Zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu: Seminaria dla LGD na temat metod aktywizacji, budowania kapitału społecznego, komplementarności i zintegrowania oraz wydanie publikacji prezentującej wyniki pracy ich uczestników

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na zapewnieniu kompleksowej realizacji projektu: Seminaria dla LGD nt. metod aktywizacji, budowania kapitału społecznego, komplementarności i zintegrowania oraz wydanie publikacji prezentującej wyniki pracy ich uczestników, zwanego dalej Projektem. Celem projektu jest organizacja 16 dwudniowych seminariów z częścią warsztatową dla przedstawicieli lokalnych grup działania oraz pokazanie w formie publikacji przykładów działań podejmowanych przez lokalne grupy działania w dziedzinach: animowanie społeczności, budowanie kapitału społecznego oraz komplementarność i zintegrowanie. Seminaria przybliżą lokalnym grupom działania metody aktywizacji społeczności lokalnej, co z kolei wpłynie na lepsze wykorzystanie potencjału obszarów objętych lokalnymi strategiami rozwoju. Celem projektu jest również przekonanie lokalnych grup działania do realizacji projektów komplementarnych i zintegrowanych, tak aby w realizację założeń lokalnej strategii rozwoju włączone były różne podmioty, które korzystać będą z wielu funduszy. Prowadzenie seminariów i towarzyszących im warsztatów wpłynie na zwiększenie elastyczności lokalnych grup działania w szukaniu nowych i innowacyjnych sposobów rozwoju obszarów wiejskich i realizacji celów, dzięki czemu zostaną wykorzystane zasoby przyrodnicze, historyczne i kulturowe obszarów objętych lokalnymi strategiami rozwoju, przy wykorzystaniu środków innych niż Europejskiego Funduszu Rolnego na rzecz Rozwoju Obszarów Wiejskich. Realizacja założonych celów wzmocni kapitał społeczny obszarów objętych lokalnymi strategiami rozwoju. Wykonawca wykona zamówienie zgodnie z ww. celami projektu. W celu realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca zorganizuje Biuro Projektu, zwane dalej Biurem, odpowiedzialne za całość prac związanych z realizacją Projektu. W celu sprawnego funkcjonowania Biura Wykonawca zapewni: a) zespół składający się z osób zapewniających prawidłową i terminową realizację Projektu; b) minimum jeden numer telefonu stacjonarnego, numer telefonu komórkowego, numer faksu oraz adres mailowy i korespondencyjny; c) organizację pracy, która umożliwi łatwy kontakt z przedstawicielami Biura. Czas odpowiedzi na zapytanie mailowe nie może przekroczyć dwóch dni roboczych; Przedstawiciele Biura będą ściśle współpracować z Zamawiającym i na bieżąco dostarczać wszelkich informacji o realizacji Projektu. Podstawowe zadania Biura: 1. Kompleksowa organizacja i realizacja szesnastu dwudniowych seminariów dla przedstawicieli lokalnych grup działania. W każdym z województw odbędzie się jedno seminarium. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) rekrutację uczestników seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - w każdym z seminariów weźmie udział co najmniej 25 uczestników, ale nie więcej niż 50, - uczestnicy seminariów zostaną wybrani spośród reprezentantów lokalnych grup działania, przedstawicieli Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz przedstawicieli Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, z tym, że udział przedstawicieli Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa będzie możliwy jedynie w przypadku niewykorzystania limitu miejsc na dane seminarium przez reprezentantów lokalnych grup działania, - w seminariach będą mogli także wziąć udział pracownicy Urzędów Marszałkowskich (maksymalnie dwóch w każdym z seminariów), - w jednym seminarium może wziąć udział maksymalnie dwóch przedstawicieli lokalnej grupy działania, - przedstawiciele poszczególnych lokalnych grup działania będą mogli uczestniczyć tylko w jednym seminarium, - uczestnictwo więcej niż dwóch osób z jednej lokalnej grupy działania jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy którykolwiek Urząd Marszałkowski lub którakolwiek lokalna grupa działania zgłoszą uczestnictwo tylko jednej osoby lub nie zgłoszą uczestnictwa swych przedstawicieli w seminarium, Ostateczną listę uczestników poszczególnych seminariów, wraz z podaniem podstawy zaproszenia do uczestnictwa w seminarium, Wykonawca przekaże Zamawiającemu do dnia 15 września 2012 r. b) wykładowców na seminariach oraz moderatorów warsztatów, których ramowy program stanowi Załącznik nr 6 do SIWZ, - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - wykładowcy oraz moderatorzy muszą być ekspertami w dziedzinach przewidzianych w ramowym programie seminarium, stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ, tj. posiadać każdorazowo co najmniej 3-letnie doświadczenie w przedmiotach objętych seminariami i warsztatami Listę wykładowców i moderatorów wraz z załączonymi CV Wykonawca przedstawi Zamawiającemu najpóźniej do dnia 15 września 2012 r. c) pozyskanie od lokalnych grup działania przykładów dobrych praktyk w zakresie objętym tematyką seminarium oraz przekazanie ich wykładowcom, celem opracowania na ich podstawie prezentacji oraz wykładów, d) kompleksową realizację seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - seminaria zostaną zrealizowane każdorazowo zgodnie z ramowym programem seminarium, stanowiącym Załącznik nr 6 do SIWZ, - seminaria zostaną przeprowadzone w formie wykładów oraz prezentacji, opracowanych zgodnie z pkt. III.1.c SIWZ, - w trakcie warsztatów zostaną zaprezentowane praktyki już realizowane przez lokalne grupy działania, a następnie uczestnicy wspólnie wypracują modele postępowań i propozycje rozwiązań w zakresie wszystkich bloków tematycznych, - na terenie każdego z województw zostanie zrealizowane jedno seminarium, - liczba warsztatów w trakcie każdego z seminariów musi zostać ustalona w taki sposób, aby każdy z uczestników jednego seminarium mógł wziąć udział w jednym warsztacie, Ostateczną listę miejsc w których odbędą się seminaria Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej do dnia 15 września 2012 r. Wykonawca zrealizuje wszystkie seminaria w terminie do dnia 15 listopada 2012 r. e) sale w zakresie niezbędnym do realizacji programu seminariów oraz warsztatów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: każdorazowo w dniach realizacji każdego z seminariów, - miejsce: każdorazowo miejscu realizacji poszczególnych seminariów, - ilość miejsc: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych seminariów, - wyposażenie sal musi umożliwiać prowadzenie interaktywnych zajęć oraz wykonywanie prezentacji multimedialnych (minimalne wyposażenie: laptop, projektor multimedialny, ekran, dostęp do Internetu, flipchart wraz z flamastrami), - liczba sal musi umożliwiać symultaniczną organizację warsztatów - w jednym warsztacie powinno uczestniczyć maksymalnie 15 osób, f) obsługę cateringową seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: w dniach realizacji każdego z seminariów, zgodnie z ich programem, - miejsce: każdorazowo miejsce realizacji poszczególnych seminariów, - ilość osób: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych seminariów, - zakres obsługi cateringowej: napoje (woda, kawa, herbata), przekąski podczas i w związku z warsztatami, obiady w pierwszym i drugim dniu seminariów (dwa dania gorące oraz napoje), g) noclegi dla wszystkich uczestników seminariów - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - termin: każdorazowo w nocy pomiędzy pierwszym a drugim dniem każdego z seminariów, - miejsce: każdorazowo miejsce realizacji poszczególnych seminariów, - ilość osób: odpowiadająca liczbie uczestników poszczególnych seminariów, Nocleg zostanie zapewniony w pokojach jedno- i/lub dwuosobowych, w hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym lub innym obiekcie o równorzędnym standardzie. h) opracowanie merytoryczne, druk oraz dystrybucja materiałów seminaryjnych - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - programu seminariów, o których mowa w pkt. III.1.d SIWZ, oraz jego dystrybucja wśród wszystkich uczestników seminariów, podczas i w związku z poszczególnymi seminariami, - prezentacji wykonanych w związku z seminariami, o których mowa w pkt. III.1.d SIWZ, oraz ich dystrybucja wśród wszystkich uczestników seminariów, podczas i w związku z poszczególnymi seminariami, Wszelkie materiały seminaryjne zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczną wersję materiałów seminaryjnych Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej do dnia 15 września 2012 r. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 15 listopada 2012 r. 2. Promocja projektu. Celem działań promocyjnych jest dotarcie do bezpośrednich adresatów projektu tj. lokalnych grup działania. Działania promocyjne prowadzone będą przed rozpoczęciem cyklu seminariów. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) zamieszczenie komunikatów prasowych w dziennikach o zasięgu regionalnym (po jednym komunikacie prasowym w jednym dzienniku regionalnym na każde z szesnastu województw) informujących o terminie, miejscu oraz sposobie naboru w związku z poszczególnymi seminariami, jak również o ich celu i charakterze, b) opracowanie rozpoznawalnego szablonu poczty elektronicznej informującego o terminie, miejscu oraz sposobie naboru w związku z poszczególnymi seminariami, jak również o ich celu i charakterze, oraz jego rozesłanie drogą e-mailową do wszystkich lokalnych grup działania, których listę zawiera Załącznik nr 8 do SIWZ, c) długopisy - w ilości odpowiadającej liczbie uczestników seminariów, o których mowa w pkt. III.1.d, oraz ich dystrybucję wśród wszystkich uczestników tych seminariów, podczas i w związku z tymi seminariami, d) notatniki formatu A5 - w ilości odpowiadającej liczbie uczestników seminariów, o których mowa w pkt. III.1.d, oraz ich dystrybucję wśród wszystkich uczestników tych seminariów, podczas i w związku z tymi seminariami. Wszelkie materiały promocyjne (w tym materiały, o których mowa w ppkt. b) i c)) zawierać będą stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczną wersję materiałów promocyjnych wraz z proponowanym miejscem ich ekspozycji Wykonawca przekaże Zamawiającemu najpóźniej do dnia 15 września 2012 r. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie do dnia 15 listopada 2012 r. 3. Opracowanie merytoryczne, druk oraz dystrybucja publikacji prezentującej wnioski wypracowane podczas seminariów oraz warsztatów. W ramach tego zadania Wykonawca zapewni: a) opracowanie merytoryczne i zamieszczenie w publikacji co najmniej dwudziestu a maksymalnie trzydziestu dwóch tekstów (po ok. 4000 znaków każdy), z których każdy opisuje jeden przykład dobrej praktyki, wypracowanej podczas warsztatów. Styl i język tekstów musi być dostosowany do specyfiki publikacji tj. nie może być zbyt oficjalny i urzędowy. Należy koncentrować się na ukazaniu wypracowanych przykładów metod aktywizacji, budowania kapitału społecznego oraz zintegrowania i komplementarności realizowanych strategii, b) wykona oraz zamieści w publikacji fotografie dokumentujące przeprowadzone seminaria i warsztaty, o których mowa w pkt. III.1.d SIWZ, c) opracowanie graficzne, skład, łamanie oraz korektę publikacji, d) druk publikacji - zgodnie z poniższymi wymaganiami: - liczba egzemplarzy: 3000, - format publikacji: A5, - okładka laminowana, - papier o gramaturze co najmniej 115 g/m2 (kreda półmat), - wszelkie zdjęcia grafiki i schematy w kolorze, e) dystrybucję publikacji - zgodnie z listą dystrybucyjną stanowiącą Załącznik nr 8 do SIWZ Teksty zamieszczone w publikacji muszą być tekstami autorskimi. Nie mogą być wykorzystywane w całości ani w części do innych publikacji przygotowywanych przez Wykonawcę lub inny podmiot. Teksty zamieszczane w publikacji, a także ich fragmenty, nie mogą pochodzić z innych publikacji. Publikacja zawierać będzie stałą i trwałą wizualizację sloganów oraz logotypów określonych w Załączniku nr 7 do SIWZ. Ostateczny wybrany przez Wykonawcę skład zespołu redakcyjnego (wraz z załączonymi CV jego członków) zostanie przedstawiony Zamawiającemu na co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem prac nad publikacją. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu pełną i ostateczną wersję publikacji w wersji papierowej co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem jej druku i dystrybucji. Wykonawca wykona niniejsze zadanie w terminie 15 listopada 2012 r. 4. Pozostałe warunki dotyczące realizacji zamówienia zostały określone we wzorze umowy, stanowiącym załącznik nr 9 do SIWZ