Prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Pelplin w latach 2012-2016

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie obsługi bankowej budżetu Gminy Pelplin i podległych jednostek organizacyjnych (wykaz w załączniku nr 1 do SIWZ) oraz udzielanie kredytu w rachunku bieżącym, w latach 2012 - 2016, w zakres której wchodzi: 1. Otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych: 1) rachunku bieżącego budżetu Gminy Pelplin, w którym Zamawiający będzie uprawniony do zaciągnięcia odnawialnego kredytu (kredyt w rachunku bieżącym) na pokrycie występującego w trakcie roku deficytu budżetowego do wysokości określonej w uchwale budżetowej (kwota kredytu na 2011 rok wynosi 3 000 000. zł); 2) rachunków bieżących Urzędu Miasta i Gminy Pelplin oraz poszczególnych jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku nr 1; 3) rachunków pomocniczych Urzędu Miasta i Gminy Pelplin i poszczególnych jednostek organizacyjnych, zgodnie z dyspozycjami wydanymi przez te jednostki, m.in. rachunki dochodów własnych, rachunki funduszy celowych, rachunki wyodrębnione. Środki gromadzone na rachunkach będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID 1 M pomnożoną przez zaoferowany przez bank współczynnik (zgodny z ofertą). Zamawiający zastrzega prawo do zwiększenia lub zmniejszenia liczby prowadzonych rachunków bankowych w okresie trwania umowy. 2. Realizacja zleceń płatniczych/przelewów na następujących warunkach: 1) przelewy między jednostkami organizacyjnymi Gminy Pelplin oraz między podmiotami, innymi niż jednostki organizacyjne Gminy Pelplin, posiadającymi rachunki w banku wybranym do obsługi bankowej budżetu Gminy Pelplin - w czasie rzeczywistym; 2) przelewy wychodzące do innego banku zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 1630 będą zrealizowane w tym samym dniu roboczym. 3) przelewy zagraniczne. 4) przelewy powyżej 1 mln zł zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 1530 za pośrednictwem SORBNET - w tym samym dniu roboczym. 3. Przyjmowane przelewy przychodzących z obcych banków winny być zaksięgowane na rachunku w tym samym dniu roboczym. 4. Realizacja wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków Zamawiającego w każdej formie (np. w postaci wypłat elektronicznych, za pomocą czeków) w oddziałach i placówkach banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Pelplin. Bank udostępni Zamawiającemu karty bankowe w ilości nie mniejszej niż liczba jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku 1. 5. Przyjmowanie bez opłat i prowizji wpłat gotówkowych (podatki i opłaty lokalne oraz pozostałe należności cywilno- i publicznoprawne z zakresu funkcjonowania budżetu Gminy Pelplin) od osób fizycznych, osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w tym również jednostek organizacyjnych wymienionych w załączniku 1) na rachunki Zamawiającego we wszystkich oddziałach i placówkach banku, w których dokonywana będzie obsługa bankowa budżetu Gminy Pelplin. 6. Bank nie może naliczyć ani pobrać innych niż wymienione w SIWZ i ofercie Wykonawcy opłat i prowizji ani też obciążać Zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi związanymi z bankową obsługą budżetu Gminy Pelplin i podległych jednostek organizacyjnych. 7. Prowadzenie wirtualnego skonsolidowanego rachunku budżetu polegające na: 1) konsolidacji na koniec dnia operacyjnego środków finansowych zgromadzonych na wskazanych rachunkach przez Zamawiającego; 2) odsetki będą naliczone codziennie od salda sald wszystkich rachunków wskazanych przez Zamawiającego; 3) konsolidacja sald będzie przeprowadzana wirtualnie tzn. bez dokonywania jakichkolwiek przeksięgowań sald między rachunkami Zamawiającego i podległych jednostek organizacyjnych; 4) wyznaczenie oprocentowania dla sumy sald z rachunków objętych konsolidacją będzie się odbywać wg następujących zasad: a) gdy suma sald z rachunków objętych konsolidacją w danym dniu na koniec dnia operacyjnego stanowi wartość dodatnią, ma zastosowanie oprocentowanie liczone w oparciu o stawkę WIBID 1M publikowaną w danym dniu razy oferowany współczynnik w wysokości określonej w ofercie, b) gdy suma sald z rachunków objętych konsolidacją w danym dniu na koniec dnia operacyjnego stanowi wartość ujemną, ma zastosowanie oprocentowanie liczone jak dla kredytu w rachunku bieżącym - stawka WIBOR O/N publikowana w danym dniu plus marża banku w wysokości określonej w ofercie; 5) odsetki od dodatniego salda będą dopisywane codziennie do rachunku budżetu Miasta, w przypadku ujemnego salda odsetki będą ustalane codziennie i pobierane przez Bank z wskazanego przez Zamawiającego rachunku bankowego, ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca; 6) bank będzie codziennie przekazywał raport z konsolidacji sald. 8. Zapewnienie automatycznego umieszczania środków pieniężnych pozostających na rachunkach bankowych niepodlegających konsolidacji oraz salda wirtualnego rachunku składającego się z sumy sald rachunków objętych konsolidacją na lokatach overnight: 1) oprocentowanie środków rachunków bankowych i lokat oparte będzie o stawkę WIBID 1M razy oferowany współczynnik w wysokości określonej w ofercie i ustalane codziennie; 2) kapitalizacja odsetek od wirtualnego rachunku bankowego będzie następować codziennie, natomiast odsetki od salda rachunków nie podlegających konsolidacji naliczane będą codziennie i dopisywane do każdego z tych rachunków na koniec każdego miesiąca; 3) wyłączenie usługi depozytu automatycznego w ostatni dzień każdego miesiąca; 4) odsetki od sald rachunków naliczane będą codziennie i dopisywane do każdego z tych rachunków na koniec każdego miesiąca. 9. Zapewnienie możliwości lokowania środków pieniężnych na rachunkach lokat terminowych, według indywidualnie negocjowanych warunków. 10. Przelew środków zgromadzonych na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach pomocniczych (m.in. podatkowym, jednostek budżetowych i urzędów skarbowych), bez dyspozycji, na koniec każdego dnia roboczego, na rachunek bieżący budżetu Gminy Pelplin. 11. Przelew środków zgromadzonych na wskazanych przez Zamawiającego rachunkach Gminy Pelplin i pozostałych jednostek organizacyjnych, bez dyspozycji, na koniec każdego roku budżetowego, na rachunek bieżący budżetu Gminy Pelplin. 12. Udzielanie odnawialnego kredytu w rachunku bankowym prowadzonym dla budżetu Gminy Pelplin w wysokości 3.000.000 zł, z przeznaczeniem na pokrycie występującego w trakcie roku budżetowego deficytu, bez pobierania prowizji i innych opłat. Dla Zamawiającego kosztem kredytu będzie oprocentowanie kredytu ustalane w oparciu o zmienną stawkę WIBOR O/N o wartości notowania z dnia, w którym zaciągany jest kredyt powiększoną o pewną stałą marżę - zaproponowaną w ofercie przez bank. Zakłada się, że kredyt będzie wykorzystany przez 150 dni w roku. Wszelkie dodatkowe opłaty i prowizje związane z kredytem bank winien wkalkulować w marżę banku służącą do wyliczenia oprocentowania. Odsetki należne bankowi ustalane będą codziennie na podstawie salda rachunku skonsolidowanego, w którym kwota uruchomionego kredytu pomniejszana jest poprzez sumę sald rachunków włączonych do usługi konsolidacji. Kredyt w rachunku bieżącym będzie stanowić integralną część konsolidacji. Odsetki od kredytu pobierane będą przez bank ze wskazanego przez Zamawiającego rachunku, ostatniego dnia każdego miesiąca. Jedynym dopuszczalnym przez Zamawiającego zabezpieczeniem kredytu może być weksel in blanco z kontrasygnatą Skarbnika i oświadczeniem o poddaniu się egzekucji. Szczegółowe warunki kredytu będą stanowić załącznik do umowy na wykonywanie bankowej obsługi budżetu. 13. Wdrożenie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, jednolitego dla rachunków bankowych wszystkich jednostek organizacyjnych, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizujących w okresie trwania umowy oraz świadczenie serwisu oprogramowania. W ramach elektronicznej obsługi bankowej posiadacz rachunku będzie miał zapewnione w szczególności: 1) uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunku bieżącym oraz na rachunkach pomocniczych; 2) tworzenie zbiorów danych rachunków, kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; 3) przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; 4) składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych; 5) składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do banku; 6) import przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego do systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych, wg formatu wynikającego z systemu finansowo-księgowego; 7) generowanie (wydruk) wyciągów niewymagających stempla bankowego, z których każdy powinien mieć własny niepowtarzalny numer; 8) możliwość definiowania schematu podpisywania zleceń w systemie bankowości elektronicznej z uwzględnieniem limitów kwot; 9) zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa systemu bankowości elektronicznej; 10) wyodrębnienie uprawnienia do autoryzacji zleceń za pośrednictwem podpisu elektronicznego; 11) umożliwienie równocześnie (w tym samym czasie) wykonywania operacji na różnych rachunkach jednostki (niezależne łącza); jednoczesne funkcjonowanie wszystkich stanowisk w tym samym czasie (wymóg systemu wielostanowiskowego); 12) umożliwienie Referatowi Finansowemu Urzędu Miasta i Gminy Pelplin, który prowadzi obsługę rachunku budżetu Gminy Pelplin dostępu do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych; 13) informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez bank); 14) szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych; 15) ponadto bank zobowiązany jest na czas trwania umowy: a) udzielić zamawiającemu bezpłatnej licencji na system; b) dostosować format wymiany danych do stosowanego u Zamawiającego systemu finansowo-księgowego w zakresie formatu plików danych źródłowych z systemu bankowego w sposób umożliwiający bezproblemową współpracę z systemem finansowo-księgowym Zamawiającego, jak również jednostek organizacyjnych; c) po zakończeniu realizacji umowy przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki kontrahentów i dane teleadresowe) w formacie uzgodnionym z Zamawiającym. 14. Wydawanie książeczek czekowych. 15. Generowanie i przekazywanie, w ilości uzgodnionej z Zamawiającym, wyciągów bankowych (wraz z załącznikami), jako zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych, najpóźniej do godz. 12:00 następnego dnia roboczego: 1) wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez kontrahentów w opisie płatności; 2) przekazane przez bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w systemie; 3) wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kursie jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek; 4) na żądanie Zamawiającego bank zobowiązany będzie przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego. 16. Zapewnienie doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym: 1) Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp.; 2) kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie i mailowo; 3) bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współprace w obszarze technicznym np. w zakresie systemu. 17. Potwierdzanie na wniosek Zamawiającego lub jego jednostek organizacyjnych dokonanych transakcji oraz sald rachunków w szczególności rachunków zadań finansowanych z środków Unii Europejskiej. 18. Wydawanie opinii bankowych związanych z obsługą Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych. 19. Bezpłatna obsługa Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych w placówkach banku (oddziałach, filiach, agencjach) zlokalizowanych w granicach administracyjnych Gminy Pelplin na następujących warunkach: 1) w co najmniej jednej placówce będą dostępne, w każdy dzień roboczy przez min. 8 godzin, wszystkie operacje bankowe ujęte w specyfikacji i na warunkach określonych w SIWZ; 2) bank zapewni osobne stanowisko kasowe lub pierwszeństwo obsługi (bez kolejki) w kasie banku dla wszystkich jednostek organizacyjnych Gminy Pelplin bank zapewni w tym celu identyfikatory z logo banku w ilości wskazanej przez Zamawiającego; 3) czynności związane z bankową obsługą budżetu dostępne będą we wszystkich pozostałych placówkach wskazanych przez bank; 4) bank zapewni bezpłatne przyjmowanie wpłat dokonywanych przez osoby trzecie na rachunki Zamawiającego w kasach placówek banku; 5) bank zapewni wymianę uszkodzonych banknotów. 20. Wypłacanie świadczeń rodzinnych osobom uprawnionym. 21. Zapewnienie przyjmowania zapłaty z tytułu należności budżetu Gminy w kasie Urzędu Miasta i Gminy Pelplin przy użyciu kart płatniczych: 1) udostępnienie do używania terminalu kart płatniczych; 2) upoważnienie Zamawiającego do akceptacji kart płatniczych na warunkach bezgotówkowych posiadaczom kart płatniczych. 22. Bank zapewni jednakowe warunki prowadzenia rachunków bankowych dla wszystkich jednostek organizacyjnych. 23. Zapłata za rachunki Gminy Pelplin pokrywana będzie przez Urząd Miasta i Gminy Pelplin, a za rachunki jednostek organizacyjnych przez te jednostki organizacyjne. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rezygnacji z niektórych ww. usług bądź ich późniejszego, niż od 1 stycznia 2012 r, uruchomienia