elementy wystawiennicze dostarczone przez Zamawiającego); - rozreklamowanie spotkania; - przygotowanie, opracowanie i dystrybucja wśród uczestników Spotkania oraz dziennikarzy materiałów podsumowujących Spotkanie; - organizacja konferencji prasowej połączonej z dystrybucją materiałów promocyjnych, w tym materiałów podsumowujących konferencję oraz materiałów promocyjnych dostarczonych przez Zmawiającego; - zapewnienie prowadzenia spotkania przez profesjonalnego moderatora. 1.7. Przygotowanie raportu podsumowującego działania wykonane w ramach Zlecenia, w tym: informację o uczestnikach, efektach medialnych.