świadczenie usług księgowo - finansowych, administracji płacowej oraz bieżących konsultacji podatkowych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem niniejszej umowy jest świadczenie usług księgowo-finansowych, administracji płacowej oraz bieżącego doradztwa podatkowego, które obejmują: 1. prawidłowe i rzetelne prowadzenie przez Wykonawcę ewidencji księgowej Zamawiającego w postaci księgi rachunkowej, zwanej dalej Księgą na którą składają się: a. dziennik, b. konta księgi głównej i ksiąg pomocniczych, c. zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, 2. prawidłowe i rzetelne prowadzenie pozostałej dokumentacji, na którą składają się: a. odrębne ewidencje dla celów podatku od towarów i usług, b. ewidencje środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, 3. bieżące prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej w oparciu o własne dekrety sporządzone na dokumentach księgowych dostarczonych przez Zamawiającego, w oparciu o Ustawę o rachunkowości i zakładowy plan kont zatwierdzony przez Zamawiającego, co oznacza: a) dekretację, tj. ocenę dokumentów księgowych pod względem ich zgodności z prawem podatkowym i bilansowym, podejmowanie decyzji o sposobie ich zakwalifikowania pod względem podatkowym oraz ujęcia w księgach rachunkowych, b) dokonywanie zapisów księgowych przy użyciu komputera, tzn. ewidencjonowanie poszczególnych zdarzeń gospodarczych oraz sporządzanie miesięcznych wydruków zestawień obrotów i sald oraz dzienników, c) naliczanie, zgodnie z obowiązującymi przepisami kosztów amortyzacji środków trwałych oraz WNiP znajdujących się w ewidencji, d) prowadzenie i uzgadnianie rozrachunków z kontrahentami, e) prowadzenie i uzgadnianie rozrachunków z pracownikami, f) rozliczanie w księgach rachunkowych inwentaryzacji, 4. prawidłowe, rzetelne prowadzenie wyodrębnionej ewidencji dla projektów unijnych, w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania ze środków Funduszy Unii Europejskiej, 5. prawidłowe, rzetelne prowadzenie wyodrębnionej ewidencji dla projektów innych niż unijne, w przypadku uzyskania przez Zamawiającego dofinansowania oraz obowiązku wyodrębnienia ewidencji księgowej, 6. prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzanie oraz składanie deklaracji i informacji podatkowych we właściwym urzędzie skarbowym, 7. prawidłowe i rzetelne archiwizowanie dokumentów księgowych oraz dokumentacji inwentaryzacyjnej, 8. prawidłowe i rzetelne sporządzanie rocznego sprawozdania finansowego oraz rozliczenia podatkowego, 9. obsługa badania sprawozdania finansowego prowadzonego przez biegłego rewidenta, 10. bieżące konsultacje podatkowe, 11. sporządzanie sprawozdań, zestawień, ankiet, informacji itp. przygotowywanych przez Zamawiającego dla właściciela i innych instytucji (według wzorów przekazanych przez Zamawiającego) w terminach wyznaczonych przez Zamawiającego, 12. prawidłowe i terminowe sporządzanie oraz składanie sprawozdań dla celów statystycznych, 13. udział w postępowaniach kontrolnych (podatkowych i skarbowych) a także innych, które wiążą się z badaniem lub przeglądaniem ksiąg rachunkowych Zamawiającego, dotyczących okresu wykonywania zlecenia i udzielanie w tym zakresie niezbędnych wyjaśnień, 14. udział w postępowaniach kontrolnych związanych z dokumentacją płacową, 15. przygotowywanie zestawień danych księgowych na życzenie Zamawiającego, 16. korygowanie deklaracji (m.in. deklaracje VAT, DRA, PIT itp.), informacji i sprawozdań oraz innych dokumentów, do sporządzenia których Zamawiający jest zobowiązany, 17. sporządzanie zestawień i informacji wewnętrznych o kosztach, przychodach, wyniku - ogółem wg kosztów rodzajowych oraz w podziale na miejsca powstawania kosztów, 18. rozliczanie miesięczne kosztów z podziałem na poszczególne ośrodki kosztów, 19. prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzanie list płac w oparciu o angaże i inne dokumenty płacowe przekazane przez dział kadr oraz regulamin wynagrodzeń Zamawiającego, Kodeks Pracy, Ustawę o działalności leczniczej i inne przepisy szczegółowe, 20. ustalanie miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, 21. prawidłowe, rzetelne i terminowe sporządzanie i składanie deklaracji ZUS oraz PFRON, 22. informowanie Zamawiającego w formie pisemnej lub elektronicznej o wysokości podatków (zaliczek na podatki) oraz zobowiązań wobec ZUS i PFRON należnych do zapłaty, w terminie minimum 2 dni roboczych przed terminem ich płatności, 23. prowadzenie kartotek wynagrodzeń oraz pełnej dokumentacji zasiłkowej dla pracowników, 24. wydawanie pasków wynagrodzeń pracownikom Zamawiającego, 25. prawidłowe i rzetelne archiwizowanie dokumentacji płacowej, 26. przygotowywanie zaświadczeń o zarobkach oraz innych dokumentów dot. wynagrodzeń, 27. sporządzanie informacji, zestawień i ankiet dot. wynagrodzeń wg wzorów i w terminach wskazanych przez Zamawiającego, 28. terminowe, prawidłowe i rzetelne sporządzanie rozliczeń rocznych dot. podatku dochodowego od osób fizycznych, 29. prowadzenie korespondencji związanej tematycznie z zakresem wykonywanych czynności. Uwaga: średnie zatrudnienie w etatach przeliczeniowych na dzień 31.08.2015r.wynosi ok. 212 osób, praca w systemie zmiennym oraz dyżurów, miesięczna ilość dokumentów księgowych minimum 500 szt., suma bilansowa na 31.08.2015 wynosi 52.333.186,85 PLN, Przychody netto ze sprzedaży za okres 04.12.2014-31.08.2015 wynoszą 19.819.010,29 PLN. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych i częściowych. Zamawiający nie przewiduje dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zamówień uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 ustawy stanowiących nie więcej niż 5% wartości zamówienia podstawowego. Zamówienie uzupełniające dotyczyć będzie między innymi korygowania deklaracji VAT, DRA, PIT, z lat nieobjętych umową, itp. Zamawiający nie przewiduje zawarcia umowy ramowej. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów udziału w postępowaniu. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert w postaci elektronicznej. Zamawiający nie stawia wymagań związanych z realizacją zamówienia, o którym mowa w art. 29.ust.4 ustawy Pzp. Warunki dodatkowe dotyczące przedmiotu zamówienia: 1. Miejscem wykonania usługi jest siedziba Zamawiającego. 2. Miejscem przechowywania dokumentów jest siedziba Zamawiającego. 3. Wykonawca ma obowiązek wyznaczenia osoby mającej ukończone wyższe studia magisterskie ekonomiczne oraz minimum 5 letnie doświadczenie na stanowisku głównego księgowego, odpowiedzialnej za nadzór nad realizacją umowy w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, która będzie m.in. podpisywała deklaracje i informacje podatkowe oraz sprawozdania i inne materiały przygotowywane dla Zamawiającego. Osoba ta będzie wykonywała swoje obowiązki w siedzibie Zamawiającego, przez co najmniej 10 godzin tygodniowo, przy czym co najmniej 2 razy w tygodniu (w dni robocze) w godzinach między 7.30- 15.00 (liczba godzin obecności osoby nadzorującej w Centrum Pediatrii jest kryterium pozacenowym). Ponadto osoba ta powinna być dostępna w stałym kontakcie telefonicznym z przedstawicielem Zamawiającego oraz w sytuacjach wyjątkowych, wymagających osobistej obecności - niezwłocznie wstawić się osobiście na jego wezwanie w siedzibie Zamawiającego (bez względu na zaoferowaną ilość godzin w ofercie Wykonawcy). 4. Wykonawca ma obowiązek wyznaczenia osoby mającej 3 letnie doświadczenie na stanowisku specjalisty ds. płac. Osoba ta będzie wykonywała swoje obowiązki w siedzibie Zamawiającego przez co najmniej 12 godzin tygodniowo, przy czym co najmniej 3 razy w tygodniu (w dni robocze) w godzinach 7.30 - 15.00. Zamawiający wynajmie Wykonawcy pomieszczenie o powierzchni 18,80 m². Wykonawca z tytułu najmu zapłaci miesięczny czynsz w wysokości 650,00 zł netto. Stawka czynszu obejmuje: opłatę za powierzchnie, media, podatek od nieruchomości, konserwację czujki p.poż, wywóz odpadów komunalnych. Wykonawca zobowiązany jest do: a. utrzymania pomieszczenia w stanie umożliwiającym ich prawidłowe wykorzystanie oraz w stanie jakościowym i technicznym nie gorszym niż przy założeniu przeciętnego użytkowania, b. wykorzystania najmowanego pomieszczenia tylko na cele związane z przedmiotem zamówienia, c. nie podnajmowania i poddzierżawy pomieszczeń osobom trzecim bez pisemnej zgody Zamawiającego, d. w przypadku korzystania z połączeń telefonicznych przez centralę telefoniczną, Wykonawca zostanie obciążony za przeprowadzone rozmowy na podstawie prowadzonego rejestru rozmów i taryfy dostawcy usługi.