Usługi konfekcjonowania i doręczania przesyłek (oraz ich ewentualnych zwrotów), zawierających czasopisma Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usług, polegających na konfekcjonowaniu i doręczaniu przesyłek (oraz ich ewentualnych zwrotów), zawierających czasopisma Wojskowego Instytutu Wydawniczego w Warszawie, zwanego dalej WIW. 2.Zamówienie pewne Przedmiot zamówienia pewnego, stanowiący jednocześnie najmniejszy rozmiar zamówienia, obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu i doręczaniu przesyłek (oraz ich ewentualnych zwrotów) zawierających następujące czasopisma WIW: a)miesięcznik Polska Zbrojna (PZ), nakład 1 edycji - 9.500 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 410-480 g: ogółem 12 edycji, b)dwumiesięcznik Przegląd Sił Zbrojnych (PSZ), nakład 1 edycji - 4.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 410-480 g: ogółem 6 edycji, c)kwartalnik Kwartalnik Bellona (KB), nakład 1 edycji 1.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 600-660 g: ogółem 4 edycje. 3. Zamówienie opcjonalne 3.1Zgodnie z art. 34 ust. 5 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.) Zamawiający przewiduje zastosowanie prawa opcji. 3.2. Przedmiot zamówienia opcjonalnego obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu i doręczaniu przesyłek (oraz ich ewentualnych zwrotów) zawierających czasopisma WIW. 3.3.Największy możliwy zakres zamówienia opcjonalnego obejmuje usługi polegające na konfekcjonowaniu i doręczaniu przesyłek (oraz ich ewentualnych zwrotów) zawierających następujące czasopisma WIW: a)miesięcznik Polska Zbrojna (PZ), nakład 1 edycji - 12.000 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 481-550 g: ogółem 12 edycji, b)dwumiesięcznik Przegląd Sił Zbrojnych (PSZ), nakład 1 edycji - 5.500 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 410-480 g: ogółem 6 edycji, c)kwartalnik Kwartalnik Bellona (KB), nakład 1 edycji - 1.100 egzemplarzy, waga 1 egzemplarza ok. 600-660 g: ogółem 4 edycje. Edycja jest to każde wydanie danego czasopisma WIW o określonym nakładzie. 4.Wykonawca oświadcza, że wyraża zgodę na przewidziane w umowie opcje. Wykonawca przyjmuje do wiadomości i wyraża zgodę na to, że z tytułu niezlecenia przez Zamawiającego wykonania przedmiotu zamówienia opcjonalnego nie będzie przysługiwać mu żadne roszczenie. 5.Formaty czasopism wydawnictw WIW: a)miesięcznik Polska Zbrojna - zbliżony do A4 (205x285 mm), b)dwumiesięcznik Przegląd Sił Zbrojnych - zbliżony do A4 (205x285 mm), c)Kwartalnik Bellona - zbliżony do B5 (165x240 mm). 6.Zlecenia obejmować będą: a)konfekcjonowanie, to jest: -zafoliowanie albo zapakowanie w koperty lub paczki każdej edycji nakładu według bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail; -naniesienie danych adresata na przesyłkę z bazy adresowej (rozdzielnika) Zamawiającego; -naniesienie danych Zamawiającego (nadawcy) na przesyłkę, b)doręczanie określonej liczby przesyłek do adresatów w kraju i za granicą, zgodnie z bazą adresową, dostarczaną każdorazowo przez Zamawiającego pocztą e-mail. 7.Zamawiający będzie informował Wykonawcę o liczbie przesyłek z określoną ilością egzemplarzy przeznaczonych do doręczenia w danej edycji, przesyłając mu pocztą e-mail aktualną bazę adresową (rozdzielnik), w której będzie wyszczególniona liczba adresatów oraz określona do wysłania dla danego adresata liczba egzemplarzy. 8.Zamawiający będzie przesyłał do Wykonawcy uaktualnioną bazę adresową - najpóźniej z datą dostarczenia Wykonawcy nakładu danej edycji, przeznaczonej do wysyłki. 9.Nakład poszczególnych czasopism nie jest równy liczbie przesyłek, które Zamawiający zobowiązuje się przekazać do konfekcjonowania i doręczenia na podstawie umowy. Termin liczba egzemplarzy nie jest tożsamy z terminem liczba przesyłek. 10.Średnią wartość konfekcjonowania i doręczania oraz ewentualnego zwrotu 1 egzemplarza, (w zależności od nakładu danej edycji i wagi 1 egzemplarza) określa Załącznik nr 2A - Formularz średniej wartości konfekcjonowania i doręczania oraz ewentualnego zwrotu 1 egzemplarza. 11.Wartość zrealizowanej edycji danego czasopisma będzie wynikała z przemnożenia nakładu tej edycji przez średnią wartość doręczenia 1 egzemplarza określoną w Załączniku nr 2 A. 12.Zamawiający nie ma możliwości ścisłego określenia liczby adresatów i liczby przesyłek. W zakresie realizacji przedmiotu umowy, o którym mowa w pkt. 1-6, Wykonawca będzie zobowiązany do przesyłania od 1600 do 3000 przesyłek w każdym miesiącu - w zależności od cyklu wydawniczego. 13.Zgodnie z pkt. 3 Zamawiający może skorzystać z zamówienia opcjonalnego, a to oznacza możliwość zmiany liczby przesyłek lub (oraz) zmiany liczby egzemplarzy w przesyłce. 14.Przesyłki muszą być zaadresowane i zapakowane w taki sposób, aby dotarły z całą zawartością do właściwych adresatów, dokładnie pod adresy z bazy adresowej (rozdzielnika), dostarczanej przez Zamawiającego pocztą e-mail. Przesyłki do różnych adresatów nie mogą być łączone, nawet jeśli są doręczane pod ten sam adres. 15.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów krajowych nie może być dłuższy niż 7 dni kalendarzowych. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. 16.Termin doręczenia przesyłek do wskazanych w bazie adresowej (rozdzielniku) adresatów zagranicznych nie może być dłuższy niż 14 dni kalendarzowych. Wybór sposobu doręczenia przesyłek należy do Wykonawcy. Wykonawca jest odpowiedzialny za opóźnienia spowodowane przez podmioty, którym zlecił dokonanie doręczenia (np. Poczta Polska, kurier), zgodnie z art. 474 Kodeksu cywilnego. Łączna liczba egzemplarzy czasopism wysyłanych za granicę będzie stanowić nie więcej niż 1% całości zamówienia. 17.Zamawiający planuje przekazywanie do wysyłki poszczególnych edycji czasopism w pierwszej dekadzie danego miesiąca. Termin na doręczenie przesyłek do wskazanych adresatów krajowych i zagranicznych będzie liczony od dnia otrzymania przez Wykonawcę czasopism przeznaczonych do doręczenia. Jest to czas dla Wykonawcy na konfekcjonowanie i dostarczenie przesyłek. 18.Zamawiający dopuszcza, aby na przesyłkach - w miejscu przeznaczonym na informację o nadawcy - poza danymi Zamawiającego znajdowały się również dane Wykonawcy (nazwa, adres), który będzie nadawał przesyłki w imieniu i na rzecz Zamawiającego. 19.Zamawiający dostarczy czasopisma przeznaczone do doręczenia w miejsce na terenie kraju, uzgodnione z Wykonawcą. 20.W celu rozliczenia konfekcjonowania oraz doręczenia czasopism, każdorazowo po wykonaniu miesięcznego zlecenia, Wykonawca przekaże Zamawiającemu wypełnioną przez siebie Tabelę rozliczeniową realizacji umowy za dany miesiąc. 21.W przypadku braku zastrzeżeń co do jakości usług Zamawiający w terminie 5 dni podpisze Tabelę rozliczeniową realizacji umowy za dany miesiąc. Zamawiający wyraża zgodę na korespondencję w tym zakresie prowadzoną pocztą e-mail. 22.Podstawę do wystawienia faktury VAT przez Wykonawcę stanowić będzie Tabela rozliczeniowa realizacji umowy za dany miesiąc. 23.Należność za wykonanie przedmiotu umowy będzie rozliczana w cyklu miesięcznym. 24.Zapłata za konfekcjonowanie i doręczenie poszczególnych edycji będzie następowała po podpisaniu przez obie strony Tabeli rozliczeniowej realizacji umowy za dany miesiąc - w terminie 30 dni od daty dostarczenia faktury przez Wykonawcę. Tabela rozliczeniowa realizacji umowy za dany miesiąc musi być dostarczona w oryginale na adres Zamawiającego.