Organizacja zagranicznego wyjazdu studyjnego „Pierwsze doświadczenia w tworzeniu i funkcjonowaniu grup operacyjnych”

Opis przedmiotu przetargu: Organizacja zagranicznego wyjazdu studyjnego polega w szczególności na świadczeniu/wykonaniu: 1.Usługi transportowej 1.1.Zapewnienie usługi transportu autokarem klasy lux, posiadającym min. 45 miejsc siedzących, wyposażony w zestaw audio-video, min. 2 monitory, fotele komfortowe, powinien posiadać duże luki bagażowe, barek (z dostępną przez całą podróż kawą, herbatą, wodą gazowaną i niegazowaną, cukier), sprawną klimatyzację i toaletę. Usługa będzie obejmowała: •Przejazdy do hoteli •Przejazdy połączone z wizytami w gospodarstwach zlokalizowanych w Czechach i Austrii •Powrót do Radomia (siedziba CDR O/Radom, ul. Chorzowska 16/18) Całkowite koszty transportu obejmują: •Przejazd autokarem w terminie 10-14.10.2016r. na wyznaczonej trasie o długości maksymalnie 2 100 km (łączna ilość km w kraju i za granicą) •Opłaty parkingowe i drogowe •Wszystkie pozostałe koszty, które nie zostały ujęte ww. specyfikacji, a ponosi Wykonawca w związku z realizacją transportu we wskazanym terminie. 1.2.Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania możliwie najkrótszych odległościowo i czasowo – optymalnych tras przejazdu. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia autokaru wyprodukowanego nie wcześniej niż w 2011 roku. Pojazd ma być sprawny technicznie i posiadać aktualny przegląd techniczny pojazdu. 1.3.W przypadku awarii autobusu wykonującego przewóz Wykonawca podstawi niezwłocznie, nie później niż w terminie 8 godzin autokar zastępczy oraz ponosić będzie koszty świadczeń dla grupy związane z postojem, w szczególności koszty opłat za noclegi i wyżywienie 2.Usługi noclegowej 1.1.Zakres i standardy zakwaterowania: 1.1.1.Usługa obejmuje zapewnienie noclegu dla 42 osób (w tym noclegi dla 2 kierowców) w pokojach dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym: •Dwa noclegi na terenie Czech w miejscowości Brno w dniach 10/11 i 11/12 października 2016r. •Dwa noclegi na terenie Austrii w miejscowości Wiedeń w dniach 12/13 i 13/14 października 2016r. 1.1.2. Zakwaterowanie musi się odbywać w obiekcie, co najmniej trzygwiazdkowym. 1.1.3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz Zamawiającego. 1.1.4. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez korzystających z zakwaterowania. 3.Usługi ubezpieczenia Zapewnienie ubezpieczenia 42 uczestników na czas trwania wyjazdu (10-14.10.2016r) w zakresie: •Kosztów leczenia w wysokości 10 000,00 złotych. •Następstw nieszczęśliwych wypadków i pomoc w czasie podróży (NNW+ASS) na kwotę 15 000,00 złotych. •Odpowiedzialność cywilna za szkody na osobie (OC/O) – minimalna suma ubezpieczenia 20 000,00 złotych. •Odpowiedzialność cywilna za szkody rzeczowe (OC/R) – minimalna suma ubezpieczenia 2 000,00 złotych 4.Usługi gastronomicznej 1.2. Zakres i standardy wyżywienia: śniadania, obiady, kolacje. 1.2.1. Wykonawca zapewni dla 42 osób (w tym 2 kierowców) w obiekcie zakwaterowania śniadania: •w dniach 11 i 12.10.2016r. w Czechach •w dniach 13 i 14.10.2016r. w Austrii a.pieczywo, bułki, rogale, chleb pszenny, żytni, wieloziarnisty, b.masło, twarożek, pasty do pieczywa, dżem, miód naturalny, c.wędliny, d.świeże warzywa, e.na gorąco: minimum jedno danie ( np. jajecznica, parówki ), f.przetwory zbożowe i mleczne, jogurty, itp., g.kawa , herbata różne smaki , woda mineralna, śmietanka, cukier, cytryna. 1.2.2. Wykonawca zapewni obiady (w tym dla kierowców) serwowane w restauracji dla: •42 osób w dniu 10.10.2016 w Polsce na trasie przejazdu Radom – Brno •44 osób w dniu 11.10.2016r. w Czechach w miejscowości Brno – miejsce zakwaterowania i spotkania z przedstawicielami SIR •42 osób w dniu 12.10.2016r. w Czechach na trasie przejazdu Brno – Wiedeń (Austria) •44 osób w dniu 13.10.2016r. w Austrii w miejscowości Wiedeń w restauracji znajdującej się w sąsiedztwie Ministerstwa Rolnictwa Austrii. •W dniu 14.10.2016r. w Austrii na trasie Wiedeń – Radom składający się co najmniej z: a.Danie I: zupa o gramaturze nie mniejszej niż 250g (dopuszcza się zupę z dodatkiem np. krokiet, pieczywo), b.Danie II składające się, z: co najmniej 100g mięsa, drobiu lub ryby; co najmniej 100g dodatków np. ziemniaki, frytki, ryż, kasza, kluski, makaron, knedli; co najmniej 75g surówki, kompotu lub soku min. 250 ml/os. c.Napój lub kompot Wykonawca zagwarantuje osobom o innych preferencjach kulinarnych niż tradycyjne (np. wegetarianie) ciepły posiłek o gramaturze równoważnej posiłkowi mięsnemu – po zgłoszeniu, co najmniej 3 dni przed podaniem posiłku. 1.2.3. Wykonawca zapewni kolacje dla 42 osób w dniach 11 i 12.10.2016 r. w miejscu zakwaterowania w Czechach oraz 13 i 14.10.2016 w miejscu zakwaterowania w Austrii w formie bufetu/szwedzki stół: a.sałatka (min.150g /na osobę) b.pieczywo jasne i ciemne (łącznie min. 300g na osobę), c.masło, sery, d.wędliny, e.świeże warzywa, f.ciepłe danie mięsne i wegetariańskie ), min. 350 g/na osobę g.napoje zimne (soki owocowe niegazowane) w ilości co najmniej 0,5 l na osobę, woda mineralna gazowania i niegazowana ( min. 200 ml/os.) h.kawa (min. 200 ml/os.), herbata różne smaki (min, 200 ml/os.), śmietanka, cukier, cytryna. 1.2.4. Wykonawca dostosuje godziny wydawania posiłków do ram czasowych seminarium wyjazdowego, przy czym dopuszcza się ustalenie czasu podania posiłków z Zamawiającym. 1.2.5. Posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd. Wykonawca przy oferowaniu posiłków uwzględniać będzie stosowanie świeżych produktów dostępnych na rynku. 1.2.6. Świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006r. Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.). 1.2.7. Posiłki powinny być przygotowywane z surowców świeżych i wysokiej, jakości z zachowaniem reżimów dietetycznych i sanitarnych. 1.2.8. Zamawiający zastrzega sobie prawo przeprowadzania oceny oferowanych posiłków, pod kątem sprawdzenia ich gramatur, zalecanych norm żywieniowych i jakości wykorzystywanych surowców. Zamawiający zastrzega sobie prawo do oceny i weryfikacji wszystkich parametrów zleconej usługi – na każdym etapie oraz w każdej chwili w miejscu przygotowywania posiłków i ich podania. 1.2.9. Organizacja usługi gastronomicznej, w tym procesu przygotowania, wydawania posiłków oraz mycia, dezynfekcji, utrzymania czystości pomieszczeń musi być zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, normami i zasadami sanitarno-epidemiologicznymi. 1.2.10. Wykonawca winien przestrzegać procedur higienicznych dotyczących higieny rąk, środków transportu, urządzeń i sprzętu oraz stosowania preparatów myjących i dezynfekujących dopuszczonych w kontakcie z żywnością. 1.2.11. Pracownicy Wykonawcy zajmujący się produkcją, wydawaniem posiłków zobowiązani są do zachowania schludnego wyglądu oraz posiadania aktualnych książeczek zdrowia do celów sanitarno-epidemiologicznych. 1.2.12. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za wszelkie stwierdzone nieprawidłowości świadczonych usług ujawnione poprzez organy kontrolne oraz Zamawiającego. 1.2.13. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez korzystających z posiłków. 5.Zapewnienie Sali wykładowej Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia Sali wykładowej/konferencyjnej dla 45 osób wyposażonej w projektor multimedialny, ekran: - w dniu 11.10.2016r. od godz. 9:00 do 12:00 w miejscowości Brno (Czechy) – miejsce zakwaterowania uczestników - zapewnienie serwisu kawowego dla 44 osób w dniu 11.10.2016 r. w godz. 9:00 – 12:00 w trakcie trwania spotkania na Sali konferencyjnej lub przy Sali, obejmującego, co najmniej: kawę (min. 200 ml/os.), herbatę min. 3 smaki (min, 200 ml/os.), śmietanka, cukier, cytryna, woda mineralna min. 150 ml/osoba, drobne ciastka lub ciasto.