Kompleksowa organizacja i obsługa konferencji pt. „XI Dni Przedsiębiorcy Rolnego”. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: 1. przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa konferencji pt. „xi dni przedsiębiorcy rolnego” w terminie od dnia 25–26.2.2015. wykonawca zapewni w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro realizacji i promocji projektu, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją projektu w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) osobę lub zespół osób zapewniający prawidłowe oraz terminowe wykonanie zadań biura; b) minimum jeden numer telefonu komórkowego oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, umożliwiającą zamawiającemu stały kontakt z przedstawicielami biura. przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. 2. w ramach realizacji projektu wykonawca zapewni kompleksową organizację i obsługę konferencji pt. „xi dni przedsiębiorcy rolnego” w terminie od dnia 25–26.2.2015 dla minimalnie 160 a maksymalnie 200 uczestników. 1) naboru uczestników projektu – (minimalnie 160 a maksymalnie 200). a) wykonawca zapewni nabór uczestników projektu spośród przedstawicieli rolników i przedsiębiorców rolnych, doradców rolnych, pracowników naukowych uczelni i instytutów rolniczych, instytucji administracji państwowej, pracowników firm obsługujących rolników; b) ponadto wykonawca skieruje zaproszenie do udziału w konferencji m.in. do przedstawicieli ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi oraz przedstawicieli niemieckiego towarzystwa rolniczego z frankfurtu. 2) sale konferencyjne a) wykonawca zapewni salę konferencyjną w dniach 25 oraz 26.2.2015 położoną w przysieku (w województwie kujawsko pomorskim, w powiecie toruńskim, w gminie zławieś wielka) lub w odległości max 9 km od przysieku a. z możliwością zorganizowania poza miejscem obrad obiadu, przerw kawowych i poczęstunku; b. z zapewnionym wyodrębnionym miejscem na pozostawienie odzieży wierzchniej dla uczestników konferencji. sala zostanie wyposażona w a. ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 160 a maksymalnie 200 osób; b. stół prezydialny dla minimalnie 3 osób a maksymalnie 5; c. mównicę; d. mikrofony bezprzewodowe – 3; e. zestaw multimedialny rzutnik, ekran, 2 laptopy. b) wykonawca ponadto zapewni trzy sale położone w tym samym miejscu co w/w sala konferencyjna, w dniu 25.2.2015 zgodnie z programem konferencji, w celu organizacji trzech równoległych paneli dyskusyjnych (każdy liczący minimalnie 50 osób a maksymalnie 80 osób), położoną w przysieku (w województwie kujawsko pomorskim, w powiecie toruńskim, w gminie zławieś wielka) lub w odległości max 9 km od przysieku z następującym wyposażeniem a. ustawienie konferencyjne krzeseł dla minimalnie 50 a maksymalnie 80 osób; b. stół prezydialny dla minimalnie 1 a maksymalnie 3 osób; c. mikrofony bezprzewodowe – 1; d. zestaw multimedialny rzutnik, ekran, laptop. wszystkie sale zostaną oznakowane w sposób zapewniający widoczność logotypów i sloganów, które zostały wskazane w załączniku nr 8a do siwz zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl; 3) obsługa organizacyjno – techniczna. zapewnienie obsługi organizacyjno–technicznej — obsługa sprzętu multimedialnego i audiowizualnego, — obsługa rejestracji uczestników w dniach konferencji, — obsługa szatni. 4) zakwaterowanie – w terminie 24/25 oraz 25/26.2.2015 r. zapewnienie zakwaterowania wraz ze śniadaniem dla maksymalnie 80 uczestników, w miejscu odbywania się konferencji lub w odległości nie większej niż 20 km od miejsca odbywania się konferencji a) w hotelu o standardzie co najmniej 2 gwiazdkowym lub innym równoważnym obiekcie; b) w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych z osobnym węzłem sanitarnym w każdym pokoju. w przypadku gdy miejsce zakwaterowania będzie położone w odległości większej niż 0,5 km od miejsca odbywania się konferencji, wykonawca zapewni transport uczestników z miejsca zakwaterowania do ww. obiektu i z powrotem, w terminie od 25.2.2015 do 26.2.2015. 5) wyżywienie zapewnienie wyżywienia dla uczestników konferencji, w każdym dniu konferencji, w tym a) w każdym dniu konferencji obiad co najmniej dwudaniowy z innym menu każdego dnia, składający się co najmniej z 2 rodzajów zup (w tym jedna wegetariańska), 2 różnych dań głównych (w tym danie wegetariańskie), warzyw i surówek, zimnych napojów, kawy, herbaty; b) kolacja w pierwszym dniu konferencji, w formie bufetu składająca się co najmniej z 2 dań ciepłych do wyboru (w tym jedno danie wegetariańskie), 3 rodzajów wędlin, serów, warzyw, pieczywa, 2 rodzajów ciast, zimnych napojów, kawy, herbaty; c) każdego dnia konferencji serwis kawowy składający się co najmniej z 2 rodzajów ciastek, napojów zimnych, kawy, herbaty. 6) opracowanie oraz realizacja programu konferencji. wykonawca opracuje i zrealizuje szczegółowy program konferencji, który będzie zawierał co najmniej następujące zagadnienia a) w dniu 25.2.2015 a. obrady plenarne koszty i przychody głównych produktów produkcji rolniczej w krajach ue. b. panele dyskusyjne (równolegle 3 panele) produkcja roślinna i. innowacje w produkcji roślinnej. ii. prezentacja 3–4 gospodarstw iii. dyskusja produkcja mleka i. co zmieniłem w gospodarstwie, aby być konkurencyjnym w produkcji mleka. ii. prezentacja 3–4 gospodarstw iii. dyskusja produkcja trzody i. wsparcie dla rozwoju produkcji trzody w ramach prow 2014 2020 ii. prezentacja 3–4 gospodarstw iii. dyskusja c. obrady plenarne prezentacja najważniejszych zagadnień dyskutowanych w grupach panelowych. d. rozmowy bilateralne rozmowy zainteresowanych rolników polskich i niemieckich. b) w dniu 26.2.2015 a. obrady plenarne i. wybrane działania inwestycyjne prow 2014–2020 adresowane dla rolników. ii. zazielenienie jako warunek płatności w pełnym zakresie. iii. ubezpieczenia – element ograniczenia ryzyka w gospodarstwie. iv. rachunkowość rolnicza – warunek korzystania ze wsparcia na inwestycje w prow. 2014–2020 oraz korzystania z funduszu stabilizacji dochodów. b. dyskusja plenarna możliwości wykorzystania prow 2014–2020 dla zwiększenia konkurencyjności gospodarstw. wykonawca zapewni w trakcie każdego panelu dyskusyjnego prezentację 3 4 gospodarstw, o dobrych wynikach ekonomicznych, stosujących innowacyjne rozwiązania. będą to gospodarstwa o wielkości większej niż średnia krajowa, dla których głównym źródłem dochodów jest produkcja roślinna, produkcja mleka, produkcja trzody. oprócz gospodarstw z polski prezentowane będą również gospodarstwa z niemiec – po jednym z jednym z wymienionych wyżej głównych źródeł dochodu. gospodarstwa zaprezentowane zostaną przez osoby prowadzące/zarządzające gospodarstwami. program konferencji musi zakładać co najmniej 5 godzin zegarowych wykładów/wystąpień każdego dnia. wykonawca przekaże zamawiającemu do akceptacji w terminie 14 roboczych dni po podpisaniu umowy szczegółowy program konferencji. zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłoszenia uwag do szczegółowego programu konferencji. do uwag wykonawca zobowiązuje się zastosować nieodpłatnie i niezwłocznie. program konferencji a także prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 1a. zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 7) tłumaczenie a) ustne a. wykonawca w dniach 25 i 26.2.2015 (co najmniej na obradach plenarnych) zapewni tłumaczenie symultaniczne z języka niemieckiego na język polski i odwrotnie, zgodnie ze ich szczegółowym programem. przy czym wykonawca zapewni sprzęt do tłumaczenia symultanicznego – obejmujący w szczególności mikrofony, słuchawki do zapewnienia prawidłowej realizacji usługi. b. wykonawca w 25.2.2015 zgodnie ze szczegółowym programem konferencji tj. w trakcie 3 równoległych paneli dyskusyjnych oraz podczas rozmów bilateralnych, zapewni tłumaczenie konsekutywne z języka niemieckiego na język polski i odwrotnie. b) pisemne tłumaczenie pisemne z języka niemieckiego na język polski maksymalnie 30 000 znaków tekstu, które będzie stanowiło część opracowania merytorycznego. zamawiający przekaże materiały do tłumaczenia wykonawcy w ciągu 5 dni od daty podpisania umowy. przy czym wykonawca zapewni — osoby dokonujące tłumaczeń (zarówno ustnych jak i pisemnych), które będą posiadały ukończone co najmniej studia licencjackie na kierunku filologicznym lub lingwistyka stosowana. 8) eksperci/wykładowcy wykonawca zapewni co najmniej 4 wykładowców/ekspertów do realizacji szczegółowego programu konferencji, w tym wykonawca zapewni ekspertów/wykładowców z wykształceniem co najmniej wyższym z zakresu rolnictwa lub ekonomii oraz z co najmniej 3 letnim doświadczeniem w pracy na rzecz rozwoju obszarów wiejskich lub rolnictwa. wszyscy eksperci będą posiadać doświadczenie jako wykładowcy lub moderatorzy, w co najmniej 3 konferencjach dotyczących rozwoju obszarów wiejskich lub rolnictwa w okresie ostatnich 4 lat. szczegółowy program konferencji a także prezentacje lub treści/abstrakty/konspekty przygotowane przez wykładowców muszą być opatrzone logotypami i sloganami wskazanymi w załączniku nr 1 pkt. a zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl. 9) materiały konferencyjne wykonawca zapewni materiały konferencyjne dla wszystkich uczestników konferencji zawierające co najmniej a) teczka kartonowa — format a4, — zapinane gumką. b) notatnik — format a5, — papier offset 70 80g/m² biały w kratkę, — min. 50 kartek, c) identyfikator — wymiary 7 cm x 4,5 cm (+/ 2 cm), — z nadrukiem nazwy konferencji oraz daty, — z miejscem na wpisanie imienia i nazwiska uczestnika konferencji, d) opracowanie merytoryczne minimum 20 stron, które zawierać będzie streszczenie/konspekt/prezentację lub treść wykładów przygotowanych w związku z konferencją. w opracowaniu zostanie także zawarty tekst przetłumaczony, o którym mowa pkt. 7. wykonawca zapewni druk opracowania oraz dystrybucję wśród wszystkich uczestników konferencji. wszelkie materiały powstałe w ramach realizacji całości projektu, w tym materiały konferencyjne, zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w załączniku nr 8a do siwz z wyjątkiem identyfikatorów, które będą zawierać stałą i trwałą wizualizację logotypów określonych w załączniku nr 8 b do siwz oraz informacje zawarte w załączniku nr 8c do siwz. zamawiający ma prawo kontroli projektu na każdym etapie jego realizacji. 3. wykonawca przekaże zamawiającemu do zamieszczenia na portalu ksow najpóźniej 4 dni od zakończenia realizacji całości projektu, informację podsumowującą realizację projektu, zawierającą podsumowanie konferencji, elektroniczną wersję materiałów konferencyjnych oraz min. 20 zdjęć na adres d.dlugosz@fapa.org.pl oraz s.kalinowska@fapa.org.pl; uwaga uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w projekcie. wykonawca poda w ofercie nazwę i adres obiektu (lub obiektów), w którym zapewni zakwaterowanie w trakcie realizacji projektu. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 10 do siwz. ii.1.6)