Świadczenie usług w zakresie rezerwacji, zakupu i dostarczania zagranicznych biletów lotniczych dla Urzędu Regulacji Energetyki

Opis przedmiotu przetargu: Obsługa Urzędu Regulacji Energetyki w zakresie rezerwacji, zakupu i dostarczania do siedziby Urzędu biletów lotniczych zagranicznych. Zamawiający przewiduje, że ok. 90 % biletów będą stanowiły bilety w klasie ekonomicznej na trasach europejskich. Zamawiający dopuszcza możliwość korzystania z usług przewoźników IATA, jak również tanich linii lotniczych (LCA). Najczęstszymi kierunkami lotów pracowników Urzędu będą; Bruksela, Lublana, Sztokholm, Madryt, Kopenhaga, Londyn, Florencja, Mediolan. Zamówienie realizowane będzie od daty podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego do dnia 31.12.2012 roku, o ile wcześniej nie zostanie wyczerpana kwota przewidziana w umowie. W trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: a)oferowania z wykorzystaniem poczty elektronicznej lub faksu na adres Zamawiającego, w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego zapytania w formie e-mailowej lub telefonicznej, minimum dwóch propozycji kolejno cenowo najkorzystniejszych połączeń występujących na rynku, przy uwzględnieniu informacji przekazanych przez Zamawiającego, a dotyczących czasu rozpoczęcia i zakończenia podróży, bezkolizyjnej realizacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie. Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. Jeżeli w wyniku przeprowadzonej analizy porównawczej okaże się, że oferowana przez Wykonawcę cena całkowita biletu lotniczego jest wyższa od najniższej ceny całkowitej biletu lotniczego oferowanego na rynku i spełniającego wymagania Zamawiającego, Wykonawca zobowiązuje się do sprzedaży oferowanego biletu po cenie nie wyższej niż 100 % najniższej ceny oferowanej na rynku. Cena ta będzie następnie pomniejszona o upust zaoferowany przez Wykonawcę w ofercie i powiększona o opłatę transakcyjną Wykonawcy wskazaną w ofercie. Przelot oznacza podróż jednej osoby do wskazanego miejsca w relacji tam i z powrotem, z uwzględnieniem przesiadek i przerw dotyczących tej samej podróży. Wyloty oraz powroty mogą następować w każdym dniu tygodnia bez względu na fakt, czy jest to dzień pracy Zamawiającego, czy też nie. b)dokonania rezerwacji biletu wskazanego przez Zamawiającego w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia rezerwacji przekazanego droga e-mailową lub telefoniczną. c)dostarczenia Zamawiającemu potwierdzenia rezerwacji za pomocą poczty elektronicznej lub faksu niezwłocznie, lecz nie później niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji. d)umożliwienia Zamawiającemu zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się przewidzieć, zmiany rezerwacji: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera. Wszelkie koszty operacyjne ww. zmian wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. Jeżeli zmiana rezerwacji wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej kalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do uregulowania powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. e)zakupu biletów lotniczych zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Zamawiającym i określonymi przez Zamawiającego w zleceniu stanowiącym Załącznik nr 3 do wzoru umowy. f)przekazania biletów elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej lub faksu w terminie nie dłuższym niż 1 godzina od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia wykupu rezerwacji i przekazania biletu. Bilety papierowe zostaną wystawione w przypadku, gdy na danej trasie nie ma możliwości wystawienia biletu elektronicznego i zostaną dostarczone do siedziby Zamawiającego w terminie wskazanym przez Zamawiającego, jednak nie później niż na 24 godziny przed planowanym wylotem. W wyjątkowych sytuacjach, gdy podróż będzie się rozpoczynać w innym miejscu niż Warszawa lub poza granicami kraju, bilet powinien być dostępny w przedstawicielstwie linii lotniczej na lotnisku w miejscu wylotu lub dostarczony odbiorcy w inny sposób, uzgodniony z Zamawiającym, umożliwiający rozpoczęcie podroży. g)anulowania zaplanowanego przelotu zgodnie z zasadami przewoźnika, u którego wykupiono bilet lub dokonano rezerwacji biletu. Wszelkie koszty operacyjne anulowania biletu wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. W sytuacji, w której nie jest możliwe anulowanie rezerwacji, Zamawiający zobowiązuje się do pokrycia kosztu biletu. h)dostarczenia faktur za bilety do siedziby Zamawiającego w terminie przez niego wyznaczonym. Na fakturze VAT powinny być wyszczególnione: numer faktury, numer biletu, trasa podróży, data wylotu, imię i nazwisko pasażera, cena całkowita biletu, upust Wykonawcy wskazany w ofercie oraz opłata transakcyjna Wykonawcy wskazana w ofercie. i)wyznaczenia minimum dwóch pracowników i wydzielenia linii telefonicznych do kontaktu z pracownikami Zamawiającego oraz do dokonywania na rzecz Zamawiającego czynności wymienionych w punktach od a) do h) w dni robocze (za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy) w godzinach od 8.15. do 16.15. W dni ustawowo wolne od pracy oraz w dni robocze w godzinach od 16.15. do 8.15. dnia następnego, Wykonawca zapewni dyżurny numer telefonu, pod którym będzie dostępna osoba będąca w stanie zapewnić Zamawiającemu dokonanie rezerwacji biletu, zmian w rezerwacji: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera w sytuacjach niezależnych od Zamawiającego i nie dających się wcześniej przewidzieć. Wykonawca przekaże Zamawiającemu imiona i nazwiska wyznaczonych pracowników oraz numery linii telefonicznych w dniu zawarcia umowy. Ponadto w trakcie obowiązywania umowy Wykonawca zobowiązany będzie do: a)telefonicznego lub e-mailowego przypominania o konieczności wykupu biletów, najpóźniej na 24 godziny przed upływem terminu dokonanej uprzednio rezerwacji. b)przekazywania Zamawiającemu do 15 dnia każdego miesiąca raportu - zbiorczego zestawienia zrealizowanych zleceń w miesiącu poprzednim, zgodnie z wzorem raportu - zbiorczego zestawienia stanowiącym Załącznik nr 4 do wzoru umowy. c)przedstawienia na każdorazowe wezwanie Zamawiającego poświadczenia (w formie pisemnej podpisanej przez przewoźnika) uzyskania wykazanej w zestawieniu: ceny taryfowej przewoźnika, opłat lotniskowych, podatków oraz innych opłat i należności zapłaconych przewoźnikowi przez Wykonawcę dotyczących wybranego przez Zamawiającego zrealizowanego zlecenia oraz przedstawienia listy przewoźników, których ceny taryfowe biletów były brane pod uwagę przy wyborze najtańszej oferty przelotu, zgodnie z warunkami określonymi w zleceniu. d)Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania Zamawiającego w sprawach reklamacji dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, a w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub ze względów losowych. Usługi świadczone przez Wykonawcę w przypadku rezerwacji i zakupu biletów u przewoźników IATA, w trakcie realizacji zamówienia muszą spełniać standardy IATA w zakresie sprzedaży biletów lotniczych. Wykonawca jest zobowiązany załączyć do oferty certyfikat przynależności IATA w przypadku linii lotniczych będących członkami IATA lub dokument potwierdzający aktualną akredytację IATA uprawniającą do usługi w zakresie agencji sprzedaży biletów lotniczych. Dokument ten należy złożyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.