Obsługa Ministerstwa Spraw Zagranicznych w zakresie organizacji wizyt studyjnych o charakterze polityczno-informacyjnym. - pl-warszawa: usługi hotelarskie

Opis przedmiotu przetargu: i. tematyka organizowanych wizyt obejmuje następujące zagadnienia 1. przedstawienie polski jako członka ue wraz z politycznymi, gospodarczymi i społecznymi tego konsekwencjami; 2. rozwój polskiej polityki bezpieczeństwa i uwypuklenie polskich pozytywnych doświadczeń wynikających z członkostwa w nato i ue; 3. promocja polskiej gospodarki, eksportu, inwestycji i turystyki; 4. praca rządu i administracji państwowej na rzecz dalszego rozwoju demokracji i przestrzegania praw człowieka; 5. przedstawienie sukcesów polskiej transformacji politycznej, gospodarczej i społecznej po 1989 r. 6. prezentacja poszczególnych regionów polski; 7. inne zagadnienia związane ze sferą zawodowego zainteresowania gości. ii. planowanie i organizacja wizyt zadaniem wykonawcy będzie, na zlecenie zamawiającego, planowanie, opracowanie programu wizyty pod względem merytorycznym (na podstawie założeń programowych przedstawionych przez zamawiającego) i logistycznym oraz organizacja, realizacja i rozliczenie wizyt studyjnych. zakres obowiązków wykonawcy 1. opracowywanie szczegółowych programów wizyt pod względem merytorycznym i logistycznym zgodnie z wytycznymi zamawiającego i polskich placówek zagranicznych; przy opracowywaniu programu zamawiający będzie oczekiwał od wykonawcy inwencji i kreatywności. 2. program merytoryczny obejmuje organizację spotkań z politykami, urzędnikami administracji państwowej i samorządowej różnego szczebla, przedstawicielami sfery gospodarki, biznesu, mediów oraz organizacji pozarządowych i społecznych, a także świata kultury (na specjalne życzenie gości lub zamawiającego); a) zamawiający przekaże wykonawcy krótki opis wizyty, założenia programowe oraz sugestie dot. osób i instytucji, z którymi mają spotkać się goście oraz tematyki, którą są zainteresowani; b) wykonawca przedstawi projekt programu, stworzony w oparciu o ww. sugestie, który musi zyskać akceptację zamawiającego (ddpk i placówki); c) po uzyskaniu akceptacji wykonawca przystępuje do realizacji wizyty. 3. zapewnienie materiałów promocyjno informacyjnych o polsce i związanych z tematyką wizyty. materiały powyższe powinny zawierać a) program wizyty w odpowiedniej wersji językowej 70 % pierwsza grupa językowa (angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański, włoski), sporadycznie druga (pozostałe języki europejskie), trzecia (arabski, chiński) oraz czwarta grupa językowej (pozostałe języki pozaeuropejskie). powyższe proporcje, wynikające z dotychczasowych doświadczeń zamawiającego, są jedynie szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia; b) informacje na temat odwiedzanych instytucji, rozmówców, problematyki spotkań; c) mapę polski oraz dojazdów do odwiedzanych miejsc; d) materiały dostarczone przez zamawiającego; 4. zapewnienie dostępu do materiałów informacyjnych z najważniejszych wydarzeń bieżących i historycznych w polsce (w razie potrzeby); zamawiający zastrzega możliwość zlecenia wykonawcy zakupu materiałów informacyjnych (np. albumy, płyty, książki) oraz zakup materiałów zdjęciowych i filmowych (wraz z licencjami lub prawami autorskimi). wykonawca będzie ponosił całkowitą odpowiedzialność za naruszenie własności intelektualnej oraz praw autorskich osób trzecich. 5. opracowanie i przekazywanie gościom ankiet ewaluacyjnych wizyty; 6. zapewnienie obsługi logistyczno organizacyjnej w postaci a) zakwaterowania (na podstawie dotychczasowych doświadczeń zamawiający przewiduje 45 % noclegów w warszawie, 30 % w krakowie oraz 25 % wszystkie pozostałe; proporcje te są jedynie szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia); b) wyżywienia; c) towarzyszenie/tłumaczenie podczas całego pobytu gości w polsce; na podstawie dotychczasowego doświadczenia zamawiający przewiduje, że 70 % tłumaczenia będzie obywać się na/z języków w ramach pierwszej grupy językowej (angielski, francuski, rosyjski, niemiecki, hiszpański, włoski), sporadycznie z drugiej (pozostałe języki europejskie), trzeciej (arabski, chiński) oraz czwartej grupy językowej (pozostałe języki pozaeuropejskie). proporcje te są jedynie szacunkowe i mogą ulec zmianie w trakcie realizacji zamówienia; d) organizacji programu kulturalno turystycznego; e) zorganizowania tłumaczenia symultanicznego (w razie potrzeby); f) transportu na terenie polski i w razie konieczności w uzasadnionych przypadkach poza jej granicami na specjalne zlecenie zamawiającego (rodzaj środka transportu według wskazania zamawiającego); g) w razie konieczności zapewnienie sali na spotkania organizowane w ramach wizyty studyjnej (wielkość i wyposażenie sali w zależności od potrzeb) h) pomocy technicznej przy przesyłaniu materiałów pocztą elektroniczną do macierzystych krajów gości (w razie potrzeby); i) gotowości osobistego dołączenia do grupy co najmniej jednej z osób z zespołu obsługi organizacyjnej w sytuacji nieprzewidzianej w trakcie organizacji wizyty (np. zastąpienie opiekuna wskutek nagłej niedyspozycji, zajęcie się jednym z uczestników, dostarczenie materiałów, biletów itp.) w czasie nie dłuższym niż 40 min. od momentu powiadomienia o takiej konieczności w przypadku, gdy sytuacja taka zaistnieje na terenie warszawy; j) dostępności (w kontakcie telefonicznym) osoby odpowiedzialnej za realizację wizyty z ramienia wykonawcy, przez cały czas jej trwania, dla przedstawiciela zamawiającego i uczestników wizyty studyjnej. 7. nadzór nad przebiegiem wizyty. 8. terminowe regulowanie rachunków za usługi związane z realizacją wizyt studyjnych. zamawiający w zależności od charakteru wizyty określi każdorazowo w umowie wykonawczej zakres obowiązków wykonawcy. iii. kontrola i monitoring realizacji wizyty zadaniem wykonawcy będzie przygotowywanie (w ciągu 30 dni od daty jej zakończenia) pisemnego sprawozdania z każdej wizyty zawierającego 1. merytoryczną i organizacyjną ocenę wizyty przez uczestników (m.in. w oparciu o ankiety ewaluacyjne wizyty) i organizatorów, 2. szczegółowe rozliczenie kosztów – kosztorys powykonawczy, kopie dokumentów finansowych świadczących o faktycznie poniesionych kosztach. podstawą dla wykonawcy do wystawienia faktury jest zatwierdzenie sprawozdania przez zamawiającego oraz stwierdzenie prawidłowości wykonania umowy w formie protokołu odbioru, 3. do sprawozdania należy dołączyć wypełnione przez uczestników wizyty ankiety ewaluacji wizyty. iv. liczba wizyt liczba wizyt wynikać będzie z aktualnego zapotrzebowania zamawiającego. ich ilość oraz złożoność uzależniona jest od zapotrzebowania placówek w zakresie organizacji wizyt studyjnych o charakterze polityczno informacyjnym, stanowiącego wypadkową szeregu czynników. w ciągu ostatnich trzech lat odbyło się średnio 57 wizyt rocznie. wizyty trwały przeciętnie 5 dni, przy średniej liczebności 4 osób uczestniczących w wizycie. opis przedmiotu zamówienia sporządzony został na podstawie dotychczasowego doświadczenia zamawiającego związanego z organizacją wizyt studyjnych o charakterze polityczno informacyjnym. z uwagi na specyfikę oraz trzyletnią perspektywę czasową zamówienia, opis ma charakter ramowy. doprecyzowanie przedmiotu zamówienia nastąpi każdorazowo na etapie zamówienia wykonawczego. ii.1.6)