Zorganizowanie dwudniowego seminarium dla 55 osób na potrzeby Obserwatorium Integracji Społecznej Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej dotyczącego Oceny zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę sytuacji społecznej i demograficznej.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest Zorganizowanie dwudniowego seminarium dla 55 osób na potrzeby Obserwatorium Integracji Społecznej Mazowieckiego Centrum Polityki Społecznej dotyczącego Oceny zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę sytuacji społecznej i demograficznej. Wykonawca wykona wszystkie elementy wchodzące w skład usługi polegającej na zorganizowaniu dwudniowego seminarium. Termin seminarium: 15 - 16 grudzień 2011. Liczba uczestników: Maksymalnie 55 osób. Cel seminarium: Poinformowanie przedstawicieli Obserwatoriów Integracji Społecznej z terenu całego kraju o postępie prac związanych z przygotowaniem koncepcji przeprowadzenia Oceny zasobów pomocy społecznej w oparciu o analizę sytuacji społecznej i demograficznej, projektem jednolitego narzędzia dla wszystkich województw służącego do przeprowadzenia oceny zasobów, oraz jego konsultacje z przedstawicielami OIS. Lokalizacja: Ośrodek położony do 30 km od centrum Warszawy, w miejscu zalesionym (las, park), umiejscowiony nie bezpośrednio w pobliżu drogi głównej. Sala konferencyjna musi się znajdować w tym samym budynku, w którym uczestnicy będą nocować i spożywać posiłki. Transport: Wykonawca zapewni transport uczestnikom konferencji w dniu 15 grudnia 2011r. z Dworca Centralnego w Warszawie, do miejsca konferencji i w dniu 16 grudnia 2011r. z powrotem z miejsca konferencji do Dworca Centralnego w Warszawie. Wyżywienie: Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania i zapewnienia wyżywienia w czasie konferencji w postaci co najmniej (na każdego uczestnika) 1 śniadanie, 2 obiady, 1 kolacja. Śniadanie, obiady i kolacja powinny być podawane w innej sali niż sala wykładowa. Śniadanie: w formie szwedzkiego bufetu, w tym o najmniej: pieczywo różnorodne, danie na ciepło, wędliny różnorodne, sery różnorodne, dżemy, mleko, przetwory jogurtowe, płatki śniadaniowe, świeże warzywa, napoje różnorodne. Obiad: zupa, drugie danie mięsne i wegetariańskie (z trzema rodzajami surówek), deser i napoje (woda, soki owocowe, kawa, herbata) dla 55 osób. Kolacja: składająca się przynajmniej z: przystawki, danie główne na ciepło, zimnej płyty składającej się z różnorodnych: wędlin, serów, warzyw, sałatek itp. Napojów różnorodnych Serwis kawowy: podany trzy razy, składający się z kawy, herbaty, ciastek, wody gazowanej i niegazowanej, soków owocowych i owoców świeżych dla 55 osób. Wszystkie posiłki powinny być podane w zastawie porcelanowej i szkle z zapewnieniem obsługi kelnerskiej. Świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 136, poz. 914, z późn. zm.); wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia; dostarczane posiłki powinny zapewniać 100 % całodziennego zapotrzebowania na energię i składniki odżywcze zalecanego przez Instytut Żywności i Żywienia. Wykonawca przekaże propozycję wyżywienia i serwisu kawowego do akceptacji Zamawiającemu nie później niż w ciągu 5 dni od dnia podpisania umowy. Nocleg: Wykonawca zapewni zakwaterowanie dla uczestników konferencji i prowadzących w pokojach 1,2,3 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, sprzętem RTV i dostępem do Internetu w hotelu minimum trzygwiazdkowym. Sala Konferencyjna: Sala konferencyjna z pełnym wyposażeniem dla 55 osób (nagłośnienie, krzesła dla uczestników, stolik i krzesło dla prelegenta, ekran, projektor multimedialny, laptop, flipchart, blok papierowy, flamastry). Sala wraz ze sprawnym sprzętem i jego obsługą techniczną musi być dostępna w danym terminie min. 2 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia konferencji, Sala konferencyjna musi posiadać dobre naświetlenie światłem dziennym i sztucznym, dobre zaciemnienie, klimatyzację oraz spełniać wymogi bezpieczeństwa i higieny pracy w dostosowaniu do liczby uczestników. Uczestnicy w trakcie seminarium mają mieć zapewniony dostęp do szatni, węzła sanitarnego, sali cateringowej. Kadra dydaktyczna, materiały promocyjne: Wykonawca zapewni kadrę dydaktyczną (wykładowców, prelegentów, 2 osoby wskazane przez Zamawiającego, jak również zapewni im wynagrodzenie według średniej stawki krajowej dla tego typu usług) ,materiały promocyjne i szkoleniowe nie więcej niż 1 teczkę formatu A4, przygotuje dokumentację potwierdzającą przeprowadzenie konferencji zgodnie z przepisami krajowymi lub unijnymi, w szczególności: karty i formularze zgłoszeniowe, listy obecności, potwierdzenie odbioru materiałów szkoleniowych i promocyjnych, noclegów, posiłków. Sposób rozliczenia kosztów (wynagrodzenia Wykonawcy) z tytułu wykonania usług: Zamawiający rozlicza się z Wykonawcą według faktycznej liczby uczestników, a więc wynikającej z tego rzeczywistej liczby usług gastronomicznych i hotelarskich. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników o 6 osób. Ustalenia ogólne: Program konferencji i szczegóły organizacyjne dotyczące konferencji Wykonawca przekaże do uzgodnienia i akceptacji Zamawiającego. W trakcie przygotowania konferencji Wykonawca będzie się kontaktował z wyznaczonym pracownikiem MCPS. Wykonawca ma obowiązek gromadzenia dokumentacji związanej z organizacją konferencji, a także ponoszonymi w toku realizacji konferencji wydatkami. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia szczegółowych rozwiązań logistycznych związanych z realizacją usługi. Wykonawca zobowiązany jest do przekazywania Zamawiającemu, na jego żądanie, w zależności od potrzeb, dodatkowych informacji na potrzeby promocji projektu. Wykonawca ma obowiązek złożyć sprawozdanie po konferencji w terminie do 3 dni roboczych po jej zakończeniu, które musi zawierać: dokładny opis przebiegu i realizacji konferencji, liczbę uczestników, gości, prelegentów, osób nocujących oraz stan finansowy realizacji konferencji. Wykonawca ma wtedy 2 dni robocze na zapoznanie się ze sprawozdaniem i jego zatwierdzeniem. W przypadku uwag Wykonawca w przeciągu 2 dni roboczych ma obowiązek je uwzględnić i przedstawić jeszcze raz opracowanie do zatwierdzenia przez Zamawiającego. Zamawiający w terminie 2 dni roboczych zatwierdzi opracowanie, o ile wszystkie jego uwagi zostaną uwzględnione. Po akceptacji sprawozdania Wykonawca wystawia i przekazuje Zamawiającemu fakturę.