Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze budownictwa oraz adaptacji i modernizacji dostępnej infrastruktury mieszkaniowej na potrzeby osób starszych w Polsce wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji tematycznej w obszarze budownictwa oraz adaptacji i modernizacji dostępnej infrastruktury mieszkaniowej na potrzeby osób starszych w Polsce, wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych,. Konferencja adresowana jest do 1) przedstawicieli wojewódzkich władz administracji samorządowej i rządowej; 2) parlamentarzystów; 3) wójtów, burmistrzów, prezydentów gmin, miast z województwa kujawsko-pomorskiego; 4) prezesów spółdzielni mieszkaniowych z województwa kujawsko-pomorskiego; 5) przedstawicieli Towarzystw Budownictwa Społecznego z województwa kujawsko-pomorskiego; 6) radnych Województwa z Komisji Pracy, Pomocy Społecznej i Bezpieczeństwa Sejmiku Województwa Kujawsko-Pomorskiego; 7) przedstawicieli jednostek wykonujących zadania w obszarze pomocy osobom starszym z terenu województwa kujawsko-pomorskiego, m.in.: a) ośrodków pomocy społecznej, b) wybranych organizacji pozarządowych; 8) pracowników Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej w Toruniu. 4. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według opisu zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, a w szczególności do: 1) merytorycznego opracowania, przeprowadzenia i obsługi konferencji będącej przedmiotem umowy; 2) ustalenia szczegółowego programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym; 3) zapewnienia, w porozumieniu z Zamawiającym, prelegentów, w tym specjalistę ds. finansowania projektów mieszkaniowych dla seniorów oraz w celu zaprezentowania dobrych praktyk - minimum 4 praktyków w zakresie tematyki konferencji; 4) zapewnienia opiekunów organizacyjnych, obecnych podczas trwania konferencji oraz obsługi technicznej konferencji (3 osoby); 5) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, banera tematycznego w formie prezentacji multimedialnej, wyświetlanej na ekranie na wstępie i w przerwach konferencji; zawierającej m.in. następujące treści: tytuł konferencji, informacje o organizatorze oraz o finansowaniu ze środków unijnych, wymagane logotypy i informacje o objęciu konferencji Honorowym Patronatem Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego; 6) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, treści i wzoru graficznego zaproszenia na konferencję, w terminie 3 dni roboczych po zawarciu umowy, oraz wydrukowania zaproszeń i kart zgłoszeniowych i przekazania ich Zamawiającemu w terminie 5 dni roboczych od akceptacji wzoru zaproszenia; 7) za dni robocze uznaje się dni od poniedziałku do piątku, chyba, że w tych dniach przypada dzień wolny od pracy w rozumieniu ustawy z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy (Dz. U. Nr 4, poz. 28 z późn. zm.); 8) przygotowania identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję oraz organizatorów konferencji; 9) dystrybucji wśród uczestników konferencji materiałów informacyjnych i promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, np. ulotki, publikacje; 10) aranżacji przestrzennej miejsca konferencji z wykorzystaniem materiałów promocyjno-informacyjnych powierzonych przez Zamawiającego, m. in. stojaków reklamowych, ścianki reklamowej, plakatów; 11) przygotowania informacji dla mediów dotyczącej konferencji; 12) zapewnienia sali konferencyjnej spełniającej wymagania opisane w pozycji sala konferencyjna - wykładowa; 13) zapewnienia obsługi cateringowej, zgodnie z opisem w pozycji: usługa gastronomiczna; 14) zorganizowania i obsługi recepcji konferencji, rejestracji gości; 15) przewozu z siedziby Zamawiającego materiałów informacyjnych i promocyjnych dla uczestników i dostarczenie ich na miejsce konferencji, a po jej zakończeniu, przewozu niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego; 16) opracowania i przygotowania pakietu materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników, opisanych w pozycji: materiały konferencyjne oraz zapisanie na płycie CD, w tym: a) materiałów w formie broszury, zawierającej skróty prezentowanych na konferencji tematów; treści oraz opracowania graficznego zaakceptowanych wcześniej przez Zamawiającego, z zaznaczeniem, iż są one dystrybuowane bezpłatnie. Wymogi techniczne broszury określono w pozycji: materiały konferencyjne, b) prezentacji prelegentów wykorzystanych podczas konferencji, c) informacji o projekcie systemowym ROPS w Toruniu pn. Koordynacja na rzecz aktywnej integracji, realizowanego w ramach Priorytetu I Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki - Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej, d) informacji o Honorowym Patronacie Marszałka Województwa Kujawsko-Pomorskiego; 17) rozdania wszystkim uczestnikom konferencji pakietu materiałów konferencyjnych; Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia jednego egzemplarza materiałów dla Zamawiającego na potrzeby dokumentacji projektowej; 18) wydrukowania, rozdania wszystkim uczestnikom i zebrania ankiet ewaluacyjnych, podczas konferencji; 19) wydania uczestnikom konferencji zaświadczeń o udziale w konferencji według wzoru uzgodnionego z Zamawiającym; 20) udokumentowania fotograficznego przebiegu konferencji; 21) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej konferencji i przekazania go Zamawiającemu po jej przeprowadzeniu, wg określonego wzoru. Planowany termin konferencji - 20 - 24.10.2014 r. Liczba uczestników - ok. 150 osób.