Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnego dostarczania biletów lotniczych na trasach zagranicznych i krajowych, wraz z obowiązkowym ubezpieczeniem podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, w ramach działań Województwa Małopolskiego

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: świadczenie usług w zakresie rezerwacji, sprzedaży i sukcesywnego dostarczania biletów lotniczych na trasach zagranicznych i krajowych, wraz z obowiązkowym ubezpieczeniem podróżnych i ich bagażu w czasie lotu, w ramach działań Województwa Małopolskiego. 2. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zobowiązany będzie do: a) zorganizowania i zapewnienia sukcesywnej, kompleksowej rezerwacji i sprzedaży biletów lotniczych na trasach zagranicznych i krajowych z uwzględnieniem: warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej relacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie oraz z uwzględnieniem najniższych dostępnych taryf publikowanych oraz stawek promocyjnych w klasach wymaganych przez Zamawiającego i kierowania się zasadą najniższej ceny biletów na te połączenia, dostępnej w danych terminach, na danej trasie z zachowaniem uczciwości handlowej, b) zorganizowania i zabezpieczenia kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami, jak również udzielenia bezpłatnej pomocy w przypadku wystąpienia problemów podczas podróży oraz w przypadku ewentualnych reklamacji i odwołań składanych do przewoźnika, w zakresie objętym zamówieniem, c) zapewnienia Zamawiającemu do współpracy stałego przedstawiciela Wykonawcy przez cały okres realizacji umowy oraz umożliwienia Zamawiającemu całodobowego składania zamówień, d) przedstawienia Zamawiającemu trzech różnych wariantów połączeń wraz z terminami rezerwacji z uwzględnieniem przewoźnika, długości trasy, czasu podróży i określonej klasy zgodnie z pisemną dyspozycją Zamawiającego (przekazaną drogą faksową lub elektroniczną), która musi zawierać: imiona i nazwiska pasażerów; datę oraz godziny podróży; miejsce wylotu i przylotu; liczbę biletów, informacje o bagażu, e) dokonania rezerwacji na podstawie pisemnej dyspozycji Zamawiającego wybranego wariantu przelotu przekazanej drogą faksową lub elektroniczną, f) niezwłocznego potwierdzenia rezerwacji drogą pisemną (faksem lub e-mailem), g) monitorowania terminów wykupu biletów, h) wystawienia zarezerwowanego biletu/biletów po otrzymaniu pisemnej dyspozycji Zamawiającego, i) potwierdzenia zamówionych usług w ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień rozpoczęcia podróży najpóźniej do godz. 12:00, w sytuacji, gdy podróż rozpoczyna się w sobotę, dzień ustawowo wolny od pracy lub poniedziałek, j) przesłania zamówionego biletu w formie elektronicznej lub dostarczenia do siedziby Zamawiającego w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, ale nie później niż w ciągu 6 godzin przed terminem planowanej podróży, której dotyczy rezerwacja i zakup biletu (biletów), k) odwołania rezerwacji objętej zamówieniem, dokonania zmiany rezerwacji w zakresie trasy/terminu/nazwiska podróżnego lub dokonania rezygnacji z zakupionego biletu lotniczego zgodnie z dyspozycją Zamawiającego. Jeżeli zmiana, o której mowa w zdaniu pierwszym, spowoduje zmianę ceny biletu/biletów, Zamawiający pokryje udokumentowaną różnicę w cenie. Upust zostanie udzielony przez Wykonawcę od ostatecznej ceny biletu lotniczego. Poza różnicą w cenie, o której mowa powyżej, Wykonawca nie będzie pobierał z tego tytułu dodatkowych opłat i nie przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie, l) zapewnienia ubezpieczenia bagażu podczas podróży zagranicznej oraz krajowej, m) wykonania przedmiotu zamówienia z zachowaniem staranności zawodowej, rzetelnie, terminowo i odpowiadającej standardom Międzynarodowego Stowarzyszenia Transportu Lotniczego - IATA, n) przedstawiania w formie e-mailowej miesięcznych zestawień zamówionych usług z wyszczególnieniem, co najmniej: rodzaju usługi, daty świadczenia i kwoty każdego z zamówionych elementów, o) dostarczenia w formie e-mailowej zestawień zamówionych usług z wyszczególnieniem, co najmniej: rodzaju usługi, daty świadczenia i kwoty każdego z zamówionych elementów, na każde wezwanie i wskazany przez Zamawiającego okres czasowy. 3. Przewidywana liczba biletów lotniczych: 221 (tam i z powrotem), z możliwością dostosowania do rzeczywistych potrzeb Zamawiającego (tj. zmniejszenia lub zwiększenia ich liczby) w ramach przeznaczonych na ten cel środków finansowych: - bilety w klasie ekonomicznej (ok. 85%) i w klasie business (nie więcej niż 15%), - przewidywane trasy połączeń (wykaz ma charakter orientacyjny): a) Bruksela ok. 60 biletów, b) Lyon ok. 40 biletów, c) Warszawa ok. 25 biletów, d) Wiedeń ok. 9 biletów, e) Londyn ok. 9 biletów, f) inne miasta m.in. Boston, Barcelona, Berlin, Sztokholm ok. 78 biletów. 4. Wielkość zamówienia podstawowego netto 290.000,00 zł