Świadczenie usług polegających na obsłudze zagranicznych podróży służbowych realizowanych transportem lotniczym, odbywających się w 2012 r., zgodnie z potrzebami Głównego Inspektoratu Weterynarii

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na obsłudze zagranicznych podróży służbowych realizowanych transportem lotniczym, odbywających się w 2012 r., zgodnie z potrzebami Głównego Inspektoratu Weterynarii. 2. Zakres usług będących przedmiotem zamówienia obejmuje: 1) rezerwację i sprzedaż biletów lotniczych każdorazowo na zlecenie Zamawiającego w zakresie: tras, terminów i klas lotniczych, według obowiązujących taryf określonych przez przewoźników, z uwzględnieniem najkorzystniejszych cen, dostępnych w czasie nie dłuższym niż cztery godziny od złożenia zlecenia, 2) przedstawianie przez Wykonawcę różnych wariantów połączenia, w tym połączeń wieloetapowych, uwzględniających najkorzystniejsze na rynku ceny i promocje (tzn. uwzględniające zniżki: grupowe o ile występują warunki ich przyznania, wynikające z terminu rezerwacji, połączeń weekendowych oraz wszelkich innych promocji, w tym także biletów tzw. (tanich przewoźników)), wraz z podaniem informacji dotyczących: a) wpływu przesunięcia terminu wyjazdu (np. wylot jeden dzień wcześniej/powrót jeden dzień później) na zmianę ceny biletu lotniczego, b) nazw linii lotniczych, c) najkorzystniejszych tras podróży pod względem cenowym, długości trasy i czasu podróży, 3) bezkosztową możliwość anulacji rezerwacji lub zmiany czasu, terminu oraz klasy podróży, o ile fakt ten został zgłoszony Wykonawcy nie później niż na 24 godziny przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży. 3. W zakresie realizacji zamówienia Wykonawca będzie zobowiązany do: 1) pośrednictwa między Zamawiającym a przewoźnikiem w sprawach reklamacyjnych, 2) bezpłatnego dostarczania dokumentów podróży (biletów) oraz faktur do siedziby Zamawiającego, w terminie z nim uzgodnionym, najpóźniej na 24 godziny przez terminem odlotu, zaś w sytuacji nagłej - do miejsca wskazanego przez Zamawiającego nie później niż na 6 godzin przed planowanym wylotem, 3) posiadania lub uruchomienia dla Zamawiającego linii telefonicznej, czynnej całodobowo przez siedem dni w tygodniu, umożliwiającej dokonanie rezerwacji lub zmian w rezerwacji oraz umożliwienia stałego kontaktu telefonicznego z przedstawicielem Wykonawcy w wyżej wskazanym przedziale czasu, 4) każdorazowego przekazywania Zamawiającemu drogą elektroniczną, na wskazane adresy, informacji nt. dokonywanych rezerwacji biletów, obejmujących: dane rezerwacji, cenę biletu oraz termin wykupu, 5) każdorazowego, w dniu wykupu biletu, informowania Zamawiającego drogą elektroniczną na wskazane adresy, że tego dnia upływa termin rezerwacji, 6) każdorazowego przekazywania Zamawiającemu drogą elektroniczną na wskazane adresy, informacji nt. zmiany ceny biletu, wpisania na listę rezerwową, 7) każdorazowego sprawdzania przed wystawieniem biletu, czy jest on dostępny w tańszej taryfie, 8) umożliwienia Zamawiającemu, na jego żądanie, dostępu do wszystkich publikowanych i niepublikowanych taryf linii lotniczych, 9) przedkładania Zamawiającemu miesięcznych zestawień z wystawionych faktur za bilety lotnicze, 10) umożliwienia składania zamówień w drodze pism przesyłanych drogą faksową lub e-mailową, 11) dokonywania zwrotu zapłaconej kwoty na warunkach preferencyjnych, w przypadku przyjęcia przez przewoźnika lotniczego zwrotu biletów z powodu odwołania wylotu przez Zamawiającego i unikanie obciążania Zamawiającego kosztami manipulacyjnymi, poprzez wcześniejsze dokonanie stosownych uzgodnień z przewoźnikiem, przy czym zwrot tej kwoty powinien nastąpić w ciągu 14 dni od daty zwrotu biletów na podstawie rachunku korygującego, 12) zwrotu różnicy jaka powstanie pomiędzy ceną wystawionego biletu a ceną przedstawioną przez Zamawiającego, w przypadku gdy Zamawiający udowodni Wykonawcy, że cena oferowanego przez niego biletu jest wyższa od cen biletów oferowanych w momencie wystawienia tego biletu na rynku. 4. Zamawiający planuje, że w okresie objętym zamówieniem zamówi około 205 biletów na przeloty, w tym: 1) około 120 biletów na trasie: do/z Brukseli, 2) około 80 biletów na inne trasy europejskie, 3) około 5 biletów na trasy pozaeuropejskie. 5. Liczba faktycznie zamawianych biletów będzie uzależniona od potrzeb Zamawiającego w okresie objętym zamówieniem, tj. w 2012 r. Umowa w sprawie zamówienia publicznego nie będzie zawierała ograniczeń ilościowych w zakresie liczby zamawianych biletów. 6. Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. 7. Zamawiający ustala, iż zamawiane bilety lotnicze to bilety elektroniczne. Jeżeli na danej trasie nie jest dostępny bilet w wersji elektronicznej, Wykonawca zaoferuje bilet w wersji papierowej. 8. Zamawiający zastrzega, iż wylot oraz powrót pracownika może następować w każdym dniu tygodnia, w terminie podanym w zleceniu zamówienia, z uwzględnieniem obowiązującego na danej trasie rozkładu lotów. 9. Przeloty będą się odbywać w klasie ekonomicznej. Odstępstwa od powyższego zapisu będą wskazywane w zleceniu