Wbór banku w celu wykonywania bankowej obsługi budżetu Powiatu Cieszyńskiego oraz jego jednostek organizacyjnych w latach 2016 - 2020

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie bankowej obsługi budżetu Powiatu Cieszyńskiego oraz jednostek organizacyjnych Powiatu działających w formie jednostek budżetowych i samorządowej instytucji kultury, w okresie od 1 stycznia 2016 r. do 31 grudnia 2020 r. 2 Do zakresu zamówienia na wykonywanie bankowej obsługi budżetu Powiatu Cieszyńskiego i jego jednostek organizacyjnych wchodzą: 2.1. Otwarcie i prowadzenie rachunku głównego i rachunków pomocniczych budżetu Powiatu Cieszyńskiego, jako jednostki samorządu terytorialnego oraz rachunków głównych i pomocniczych dla wszystkich jednostek organizacyjnych (wykaz jednostek oraz ilość rachunków wg stanu na 30.09.2015 stanowi załącznik nr 5 do SIWZ), na następujących warunkach: a) rachunki bankowe będą prowadzone w złotych polskich, b) rachunki będą oprocentowane w wysokości zaproponowanej przez Oferenta, wg zmiennej stopy procentowej, stałej w okresach miesięcznych, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca - oprocentowanie środków będzie oparte na stopie WIBID 1M i stałym wskaźniku banku przyjętym do ustalenia oprocentowania, c) warunki prowadzenia rachunków będą takie same dla wszystkich jednostek. 2.2. Prowadzenie usługi konsolidacji sald (rachunku skonsolidowanego) - przez co należy rozumieć konsolidację na koniec każdego dnia roboczego sald rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego, w tym w szczególności rachunek główny (bieżący) budżetu Powiatu Cieszyńskiego i rachunki bieżące jednostek organizacyjnych wskazane przez Zamawiającego. W przypadku, gdy na rachunku głównym (bieżącym) budżetu Powiatu wystąpi saldo debetowe, suma sald uzyskana wskutek konsolidacji posłuży do zredukowania debetu - w takiej sytuacji Zamawiający poniesie koszty kredytu w rachunku bieżącym jedynie do takiej wysokości, w jakiej debet na wskazanym rachunku nie zostanie zredukowany przez sumę sald pozostałych rachunków podlegających konsolidacji. Środki służące redukcji debetu nie będą podlegały oprocentowaniu - oprocentowanie będzie dotyczyć wyłącznie dodatniej sumy sald uzyskanej podczas konsolidacji. Konsolidacja sald będzie przeprowadzana w sposób wirtualny, tj. bez dokonywania przeksięgowań sald między rachunkami, potwierdzona dziennym lub miesięcznym raportem z konsolidacji przesyłanym w formie elektronicznej. Na wniosek Zamawiającego każdy nowy rachunek bankowy otwarty w ramach obsługi bankowej może być włączony w każdym czasie do usługi konsolidacji. 2.3. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych utworzonych dla celów projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej według wymogów narzuconych przez instytucje przekazujące w/w środki, w tym również rachunków walutowych dla budżetu Powiatu oraz każdej jednostki organizacyjnej. 2.4. Wydanie na wniosek Zamawiającego, bez ponoszenia dodatkowych opłat, imiennych kart debetowych płatniczych dla wskazanych pracowników Zamawiającego i jego jednostek, przypisanych do rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego i jego jednostki. Należy przyjąć wydanie maksymalnie 2 kart debetowych do rachunku podstawowego każdej jednostki. 2.5. Możliwość wydania, bez dodatkowych opłat, na okaziciela kart przedpłaconych, przypisanych do wyodrębnionego rachunku bankowego z określonym limitem środków, na podstawie odrębnego wniosku Zamawiającego lub jego jednostek. 2.6. Możliwość otwierania dodatkowych rachunków pomocniczych oraz walutowych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie. 2.7. Potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych. 2.8. Likwidacja rachunków bankowych na pisemny wniosek Zamawiającego. 2.9. Prowadzenie rozliczeń pieniężnych gotówkowych i bezgotówkowych w następujących formach: a) realizacja krajowych i zagranicznych przelewów za pomocą elektronicznego sytemu bankowości internetowej oraz na formularzach papierowych, b) przyjmowanie wpłat i dokonywanie wypłat gotówkowych w walucie krajowej i zagranicznej, c) realizacja przelewów w walucie obcej. Rozliczenia bezgotówkowe powinny odpowiadać następującym warunkom: - realizacja poleceń przelewu przy pomocy elektronicznego systemu bankowości internetowej musi odbywać się w czasie rzeczywistym, w dniu ich złożenia najbliższą sesją Eliksir lub Sorbnet, - realizacja poleceń przelewu w ramach jednego banku powinna następować nie później niż w ciągu 1 godziny od złożenia dyspozycji, - realizacja poleceń przelewu na rachunki w innych bankach powinna następować w tym samym dniu roboczym, jeżeli dyspozycja zostanie złożona do godz. 1700 danego dnia. Rozliczenia gotówkowe powinny uwzględniać: - przyjmowanie wpłat gotówkowych w kasach placówki, oddziału, filii, agencji itp. banku przez klientów wpłacających na rachunki Zamawiającego bez pobierania od wpłacającego prowizji i opłat oraz innych kosztów, - możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadacza rachunku za pomocą czeków elektronicznych, papierowych lub w innej formie, - możliwość wymiany gotówki na nominały o mniejszej wartości tj. na banknoty lub bilon, - możliwość realizacji transakcji walutowych w zakresie kupna/sprzedaży dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych. 2.10. Świadczenie usług za pomocą elektronicznego systemu bankowości internetowej. Element ten obejmuje nieodpłatną instalację, konfigurację, aktualizację i udostępnienie do korzystania z pełnego oprogramowania systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych Zamawiającego i dla dowolnej ilości stanowisk oraz dostarczenie niezbędnych urządzeń i innego wyposażenia komputerowego (np.: tokeny, czytniki kart, karty do podpisu elektronicznego) potrzebnych do prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania systemu. Dodatkowo Wykonawca zapewni przeszkolenie pracowników Zamawiającego w zakresu obsługi systemu oraz obsługę serwisową. System powinien spełniać następujące wymagania: - obsługa od kilku do kilkunastu rachunków bankowych, - dostęp do systemu dla dowolnej liczba użytkowników, - możliwość sprawdzania sald rachunków w ciągu dnia, - możliwość generowania (wydruku) wyciągów z rachunków w formie elektronicznej, - nieograniczona ilość dokonywania dyspozycji z rachunków w ciągu jednego dnia, - dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, - pełną informację o dacie i godzinie operacji, - możliwość równoczesnego wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostek, - umożliwienie użytkownikowi autoryzowania zleceń płatniczych i działań w systemie za pomocą klucza podpisu zachowanego na karcie mikroprocesorowej, zewnętrznym nośniku danych lub certyfikatem kwalifikowanym, a także dopuszczalne jest wykorzystanie nowoczesnych sposobów autoryzacji zleceń takich jak np. urządzenia identyfikacji biometrycznej lub innych, - przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, - dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, - program powinien posiadać możliwość tworzenia: - bazy kontrahentów, - wzorcowych przelewów np. do ZUS i US, - serwis oprogramowania i usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 3 godzin, - drukowanie pojedynczych potwierdzeń transakcji uznaniowych i obciążeniowych, - możliwość importu przelewów wystawionych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego, - możliwość nadawania nowych bądź zmiana istniejących uprawnień użytkowników systemu w dowolnym momencie obowiązywania umowy, - udostępnienie Zamawiającemu biernego podglądu wszystkich rachunków bankowych jednostek organizacyjnych (w tym historii rachunków). Wymagania dotyczące komunikacji pomiędzy klientem, a bankiem: - zlecenia powinny być niezwłocznie po wysłaniu przyjmowane przez bank, - księgowanie poleceń złożonych elektronicznie powinno następować natychmiast lub nie później niż w ciągu 1 godziny od przesłania danych do banku, - transmisja danych do i z banku powinna się odbywać za pomocą środków technicznych zapewniających odpowiednie bezpieczeństwo, uniemożliwiających ingerencję osób trzecich. 2.11. Możliwość deponowania wolnych środków pieniężnych w jednorazowej wys. co najmniej 1.000.000 zł na lokatach kilkudniowych, tygodniowych i dłuższych na warunkach negocjowanych, pod warunkiem uruchomienia takiej opcji przez Zamawiającego na pisemny wniosek. Powrót środków pieniężnych wraz z należnymi odsetkami na rachunek bankowy, z którego utworzono lokatę terminową. 2.12. Zerowanie rachunków bankowych podstawowych i pomocniczych jednostek budżetowych Powiatu, zgodnie z odrębnymi dyspozycjami, polegające na przekazaniu z dniem 31 grudnia kwot pozostałych na wskazanych rachunkach na rachunek budżetu Powiatu oraz przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek ze wskazanych przez Zamawiają rachunków bankowych jednostek organizacyjnych na rachunek budżetu Powiatu. 2.13. Uruchomienie na wniosek Zamawiającego krótkoterminowego odnawialnego kredytu w rachunku bieżącym do wysokości maksymalnej 10.000.000 zł w danym roku kalendarzowym (budżetowym). Usługa ta obejmuje udzielenie na wniosek Zamawiającego kredytu na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego w ramach głównego rachunku budżetu Powiatu. Górna wartość kredytu w poszczególnych latach trwania umowy zapisywana będzie w Uchwałach Budżetowych Rady Powiatu Cieszyńskiego. Kredyt ten będzie spłacany w tym samym roku budżetowym, w którym został zaciągnięty. Oprocentowanie kredytu będzie oparte na zmiennej stopie WIBOR 1M powiększonej o stałą marżę banku. Odsetki od wykorzystanego kredytu naliczane i pobierane będą, po uwzględnieniu konsolidacji, na koniec każdego miesiąca, w oparciu o średnią arytmetyczną wysokość stawek WIBOR 1M z miesiąca poprzedzającego, z uwzględnieniem rzeczywistej liczby dni wykorzystania. Wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłat za gotowość do uruchomienia kredytu oraz za niewykorzystanie przez Zamawiającego postawionego do dyspozycji kredytu. 2.14. Uruchomienie przez zainteresowanego Wykonawcę punktu obsługi kasowej w siedzibie Zamawiającego na koszt Wykonawcy, czynnego w dniach i godzinach pracy Starostwa Powiatowego lub alternatywnej formy obsługi kasowej. 2.15. Bieżące generowanie nieodpłatnych dziennych wyciągów bankowych w formie elektronicznej z informacjami o stanach na rachunkach oraz dokonanych operacjach, a także potwierdzenie stanu sald. Wyciągi z rachunków bankowych powinny być udostępniane przez bank w następnym dniu roboczym po dniu, którego wyciąg będzie dotyczyć. W przypadku awarii systemu bankowości elektronicznej lub innych trudnych do przewidzenia zdarzeń leżących po stronie Wykonawcy lub Zamawiającego, Wykonawca dostarczy wyciągi bankowe w formie papierowej na wniosek Zamawiającego. Oferent powinien również zapewnić możliwość telefonicznego sprawdzania sald rachunków w ciągu dnia. 2.16. Zapewnienie możliwości kupna i sprzedaży waluty obcej przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne, wg kursu ustalonego z uwzględnieniem stałego spread-u walutowego, zadeklarowanego przez Wykonawcę i obowiązującego w całym okresie umowy. 2.17. Wydawanie dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych nieodpłatnie zaświadczeń, opinii i raportów w zakresie prowadzonej obsługi bankowej. 2.18. Zapewnienie możliwości udzielania lub potwierdzania gwarancji bankowych. 3. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca: 3.1. Zagwarantował prowadzenie lub otwarcie i prowadzenie na terenie miasta Cieszyna siedziby, oddziału, filii, agencji, punktu kasowego itp. albo zobowiązał się, że w przypadku wybrania jego oferty otworzy taki oddział, filię, agencję lub punk kasowy itp. lub w inny sposób zapewnił możliwość dokonywania wpłat i wypłat gotówkowych, w każdym czasie, przez Zamawiającego i jego jednostki organizacyjne. 3.2. Zagwarantował miesięczny okres kapitalizacji odsetek na rachunkach bieżących i rachunkach pomocniczych. 3.3. Zagwarantował nie pobieranie dodatkowych opłat i prowizji bankowych w związku z przyznaniem kredytu w rachunku bieżącym. 3.4. Zagwarantował nie pobieranie dodatkowych opłat i prowizji bankowych od przyznanego, lecz niewykorzystanego kredytu w rachunku bieżącym. 3.5. Zagwarantował nie pobieranie opłat i prowizji bankowych od klientów wpłacających bezpośrednio na rachunki Zamawiającego. 3.6. Zagwarantował nie pobieranie opłat i prowizji bankowych od wydawanych dla Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych zaświadczeń, opinii i raportów w zakresie prowadzonej obsługi bankowej. 3.7. Zagwarantował nie pobieranie opłat i prowizji bankowych od generowanych wyciągów bankowych. 3.8. Zagwarantował nie pobieranie opłat bankowych od wydanie na wniosek Zamawiającego imiennych kart debetowych płatniczych przypisanych do rachunków bankowych wskazanych przez Zamawiającego i jego jednostki. 3.9. Zagwarantował Zamawiającemu możliwość biernego wglądu w rachunki bankowe wszystkich jego jednostek organizacyjnych. 3.10. Zapewnił bezpłatne doradztwo finansowe w zakresie objętym umową na wykonywanie bankowej obsługi budżetu powiatu. 3.11. Zapewnił od dnia podpisania umowy świadczenie usług bankowości elektronicznej, umożliwiających realizację zleceń płatniczych w czasie rzeczywistym dla wszystkich rachunków. 3.12. Zapewnił bezpłatne szkolenie niezbędnej ilości osób obsługujących stanowiska systemu bankowości elektronicznej w zakresie obsługi i konserwacji. 4 Zamawiający zastrzega sobie prawo swobodnego lokowania wolnych środków na rachunkach w innych bankach. 5 Z uwagi na przedmiot zamówienia zawarta zostanie jedna umowa ogólna z Powiatem Cieszyńskim na wykonanie bankowej obsługi budżetu Powiatu i jego jednostek organizacyjnych w zakresie dotyczącym świadczenia usług bankowych dla Powiatu, jako jednostki samorządu terytorialnego. Umowa ta będzie zawierać wszystkie elementy składające się na przedmiot i zakres zamówienia. Umowa ta może odsyłać do umów szczególnych np. umowy dotyczącej usług bankowości elektronicznej, kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym. W przypadku wystąpienia umów szczególnych ich ilość będzie uzgadniana z Wykonawcą, który zostanie wyłoniony w drodze postępowania przetargowego. Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych, jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie, a wszystkie jednostki organizacyjne Powiatu mają mieć takie samo prawo do zawarcia umowy na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia jednostek organizacyjnych, utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Powiatu, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach podpisanych z Zamawiającym. Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Powiatu zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem zamówienia, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki. 6 Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu wykonania operacji zleconych przez Zamawiającego. 7 Nie spełnienie powyższych wymogów będzie skutkować odrzuceniem oferty Wykonawcy,