ŚWIADCZENIE USŁUG POCZTOWYCH I KURIERSKICH DLA ZARZĄDU DRÓG I UTRZYMANIA MIASTA W PIOTRKOWIE TRYBUNALSKIM

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie przez Wykonawcę: 1) usług pocztowych na terytorium całego kraju, w zakresie przyjmowania, przemieszczania, sortowania i doręczania przesyłek pocztowych, wysyłania paczek i ich ewentualnych zwrotów na zasadach określonych w ustawie Prawo Pocztowe z 23 listopada 2012 r. ( Dz.U. z 2012 r. poz. 1529 ), 2) usług kurierskich w obrocie krajowym zarówno drogą lądową jak i lotniczą polegających na odbiorze i dostawach przesyłek z i od Zamawiającego. Usługi kurierskie realizowane będą w systemie door to door po otrzymaniu od Zamawiającego zlecenia telefonicznego, faksu lub e-mail. 2. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie przesyłek oraz paczek pocztowych Wykonawca zobowiązany jest wykonywać zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami: 1) ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 ), 2) ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2015 r., poz. 613), 3) ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.). 3. Zamawiający przewiduje realizację usług pocztowych na poziomie: 1) około 70% na terenie Piotrkowa Trybunalskiego, 2) około 30% poza terenem Piotrkowa Trybunalskiego a na obszarze terytorium Polski. 4. Dopuszcza się możliwość powierzenia dalszego wykonania przedmiotu zamówienia w imieniu i na rzecz Zamawiającego innemu operatorowi z zastrzeżeniem, że w przypadkach wskazanych przez Zamawiającego operatorem takim będzie operator wyznaczony. 5. Pod pojęciem przesyłki pocztowej będącej przedmiotem zamówienia Zamawiający rozumie przesyłki listowe o wadze do 2 000 gram: 1) zwykła - przesyłka nierejestrowana, niebędąca przesyłką najszybszej kategorii (D+3), 2) zwykła priorytetowa (PR) - przesyłka nierejestrowana listowa najszybszej kategorii (D+1), 3) polecona - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową najszybszej kategorii (D+3), przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 4) polecona ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii (D+3) przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 5) polecona priorytetowa (PR) ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłka rejestrowana będąca przesyłką najszybszej kategorii (D+1) przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, 6) z zadeklarowaną wartością - przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie Wykonawca ponosi odpowiedzialność do wysokości zwykłej wartości utraconych rzeczy. Gabaryt A - to przesyłka listowa o wymiarach: minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm. Gabaryt B - to przesyłka listowa o wymiarach: minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, maksimum - suma długości, szerokości i wysokości nie może przekroczyć 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 6. Pod pojęciem paczki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia Zamawiający rozumie paczki pocztowe: 1) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii (D+3), 2) priorytetowe ( PR) - paczki rejestrowane najszybszej kategorii (D+1), 3) z zadeklarowaną wartością - przesyłki rejestrowane niebędące przesyłkami najszybszej kategorii z zadeklarowaną wartością, 4) ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO). Gabaryt A - to paczka pocztowa o wymiarach: minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 300 mm, długość 600 mm, szerokość 500 mm. Gabaryt B - to paczka pocztowa o wymiarach: minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 300 mm lub długość 600 mm lub szerokość 500 mm, maksimum - suma długości i największego obwodu w innym kierunku niż długość nie może przekroczyć 3000 mm, przy czym największy z tych wymiarów nie może przekroczyć 1500 mm. D - dzień odbioru przesyłek od Zamawiającego. 1,3 - liczba dni roboczych. 7. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru raz dziennie przesyłek i paczek przygotowanych do wyekspediowania z siedziby Zamawiającego oraz dostarczania zwrotów przesyłek niedoręczonych do siedziby Zamawiającego w Piotrkowie Trybunalskim przy ul. Kasztanowej 31, od poniedziałku do piątku w godzinach między 13.00 - 15.00. Odbioru dokonywać będzie upoważniony przedstawiciel Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Odbiór przesyłek przygotowanych i paczek do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę. 8. Wykonawca może stosować własne znaki służące do potwierdzenia opłacenia usługi pocztowej zawierające informacje umożliwiające identyfikację operatora pocztowego oraz umowy o świadczenie przedmiotu zamówienia. 9. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej lub paczce nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej, jeśli będzie to wersja papierowa), określając rodzaj przesyłki (zwykła, polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz umieszczania na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki i paczki nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego. 10. Zamawiający zobowiązuje się do właściwego przygotowania przesyłek i paczek oraz sporządzania zestawień dla przesyłek i paczek. 11. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: 1) dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do pocztowej książki nadawczej z uwzględnieniem rodzaju przesyłki (np. polecony, ZPO) oraz dokładnego adresu Odbiorcy przesyłki. 2) dla przesyłek zwykłych - zestawienie ilościowe przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych sporządzone dla celów rozliczeniowych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania w danym dniu partii przesyłek, 12. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. 13. Opakowanie przesyłek listowych stanowi koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona (zaklejona lub zalakowana). Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości oraz uniemożliwiało uszkodzenie przesyłki w czasie przemieszczania. 14. Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego. 15. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. 16. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie dostarczenia przesyłki lub paczki ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę lub paczkę. Termin do odbioru przesyłki lub paczki przez adresata wynosi 14 dni roboczych liczonych od dnia następnego po dniu pozostawienia pierwszego awizo, w tym terminie przesyłka lub paczka jest awizowana dwukrotnie. Po upływie terminu odbioru, przesyłka lub paczka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. 17. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi dostarczania przesyłek i paczek pocztowych do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w Polsce. 18. W przypadku stwierdzenia zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek i paczek pocztowych, Wykonawca wyjaśnia je telefonicznie z Zamawiającym. 19. W ramach przedmiotu umowy świadczenie usług kurierskich w obrocie krajowym zarówno drogą lądową jak i lotniczą, Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania m.in. następujących czynności: 1) Odbierania i dostarczania przesyłek kurierskich w dni robocze od godz. 7.00 do 15.00, od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy, 2) Przesyłki kurierskie odbierane będą przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, zwanego dalej Kurierem z siedziby Zamawiającego w Piotrkowie Trybunalskim przy ul. Kasztanowej 31, 3) Dostarczania wg potrzeb Zamawiającego bezpłatnych opakowań firmowych do pakowania przesyłek kurierskich o masie do 1 kg, 4) Dostarczania przesyłek kurierskich adresatom w dniu następnym na terenie kraju. 20. Dowodem zlecenia przez Zamawiającego usługi kurierskiej będzie wypełniony i podpisany przez Zamawiającego list przewozowy, według wzoru obowiązującego u Wykonawcy, w tym jeden egzemplarz listu przewozowego przeznaczony jest dla Zamawiającego. 21. List przewozowy powinien zawierać, co najmniej następujące dane: 1) datę nadania przesyłki, 2) dokładne dane nadawcy przesyłki, obejmujący pełny adres z kodem pocztowym, 3) dokładne dane odbiorcy przesyłki, obejmujący pełny adres z kodem pocztowym, 4) wskazanie numeru telefonu i osoby, z którą można się skontaktować w przypadku trudności z doręczeniem przesyłki, 5) oznaczenie przesyłki, określenie zawartości, wartości, wagi ogółem, ilości sztuk, wymiarów, ilości paczek, jeśli przesyłka nie będzie nadawana w jednym opakowaniu, 6) podpis czytelny nadawcy, 7) podpis czytelny osoby przyjmującej przesyłkę w imieniu Wykonawcy. 22. Wykonawca będzie zobowiązany każdorazowo dostarczyć Zamawiającemu dowód potwierdzenia przesyłki kurierskiej przez adresata przesyłki w ciągu 48 godzin od jej doręczenia. 23. Wykonawca musi zapewnić możliwość śledzenia on-line przesyłek listowych poleconych. Szczegółowy zakres usługi oraz ceny określa formularz cenowy będący załącznikiem do formularza oferty, którego kserokopia stanowi załącznik nr 2 do umowy. Podane w formularzu cenowym ilości usług pocztowych i kurierskich są wartościami założonymi do wykonania i mogą ulec zmniejszeniu. Ich realizacja będzie następowała na podstawie bieżących potrzeb Zamawiającego i według cen jednostkowych podanych w formularzu cenowym, które są niezmienne przez cały okres obowiązywania umowy, przy czym wartość przedmiotu zamówienia nie przekroczy kwoty, o której mowa w § 2 ust. 1 umowy. Wykonawcy nie przysługuje wobec Zamawiającego roszczenie odszkodowawcze z tytułu wykonania usługi obejmującej mniejsze ilości przesyłek, w stosunku do tego, co zostało określone w formularzu cenowym, określającym szacunkową ilość przesyłek oraz ceny jednostkowe.