Obsługa bankowa budżetu Gminy Smołdzino oraz podległych jej jednostek organizacyjnych.

Opis przedmiotu przetargu: a) otwarcie i prowadzenie Rachunku Bieżącego Budżetu Gminy Smołdzino - rachunku, na którym gromadzone są wpłaty oraz z którego dokonywane są wypłaty środków; - środki gromadzone na Rachunku będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID O/N, b) realizowanie wpłat i wypłat gotówkowych z rachunków Zamawiającego (tj. jednostek organizacyjnych Gminy, określonych w załączniku nr 6 do SIWZ), w każdej formie (np. w postaci wypłat elektronicznych, za pomocą czeków), w oddziale lub filii Banku zlokalizowanych w granicach administracyjnych miejscowości Smołdzino; c) otwarcie i prowadzenie Rachunków Dochodów i Wydatków; - Bank zobowiązany jest otworzyć i prowadzić na rzecz Zamawiającego Rachunki Dochodów i Wydatków w liczbie niezbędnej do prowadzenia prawidłowej gospodarki finansowej; - Bank zobowiązany jest zapewnić Zamawiającemu możliwość automatycznej identyfikacji źródeł dochodów, poprzez określenie nazwy Kontrahenta, tytułu płatności, daty obciążenia rachunku Kontrahenta bądź też daty dokonania wpłaty przez Kontrahenta za pośrednictwem poczty lub innych sposobów wpłat, kwoty wpłaty lub innych parametrów uzgodnionych pomiędzy Zamawiającym a Bankiem. Zakres informacji nie będzie wykraczał poza dostępny w systemie rozliczeń międzybankowych; - Każdorazowo po dokonaniu płatności (każdego dnia roboczego) System musi zapewnić dostęp do danych o wypłacie środków (wszystkie informacje, jakie będą umieszczone na przelewie), niezbędnych do przeprowadzenia księgowań zrealizowanych wypłat, zgodnie z zasadami ewidencji księgowej obowiązującej jednostkę samorządu terytorialnego; d) otwarcie i prowadzenie Rachunków Pozostałych (innych niż wyżej opisane), czyli rachunków:dla których zgromadzone wpływy pozostają na tych rachunkach, a odsetki pozostają na tych rachunkach lub są przekazywane na Rachunek Bieżący Budżetu Gminy Smołdzino-zgodnie z dyspozycją Zamawiającego oraz dokonywane są wydatki; z których wydatki są dokonywane zgodnie z odrębnymi przepisami. Rachunkami Pozostałymi mogą być w szczególności Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, sumy depozytowe; - na których zgromadzone środki będą oprocentowane w oparciu o stopę WIBID O/N; - dla których odsetki od środków na nich zgromadzonych będą dopisywane z częstotliwością uzgodnioną z Zamawiającym, z kapitalizacją dzienną; e) zapewnienie systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych Zamawiającego oraz jego serwisowania; System elektronicznej obsługi rachunków bankowych musi spełniać minimalne wymogi bezpieczeństwa teleinformatycznego. Ponadto System musi umożliwiać w szczególności: - uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na Rachunku Bieżącym Budżetu Gminy, Rachunkach Dochodów i Wydatków, Rachunkach Pozostałych; - tworzenie zbiorów danych rachunków, Kontrahentów i innych danych ewidencyjnych; - przeszukiwanie zbiorów wszystkich operacji na wszystkich w/w rachunkach wg rodzaju operacji, nazwy Kontrahenta, daty, okresu, kwoty i innych możliwych do wyodrębnienia kryteriów; przy czym w okresie obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest zapewnić możliwość przeszukiwania on-line zbiorów danych z całego okresu objętego obsługą bankową (5 lat) oraz prowadzić w tym okresie archiwum; - składanie poleceń przelewu, w tym poleceń przelewu zagranicznego, ze wszystkich w/w rachunków w ramach dostępnych środków, w tym kredytowych; - składanie poleceń przelewu z datą przyszłą, z możliwością ich usuwania, przeglądania, modyfikowania przed wysłaniem do Banku; - dostęp upoważnionym pracownikom Urzędu Gminy w Smołdzinie do sald rachunków bankowych podległych jednostek organizacyjnych poprzez System; - informowanie użytkowników o wszystkich istotnych sprawach związanych z Systemem (np. awarie, aktualizacje, przelewy odrzucone przez Bank); - zabezpieczenie logowania użytkownika systemu bankowości elektronicznej z miejsca pracy. Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu na czas trwania umowy bezpłatnej, niewyłącznej licencji na System. Ponadto, Bank zobowiązany jest na własny koszt zainstalować i konserwować w okresie trwania umowy dodatkowe urządzenia takie, jak np. karty podpisu elektronicznego, czytniki kart czy inne wyposażenie komputerowe potrzebne dla pracy tego Systemu/ akcesoria bankowe. Po zakończeniu realizacji umowy Bank zobowiązany będzie przekazać Zamawiającemu w terminie 14 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego (w tym m.in. rachunki Kontrahentów i dane teleadresowe), w formacie uzgodnionym z Zamawiającym. f) generowanie i przekazywanie wyciągów bankowych, jako zestawienia operacji przeprowadzonych na poszczególnych rachunkach bankowych. Bank zobowiązany jest dostarczyć Zamawiającemu wyciągi w formie pliku elektronicznego oraz pliku elektronicznego do wydruku w formacie PDF najpóźniej do godz. 8:00 następnego dnia roboczego oraz przekazywania wyciągów w formie papierowej; - wyciągi bankowe będą zawierały wszystkie informacje o płatnościach, jakie zostały umieszczone przez Kontrahentów w opisie płatności; - przekazane przez Bank wyciągi bankowe muszą zawierać informacje tożsame z danymi umieszczonymi w Systemie; - wyciąg bankowy musi zawierać pełną nazwę rachunku, walutę rachunku, pełną nazwę posiadacza rachunku, informację o przeprowadzonych wpłatach, wypłatach, nr rachunku beneficjenta, zleceniodawcy i jego pełną nazwę, pełny tytuł płatności, datę wpłaty, kursie jaki był zastosowany w przypadku operacji zagranicznych, informacje na temat otrzymanego kredytu, założonych lokat, kwotach i okresach naliczonych odsetek; - na żądanie Zamawiającego Bank zobowiązany będzie przekazać w możliwie najkrótszym terminie informację o godzinie dokonania wpłaty na rachunek Zamawiającego; g) udostępnieniu kredytu krótkoterminowego w Rachunku Bieżącym Budżetu Gminy Smołdzino; - Bank zobowiązany jest udzielić Zamawiającemu kredytu krótkoterminowego w Rachunku Bieżącym Budżetu Gminy Smołdzino nie później jak w dniu podpisania umowy; - kredyt krótkoterminowy będzie miał charakter odnawialny w każdym roku i będzie wynikał z Uchwały Rady Gminy Smołdzino (uchwały budżetowej); każdorazowo uruchamiany będzie po przekazaniu do Banku stosownej uchwały oraz podpisaniu Aneksu do umowy o kredyt krótkoterminowy; - w pierwszym roku obowiązywania umowy Bank zobowiązany jest udzielić kredytu krótkoterminowego do wysokości 800.000,- zł; w kolejnych latach wysokość kredytu wynikać będzie z określonego przez Radę Gminy Smołdzino w uchwale budżetowej upoważnienia do zaciągania kredytów na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Smołdzino, jednakże nie przekroczy 1.000.000,- zł. - przeznaczeniem kredytu krótkoterminowego będzie pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Smołdzino. Oznacza to, że będzie on spłacany ostatniego dnia roboczego danego roku, a w ostatnim roku obowiązywania umowy- ostatniego dnia obowiązywania umowy; - wysokość kredytu krótkoterminowego będzie w dyspozycji Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy; faktycznie kredyt będzie uruchamiany w dowolnej wysokości bez wcześniejszej konieczności zawiadamiania o zamiarze jego uruchomienia; - oprocentowanie kredytu krótkoterminowego będzie opierało się o stopę WIBOR O/N; - średnie prognozowane zadłużenie w ramach kredytu w rachunku bieżącym założono na poziomie 300.000,- zł ; - odsetki od wykorzystanego kredytu krótkoterminowego będą płatne ostatniego dnia każdego miesiąca wykorzystania kredytu, jeżeli ostatni dzień przypada na dzień wolny od pracy, to płatność nastąpi w 1-szym dniu roboczym po tym terminie; - do naliczania odsetek założono, iż miesiąc ma rzeczywistą liczbę dni a rok 365 dni; h) realizowaniu przelewów krajowych i zagranicznych (elektronicznych i papierowych); i) zapewnieniu doradcy bankowego oraz doradcy technicznego dedykowanego do współpracy z Zamawiającym; - Bank zobowiązany jest wyznaczyć osobę lub grupę osób, które będą współpracować z Zamawiającym w zakresie bankowej obsługi, bieżących kontaktów operacyjnych, realizacji zastrzeżeń Zamawiającego, usuwania niezgodności itp.; - kontakt z doradcą bankowym będzie odbywał się w sposób osobisty, telefonicznie i mailowo; - Bank zobowiązany jest również wyznaczyć doradcę technicznego odpowiedzialnego za współpracę w obszarze technicznym tj. w zakresie systemu bankowości elektronicznej. j) przyjmowaniu wpłat i dokonywanie wypłat (bez dodatkowych opłat). k) w ramach wykonywania przedmiotu zamówienia i skalkulowanej opłaty ryczałtowej, Bank zobowiązany jest zapewnić także: - szkolenie pracowników Zamawiającego i pracowników podległych jednostek organizacyjnych z zakresu obsługi Systemu. Szkolenia pracowników jednostek muszą odbywać się w ich siedzibach; realizację przelewów w czasie rzeczywistym między jednostkami organizacyjnymi Zamawiającego; - wpłaty dokonywane w placówce Banku zlokalizowanej w granicach administracyjnych Gminy Smołdzino (oddział, filia), będą realizowane płatności na rzecz Zamawiającego bez opłat i prowizji. - zwiększenie lub zmniejszenie liczby prowadzonych rachunków bankowych (tj. Rachunek Bieżący Budżetu Gminy, Rachunki Dochodów i Wydatków, Rachunki Pozostałe) nie wpłynie na wysokość miesięcznej opłaty ryczałtowej. - Bank z tytułu prowadzenia bankowej obsługi Zamawiającego będzie pobierał miesięczną opłatę ryczałtową. Miesięczna opłata będzie pokrywała koszty wszelkiego typu rozliczeń pieniężnych krajowych, przelewów krajowych (w tym kosztów banków KIR, SORBNET, ELIXIR, SWIFT itd.), prowadzenia rachunków, wydawania czeków, przekazywania informacji, zestawień na rzecz Zamawiającego, koszty wyciągów, dodatkowych potwierdzeń, wezwań, obsługi płatności masowych, płatności inne zawarte w Opisie Przedmiotu Zamówienia, za wyjątkiem kosztu kredytu w rachunku bieżącym. Miesięczna opłata ryczałtowa będzie pobierana 10-go dnia kalendarzowego miesiąca z jednego wskazanego przez Zamawiającego rachunku, a jeżeli dzień ten wypada w dzień wolny od pracy to w następnym dniu roboczym; Bank nie może naliczyć innych opłat ani obciążyć Zamawiającego innymi dodatkowymi kosztami bankowymi. Zamawiający będzie ponosił na rzecz Banku: miesięczną opłatę ryczałtową oraz odsetki od kredytu w Rachunku Bieżącym Budżetu Gminy Smołdzino. 3.1.2. Dodatkowe informacje: 1. Budżet: 1) Wykonanie w 2011 roku: a) Dochody: 11.425.710,94 zł. b) Wydatki: 13.353.912,30 zł. 2) Plan 2012 roku: a) Dochody: 12.414.785,59 zł. b) Wydatki: 13.589.501,59 zł. 2. Stan zadłużenia na dzień 31.12.2011 roku - 4.697.692,00 zł. 3. Statystyka: a) Liczba jednostek organizacyjnych Gminy Smołdzino: 3; b) Liczba rachunków Urzędu Gminy w Smołdzinie (w złotych): - stan na dzień 30.06.2012 roku: 23 rachunków w PLN; c) Liczba rachunków bieżących (bieżących i pomocniczych) podległych jednostek organizacyjnych: 16; d) Średnie saldo Rachunku Bieżącego Budżetu Gminy Smołdzino w 2011 roku: +30.496,59; e) Liczba przelewów wychodzących krajowych (rocznie): 9.384 sztuk w tym 840 sztuk w wersji papierowej; f) Liczba przelewów wychodzących zagranicznych: 0 sztuk; g) Średniomiesięczna kwota wpłat gotówkowych dokonywanych przez zamawiającego: 77.509,00; h) Średniomiesięczna kwota wypłat gotówkowych dokonywanych przez zamawiającego: 195.867,00; i) Liczba stanowisk systemu elektronicznej obsługi rachunków bankowych: 4 (3 w jednostkach i 1 w siedzibie Gminy); j) Liczba wyciągów bankowych: 5 dziennie (po jednym wyciągu - wratość średnia- z rachunków, na które były wykonywane operacje bankowe). k) Liczba czeków realizowanych - rok 2011 ( 75 sztuk Urząd Gminy); l) Prognozowany poziom zadłużenia w rachunku bieżącym do 800.000 zł; ł) Kontrahenci płatności masowych: - podatki: liczba podatników: 1.471 - wpłaty z tytułu dochodów niepodatkowych: liczba płatników - 66 osób. 4. Zamawiający zastrzega, iż ilość operacji, rachunków w PLN, może ulec zmianie np. wskutek uregulowań prawnych, które będą nakładały na Zamawiającego obowiązek otwarcia wyodrębnionych rachunków bankowych dla wskazanych operacji finansowych, pojawienia się nowych rozwiązań technicznych, powstania nowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego bądź zmian organizacyjnych Zamawiającego. 5. Sprawozdania z wykonania Budżetu Gminy Smołdzino z poszczególnych lat oraz informacja z wykonania budżetu za 2011 roku dostępne są na stronie internetowej: bip.smoldzino.com.pl; 6. Bank zobowiązany jest zapewnić, aby placówka Banku zlokalizowana w granicach administracyjnych miejscowości Smołdzino (oddział, filia), realizowała płatności dokonywane na rzecz Zamawiającego przez Kontrahentów i pracowników Zamawiającego bez opłat i prowizji. Dotyczy jedynie wpłat dokonywanych na rachunki bankowe Zamawiającego.