Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów dla ANR OT w Olsztynie, Sekcji Zamiejscowych Gospodarowania Zasobem i Archiwum z lokalizacją w terenie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na świadczeniu usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania, doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 r. (Dz. U. 2012 r. poz. 1529) dla Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Olsztynie ul. Głowackiego 6, 10-448 Olsztyn oraz Sekcji Zamiejscowych Gospodarowania Zasobem (dalej: SZGZ) i Archiwum z lokalizacją w terenie. Lista lokalizacji biur Zamawiającego stanowi załącznik Nr 1 do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ. 2. Usługi będące przedmiotem zamówienia będą świadczone zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (Dz. U. 2012 r. poz. 1529 ze zm.) oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie. 3. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: 3.1. przesyłki listowe o wadze do 2 000 g (gabaryt A i B) a) zwykłe - przesyłki nierejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, b) zwykłe priorytetowe - przesyłki nierejestrowane listowe najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, c) polecone - przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, d) polecone priorytetowe - przesyłki rejestrowane najszybszej kategorii w obrocie krajowym i w obrocie zagranicznym, e) polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) - przesyłki nie będące przesyłkami najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym, f) polecone priorytetowe za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) przesyłki najszybszej kategorii przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru w obrocie krajowym. Wymiary przesyłek listowych: „gabaryt A” - przesyłka o wymiarach: minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm; maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć: wysokość 20 mm, długość 325 mm, szerokość 230 mm; „gabaryt B” - przesyłka o wymiarach: minimum: jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm; maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. 3.2. paczki pocztowe o wadze do 10 000 g (Gabaryt A i B): a) zwykłe - paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, b) priorytetowe - paczki rejestrowane najszybszej kategorii, c) ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - paczki rejestrowane zwykłe i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru, d) przesyłki pobraniowe z przekazaniem kwoty pobrania na rachunek bankowy Wymiary paczek pocztowych „gabaryt A” - to paczka o wymiarach: Minimum - wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm, Maksimum - żaden z wymiarów nie może przekroczyć dług. 600 mm, szer. 500mm, wysokość 300 mm „gabaryt B” - to paczka o wymiarach: Minimum - jeśli choć jeden z wymiarów przekracza długość 600 mm, szerokość 500 mm, wysokość 300 mm; Maksimum - suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość - 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. Przyjmuje się tolerancje wszystkich wymiarów 2 mm. 3.3. Przesyłka kurierska – przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną lub paczką pocztową, przyjmowaną, sortowaną, przemieszczaną i doręczaną w sposób łącznie zapewniający: a) bezpośredni odbiór przesyłki pocztowej od nadawcy, b) śledzenie przesyłki pocztowej od momentu nadania do doręczenia, c) Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił możliwość wyboru gwarantowanej godziny doręczenia przesyłki pocztowej w dniu następnym tj. do 8:00, 9:00, 12:00. d) doręczenie przesyłki pocztowej bezpośrednio do rąk adresata lub osoby uprawnionej do odbioru, e) uzyskanie pokwitowania odbioru przesyłki pocztowej w formie pisemnej lub elektronicznej. 4. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie: a) odbiór przesyłek do nadania przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy raz dziennie w dni robocze od poniedziałku do piątku z następujących biur Zamawiającego: z biura Agencji Nieruchomości Rolnych Oddział Terenowy w Olsztynie przy ul. Głowackiego 6, 10-448 Olsztyn od godz. 14.00 do godz. 14.30; z biura SZGZ w Kamionku, Kamionek 25, 11-100 Szczytno od godz. 13.30 do godz. 15.00; z biura SZGZ w Grabinie, Grabin 17, 14-106 Szyldak od godz. 14.00 do godz. 14.30 zgodnie z treścią wykazu operacyjnego 1, stanowiącego załącznik Nr 2a) do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ. b) nadanie przesyłek z biur SZGZ w Morągu, Lidzbarku Warmińskim, Korszach, Bartoszycach, Działdowie i Elblągu oraz z Archiwum, przekazanych przez Zamawiającego we własnym zakresie do placówek Wykonawcy, zgodnie z treścią wykazu operacyjnego 1, stanowiącego załącznik nr 2a) do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ. c) nadanie wszystkich przesyłek do adresata w dniu ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego lub w dniu przekazania przesyłek przez Zamawiającego do placówek Wykonawcy. d) potwierdzanie każdorazowo przyjętych do doręczenia w kraju i za granicę przesyłek pieczęcią, podpisem i datą: - w pocztowej książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz - na zestawieniu ilościowym według poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych), którego wzór stanowi załącznik Nr 3a (w obrocie krajowym) i 3b (w obrocie zagranicznym) do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ. e) doręczanie codziennie (oprócz sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy) do siedziby Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Głowackiego 6 adresowanych do niego rejestrowanych i nierejestrowanych przesyłek listowych ekonomicznych i priorytetowych (w tym przesyłek poleconych za potwierdzeniem odbioru) oraz paczek oraz zwracanie do siedziby Zamawiającego w Olsztynie przy ul. Głowackiego 6 otrzymanych w dniu poprzednim pocztowych książek nadawczych oraz zestawienia nadanych przesyłek w zakresie czasowym od godz. 07:30 do godz. 08:00, od godz. 7:30 do godz. 8:15 lub od godz. 07:30 do godz. 08:30 (patrz Kryteria oceny ofert); f) doręczanie codziennie w godzinach od 7:30 do 12:00 (oprócz sobót, niedziel i dni ustawowo wolnych od pracy) do biur Zamawiającego wymienionych w pozycjach od 2 do 10 w załączniku nr 1 do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ, adresowanych do niego rejestrowanych i nierejestrowanych przesyłek listowych ekonomicznych i priorytetowych (w tym przesyłek poleconych za potwierdzeniem odbioru) oraz paczek oraz zwracanie w godzinach od 7:30 do 12:00 do biur Zamawiającego wymienionych w pozycjach od 2 do 3 w załączniku nr 1 do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ, otrzymanych w dniu poprzednim pocztowych książek nadawczych oraz zestawienia nadanych przesyłek. 5. Zamawiający wymaga, aby każda nadawcza placówka pocztowa znajdująca się w miejscowościach, w których znajdują się biura Zamawiającego, wymienione pod pozycją 1 oraz od 4 do 10 w załączniku nr 1 do umowy, który stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ, spełniała następujące warunki: 1) czynna co najmniej we wszystkie dni robocze, tj. od poniedziałku do piątku z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, co najmniej 6 godzin dziennie, 2) oznakowana w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, umieszczonymi na zewnątrz budynku lub witrynie obiektu, w którym mieści się placówka pocztowa, 3) placówka pocztowa znajdująca się w lokalu, w którym jest prowadzona inna działalność gospodarcza, musi posiadać wyodrębnione stanowisko obsługi klientów w zakresie usług pocztowych, oznakowane w sposób widoczny nazwą i logo Wykonawcy, 4) powinna zapewnić prawidłowe zabezpieczenie przesyłek przed dostępem osób trzecich, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych, 5) być jednostką Wykonawcy zlokalizowaną najbliższej biura Zamawiającego, spośród wszystkich jednostek Wykonawcy dostępnych w danej miejscowości. 6. Dla jednostek Zamawiającego wymienionych w pozycjach 1 i 3 w załączniku nr 1 do umowy, który stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ, Wykonawca zapewni odbiór osobisty przesyłek pocztowych między godziną 14:00 a 14:30 oraz dla jednostki Zamawiającego wymienionej w pozycji 2 w załączniku nr 1 do umowy, który stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ, Wykonawca zapewni odbiór osobisty przesyłek pocztowych między godziną 13:30 a 15:00. W każdym przypadku Wykonawca zapewni nadanie wszystkich przesyłek w tym samym dniu (w dniu odbioru od Zamawiającego). 7. Zamawiający wymaga, aby każdy z punktów odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych), spełniał następujące warunki: 1) punkt odbioru niedoręczonych pod adres przesyłek (awizowanych) powinien znajdować się na terenie każdej gminy na terenie RP, 2) Wykonawca zapewni na cały okres realizacji przedmiotu zamówienia stałe punkty odbioru przesyłek niedoręczonych (awizowanych) do Nadawcy, adresowanych do biur Zamawiającego wskazanych w załączniku Nr 1 do umowy, który stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ, tj. aby lokalizacja nie uległa zmianie w okresie realizacji umowy, 3) punkt odbioru, o którym mowa w pkt 2 powinien być jednostką Wykonawcy zlokalizowaną najbliżej biura Zamawiającego, spośród wszystkich jednostek Wykonawcy dostępnych w danej miejscowości. 8. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował i nieodpłatnie udostępnił Zamawiającemu aplikację umożliwiającą „śledzenie” nadanych rejestrowanych przesyłek pocztowych krajowych i zagranicznych (przesyłek listowych i paczek pocztowych) oraz sprawdzenie statusu doręczenia przesyłki do adresata. 9. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca zapewnił adresatom przesyłek z niepełnosprawnością ruchową możliwość odbioru przesyłek zaawizowanych. 10. Zamawiający zastrzega sobie prawo do likwidacji którejkolwiek z Sekcji Zamiejscowej Gospodarowania Zasobem w terenie (dalej: SZGZ) w trakcie realizacji zamówienia. O fakcie tym Zamawiający powiadomi Wykonawcę na piśmie w terminie 3 dni roboczych, licząc od daty likwidacji SZGZ. Zmiana ta nie będzie skutkowała pomniejszeniem lub zwiększeniem wartości oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy. 11. W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Zamawiający będzie nadawał przesyłki wymagające zastosowania m.in. art. 57 §5 pkt 2 Kodeksu Postępowania Administracyjnego, art. 165 §2 Kodeksu Postępowania Cywilnego, art. 12 §6 pkt 2 Ordynacji Podatkowej, gdzie dla wywołania określonych w przepisach skutków konieczne jest pośrednictwo operatora wyznaczonego. 12. Zamawiający nie prowadzi ewidencji przesyłek wymienionych w pkt 11, a także nie przewiduje możliwości sporządzania odrębnego wykazu przesyłek wymaganych nadania u operatora wyznaczonego. 13. Przewidywana ilość przesyłek różnych rodzajów, mająca charakter szacunkowy, została wskazana w formularzu cenowym, będącym jednocześnie załącznikiem nr 4 do umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ. 14. Zamawiający nie dopuszcza, aby Wykonawca wymagał stosowania elektronicznej książki nadawczej i zastrzega sobie prawo do stosowania książki nadawczej według wybranego przez siebie wzoru, spośród powszechnie dostępnych. 15. Dodatkowo przedmiot zamówienia został określony we wzorze umowy, która stanowi załącznik Nr 5 do SIWZ.