Sukcesywna dostawa paliwa do pojazdów ZGO-NOVA Sp. z o.o. z siedzibą w Jarocinie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje sukcesywną dostawę paliwa do pojazdów ZGO-NOVA Sp. z o.o. z siedzibą w Jarocinie - odpowiadającego wymaganiom jakościowym według Polskiej Normy PN-EN 590 z 2006 r., a źródłem pochodzenia oleju napędowego będzie magazyn, który jest jednocześnie składem podatkowym. 2. Szacowane zapotrzebowanie na olej napędowy w okresie objętym zamówieniem wynosi: - do 2.300 litrów miesięcznie - tj. 55.200 litrów w okresie obowiązywania umowy, tj. 2 lata. 3. Lokalizacja zbiorników: 1) minimum jeden zbiornik (zwany również dystrybutorem, stacją paliw) zlokalizowany na terenie miasta i gminy Jarocin. 4. Dodatkowe obowiązki Wykonawcy związane z realizacją przedmiotu zamówienia: 1) wykonawca zobowiązany jest dostarczyć paliwo o jakości i parametrach (składzie) zgodnych z przepisami prawa, w szczególności odpowiadających polskiej normie, 2) Na każde żądanie Zamawiającego, Wykonawca dostarczy dokument dotyczący jakości danej partii paliwa, w szczególności świadectwo jakości w oryginale lub potwierdzonej kopii, list przewozowy wydany przez magazyn (skład podatkowy) zawierający datę i godzinę załadunku, numer rejestracyjny cysterny dostarczającej paliwo, nazwisko kierowcy dokonującego załadunku cysterny, 3) dostawa oleju napędowego nie może odbyć się później niż w ciągu 24 godziny od momentu załadunku cysterny na magazynie (składzie podatkowym). 5. Sposób realizacji dostaw: 1) Wykonawca obowiązany jest do zapewnienia stałych dostaw, celem ciągłego zaspokojenia potrzeb Zamawiającego na paliwo stanowiące przedmiot zamówienia. 2) Kierowcy pojazdów Zamawiającego będą mogli pobierać olej napędowy ze zbiorników 24 godziny na dobę/ 7 dni w tygodniu. 3) Wymagania techniczne systemu bezobsługowego poboru oleju napędowego (zwanego również zbiornikiem, dystrybutorem, stacją paliw), zarządzania kierowcami oraz eksploatacją środków transportu, zwany dalej systemem: a) System będzie przystosowany do pracy w warunkach pogodowych oscylujących w temperaturach od -40°C do +50°C, b) będzie wyposażony w wyświetlacz z czytelnym i podświetlonym układem klawiszy c) Program z dostępem do danych z tankowań będzie realizowany poprzez dowolną przeglądarkę internetową, z każdego miejsca na świecie poprzez komputer, telefon, smartfon czy tablet bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania, a dostęp do niego będzie zabezpieczony certyfikatem szyfrowania. System pracuje w trybie: - on-line - przekazują informację na bieżąco (odświeżane minimum co 1 minutę) zawierającą dane takie jak: dane kierowcy; dane pojazdu; datę, godzinę, ilość i cenę zatankowanego do pojazdu paliwa; stan licznika pojazdu. Urządzenie musi zapewnić transmisję danych maksymalnie do 10 MB, - off-line - realizuje automatycznie i bezprzewodowo te same funkcje co urządzenie pracujące w trybie on-line lecz dane w programie są tylko historyczne. Przekazywanie danych przez urządzenie powinno odbywać się automatycznie i bez ingerencji pracowników Zamawiającego, np. podczas tankowania pojazdu na wyświetlaczu zbiornika. Urządzenie pracujące w trybie off-line nie musi być wyposażone w kartę SIM, d) System będzie posiadał co najmniej dwu stopniowe zabezpieczenie przez poborem paliwa, które identyfikować będzie imiennie kierowcę i pojazd. e) System będzie posiadał możliwość wyłączenia podglądu zatankowanych litrów wybranym przez Zamawiającego kierowcom w dowolnej konfiguracji kierowca-pojazd. f) System będzie weryfikował każdorazowo podany przez kierowcę stan licznika kilometrów przed poborem paliwa. g) System będzie informował o wszystkich przerwach podczas tankowania, polegających na wyciąganiu pistoletu z baku podczas tankowania pojazdu. h) W razie awarii (problemy techniczne uniemożliwiające tankowanie) system będzie współpracował w sieci z innymi, działającymi na tej samej zasadzie technologiami, a Wykonawca wskaże Zamawiającym co najmniej jedno dodatkowe miejsce poboru oleju napędowego w odległości nie większej niż 10 km od zbiorników z których będzie korzystał Zamawiający, gdzie identyfikacja następuje za pomocą tych samych identyfikatorów, z możliwością bezgotówkowego poboru paliwa, a jego rejestracja nastąpi automatycznie w programie, niezależnie od miejsca i czasu tankowania. i) System będzie miał możliwość poszerzania o kolejne kompatybilne ze sobą systemy pracujące na tych samych identyfikatorach i z tą samą procedurą poboru paliwa. j) Kierowcy pojazdów Zamawiającego mogą pobierać olej napędowy 24 godziny na dobę/ 7 dni w tygodniu. k) Serwis Techniczny, oraz Informatyczny dostępny 24 h na dobę/ 7 dni w tygodniu. l) System będzie na bieżąco, bezpłatnie i poza wiedzą Zamawiającego uzupełniany o najnowsze oprogramowanie. m) Wszystkie urządzenia systemu wykorzystywane przez Zamawiającego objęte są bezpłatną gwarancją w czasie trwania umowy. 4) Wymagania organizacyjne systemu bezobsługowego poboru oleju napędowego (zwanego również zbiornikiem, dystrybutorem, stacją paliw), zarządzania kierowcami oraz eksploatacją środków transportu, zwany dalej systemem: a) Celem zalogowania się do programu obsługującego system Wykonawca przekaże Zamawiającemu indywidualny i niepowtarzalny login identyfikujący Zamawiającego oraz hasło startowe z wymuszeniem jego zmiany. Od tego momentu system winien pracować zgodnie z zasadami ochrony danych. b) System bezpośrednio po zatankowaniu paliwa, przekazuje pełną informację o danym poborze do programu. c) Program dokona pełnej analizy rozliczeniowej on-line pobranego przez Zamawiającego oleju napędowego ze zbiorników wg: - dat, - kierowców, - pojazdów, - zużycia paliwa wg norm paliwowych pobranego do baków pojazdów przez upoważnione osoby, - zbiorników, - rodzaju tankowania. wraz z przekazywaną na bieżąco - on line Zamawiającemu informacją o nieprawidłowościach podczas procesu tankowania przez kierowców Zamawiającego. d) Program będzie umożliwiał Zamawiającemu: - dodawanie ręczne lub poprzez import tankowań zewnętrznych ( poza systemem - zbiornikiem głównym wskazanym przez Wykonawcę) np. na innej stacji paliw jeżeli wyniknie taka potrzeba bez utraty ciągłości danych, o których mowa powyżej oraz uwzględnieniu tych tankowań do rozliczenia norm paliwowych w celu zachowania ciągłości danych; - edycję (poprawienie) błędnie wpisanych stanów licznika z ciągłą informacją w programie iż ta czynność została wykonana. e) Program będzie generował Zamawiającemu statystyki dotyczące, pobrań paliwa wg: - tankowań kierowców, - tankowań pojazdów, - tankowań sumarycznych. f) Program zapewni eksport wszystkich raportów, analiz, statystyk, zestawień do plików o formatach: - xls., - pdf., oraz umożliwi bezpośrednie drukowanie z programu. 6. Zamawiający ma dostęp do danych dotyczących poboru oleju napędowego on-line 24 godziny na dobę/ 7 dni w tygodniu. 7. Miejsce wykonania zamówienia: wydanie przez Wykonawcę oleju napędowego, stanowiącego przedmiot zamówienia, nastąpi: 1) do minimum jednego dystrybutora (zwanego również zbiornikiem, stacją paliw) zlokalizowanego na terenie miasta i gminy Jarocin. 8. Zamawiający nie udziela zaliczek na poczet wykonania zamówienia oraz nie wnosi przedpłat. Rozliczenie następować będzie po zakończeniu każdego tygodnia kalendarzowego na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT, których termin płatności wynosić będzie co najmniej 14 dni. 9. Podstawą do wystawienia przez Wykonawcę faktur VAT będzie rzeczywista ilość pobranego oleju napędowego do baków pojazdów samochodowych. 10. Wykonawca po wystawieniu faktur VAT za olej napędowy przekaże Zamawiającemu informację o szczegółach poboru paliwa przez Zamawiającego (numer rejestracyjny, nazwisko kierowcy, ilość pobranego paliwa, cena netto). 11. Zmiana cen jednostkowych oleju napędowego może nastąpić w przypadku zmiany przepisów prawnych regulujących obrót paliwami płynnymi, w tym wysokości podatku akcyzowego. Wykonawca może podnieść cenę oleju napędowego w przypadku podwyżki cen oleju napędowego na rynku krajowym, jednak nie więcej niż wyniesie wysokość podwyżki. W przypadku obniżki cen oleju napędowego na rynku krajowym Wykonawca ma obowiązek obniżyć cenę o tę wartość (obniżki ceny). Podstawą do zmiany cen będą nowe ceny przedstawione przez Wykonawcę opracowane na podstawie cen ogłoszonych przez producenta (zmiana może dotyczyć jedynie cen jednostkowych). Wykonawca jest zobowiązany informować Zamawiającego o zmianie cen. Wysokość zastosowanej przez Wykonawcę marży jest stała przez cały czas obowiązywania umowy