Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Tczew w 2016 roku

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Urzędu Gminy Tczew w 2016 roku Wymagania związane z realizacją przedmiotu zamówienia: 1. Usługi te powinny być świadczone z uwzględnieniem następujących przepisów prawa: a) Ustawa z dnia 23 listopada 2012r.- Prawo pocztowe (Dz. U. z 29.12.2012 r. poz. 1529), b) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z dnia 06 grudnia 2013 r., poz. 1468), c) Rozporządzenie Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 r. w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 9 maja 2013 r., poz. 545), d) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tj. Dz. U. z 2015 r., poz. 613 z późn. zm.), e) Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz. U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.), f) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych ( Dz. U. z 2014 r, nr 1182- tekst jednolity) g) Umowa międzynarodowa Siódmy protokół dodatkowy do Konstytucji Światowego Związku Pocztowego, regulamin generalny Światowego Związku Pocztowego wraz z załącznikami- regulaminem wewnętrznym Kongresów, Światowa Konwencja Pocztowa oraz Porozumienie dotyczące pocztowych usług płatniczych, sporządzone w Bukareszcie dnia 5 października 2004 r. ( Dz. U. z 2007 r. nr 206 poz. 1494), h) Regulamin dotyczący paczek pocztowych- Światowy Związek Pocztowy sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. ( Dz. U. z 2007 r. nr 108 poz. 745 z późn. zm.), i) Regulamin Poczty Listowej, Światowy Związek Pocztowy, sporządzony w Bernie dnia 28 stycznia 2005 r. ( Dz. U. z 2007 r. nr 108 poz. 744 z późn. zm.) Wykonawcę w całości obowiązują wszystkie wymienione akty prawne, które w sposób kompletny i szczegółowy regulują w obecnym stanie prawnym świadczenie usług pocztowych, objętych przedmiotem niniejszego postępowania. 2. Do zakresu przedmiotu zamówienia należy zaliczyć: a) usługi pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym dla przesyłek listowych i paczek w zakresie ich przyjmowania, przemieszczania i doręczania, b) przekazywanie zwrotów przesyłek listowych i paczek nie doręczonych po wyczerpaniu wszystkich możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy oraz zwrot potwierdzeń odbioru do siedziby Zamawiającego. 3. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się: a) przesyłka priorytetowa (kategoria) - przesyłka listowa mająca pierwszeństwo w procesie doręczania przed pozostałymi przesyłkami, czas jej doręczenia jest krótszy; b) przesyłka ekonomiczna (kategoria)- przesyłka listowa nierejestrowana lub polecona nie będąca przesyłką priorytetową; c) przesyłka rejestrowana- przesyłka przyjęta za pokwitowaniem przyjęcia i doręczana za pokwitowaniem odbioru; d) przesyłka polecona- przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem; e) zwrotne potwierdzenie odbioru- zwrócone nadawcy potwierdzenie odbioru zawierającego datę i podpis odbiorcy, stanowiący potwierdzenie otrzymania przesyłki listowej; f) wymiary przesyłek listowych: gabaryt A- przesyłki o wymiarach: - minimum: wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x 140 mm - maksimum: żaden z wymiarów nie może przekroczyć wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm; gabaryt B- przesyłki o wymiarach: - minimum: jeżeli choć jeden z wymiarów przekracza grubość 20 mm lub długość 325 mm lub szerokość 230 mm, - maksimum: suma długości, szerokości i wysokości (grubości) 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm. Przyjmuje się tolerancję wszystkich wymiarów ±2 mm. g) przez paczki pocztowe, rozumie się paczki przyjęte za potwierdzeniem przyjęcia i doręczone za pokwitowaniem odbioru: gabaryt A- paczka, dla których żaden wymiarów nie może przekroczyć długości 600 mm, szerokości 500 mm, wysokości 300 mm; gabaryt B - paczka której przynajmniej jeden wymiar przekracza rozmiar gabarytu A, a jednocześnie suma długości i największego obwodu mierzonego w innym kierunku niż długość- 3000 mm, przy czym największy wymiar nie może przekroczyć 1500 mm. 4. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą (z uwzględnieniem międzynarodowych przepisów pocztowych) na podany adres bądź wskazany adres skrytki pocztowej. Ze względu na znaczenie przesyłek nadawanych przez Zamawiającego oraz rolę jaką pełni, Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej miało moc dokumentu urzędowego. 5. Zamawiający dopuszcza możliwość, aby w odniesieniu do przesyłek pocztowych, których nadanie w placówce operatora wyznaczonego jest niezbędne w celu zachowania terminów na gruncie postępowania sądowego lub administracyjnego, Wykonawca nadawał je u operatora wyznaczonego w imieniu Zamawiającego. Dopuszczenie takiej możliwości równoznaczne jest z tym, że Wykonawca składając pisma w imieniu Zamawiającego w placówce operatora wyznaczonego pokryje wszelkie związane z tym koszty (zawrze te koszty w swojej ofercie) oraz będzie ponosił odpowiedzialność za wadliwe świadczenie usługi. Jednocześnie zaznacza się, że na kopertach przesyłek pocztowych mogą w takim wypadku znajdować się znaki opłaty operatora wyznaczonego, a nie Wykonawcy któremu Zamawiający udzieli zamówienia. Na dowodzie nadania wystawionym przez operatora wyznaczonego muszą być dane Zamawiającego jako nadawcy przesyłki. Dowód nadania musi zostać niezwłocznie przekazany Zamawiającemu. 6. Wykonawca będzie doręczał do Zamawiającego potwierdzenie odbioru przesyłki przez adresata niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki. Doręczone potwierdzenie odbioru powinno zawierać czytelną datę i czytelny podpis odbiorcy oraz datę i podpis osoby doręczającej. W przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia zawiadomienie o próbie doręczenia przesyłki (awizo) ze wskazaniem gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 kolejnych dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w terminie Wykonawca sporządzi powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nie odebrania przez adresata (zgodnie z art.150 Ordynacji podatkowej bądź art. 44 Kodeksu postępowania administracyjnego). 7. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłkach w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata, formę zapłaty, określając jednocześnie rodzaj przesyłki (polecona, polecona z potwierdzeniem odbioru). 8. Zamawiający zobowiązuje się do prawidłowego adresowania przesyłek w sposób czytelny i zgodny ze standardami określonymi przez Wykonawcę. 9. Zamawiający będzie korzystał wyłącznie ze swojego opakowania przesyłek. Zamawiający nie dopuszcza przepakowywania nadawanych przesyłek, ani zmian w zakresie nadawcy przesyłek. Zamawiający nie przewiduje możliwości dołączania przez zamawiającego i wykonawcę do opakowanych przesyłek przekazanych przez Zamawiającego, jakichkolwiek przedmiotów wpływających na wagę przesyłki oraz cenę usługi. 10. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym. Przesyłki rejestrowane nadawane będą na podstawie rejestrów pocztowych wygenerowanych przez program Wykonawcy. Układ oraz zakres informacji rejestrów pocztowych zgodny jest ze wzorem pocztowych książek nadawczych. Ze względu na znaczenie przesyłek nadawanych przez Zamawiającego oraz rolę, jaką pełni Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej miało moc dokumentu urzędowego. 11. Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie zestawienia ilościowo-wartościowego nadanych przesyłek. 12. Rejestry pocztowe sporządzone będą w dwóch egzemplarzach, po jednym dla Wykonawcy i Zamawiającego. 13. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z z adresem przeznaczenia. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym według kategorii rodzajowej i wagowej oraz umieszcza w sposób trwały i czytelny informacje jednoznacznie identyfikujące adresata, jednocześnie określając rodzaj przesyłki oraz pełną nazwę i adres zwrotny nadawcy. 14. Wszelkie oznaczenia przesyłek rejestrowanych priorytetowych muszą być zapewnione przez Wykonawcę. 15. Wykonawca powinien posiadać siedzibę w miejscowości, w której mieści się Zamawiający. Siedziba wykonawcy powinna być czynna we wszystkie dni robocze, co najmniej 5 dni w tygodniu. 16. Wykonawca zobowiązany jest doręczyć przesyłki listowe krajowe przyjęte do pomieszczenia i doręczenia: a) w dniu następnym, jednak nie później niż w 4 dni po dniu nadania w przypadku przesyłki listowej najszybszej kategorii, b) w dniu następnym, jednak nie później niż w 6 dniu po dniu nadania w przypadku przesyłki nie będącej przesyłką najszybszej kategorii. 17. Wykonawca zobowiązany jest do dostarczania przesyłek do siedziby Zamawiającego w Tczewie przy ul. Lecha 12 do pokoju nr 7, w poniedziałki, wtorki i czwartki od 7:30 do 15:30, w środę od 7:30 do 17:00, w piątki od 7:30 do 14:00. 18. Reklamacje z tytułu nie wykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później niż 12 miesięcy od ich nadania. 19. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć 30 dni od dnia otrzymania reklamacji. 20. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług pocztowych chyba, że nastąpiło to wskutek siły wyższej. 21. W przypadku nie wykonania usługi Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 22. W przypadku nadawania przez Zamawiającego przesyłek nie ujętych z podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego cennika usług Wykonawcy. 23. W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane ilość i waga przyjętych lub zwróconych przesyłek, stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych lub zwróconych przesyłek, sporządzona przez Zamawiającego i potwierdzona przez placówkę Wykonawcy. 24. Cena podana przez Wykonawcę nie będzie podlegała zmianom przez okres trwania umowy z wyjątkiem zmiany stawki VAT na usługi pocztowe, wymogów wynikających z uregulowań prawnych w zakresie ustalenia lub zatwierdzenia cen za powszechne usługi pocztowe w rozumieniu ustawy Prawo Pocztowe, a także okoliczności powodujących, iż zmiana w/w cen leży w interesie publicznym, obniżenia opłat pocztowych dla usług wynikających z aktualnego cennika lub regulaminu Wykonawcy, korzystania z programów rabatowych oferowanych przez Wykonawcę w toku realizowanej umowy. 25. Wybrany Wykonawca ma obowiązek przedstawić Zamawiającemu projekt umowy (opracowany na podstawie istotnych Postanowień Umowy), do której załącznik stanowić będzie obowiązujący regulamin świadczenia usług pocztowych wraz z obowiązującymi drukami oraz aktualny cennik usług pocztowych. 26. Ilości wskazane w formularzu cenowym do formularza oferty, są wielkościami orientacyjnymi, przyjętymi dla celu porównania ofert i wyboru oferty najkorzystniejszej. Wykonawcy, z którym zamawiający podpisze umowę, nie przysługuje roszczenie o realizację usługi w wielkościach podanych w załączniku. 27. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem przedmiotu zamówienia