Przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pn.: Budowa nowoczesnego systemu transportu zbiorowego w Częstochowie - rozbudowa infrastruktury tramwajowej, drogowej i pasażerskiej dla obsługi osiedli: Wrzosowiak, Raków i Błeszno, zwanego dalej projektem

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla projektu pn.: Budowa nowoczesnego systemu transportu zbiorowego w Częstochowie - rozbudowa infrastruktury tramwajowej, drogowej i pasażerskiej dla obsługi osiedli: Wrzosowiak, Raków i Błeszno, zwanego dalej projektem. 1. Opis przedmiotu zamówienia: Zadanie realizowane w ramach projektu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, Priorytet VII - Transport, Działanie 7.2. Transport publiczny. Projekt realizowany w ramach umowy nr UDA-RPSL.07.02.00-00-013/09-00 z dnia 30 lipca 2010 r., zmienionej aneksem Nr 1 UDA-RPSL.07.02.00-00-013/09-01 z dnia 24 stycznia 2011 r. Za audyt zewnętrzny uznaje się zakres prac, których celem jest uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Audyt należy przeprowadzić zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów dofinansowywanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, które są dostępne na stronie internetowej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach pod niżej podanym linkiem: http://www.rpo.slaskie.pl/zalaczniki/2011/08/19/1313759736.pdf Mając na uwadze ewentualną możliwość zmiany ww. wytycznych, zamawiający zastrzega, że wykonawcy przygotowując ofertę, zobowiązani są uwzględnić wersję wytycznych aktualną na dzień złożenia oferty. 2. Zakres rzeczowy projektu: 2.1. Dane charakterystyczne projektu: a) Lokalizacja inwestycji: przebieg torowiska ul. Jagiellońską (droga krajowa Nr 43) - od skrzyżowania Alei Niepodległości z Aleją 11 Listopada i Aleją Pokoju na kierunku wschód-zachód do skrzyżowania z ul. Orkana, dalej ulicami: Orkana, Aleją 11 Listopada, Jesienną, Rakowską, Limanowskiego z pętlą tramwajową przy ul. Żareckiej. b) Podstawowe parametry: - długość linii tramwajowej toru podwójnego (bez pętli) - 4540,55 m; - długość toru pojedynczego na pętli - 416,00 m; - długość toru tramwajowego wbudowanego w jezdnię -1522,00 m; - długość toru tramwajowego w pasie rozdziału - 865,25 m; - długość toru tramwajowego poza jezdnią - 2153,30 m; - zasilanie z budynku stacji transformatorowej zaprojektowanego przy skrzyżowaniu ul. Bohaterów Katynia z ul. Rakowską; - 13 zintegrowanych przystanków rozmieszczonych co 300-500 metrów. c) Zakres robót budowlanych objętych projektem: - budowa nowej linii tramwajowej w istniejących ciągach ulic; - przebudowa układu drogowego związana z budową linii tramwajowej; - budowa stacji transformatorowej; - przebudowa kanalizacji deszczowej, wodociągowej, sanitarnej, gazowej, ciepłowniczej sieci kablowej oświetlenia ulicznego sieci elektroenergetycznej SN i nN, sieci kablowej Telekomunikacji Polskiej S.A, kabla VEGA i UPC; - budowa kanalizacji kablowej dla potrzeb sterowania ruchem tramwajowym, sygnalizacji świetlnej; - wykonanie niezbędnych rozbiórek obiektów kolidujących z zamierzeniem inwestycyjnym. d) Okres rzeczowej realizacji projektu - 02.08.2010 r. - 30.11.2012 r. e) Całkowita wartość projektu: wg umowy z Urzędem Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach wynosi: 98.680.250,95 PLN, z czego kwota dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego: 83.878.213,30 PLN. 3. Podmioty uprawnione do przeprowadzenia audytu zewnętrznego dla projektu. 3.1. Do prowadzenia audytu zewnętrznego projektu współfinansowanego ze środków EFRR w ramach RPO WSL na lata 2007-2013 uprawnione są osoby - podmioty zatrudniające osoby: a) spełniające wymogi wskazane w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240,z późn. zm.) oraz w pkt 5 przedmiotowych Wytycznych; b) posiadające udokumentowane doświadczenie w badaniu projektów finansowanych ze środków publicznych. Za udokumentowane doświadczenie uznaje się referencje - zaświadczenie wystawione przez podmioty zlecające badanie audytowe; c) spełniające warunek bezstronności i niezależności w stosunku do zamawiającego oraz Instytucji Zarządzającej RPO WSL zgodnie z pkt 3 Wytycznych Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów dofinansowywanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013, stanowiących załącznik Nr 13 do Szczegółowego opisu priorytetów Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007 - 2013. 3.2. Zespół przeprowadzający audyt zewnętrzny w ramach projektu realizowanego w ramach RPO WSL musi być złożony przynajmniej z dwóch osób. Każdy z członków zespołu audytującego musi spełniać wymogi określone w pkt 5 niniejszych Wytycznych oraz posiadać udokumentowaną wiedzę i doświadczenie w zakresie funkcjonowania funduszy strukturalnych Unii Europejskiej. W składzie zespołu audytującego musi być biegły rewident wpisany do rejestru. 3.3. Zgodnie z treścią art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, audytorem wewnętrznym może być osoba, która: a) ma obywatelstwo państwa członkowskiego Unii Europejskiej, lub innego państwa, którego obywatelom, na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego, przysługuje prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; b) ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych; c) nie była karana za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe; d) posiada wyższe wykształcenie; e) posiada następujące kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego: - jeden z certyfikatów: Certified Internal Auditor (CIA), Certified Government Auditing Professional (CGAP); Certified Information Systems Auditor (CISA); Association of Chartered Certified Accountants (ACCA); Cerified Fraud Examiner (CFE);Certification in Control Self - Assessment (CCSA); Certified Financial Services Auditor (CFSA); Chartered Financial Analyst (CFA), lub - złożyła w latach 2003 - 2006 z wynikiem pozytywnym egzamin na audytora wewnętrznego przed Komisją Egzaminacyjną powołaną przez Ministra Finansów, lub - posiada uprawnienia biegłego rewidenta, lub - posiada dwuletnią praktykę w zakresie audytu wewnętrznego i legitymuje się dyplomem ukończenia studiów podyplomowych w zakresie audytu wewnętrznego, wydanym przez jednostkę organizacyjną, która w dniu wydania dyplomu była uprawniona (zgodnie z odrębnymi ustawami) do nadawania stopnia naukowego doktora nauk ekonomicznych lub prawnych. Za praktykę w zakresie audytu wewnętrznego uznaje się udokumentowane przez kierownika jednostki wykonanie czynności, w wymiarze czasu pracy nie mniejszym niż ½ etatu, związanych z: · przeprowadzeniem audytu wewnętrznego pod nadzorem audytora wewnętrznego, realizacją przez inspektorów kontroli skarbowej czynności z zakresu certyfikacji i wydawania deklaracji zamknięcia pomocy finansowej ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, o których mowa w ustawie z dnia 28 września 1991 r. o kontroli skarbowej (tj. Dz. U. z 2004 r. nr 8 poz. 65 z późn. zm), · nadzorowaniem lub wykonywaniem czynności kontrolnych, o których mowa w ustawie z dnia 23 grudnia 1994 r. o Najwyższej Izbie Kontroli (tj. z 2007 r. Dz. U. Nr 231, poz. 1701 z późn. zm.). 4. Zakres audytu: Audyt winien być przeprowadzony zgodnie z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie przeprowadzania audytów zewnętrznych projektów dofinansowywanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz z Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego. 4.1. Audyt zewnętrzny musi obejmować: a) analizę dokumentacji; b) analizę stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków; c) analizę procesu akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania; d) analizę procesu sprawozdania realizacji projektu, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. 4.2. Minimalny zakres audytu zewnętrznego powinien obejmować: a) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa; b) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął uchybienia/nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; c) sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym; d) sprawdzenie, czy w ramach projektu Beneficjent prawidłowo przeprowadza postępowania o udzielenie zamówień publicznych (czy prawidłowo stosuje Wytyczne Instytucji Zarządzającej RPO WSL w sprawie udzielania zamówień dla projektów współfinansowanych ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013); e) przeprowadzenie audytu poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej (odrębnego kodu księgowego); f) sprawdzenie spójności przedstawionych wniosków o płatność z księgami rachunkowymi Beneficjenta w części dotyczącej projektu; g) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, to jest potwierdzone dowodem zapłaty oraz czy osiągnięto efekt rzeczowy; h) sprawdzenie wiarygodności wniosków o płatność w części sprawozdawczej, dotyczącej postępów w realizacji projektu, między innymi poprzez weryfikację i potwierdzenie wykonania prac, istnienia zakupionych towarów oraz wykonania usług zamówionych w ramach projektu, ocenę sposobu monitorowania projektu (osiągania celu projektu), raportowania o postępach wdrażania projektu oraz dotrzymania harmonogramu realizacji projektu; i) sprawdzenie zgodności prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych z Wytycznymi Instytucji Zarządzającej Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji; j) sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. 4.3. Informacje dotyczące ww. obszarów powinny się znaleźć w sprawozdaniu/raporcie z audytu zewnętrznego, który powinien zawierać następujące dane: - podstawowe informacje o Beneficjencie i realizowanym projekcie; - odpowiednie logotypy i dane zgodnie z ustalonymi przez IZ RPO WSL wymogami w zakresie informacji i promocji projektu; - nazwę, adres siedziby, NIP i REGON podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny projektu; - imiona i nazwiska audytorów zewnętrznych; - oświadczenie audytorów zewnętrznych o niezależności od audytowanej jednostki; - termin, cel i zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego projektu; - działania i techniki audytowe; - zastosowany próg istotności i poziom ufności; - informacje o metodzie doboru i wielkości próby wybranej do badania; - wskazanie okresu badania oraz wartości kwot poddanych badaniu; - ustalenia stanu faktycznego, w tym jego ocenę i ewentualne odchylenia; - opis obszarów funkcjonujących w sposób poprawny; - wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich wagi; - opis i analizę przyczyn i skutków stwierdzonych uchybień; - rekomendowane działania naprawcze; uwagi i wnioski dotyczące usunięcia uchybień; - zgodność realizacji projektu z umową o dofinansowanie, obowiązującymi przepisami prawa i wytycznymi IZ RPO WSL; - wskazanie procedur wewnętrznych Beneficjenta; - opis ścieżki audytu Beneficjenta w zakresie finansowo-księgowym; - opis prawidłowości klasyfikacji wydatków wg kategorii i źródeł finansowania; - opis prawidłowości prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej oraz księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu; - ocenę kwalifikowalności wydatków i sposobu ich dokumentowania; - analizę terminowości występowania, uzyskiwania i wydatkowania środków na realizację projektu; - informacje o zgodności wniosków Beneficjenta o płatność z księgami rachunkowymi; - informacje o wiarygodności części sprawozdawczych wniosków Beneficjenta o płatność w odniesieniu do zakresu rzeczowego projektu; - opis sposobu monitorowania projektu; - opis prawidłowości stosowania przepisów w zakresie zamówień publicznych; - opis realizacji obowiązków w zakresie pomocy publicznej zgodnie z odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi; - opis prawidłowości prowadzonych w ramach projektu działań promocyjnych i informacyjnych w odniesieniu do Wytycznych IZ RPO WSL w zakresie informacji i promocji; - opis sposobu przechowywania, udostępniania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach projektu; - informację o wdrożeniu zaleceń i usunięciu nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku przeprowadzonych kontroli; - opinię, stanowiącą element sprawozdania, wskazującą: · czy wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a realizowany projekt jest zgodny z umową/decyzją oraz wnioskiem o dofinansowanie; · stwierdzone zagrożenia dla realizacji projektu wraz ze wskazaniem ich ewentualnego charakteru systemowego; · przyczyny zagrożeń; · wymagane działania naprawcze i zapobiegawcze; · powody odmowy wydania opinii z uwagi na okoliczności, które uniemożliwiają jej sformułowanie (jeśli dotyczy); · informację o stwierdzonym istotnym naruszeniu prawa wspólnotowego lub/i krajowego bądź wytycznych IZ RPO WSL (jeśli dotyczy); - podpisy audytorów zewnętrznych przeprowadzających badanie; - miejsce i datę sporządzenia i podpisania sprawozdania/raportu z audytu zewnętrznego projektu. Wszystkie strony sprawozdania/raportu powinny zostać parafowane przez audytorów zewnętrznych. 4.4. Badaniem audytowym objąć należy 100% dokumentacji związanej z realizowanym projektem, przez co należy rozumieć całość dokumentów dostępnych w momencie rozpoczęcia czynności audytowych na podstawie podpisanej z audytorem umowy. 4.5. Miejscem przechowywania dokumentacji podlegającej badaniu jest budynek Urzędu Miasta Częstochowy, ul. Śląska 11/13, 42-217 Częstochowa. 5. Forma sprawozdania/raportu z audytu zewnętrznego Sprawozdanie/raport z audytu zewnętrznego nie ma ściśle określonego formatu. Sprawozdanie/raport z audytu zewnętrznego ma być przygotowane w języku polskim. Wszystkie jego strony muszą być ponumerowane. W przypadku wystąpienia załączników do sprawozdania/raportu z audytu zewnętrznego, konieczny jest spis wszystkich załączników. Sprawozdanie/raport z audytu zewnętrznego powinno zostać przygotowane w ilości 5 egzemplarzy w formie pisemnej oraz 2 egzemplarzy w formie elektronicznej (na nośnikach CD). Powinno również zawierać oświadczenie wykonawcy opracowania o jego kompletności z punktu widzenia celu, któremu ma służyć