Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przesyłek o wadze powyżej 50 g na rzecz Sądu Rejonowego w Ostródzie w 2012 roku

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przesyłek o wadze powyżej 50 g na rzecz Sądu Rejonowego w Ostródzie w 2012 roku, zgodnie z kalkulacją ceny ofertowej (zał. nr 4 do siwz) oraz istotnymi postanowieniami umowy określonymi w zał. nr 3 do siwz. 2. Przedmiot zamówienia: 2.1. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Sądu Rejonowego w Ostródzie, ul. Jana III Sobieskiego 12 oraz Wydziału Sądu Rejonowego w Ostródzie zlokalizowanego w Morągu przy ul. Warmińskiej 17a, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów o masie powyżej 50 g, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 2.2. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje: a) Usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym, opłacane przy użyciu maszyn do frankowania lub usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym opłacane za pomocą opłaty z dołu; b) Usługi codziennego odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego, opłacane za pomocą opłaty z dołu; c) Usługi codziennego doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów przesyłek pocztowych do Zamawiającego po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy. 2.3. Wymagania Zamawiającego: 2.3.1. Terminy doręczania przesyłek pocztowych: zgodnie z art. 48a ustawy z dnia 12 czerwca 2003r. Prawo pocztowe (tekst jednolity Dz.U. z 2008r. Nr 189, poz. 1159 z późn. zm.) (dalej ustawa Prawo pocztowe). 2.3.2. Wykonawca zobowiązany jest świadczyć usługi doręczania ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) i zwrotów niedoręczonych przesyłek pocztowych do Zamawiającego, w dni robocze Zamawiającego, od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00 - 9:00. 2.4. Zasady wnoszenia opłat za świadczenia usług pocztowych: a) Maszynami do frankowania lub za pomocą opłaty z dołu uiszczane będą opłaty: - w obrocie krajowym - za przesyłki listowe nierejestrowane, rejestrowane, w tym przesyłki polecone, paczki pocztowe, przesyłki pobraniowe i przesyłki na warunkach szczególnych oraz usługi komplementarne; - w obrocie zagranicznym - za przesyłki listowe nierejestrowane, rejestrowane, paczki oraz usługi specjalne. b) Zamawiającemu przysługuje prawo wyboru formy wnoszenia opłat za świadczenie usług pocztowych, co w szczególności uzależnione jest od aktualnego stanu posiadania urządzeń do frankowania, ich liczby i stanu technicznego. c) Zamawiający nie dopuszcza stosowania jako formy rozliczania opłat specjalnie oznakowanych opakowań Wykonawcy. Zamawiający dopuszcza stemplowanie opakowań pieczęcią, której wzór będzie ustalony z Wykonawcą. d) Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy. Wykonawca wystawi faktury na podstawie dokumentów nadanych i zwróconych przesyłek w terminie do 7-go dnia następującego po miesiącu rozliczeniowym. e) W przypadku zastosowania maszyn do frankowania, rozliczenie usług pocztowych odbywać się będzie w formie zaliczki na poczet opłat za usługi pocztowe z góry przelewem na konto wskazane przez Wykonawcę. Wysokość zaliczki ustala Zamawiający w zależności od posiadanych środków finansowych. Wykonawca umożliwi ustawienie licznika urządzeń do frankowania odpowiednio do wysokości wpłaty od dnia dokonania wpłaty, tj. w dniu uznania rachunku bankowego Wykonawcy. Z tytułu wpłat na poczet wykonywania usług Wykonawca wystawi fakturę nie później niż 7 dnia od daty uznania jego rachunku bankowego. f) Opłata za zwroty przesyłek rejestrowanych odbywać się będzie na podstawie wystawionej faktury. Faktura sporządzona będzie na podstawie dokumentacji zwracanych przesyłek. g) Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub oddawczych, przy czym obowiązywać będą ceny jednostkowe podane w kalkulacji ceny ofertowej stanowiącej załącznik nr 4 do siwz. Zmiana cen może nastąpić wyłącznie w przypadku ich akceptacji przez Urząd Komunikacji Elektronicznej, w sposób określony w ustawie Prawo pocztowe. Ceny określone w kalkulacji ceny ofertowej powinny zawierać wszystkie koszty Wykonawcy związane z realizacją usługi. 2.4.1. Usługi pocztowe będą świadczone na całym obszarze Polski oraz poza granicami Polski. 2.4.2. Przyjmowanie, przemieszczanie i doręczanie wszystkich przesyłek pocztowych oraz ich ewentualny zwrot i reklamacje, muszą być realizowane zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, o których mowa w pkt. 3.5 oraz postanowieniami umowy. 2.4.3. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczanie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej. Opakowanie przesyłek listowych stanowi zaklejona koperta Zamawiającego, opakowanie paczki stanowi sztywne pudełko lub szary papier Zamawiającego. Zamawiający umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 2.4.4. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie na podstawie właściwie przygotowanych przez Zamawiającego przesyłek do nadania oraz zestawienia ilościowego z wyszczególnieniem adresów. W przypadku przesyłek rejestrowanych zestawienie będzie sporządzane w 2 egzemplarzach, po jednym egzemplarzu dla Zamawiającego i Wykonawcy. 2.4.5. Przesyłki rejestrowane listowe nadawane będą na podstawie wykazu listów poleconych według wzoru określonego w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sądowych przez pocztę w postępowaniu cywilnym oraz określonego w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym. 2.4.6. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane - ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzonego przez Zamawiającego w dwóch egzemplarzach po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 2.4.7. Zamawiający będzie korzystał z wzorów druków ZPO (zwrotnego potwierdzenia odbioru) określonych w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie szczegółowego trybu doręczania pism sadowych w postępowaniu cywilnym oraz w Załączniku nr 1 do rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym. 2.4.8. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu realizację zapisów wynikających z § 8 ust. 2 w związku z § 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie szczegółowych zasad i trybu doręczania pism sądowych w postępowaniu karnym - w dwóch formularzach ZPO dla adresata i Zakładu Karnego lub Aresztu Śledczego. 2.4.9. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. 3.4.10. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od dnia ich nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku zgłaszania reklamacji zastosowanie mają unormowania zawarte w rozporządzeniu w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego. 3.4.11. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe oraz Rozporządzenia Ministra Infrastruktury w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego, a w sprawach nieuregulowanych tymi przepisami stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu Cywilnego. 3.4.12. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi pocztowej chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej niezależnej od Wykonawcy i niemożliwej do przewidzenia. 3.4.13. Podane przez Zamawiającego ilości poszczególnych pozycji przesyłek wyszczególnionych w załączniku nr 4 do siwz mają charakter szacunkowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niewykorzystania ilości wskazanych w załączniku nr 4 do siwz. Określone w nim rodzaje i ilości poszczególnych przesyłek w ramach świadczonych usług są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji umowy. 3.4.14. Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi stanowiącej przedmiot zamówienia Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie zgodnie z zasadami ustawy Prawo pocztowe oraz regulaminami poszczególnych usług Wykonawcy. 3.4.15. Wymagana jest należyta staranność przy realizacji zobowiązań umowy, której Istotne postanowienia zawiera załącznik nr 3 do SIWZ. 3.4.16. Ustalenia i decyzje dotyczące bieżącego wykonywania zamówienia uzgadniane będą przez Zamawiającego z ustanowionym przedstawicielem Wykonawcy. 3.4.17. Do odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie usługi pocztowej stosuje się odpowiednio przepisy ustawy Prawo pocztowe (art. 57, 58 ustawy Prawo pocztowe.