Organizacja jednodniowej konferencji promocyjnej w dniu 13 września 2012

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest organizacja 1 dniowej konferencji promocyjnej w projekcie - Opracowanie kompleksowych programów profilaktycznych- w dniu 13 września 2012, dla 200 osób wraz z dostawą gadżetów reklamowych, W następującym zakresie: 1. Organizacja konferencji a) Konferencja zorganizowana zostanie w obiekcie posiadającym salę spełniającą wymogi co najmniej Sali konferencyjnej 4-gwiazdkowego hotelu lub obiektu spełniającego wymogi 4-gwiazdkowego hotelu zlokalizowanym w Poznaniu przy głównych trasach wjazdowych do miasta (drogach krajowych); w odległości do 5 kilometrów od dworca PKP (z możliwością dojazdu środkami komunikacji miejskiej); b) Obiekt będzie posiadał bezpłatne łącze internetowe; c) Zamawiający zastrzega sobie prawo do potwierdzenia ostatecznej listy gości oraz przesłania agendy konferencji na 2 dni robocze przed konferencją; d) Firma, która będzie organizowała konferencję przyjedzie na co najmniej jedno spotkanie organizacyjne do siedziby IMP celem uzgodnienia szczegółów i zostaje zobowiązana do konsultowania szczegółów w każdym z aspektów organizacji konferencji; e) Ze względów organizacyjnych firma zapewni wyżywienie dla uczestników i organizatorów, salę konferencyjną, parking samochodowy dla wszystkich uczestników oraz organizatorów konferencji na terenie jednego obiektu; f) Konferencja zorganizowana zostanie w sali spełniających następujące wymagania: - sala konferencyjna pomieści około 200 osób jednocześnie (miejsca siedzące przy stołach/stolikach z podpórką do pisania);sala powinna mieć minimum 350 m2 - w sali będzie ustawiony jeden dodatkowy stół dla prowadzących (7 miejsc siedzących ) - sala będzie wyposażona w sprzęt multimedialny (rzutnik multimedialny, ekran do rzutnika, komputer, flipchart) wraz z obsługą techniczną do dyspozycji uczestników i organizatorów przez cały czas trwania konferencji; - sala będzie klimatyzowana; - sala będzie miała minimum 350 m2 - w oknach sali, gdzie będzie odbywać się konferencja będą zainstalowane rolety; - sala będzie zarezerwowana dla uczestników i organizatorów konferencji przez 9 godzin od około godz. 8; g) Przed salą konferencyjną będą zorganizowane dodatkowe miejsca do przeprowadzenia rejestracji uczestników (3 stoliki + krzesła); h) Zamawiający oczekuje od firmy elastyczności w działaniu i zastrzega sobie prawo do wprowadzania drobnych zmian w trakcie realizacji konferencji (np. czasu pozostawania sali w dyspozycji Zamawiającego, menu); i) W trakcie konferencji zostanie podany obiad oraz tzw. ciągła przerwa kawowa - (catering opisany poniżej) przez cały czas trwania konferencji - tzn. w przypadku wyczerpania któregoś z artykułów obsługa hotelu będzie niezwłocznie reagować i uzupełniać braki; j) W trakcie przerwy kawowej dla uczestników i organizatorów przygotowany zostanie catering: napoje (kawa, herbata, woda, sok plus cukier i mleko do kawy) w ilości nieograniczonej oraz przekąski (ciastka różnego rodzaju w ilości po minimum 20 dag na każdą osobę oraz kanapeczki koktajlowe w ilości 4szt./ 1 osobę; k) Posiłki zostaną podane na jednakowej eleganckiej zastawie, uczestnicy oraz organizatorzy konferencji będą posługiwać się sztućcami z tego samego zestawu, obrusy będą nienagannie czyste i wyprasowane; l) W trakcie przerwy obiadowej zostanie przygotowane menu złożone z dwóch dań (zupy + drugiego dania i kompotu/soku ze świeżych owoców) oraz deseru. Obiad zostanie podany w formie szwedzkiego stołu, podczas posiłku będą miejsca siedzące przy stołach dla wszystkich uczestników i organizatorów, dania będą przyrządzane ze świeżych produktów najwyższej jakości, przygotowywane bezpośrednio przed podaniem, firma jest zobowiązana ustalić każde menu z Zamawiającym. Przykładowe menu obiadowe podczas jednego dnia: Bufet zimny Sałatka z makaronu ryżowego, wędzonej kaczki z sosem sweat chili Mix sałat z wędzonym kurczakiem i warzywami z sosem vinegrett pieczywo / masło Zupy Consome orientalne z makaronem sojowym Danie główne Eskalopki wieprzowe z sosem grzybowym Makaron rigatoni z sosem bolońskim Ryba atlantycka z sosem winno-maślanym z salsą pomidorową Ziemniaki gotowane Ryż z ziołami Warzywa sezonowe z masłem Desery Panna cotta z sosem jagodowym Kawa, herbata, woda mineralna, sok 200 ml II Bufet zimny Karmelizowane buraki w winie z sałatką radicho Tradycyjna sałatka jarzynowa pieczywo / masło Zupy Krem z białych warzyw Danie główne Eskalopki z indyka z pikantnym sosem pomidorowym Makaron farfale z sosem szpinakowo-serowym Tilapia z sosem paprykowym i salsą ananasową Ziemniaki gotowane Ryż z ziołami Warzywa sezonowe z masłem Desery Panna cotta z sosem truskawkowym Kawa, herbata, woda mineralna, sok 200 ml 2. Dostawa gadżetów reklamowych wraz z indywidualnym nadrukiem.