Uzupełnienie bazy danych dowodów zmian, danych ewidencyjnych o archiwalną dokumentację zasobu geodezyjno-kartograficznego miasta Sopotu

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest uzupełnienie bazy danych dowodów zmian, danych ewidencyjnych o archiwalną dokumentację zasobu geodezyjno-kartograficznego miasta Sopotu. 2. Wykonawca przeprowadzi digitalizację udostępnionych przez Zamawiającego dokumentów stanowiących dowody zmian (przede wszystkim aktów notarialnych, decyzji, zawiadomień formatu A4, możliwe pojedyncze egzemplarze A3) poprzez skanowanie czarno-białe z rozdzielczością 150-200 dpi i zapis wszystkich stron danego dokumentu do jednego pliku PDF. Nazwę pliku stanowić powinien: 1) w przypadku aktu notarialnego - numer repertorium uzupełniony o trzy pierwsze litery nazwiska notariusza, 2) w przypadku innego dowodu zmian - numer zmiany w postaci nnnn_rrrr. Usługę skanowania Wykonawca przeprowadzi na własnym sprzęcie i przy użyciu własnego oprogramowania, na co najmniej czterech stanowiskach umożliwiających równoczesne skanowanie dokumentów w tym co najmniej na jednym stanowisku wyposażonym w skaner A3. 3. Usługa zostanie wykonana w siedzibie i w godzinach pracy Zamawiającego tj w Urzedzie Miasta Sopotu, ul. Kościuszki 25-27, Sopot, w godzinach: w poniedziałki od godz. 10:00 do godz. 18:00, w pozostałe dni robocze (od wtorku do piątku) od godz. 7:30 do godz. 15:30. Zamawiający nie przewiduje możliwości wydłużenia godzin pracy. Zamawiający udostępni Wykonawcy niezbędne pomieszczenie do realizacji usługi. . Wykonawca dostarczy przed rozpoczęciem pracy, imienne upoważnienia dla pracowników, którzy w ramach realizacji usługi będą mieli styczność z podlegającymi ochronie, danymi osobowymi. 4. Zeskanowane dokumenty należy oznaczyć w sposób jednolity pieczątką o treści: zeskanowano w dniu i podpisem wykonującego. 5. W trakcie skanowania należy pozyskać dane umożliwiające wprowadzenie zeskanowanych dokumentów do bazy danych Zamawiającego. W szczególności są to: 1) dla aktów notarialnych: a) nazwa ulicy (według urzędowego spisu nazw ulic), b) numer porządkowy nieruchomości zapisany w dokumencie, bez numeru lokalu, c) numer lokalu, d) nazwisko i pierwsze imię nabywcy (jeżeli jest ich kilkoro należy wpisać wszystkich), jeśli firma - należy wpisać nazwę firmy bez znaków e) numer repertorium i trzy pierwsze litery nazwiska notariusza, f) data aktu notarialnego, g) nazwa pliku PDF zawierającego skan aktu notarialnego, h) nazwisko notariusza, i) oznaczenie ewidencyjne - nr kolejny nr segregatora rok. 2) dla innych dowodów zmian: a) DzKW (nr sprawy), b) Nr KW, c) nazwa ulicy (według urzędowego spisu nazw ulic), d) numer porządkowy nieruchomości zapisany w dokumencie, bez numeru lokalu, e) numer lokalu, f) nazwisko i pierwsze imię nabywcy (jeżeli jest ich kilkoro należy wpisać wszystkich), jeśli firma - należy wpisać nazwę firmy bez znaków g) data wprowadzenia zmiany, h) wydany przez i) oznaczenie (numer zmiany) 6. Pozyskane dane należy wprowadzić do prowadzonych w oprogramowaniu Access 2003 baz danych. W tym celu kopie baz zostaną udostępnione przez Zamawiającego Wykonawcy. Uzupełnienie baz danych może odbyć się poza siedzibą Zamawiającego - przy zachowaniu przez Wykonawcę niejawności przetwarzanych danych. Opracowanie danych Wykonawca zrealizuje na własnym sprzęcie i przy wykorzystaniu własnego oprogramowania.