Prowadzenie Biura Informacji Turystycznej w budynku Urzędu Miasta Iławy. Postępowanie znak: OO.3410-40/11

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej w budynku i pomieszczeniu Urzędu Miasta Iławy wg wymagań Polskiej Organizacji Turystycznej. 2. Wymagany zakres: 1) Planowanie i prowadzenie całorocznej Informacji Turystycznej ( zwanej dalej IT) ze zwiększoną aktywnością w okresie sezonu turystycznego poprzez: a) dostosowanie godzin pracy do natężenia ruchu turystycznego; po zamknięciu IT należy umieścić w widocznym miejscu podstawowe informacje dotyczące noclegów, plan miasta, mapę regionu i inne niezbędne informacje, b) w okresie od 28.04.2012 do 06.05.2012 oraz od 01.06.2012 do 18.09.2012 praca w IT powinna odbywać się również w soboty i niedziele, c) obsługę turystów zagranicznych w języku angielskim i niemieckim, d) kompleksową, sprawną, uprzejmą obsługę klientów przybywających do IT, dzwoniących lub przesyłających drogą elektroniczną lub pocztą tradycyjną prośby i zapytania, e) prowadzenie rezerwacji noclegów w hotelach, pensjonatach, kwaterach i ośrodkach na terenie Iławy i okolic, f) pomoc w przygotowywaniu programów zwiedzania dla zorganizowanych grup turystycznych, g) prowadzenie i obsługę punktu sprzedaży wydawnictw turystycznych promujących Iławę oraz pamiątek z Iławy, h) udział w targach turystycznych (min. 1 impreza krajowa w roku) samodzielnie bądź wspólnie z innymi podmiotami z branży turystycznej lub jednostkami samorządu terytorialnego, i) prowadzenie sprzedaży biletów na imprezy kulturalne i sportowe organizowane przez Iławskie Centrum Kultury, Iławskie Centrum Sportu, Turystyki i Rekreacji i inne, j) przyjmowanie uczniów ze szkół o profilu turystycznym w celu odbycia praktyki zawodowej, pomoc w zebraniu materiałów do prac licencjackich, magisterskich z zakresu zagadnień związanych między innymi z turystyką i promocją, k) inicjowanie i stymulowanie aktywności społecznej podnoszącej atrakcyjność turystyczną Iławy (produkcję pamiątek, promocja sztuki ludowej), l) przygotowywanie, wydawanie oraz zakup materiałów promocyjnych niezbędnych do sprawnego funkcjonowania IT (foldery, mapy, ulotki, broszury, gadżety), m) dbanie o estetyczny wystrój biura i wystawy. 2) Prowadzenie i udostępnianie bazy turystycznej miasta Iławy oraz udzielanie informacji poprzez: a) gromadzenie i aktualizowanie a następnie udzielanie wszechstronnej informacji turystycznej o regionie, udzielanie informacji telefonicznie lub listownie (informacje o noclegach w hotelach, pensjonatach i kwaterach prywatnych, o punktach gastronomicznych, o szlakach i ścieżkach turystycznych, imprezach kulturalnych i sportowych, wypożyczalniach sprzętu turystycznego, żegludze pasażerskiej, wszelkich możliwościach wypoczynku i spędzania czasu w Iławie), b) budowanie oraz systematyczne aktualizowanie bazy danych z pełnym pakietem informacji dla ruchu turystycznego, c) aktualizacja danych w Internecie przy współpracy z osobami aktualizującymi miejską stronę internetową, d) prowadzenie i nieodpłatne udostępnianie bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim; wydruk bazy noclegowej i gastronomicznej w języku polskim, niemieckim i angielskim, e) prowadzenie statystyk dotyczących liczby turystów odwiedzających punkt IT f) dystrybucję informacji dotyczących Iławy i ich udostępnianie, g) monitorowanie potrzeb turystów i przygotowywanie rocznego sprawozdania, h) dbanie o estetykę tablic informacyjnych, wystawy sklepowej oraz stałej ekspozycji stoiska targowego; systematyczne uaktualnianie informacji na tablicach, i) wypełnianie w imieniu Burmistrza Miasta Iławy zadań wynikających z ustawy o usługach turystycznych (Dz.U.01.55.578) oraz stosownych rozporządzeń wykonawczych, dotyczących prowadzenia ewidencji pól biwakowych (art. 38 ust. 2 ustawy) oraz obiektów innych niż obiekty hotelarskie w rozumieniu art. 38 ust. 3 ustawy. 3) Nawiązywanie i utrzymywanie współpracy: a) prowadzenie korespondencji z turystami i klientami IT, udzielanie informacji turystycznych i danych gromadzonych w IT, udzielanie bez zbędnej zwłoki odpowiedzi na zapytania, b) wysyłanie informacji do krajowych i zagranicznych wydawnictw branżowych, c) współpraca z lokalnymi gestorami bazy turystycznej, miejscowymi firmami tworzącymi produkty turystyczne, promocja tych produktów, współpraca z podmiotami zajmującymi się sprzedażą wydawnictw o Iławie i pamiątek promujących Iławę, animatorami imprez, pomoc w rozpowszechnianiu informacji o imprezach, rozsyłanie materiałów informacyjnych przychodzących na adres IT od firm proponujących gestorom i firmom turystycznym współpracę wydawniczą, wyposażenie, reklamy itp., d) nawiązywanie i utrzymywanie kontaktów z wydawcami i redaktorami pism turystycznych, e) utrzymywanie kontaktów z Centrami Informacji Turystycznej na terenie całej Polski, Punktami Zagranicznych Informacji Turystycznych oraz wymiana aktualnych materiałów promocyjnych, informacji o regionie, aktualizacja danych teleadresowych o centrach, f) współpraca z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą Urzędu Miasta Iławy w zakresie: - organizowania wyjazdów na turystyczne targi krajowe i zagraniczne z ofertą turystyczną i inwestycyjną miasta, - przygotowania wydawnictw informacyjno-promocyjnych, - przekazywania danych niezbędnych do ankiet i wniosków o środki pomocowe, - przygotowywania gadżetów i pamiątek, - konsultowanie wydawanych przez IT materiałów promocyjnych o Iławie z Wydziałem Promocji i Współpracy z Zagranicą, g) współudział w działalności wydawniczej miasta. 3. W lokalu Biura Informacji Turystycznej nie może być prowadzona inna działalność nie związana z promocją Iławy i obsługą ruchu turystycznego. 4. Zgodnie z art. 36 ust.4 ustawy Pzp Wykonawca zobowiązany jest przedstawić w ofercie część zamówienia, której wykonanie powierzy podwykonawcom wypełniając wzór nr 4 - jeżeli wykonawca przewiduje udział podwykonawców. 5. Nazwy kody dotyczące przedmiotu zamówienia określone we Wspólnym Słowniku Zamówień: CPV 63.51.30.00-8 - usługi informacji turystycznej.