63/KSOW/PN-U/2014 - polska-warszawa: usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji pn. „agropomerania” w dniu 30 września 2014 r. w bydgoszczy. tematyka konferencji obejmuje poniższe tematy problemy w hodowli trzody chlewnej z uwzględnieniem prow. nowe rynki zbytu dla polskich producentów żywności. w celu realizacji przedmiotu zamówienia wykonawca zorganizuje biuro obsługi, zwane dalej biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z organizacją konferencji. w celu sprawnego funkcjonowania biura wykonawca zapewni a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową organizację konferencji pn. agropomerania a) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny, b) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami biura zamawiającemu i uczestnikom konferencji, przedstawiciele biura będą ściśle współpracować z zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji przedmiotu zamówienia. czas odpowiedzi na zapytanie e mailowe nie może przekroczyć 3 dni roboczych. w ramach realizacji zamówienia wykonawca zapewni 1. nabór uczestników minimalnie 80 a maksymalnie 100 osób uczestnikami konferencji będą osoby prowadzące działalność rolniczą, regionalni przedsiębiorcy, przedstawiciele instytucji wspierających rozwój polskiego rolnictwa. 2. salę konferencyjną – dla minimalnie 80 os. a maksymalnie 100 os., wyposażoną w rzutnik multimedialny oraz nagłośnienie, laptop, ekran, flipchart wraz z flamastrami, w hotelu lub innym obiekcie o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym w granicach administracyjnych miasta bydgoszcz, który dysponuje możliwością zakwaterowania uczestników w pokojach 1 lub 2 osobowych dla co najmniej 50 os. termin 30 września 2014 r., godziny od godz. 9 00 do godz. 16 00 ilość miejsc siedzących odpowiadająca liczbie uczestników konferencji, wielkość i wyposażenie sali musi odpowiadać liczbie uczestników. wykonawca zorganizuje przerwy kawowe w pomieszczeniu wyodrębnionym poza miejscem, w którym prowadzona będzie konferencja. wykonawca zapewni oznakowanie sali konferencyjnej logotypami i sloganami zgodnymi z załącznikiem nr 7 do siwz, zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow dostępną na stronie www.minrol.gov.pl 3. wyżywienie dla minimalnie 80 os. a maksymalnie 100 osób, w formie szwedzkiego stołu w dniu 30.09.2014 r. serwowane od godz. 12.45 do godz. 13.15 i od godziny 14.45 do godz. 15.15, składające się z co najmniej kawa i herbata– bez ograniczeń dodatki cukier, mleko, cytryna woda mineralna gazowana i niegazowana (po połowie) – bez ograniczeń soki owocowe 100%, co najmniej o 3 smakach– bez ograniczeń. (napoje zimne podawane w butelkach lub dzbankach o pojemności maksymalnie 1 litra) mix ciasteczek kruchych – bez ograniczeń zimne przystawki w formie kanapek ok. 5 szt./os. dwa dania gorące serwowane z pieczywem krem pomidorowy 300 ml./ os., zupa gulaszowa 300 ml./ os. 4. zapewnienie wykładowców wykonawca zapewni co najmniej 2 prelegentów w tym co najmniej jedną osobę posiadającą wykształcenie wyższe magisterskie, doświadczenie w prowadzeniu, co najmniej 3 konferencji i/ lub seminariów, w okresie ostatnich 3 lat, obejmujących zagadnienia hodowli trzody chlewnej, doświadczenie we wdrażaniu programu rozwoju obszarów wiejskich oraz znajomość założeń wpr na lata 2014 2020. co najmniej jedną osobę posiadającą wykształcenie wyższe magisterskie, doświadczenie w prowadzeniu, co najmniej 3 konferencji i/ lub seminariów, w okresie ostatnich 3 lat, obejmujących zagadnienia rynków zbytu polskich artykułów rolno spożywczych, doświadczenie we wdrażaniu programu rozwoju obszarów wiejskich oraz znajomość założeń wpr na lata 2014 2020. 5. przygotowanie materiałów konferencyjnych dla wszystkich uczestników, w tym przynajmniej a) teczka kartonowa (format a4, karton, zapinane gumką), b) notatnik (format a4, papier offset 70 80g/m2 biały, min. 20 kartek), c) programu konferencji (wydruk w kolorze), d) opracowanie merytoryczne tematów konferencji lub wydruk prezentacji przygotowanych przez wykładowców (minimalnie 20 str. (wydruk czarno biały, dla prezentacji maksymalnie 4 slajdy na stronie) materiały konferencyjne wykonawca, oznaczy logotypami i sloganami stanowiącymi załącznik nr 7 do siwz. materiały konferencyjne zostaną rozdane wszystkim uczestnikom podczas konferencji. uwaga konferencja będzie przebiegała zgodnie z ramowym programem przedstawionym w załączniku nr 8 do siwz. uczestnicy nie ponoszą żadnych kosztów związanych z udziałem w konferencji. wszystkie świadczenia wynikające z ww. opisu wykonawca zapewni we własnym zakresie. wykonawca poda w ofercie nazwę i adres obiektu, w których zapewni organizację konferencji zgodnie z opisem zawartym powyżej. pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zawiera wzór umowy, stanowiący załącznik nr 9 do siwz. ii.1.6)