BANKOWA OBSŁUGA BUDŻETU GMINY ŻABIA WOLA I JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH GMINY W LATACH 2016 – 2021

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest bankowa obsługa budżetu Gminy Żabia Wola, jednostek organizacyjnych Gminy, w okresie 60 miesięcy od zawarcia umowy. Liczba jednostek organizacyjnych Gminy jak również ich forma organizacyjna w okresie obowiązywania umowy może ulec zmianie. W przypadku zwiększenia liczby jednostek organizacyjnych bądź zmiany ich formy organizacyjnej, nowe jednostki zawrą umowy na warunkach wynikających z przeprowadzonego postępowania. 1.1 Zakres zamówienia dla Gminy jako jednostki samorządu terytorialnego oraz jednostek organizacyjnych Gminy obejmuje: a) Otwarcie, likwidację i prowadzenie rachunków podstawowych i pomocniczych, w tym: -możliwość otwierania dodatkowych rachunków podstawowych i pomocniczych również w walutach obcych w trakcie związania zamówieniem, na warunkach zadeklarowanych w ofercie, - możliwość negocjacji kursów wymiany walut, -możliwość obrotu walutowego między rachunkami jak również za pośrednictwem poleceń przelewu, - potwierdzanie otwarcia i zamknięcia rachunków bankowych, - oprocentowanie środków na rachunkach, liczone jako stawka WIBID 1M pomniejszona o stałą w okresie realizacji zamówienia marżę banku określoną w złożonej ofercie, przy czym kapitalizacja odsetek następować będzie raz na koniec każdego miesiąca tj. w ostatnim dniu kalendarzowym. W przypadku likwidacji stawki WIBID 1M, stawka ta zostanie zmieniona na stawkę która ją zastąpi, albo na stawkę najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem. b) Wpłaty i wypłaty gotówkowe, w tym: - dokonywanie wpłat i wypłat gotówkowych przez osoby upoważnione, działające w imieniu posiadaczy rachunków, - możliwość wypłaty gotówki według nominałów określonych każdorazowo przez posiadaczy rachunków, - dokonywanie wpłat zamkniętych, - zamawiający nie dopuszcza możliwości opłat lub prowizji bankowych od wpłat gotówkowych dokonywanych przez osoby fizyczne lub prawne na rzecz Urzędu Gminy Żabia Wola i jednostek organizacyjnych, c) Realizacja przelewów przekazywanych w formie elektronicznej jak i papierowej, na następujących zasadach: - przelewy dokonywane przy pomocy systemu bankowości elektronicznej muszą być realizowane w czasie rzeczywistym, -przelewy złożone w formie papierowej do godziny 14:00 powinny być realizowane w tym samym dniu, -możliwość dokonywania poleceń przelewów zagranicznych, d)Wdrożenie systemu bankowości elektronicznej do obsługi rachunków bankowych dla co najmniej 3 stanowisk (Gmina Żabia Wola i jej jednostki organizacyjne), w tym: - zainstalowanie systemu bankowości elektronicznej, - przeniesienie bazy danych z obecnie wykorzystywanego systemu bankowości elektronicznej do systemu proponowanego przez bank, - serwis oprogramowania, przekazywanie i instalowanie wersji aktualizacyjnych, usuwanie awarii w możliwie najkrótszym czasie, przy czym reakcja serwisu od chwili zgłoszenia powinna nastąpić w ciągu 6 godzin, - w przypadku awarii systemu lub braku łączności z bankiem – przyjmowanie i wydawanie zleceń płatniczych składanych na zewnętrznych nośnikach danych lub w formie pisemnej bez dodatkowych opłat, - przeszkolenie pracowników, w zależności od zgłoszonych potrzeb, e) System bankowości elektronicznej winien zapewniać co najmniej: - dostęp do usług przez 24 godziny w każdym dniu roboczym, - dokonywanie operacji w czasie rzeczywistym, - możliwość dokonywania przelewów bankowych, - generowanie (wydruk) wyciągów bankowych, - pełną informację o dacie i godzinie operacji, - przechowywanie przelewów i wyciągów w archiwum systemu, - umożliwienie użytkownikowi dysponowania podpisem elektronicznym, - wykonywanie analiz i raportów z operacji i transakcji za wskazane okresy z możliwością ich drukowania, - system ten musi być systemem bezpiecznym, o dostępie chronionym hasłami, - system w wersji „on-line” - generowanie na wniosek Zamawiającego wyciągów bankowych w pliku xml w związku ze stosowaniem jednolitego pliku kontrolnego w okresie obsługi bankowej (JPK – WB). f) Wydawanie blankietów czekowych. g) Wydawanie opinii i zaświadczeń na wniosek posiadacza rachunku, h) Przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od rachunków bankowych i naliczanych opłat (prowizji) zgodnie ze złożonymi dyspozycjami w tym zakresie. i) Lokowanie nadwyżek środków pieniężnych na okresy krótkoterminowe dostępne w ofercie banku z możliwością ich automatycznej prolongaty. j) Możliwość udzielenia na rachunku bieżącym budżetu Gminy, w każdym roku budżetowym, kredytu krótkoterminowego (maksymalna kwota kredytu 1.500.000,00 zł) w rachunku bieżącym na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Gminy w uchwale budżetowej. Szczegółowe warunki kredytu określi odrębna umowa, przy czym: - zabezpieczeniem kredytu będzie weksel własny In blanco wraz z deklaracją wekslową., - każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu, - uruchomienie kredytu będzie następować bez żadnych prowizji i opłat, - wykonawca nie będzie pobierał prowizji i opłaty od salda niewykorzystanej części kredytu, - kredyt powinien zostać postawiony do dyspozycji w ciągu dwóch dni od daty zawarcia odrębnej umowy kredytowej, - zamawiający płaci odsetki od rzeczywistego zadłużenia, - kredyt oprocentowany będzie na dany dzień wg WIBOR dla depozytów WIBOR 1M za miesiąc poprzedzający kolejny miesięczny okres odsetkowy, powiększonej lub pomniejszonej o marżę Wykonawcy w wysokości określonej w złożonej ofercie, stałą w okresie obowiązywania zamówienia, - odsetki od wykorzystywanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych, przy czym pierwszy okres rozpoczyna się od dnia postawienia kredytu do dyspozycji Zamawiającego, kolejne okresy liczone są od następnego dnia po zakończeniu poprzedniego okresu, ostatni okres obrachunkowy kończy się w dniu poprzedzającym dzień całkowitej spłaty kredytu, - zmiana stawek bazowych nie wymaga odrębnego zawiadamiania Zamawiającego, - w przypadku likwidacji stawki WIBOR – 1M zostanie ona zmieniona na stawkę, która zastąpi stawkę WIBOR 1M, albo najbardziej zbliżoną swoją wielkością i charakterem do stawki WIBOR 1M. k) Możliwość prowadzenia przez Bank, na rzecz Zamawiającego obsługi płatności masowych (wpłacanych w pieniądzu i przelewem), kierowanych na rachunek rozliczeniowy klienta, poprzez tzw. rachunki wirtualne, stanowiące identyfikatory płatności. Usługa ta polega na przyjmowaniu, przetwarzaniu, identyfikacji oraz konsolidacji płatności masowych (codziennie), wpływających na rachunki wirtualne i księgowaniu ich na rachunku rozliczeniowym Zamawiającego, zbiorczymi kwotami przyjętych wpłat oraz przekazywaniu Zamawiającemu raportu (pliku analitycznego), zawierającego szczegółowe dane, dotyczące przyjętych wpłat. Wpływy na rachunki wirtualne są rejestrowane w systemie transakcyjnym banku i księgowane w godzinach sesji przychodzących. Środki pieniężne wpływające na rachunki wirtualne, do momentu przekazania ich na konto Zamawiającego nie są oprocentowane. Zamawiający planuje tę usługę w zakresie wpłat podatków. Szczegóły korzystania z usługi określi odrębna umowa. Uwaga: Zamawiający pracuje w systemie finansowo księgowym Księgowość budżetowa firmy U.I. Info-system oraz Podatki U.I. Info-system (generują pliki w formacie xml). Wykonawca winien zapewnić pełną kompatybilność systemów: własnego i Zamawiającego w celu zapewnienia ciągłości w dostępie do świadczonych przez siebie usług bankowych. Wykonawca pokryje wszelkie koszty niezbędne do poniesienia w celu zapewnienia kompatybilności systemów: Banku i Zamawiającego, jeśli wystąpi taka okoliczność. l) Ponadto w ramach usługi bankowości elektronicznej Wykonawca zapewni kompatybilność systemu bankowości elektronicznej z systemem finansowo – księgowym Zamawiającego i jego jednostek organizacyjnych, która pozwoli na : - eksport poleceń przelewów przygotowanych w systemie finansowo-księgowym Zamawiającego Księgowość budżetowa do systemu bankowości elektronicznej; - import wyciągów bankowych w formie elektronicznej z systemu bankowości elektronicznej do systemu finansowo-księgowego Zamawiającego Księgowość budżetowa. 1.2 Zastrzega się, iż w całym okresie obowiązywania umowy ilość rachunków bankowych jak również ilość jednostek organizacyjnych może ulec zmianie. 1.3 Zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne Gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Gminy, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie obsługi bankowej na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach zawartych z Wykonawcą. 1.4 Z poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Gminy zostaną zawarte odrębne umowy bankowej obsługi, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego, według jednolitego wzoru umowy ustalonego z wybranym Wykonawcą, z uwzględnieniem zmian wynikających ze specyfiki jednostki np. brak kredytu odnawialnego krótkoterminowego w rachunku bieżącym. 1.5 Zamawiający wymaga aby bank stosował warunki podane w ofercie dotyczące opłat i oprocentowania środków w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy, które posiadają lub otworzą rachunki w banku wybranym w wyniku rozstrzygnięcia przetargu. 1.6 Bank nie będzie pobierał z tytułu obsługi bankowej Gminy Żabia Wola i jej jednostek żadnych innych opłat niż w zakresie produktów i usług określonych w SIWZ. Ilości rachunków i przeprowadzanych operacji wskazanych w tabeli poniżej stanowią podstawę do opisu przedmiotu zamówienia dla celów przeprowadzenia postępowania i wyboru najkorzystniejszej oferty. W trakcie realizacji zamówienia ilość rachunków i faktycznie przeprowadzonych transakcji będzie zależna od określonych potrzeb Zamawiającego. Podana liczba transakcji stanowi roczną ilość przeprowadzonych transakcji. L.p Jednostka Liczba posiadanych rachunków Średnia m-czna ilość wysyłanych przelewów drogą elektroniczną średnia m-czna ilość wpłat gotówkowych Średnia m-czna ilość wypłat gotówkowych Średni m-czny stan środków na rachunkach bankowych 1 Gmina Żabia Wola Urząd Gminy Żabia Wola 7 294 582 7 1.800.000,00 2 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żabiej Woli 4 627 0 0 1.000.000,00 3 Zespół Obsługi Placówek Oświatowych w Żabiej Woli z/s w Józefinie a)Gimnazjum w Józefinie b)Szkoła Podstawowa w Józefinie c)Szkoła Podstawowa w Ojrzanowie d)Szkoła Podstawowa w Skułach e) ZOPO – Gmina Żabia Wola 16 500 88 4 700.000,00 ŁĄCZNIE 27 1421 670 11 3.500.000,00 Rozliczenia stanowiące przedmiot zamówienia będą prowadzone w walucie polskiej PLN. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na żądanie zamawiającego oferent zapewni obsługę wybranych rachunków w walucie EURO. 1.7 W ramach umowy Wykonawca zapewni indywidualną (bezkolejkową) obsługę pracowników Zamawiającego i jednostek organizacyjnych w godz. 8.00 – 16.00 w ramach usługi Wykonawca winien umożliwić dokonywanie wpłat osób fizycznych na rzecz budżetu Gminy Żabia Wola i jednostek podległych bez wypełniania dokumentów wpłat, wskazując wyłącznie numer rachunku i tytuł wpłaty. 1.8 Wykonawca zobowiązuje się do posiadania dostosowanego do potrzeb niepełnosprawnych, oddziału banku, filii bądź placówki w miejscowości Żabia Wola, które będą zdolne do realizacji wszelkich czynności bankowych określonych w SIWZ przez okres obowiązywania umowy. 1.9 Wykonawca wskaże imiennie pracownika do obsługi Zamawiającego w okresie realizacji przedmiotowego zamówienia. 4. Oferty częściowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych 5. Wymagania, o których mowa w art. 29 ust. 3a, 1) na podstawie art. 29 ust. 3a ustawy Pzp wykonawca lub podwykonawca zobowiązany jest na cały okres realizacji zamówienia do zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy (pełen etat), z uwzględnieniem minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie art. 2 ust. 3-5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę następujących osób : • co najmniej jednej osoby wykonującej obsługę bankową Zamawiającego. 2) Usługi będą świadczone przez osoby wymienione w Załączniku do Umowy pn. „Wykaz Pracowników świadczących usługi”, które zostały wskazane przez Wykonawcę, zwane dalej „Pracownikami świadczącymi usługi”. 3) Wykonawca zobowiązuje się, że Pracownicy świadczący usługi będą w okresie realizacji umowy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 z późn. zm.). 4) Wykonawca/podwykonawca przed rozpoczęciem wykonywania czynności przez pracownika przedstawi zamawiającemu potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie umów o pracę lub zgłoszeń ZUS-owskich. 5) Każdorazowo na żądanie Zamawiającego, w terminie wskazanym przez Zamawiającego nie krótszym niż 7 dni roboczych, Wykonawca zobowiązuje się przedłożyć do wglądu kopie umów o pracę zawartych przez Wykonawcę z Pracownikami świadczącymi usługi lub zgłoszeń ZUS-owskich. W tym celu Wykonawca zobowiązany jest do uzyskania od pracowników zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. 6) Nieprzedłożenie przez Wykonawcę/podwykonawcę dokumentów wskazanych w pkt 5 w terminie wskazanym przez Zamawiającego będzie traktowane jako niewypełnienie obowiązku zatrudnienia Pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę. 7) Za niedopełnienie wymogu zatrudniania Pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu kary umowne w wysokości kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę ustalonego na podstawie przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (obowiązujących w chwili stwierdzenia przez Zamawiającego niedopełnienia przez Wykonawcę wymogu zatrudniania Pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów Kodeksu Pracy) oraz liczby miesięcy w okresie realizacji Umowy, w których nie dopełniono przedmiotowego wymogu – za każdą osobę poniżej liczby wymaganych Pracowników świadczących usługi na podstawie umowy o pracę wskazanej przez Zamawiającego w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia; 8) Pracownik będzie wykonywał następujące czynności : - otwieranie i zamykanie rachunków - księgowanie operacji bankowych - przekazywanie dokumentacji bankowej dotyczącej obsługi - udzielanie wszelkich niezbędnych danych Zamawiającemu związanych z obsługą bankową - inne niezbędne czynności w zakresie obsługi bankowej Zamawiającego 6. Zamawiający nie dokonuje zastrzeżenia osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych części zamówienia,