Wykonanie usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w projekcie współfinansowanym ze środków EFS POKL pn. Mechanik Taboru Tramwajowego - ET1 - przez Specjalistę ds. rozliczeń i monitoringu

Opis przedmiotu przetargu: 1.Nazwa przedmiotu zamówienia: 1.1.Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę profesjonalnej usługi z zakresu kontroli rachunkowej oraz sprawozdawczości finansowej i merytorycznej w ramach projektu Mechanik Taboru Tramwajowego - ET1 polegającej w szczególności na opracowaniu i wykorzystaniu narzędzi ewaluacyjnych i monitoringowych. 1.2.Zamawiający informuje, iż przedmiotowe postępowanie jest współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet IX Działanie 9.1. Poddziałanie 9.1.2. w ramach projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej pn.: Mechanik Taboru Tramwajowego - ET1 (dalej: Projekt). 1.3.Zamawiający informuje, iż w związku z faktem, iż przedmiot zamówienia jest współfinansowany ze środków UE, zastrzega sobie prawo do niezrealizowania z obiektywnych przyczyn niezależnych od Zamawiającego, całości (np. w przypadku nie podpisania umowy o dofinansowanie z Instytucją pośredniczącą lub nie otrzymania transzy środków finansowych na konto projektu) lub części zamówienia bez prawa regresu ze strony Wykonawcy. 2.Opis przedmiotu zamówienia: 2.1. Osoba wyznaczona przez Wykonawcę do realizacji zamówienia będzie zaangażowana na stanowisku Specjalista ds. rozliczeń i monitoringu w wymiarze maksymalnie 800 godzin przez cały okres trwania umowy. 2.2.Do obowiązków Specjalisty ds. rozliczeń i monitoringu (dalej: Specjalista) należą: -przygotowanie regulaminu monitoringu i ewaluacji w oparciu o wniosek o dofinansowanie -przygotowanie narzędzi monitoringowych i ewaluacyjnych w postaci m.in. kwestionariuszy ankiet i wywiadów ex ante i ex post, testów wiedzy i kompetencji ex ante i ex post, arkuszy samooceny, kart obserwacji i hospitacji, kart konsultacji, szablonów opinii etc. -utworzenie matryc kodowych do zaproponowanych narzędzi -prowadzenie prac monitoringowych i ewaluacyjnych w szkołach i zakładach pracy w godzinach pracy placówek edukacyjnych i zakładów pracy (powielanie, dystrybucja i zbieranie narzędzi wśród uczniów i prowadzących) -analiza danych ilościowych i jakościowych uzyskanych w toku działań monitoringowych i ewaluacyjnych -opracowanie raportów i sprawozdań cząstkowych oraz zbiorczych z przeprowadzonych analiz zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie -opracowanie i nadzór nad dokumentacją projektu w zakresie monitoringu i ewaluacji -archiwizacja dokumentacji monitoringowej i ewaluacyjnej w wersji papierowej i elektronicznej -zarządzanie ryzykiem w projekcie (identyfikacja ryzyka, analiza jakościowa i ilościowa ryzyka, planowanie i reakcja na ryzyko, monitorowanie i kontrola ryzyka) -wsparcie w rekrutacji uczestników projektu, w tym utworzenie i prowadzenie baz danych uczestników, przydział do grup oraz monitoring zmian -kontakty z dyrekcją szkół w godzinach pracy placówek edukacyjnych -monitoring wydatków w projekcie, w tym prowadzenie zestawienia ponoszonych kosztów i prognoz wydatków w arkuszu kalkulacyjnym -prowadzenie sprawozdawczości finansowej i merytorycznej projektu z uwzględnieniem zarówno wytycznych POKL jak i wewnętrznych wymogów formalnych instytucji publicznej; -wypełnianie formularza PEFS -opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z zasadami realizacji projektów POKL -wystawianie not księgowych -monitoring wkładu własnego w projekcie -monitoring wydatków w ramach finansowania krzyżowego -nadzór nad przepływem środków finansowych w projekcie -współpraca z księgowym/ą projektu oraz działem księgowości Zamawiającego -stały kontakt z Koordynatorem projektu w kwestii zarządzania kosztami (np. informowanie o zauważonych nieprawidłowościach finansowych) oraz Instytucją Pośredniczącą w związku z zatwierdzeniem wniosków o płatność; -sporządzanie harmonogramów płatności i dbałość o płynność finansową projektu -sporządzanie Wniosków Beneficjenta o Płatność w części finansowej -sporządzanie załącznika nr 2 do Wniosku Beneficjenta o Płatność -archiwizacja dokumentacji finansowej projektu -uczestnictwo w pracach zespołu projektowego, w tym w cotygodniowych zebraniach zespołu projektowego 3.Pozostałe informacje istotne dla realizacji zamówienia 3.1.Przez cały czas trwania Projektu, w razie pytań i problemów Wykonawcy dotyczących realizacji usługi, pomocą będzie służył Koordynator Projektu. 3.2.Wykonawca podlega bezpośrednio Koordynatorowi Projektu - wyznaczonego przez Zamawiającego. 3.3.Wykonawca zobowiązany jest wykonać przedmiot umowy z zachowaniem należytej staranności o której mowa w art. 355 Kodeksu Cywilnego, 3.4.Wykonawca zobowiązany jest do prowadzenia kart czasu pracy zgodnie z wzorem dostarczonym przez Zamawiającego, 3.5.Zamawiający wymaga, by osoby realizujące usługę przestrzegały wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POKL, co oznacza, że takie osoby nie mogą świadczyć pracy (rozliczyć roboczogodzin) w ilości przekraczającej 240 godzin w miesiącu (dotyczy to zarówno umów cywilnoprawnych, jak i umów o pracę). Zapisy zawarte w ust. 3.4. stosuje się odpowiednio. a) Zgodnie z wytycznymi projektu, Zamawiający przewiduje zaangażowanie Specjalisty poziomie maksymalnie 800 godzin, przy czym Zamawiający wymaga takiego zorganizowania prac przez Wykonawcę aby w każdym z miesięcy trwania umowy, Specjalista przedstawił rozliczenie za co najmniej 50 godzin. 3.6.Zamówienie należy zrealizować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa