Usługi hotelarsko-restauracyjne w ramach konferencji BEZPIECZEŃSTWO I OCHRONA OBIEKTÓW BUDOWLANYCH NA TERENACH GÓRNICZYCH

Opis przedmiotu przetargu: W związku z organizacją konferencji naukowych Główny Instytut Górnictwa zamawia usługi hotelarsko-restauracyjne. Zamawiający wymaga, aby konferencja BEZPIECZEŃSTWO I OCHRONA OBIEKTÓW BUDOWLANYCH NA TERENACH GÓRNICZYCH odbyła się w dniach 15 października (godz. 11:00) - 17 października (godz. 15:00) 2014 r. Przewidujemy, że w konferencji udział weźmie około 130 uczestników. Wymagania Zamawiającego: - lokalizacja Karpacz, - standard obiektu, w którym odbędzie się konferencja - minimum 3 gwiazdki (nadane decyzją Marszałka Województwa), - minimum 130 miejsc noclegowych, w tym: - minimum 5 apartamentów (pokoje o podwyższonym standardzie), w tym jeden o powierzchni minimum 50 m2, (jedna osoba w jednym apartamencie), - minimum 20 pokoi 1-osobowych lub wykorzystywanych jako 1-osobowe (bez dodatkowych opłat), - minimum 30 pokoi 2-osobowych, - pozostałe miejsca w pokojach co najwyżej 3-osobowych, - cały ośrodek w czasie trwania konferencji dostępny wyłącznie do dyspozycji Zamawiającego, - dojazd do hotelu drogą twardą (w rozumieniu kodeksu drogowego), - wyżywienie: śniadania w formie stołu szwedzkiego, obiady serwowane, przerwy kawowe wg menu zamieszczonego poniżej, - zorganizowanie kolacji w formie bankietu w sali restauracyjnej na minimum 150 osób o powierzchni co najmniej 250 m2 wg menu zamieszczonego poniżej, - wynajęcie sali konferencyjnej na min. 130 osób na sesje plenarne o powierzchni co najmniej 250 m2, - wynajęcie do ciągłej dyspozycji minimum 2 mniejszych salek konferencyjnych (pojemność każdej z salek minimum 30 osób) na potrzeby bieżących spotkań i dyskusji, - wynajęcie sprzętu audiowizualnego (nagłośnienie sali, rzutnik do folii, rzutnik multimedialny, ekran, tablica suchościeralna) wraz z obsługą, - możliwość skorzystania z bezpłatnego, bezprzewodowego internetu w pokojach oraz pomieszczeniach ogólnodostępnych hotelu, - wynajęcie powierzchni reklamowej (w hallu hotelu lub w korytarzu - powierzchnia metrów kwadratowych) - min. 100 m2, - rezerwacja bezpłatnego parkingu strzeżonego lub dozorowanego na min. 70 samochodów, parking położony przy hotelu (nie dalej niż 100 m), - bezpłatne udostępnienie miejsca w holu na recepcję konferencji oraz zamykanego pomieszczenia (pow. min. 8 m2) do przechowania materiałów konferencyjnych; - nieodpłatna dyspozycyjność dla organizatorów konferencji 2 osób z obsługi technicznej w dniu 14.10. br. do godz. 22:00 - warunki płatności (termin płatności - 14 dni po otrzymaniu faktury), - płatność za pokoje według wykorzystania, ale nie mniejsza niż wynikająca z minimalnej liczby uczestników konferencji podanej do 01.10.2014 r. - płatność za posiłki według wykorzystania, ale nie mniejsza niż ustalona w dniu poprzednim. Ostateczna cena, którą Zamawiający zapłaci Wykonawcy zostanie obliczona na podstawie rzeczywistego obłożenia pokoi hotelowych oraz rzeczywistej konsumpcji i innych usług zgodnie z punktami powyżej. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zaliczki na poczet wykonania zamówienia