USŁUGI REZERWACJI I SPRZEDAŻY WRAZ Z DOSTAWĄ BILETÓW LOTNICZYCH NA ZAGRANICZNE I KRAJOWE PRZEWOZY PASAŻERSKIE ORAZ WYKUP UBEZPIECZENIA NA CZAS PODRÓŻY NA POTRZEBY INSTYTUTU CHEMICZNEJ PRZERÓBKI WĘGLA W ZABRZU Nr referencyjny nadany sprawie przez Zamawiającego 02/ichpw/2014

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest rezerwacja, sprzedaż i sukcesywna dostawa biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz wykup ubezpieczenia na czas podróży na potrzeby Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu zgodnie z rzeczywistymi potrzebami Zamawiającego na podstawie zamówień przekazanych drogą elektroniczną albo telefonicznie (przy czym Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić drogą elektroniczną przyjęcie zamówienia telefonicznego). 2. Przewidywane kierunki przelotów: 2.1.międzynarodowych: Austria, Belgia, Chiny, Czechy, Francja, Grecja, Hiszpania, Izrael, Japonia, Niemcy, Norwegia, Rosja, RPA, Ukraina, USA, Wielka Brytania; 2.2.krajowych: Gdańsk, Warszawa. 3.Gwarantowana ilość biletów, które Zamawiający zakupi w trakcie obowiązywania umowy: 3.1.biletów krajowych: 5 szt., 3.2.biletów międzynarodowych: 50 szt. 4.W ramach niniejszego zamówienia Zamawiający przewiduje prawo opcji polegające na rezerwacji, sprzedaży i dostawie biletów lotniczych na zagraniczne i krajowe przewozy pasażerskie oraz wykupienie ubezpieczenie na czas podróży na potrzeby Instytutu Chemicznej Przeróbki Węgla w Zabrzu w ilościach: 4.1.biletów krajowych: do 10 szt., 4.2.biletów międzynarodowych: do 35 szt. Realizacja opcji będzie odbywała się zgodnie z postanowieniami niniejszej SIWZ. 5.Zamawiający informuje, iż zakres opcji może zostać zrealizowany w określonych warunkach spełnionych łącznie: 5.1.wyczerpana zostanie gwarantowana ilość zakupionych biletów wskazana w pkt. 5.4. powyżej, oraz 5.2.nie będzie przekroczona kwota wskazana w § 5 ust. 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ, oraz 5.3.nie będzie przekroczony termin obowiązywania umowy wskazany w §3 ust. 1 wzoru umowy stanowiącego załącznik nr 7 do SIWZ. 6.Wykonawca zapewni rezerwację połączeń lotniczych i sprzedaż biletów lotniczych z uwzględnieniem warunków podróży określonych przez Zamawiającego, bezkolizyjnej relacji połączeń wieloetapowych i najkrótszych połączeń na danej trasie oraz z uwzględnieniem najniższych z dostępnych taryf publikowanych i stawek negocjowanych oraz stawek promocyjnych, w klasach wymaganych przez Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest wybierać bilety na połączenia lotnicze kierując się zasadą najniższej ceny biletów na te połączenia, dostępne w danych terminach, na danej trasie z zachowaniem uczciwości handlowej. 7.Wykonawca zapewni zorganizowanie i zabezpieczenie kompleksowej realizacji przedmiotu zamówienia, zgodnie z obowiązującymi przepisami (m.in. na biletach powinny być w sposób jasny wskazane składniki kosztu przelotu, takie jak podatki, opłaty lotniskowe itp.), jak również udzieli bezpłatnej pomocy w przypadku problemów podczas podróży w zakresie objętym zamówieniem. 8.Do obowiązków Wykonawcy należy przejęcie obowiązków dotyczących składania ewentualnych odwołań i reklamacji do linii lotniczych, a zwłaszcza do reprezentowania interesów Zamawiającego w sprawach reklamacyjnych dotyczących przewozów realizowanych na podstawie rezerwacji i zakupów dokonywanych u Wykonawcy, w szczególności w przypadku zwrotu biletów niewykorzystanych z winy przewoźnika lub z przyczyn losowych. 9.Zamawiający będzie zgłaszał Wykonawcy telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej potrzebę rezerwacji i zakupu biletu na danej trasie, w określonej klasie, podając jednocześnie termin podróży oraz ewentualne inne konieczne parametry podróży - zamówienie. 10.Po złożeniu zamówienia, o którym mowa w punkcie 5.10. SIWZ oraz zamówienia wystawienia polisy ubezpieczeniowej, Wykonawca bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu 2 godzin od otrzymania zamówienia przedstawi Zamawiającemu co najmniej 3 warianty przelotów, jeśli występują, z uwzględnieniem pkt. 5.7. oraz 5.8. SIWZ oraz wskazaniem terminu dokonania ostatecznej rezerwacji. 11.Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia Zamawiającemu dostępu do wszystkich publikowanych i niepublikowanych taryf linii lotniczych. 12.Zamawiający, przed wskazanym przez Wykonawcę ostatecznym terminem dokonania rezerwacji, wybierze wariant przelotu, a Wykonawca dokona na tej podstawie rezerwacji biletu/-ów. 13.Zamawiający zobowiąże Wykonawcę do wystawienia zarezerwowanego biletu/-ów na rzecz Zamawiającego przesyłając pisemne zlecenie pocztą elektroniczną. 14.Wykonawca bezzwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia dokonania rezerwacji, za pośrednictwem poczty elektronicznej potwierdzi rezerwację, podając w treści: dane rezerwacji, koszty usługi (w tym: biletu), oznaczenie taryfy oraz termin wykupu. 15.Wykonawca bezzwłocznie, lecz nie później niż 1 godzinę od momentu otrzymania ze strony Zamawiającego polecenia wykupu biletu, za pośrednictwem poczty elektronicznej prześle zakupiony bilet do Zamawiającego. 16.W przypadku zaistnienia potrzeby i na prośbę Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany wykonać inne usługi turystyczne za odrębnym wynagrodzeniem jak np. zakup biletów kolejowych, wynajem środków transportu (samochody osobowe, autokary, minibusy, małe samoloty). 17.Wykonawca zobowiązany jest do informowania o wprowadzeniu przez linie lotnicze programów lojalnościowych / motywacyjnych, zgłaszania uczestnictwa Zamawiającego oraz administrowania tymi programami w imieniu Zamawiającego, a także wprowadzenia odpowiednich kodów identyfikacyjnych do biletów wystawianych we wszystkich biurach Wykonawcy, 18.Wykonawca zobowiązany będzie do bezzwłocznego i bieżącego informowania Zamawiającego, drogą mailową, o wszystkich trudnościach w wykonywaniu umowy, dotyczących lotów zarezerwowanych a także po zakupie biletu oraz po rozpoczęciu podróży (np.: odwołanie lotu lub wystąpienia zdarzenia niezależnego od woli stron np. zapowiedziane strajki, zamieszki, klęski żywiołowe, akty terroru). 19.Wykonawca nie będzie pobierać dodatkowych opłat w przypadku zmian w rezerwacjach lub w biletach lotniczych, a także konieczności anulowania biletów lotniczych, z których Zamawiający zrezygnuje przed rozliczeniem finansowym Wykonawcy z przewoźnikiem. 20.Wykonawca zobowiązany jest do umożliwienia Zamawiającemu, zgodnie z zasadami przewoźnika w sytuacjach nie dających się wcześniej przewidzieć, zmiany biletu w odniesieniu do: klasy, czasu, terminu podróży oraz danych pasażera. Wszelkie koszty operacyjne w/w zmian wliczone są w opłatę transakcyjną Wykonawcy. Jeżeli zmiana biletu wiązać się będzie z koniecznością dokonania ponownej rekalkulacji ceny biletu, Zamawiający zobowiązany będzie do pokrycia powstałej z tego tytułu niedopłaty, zaś Wykonawca do zwrotu ewentualnej nadpłaty. 21.Wykonawca zobowiązany będzie do wysyłania biletów elektronicznych bezpośrednio z terminalu Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) używanego przez Wykonawcę (niedopuszczalne jest przekazywanie tych biletów z adresów /skrzynek/ poczty elektronicznej Wykonawcy). Wszystkie dane zawarte w biletach elektronicznych dostarczanych przez Wykonawcę Zamawiającemu będą identyczne z odpowiednimi danymi przechowywanymi w postaci elektronicznej w systemie rezerwacyjnym przewoźnika za pośrednictwem Globalnego Systemu Dystrybucji (GDS) użytkowanego przez Wykonawcę, zakazane jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian do biletu elektronicznego wygenerowanego za pośrednictwem stosowanego przez Wykonawcę GDS. 22.Wykonawca zobowiązany jest do każdorazowego przekazywania Zamawiającemu, drogą elektroniczną, informacji nt. zmiany ceny przelotu, wpisania na listę rezerwową, 23.Wykonawca zobowiązany jest do bezpłatnego dostarczania dokumentów podróży (biletów), dokumentów ubezpieczeń (polis) oraz faktur do siedziby Zamawiającego. Na żądanie Zamawiającego wskazane w zamówieniu oryginały dokumentów ubezpieczenia zostaną dostarczone niezwłocznie (jednak nie później niż do godz. 13:00 dnia następnego po przesłaniu zamówienia) za pośrednictwem kuriera. 24.Wykonawca i Zamawiający wyznaczą osoby uprawnione do wzajemnych kontaktów w sprawach będących przedmiotem zamówienia. 25.Wykonawca zobowiązany jest do: 25.1.wyznaczenia pracowników do kontaktu telefonicznego i e-mailowego z Zamawiającym co najmniej w dni robocze w godzinach od 8:00 do 17:00, 25.2.niezwłocznego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego drogą elektroniczną (e-mail) o braku możliwości realizacji rezerwacji lub sprzedaży biletów wraz z uzasadnieniem, 25.3.każdorazowego informowania wyznaczonych pracowników Zamawiającego o zbliżającym się terminie wykupu biletu, najpóźniej na 12 godziny przed upływem terminu dokonanej uprzednio rezerwacji. 26.Wykonawca zobowiązany jest do sporządzania miesięcznych, oraz każdorazowo na żądanie Zamawiającego, raportów z wystawionych faktur za bilety lotnicze. 27.Wykonawca, w porozumieniu z Zamawiającym, zobowiązany jest do pośrednictwa w zakresie formalności ubezpieczeniowych. 28.Ubezpieczenie na czas podróży, na każdy dzień wyjazdu, do krajów europejskich, krajów -reszta świata- oraz na terenie kraju będzie obejmować: 28.1.koszty leczenia ubezpieczonego przebywającego za granicami naszego kraju w związku z jego nagłą chorobą lub nieszczęśliwym wypadkiem, 28.2.koszty transportu chorego lub transportu zwłok do Polski, 28.3.następstwa nieszczęśliwych wypadków polegająca na trwałym uszkodzeniu ciała, rozstroju zdrowia lub śmierci ubezpieczonego wywołane przyczyną zewnętrzną, niezależnie od woli ubezpieczonego, powstałe podczas podróży zagranicznej, 28.4.utraty bagażu podróżnego 28.5.z tytułu następstw nieszczęśliwych wypadków ochrona ubezpieczenia będzie obejmowała: 28.5.1.śmierć ubezpieczonego - wysokość świadczenia stanowi 100% sumy ubezpieczenia, 28.5.2.trwały uszczerbek na zdrowiu - wysokość świadczenia odpowiada orzeczonemu przez lekarzy procentowi stałego uszczerbku na zdrowiu w odniesieniu do sumy ubezpieczenia. Niezależnie od kwoty wypłacanego świadczenia ubezpieczonemu zostaną zwrócone niezbędne wydatki poniesione za przejazd na teren RP do wskazanych przez ubezpieczyciela lekarzy oraz kosztów wykonania na terenie RP zleconych przez nich badań wymaganych dla uzasadnienia roszczeń. 29.Zamawiający ma prawo zażądać od Wykonawcy udokumentowania ceny biletu wynikającej z taryfy przewoźnika. W terminie 5 dni Wykonawca drogą elektroniczną przedstawi Zamawiającemu dokumenty potwierdzające cenę biletu wg taryfy przewoźnika. 30.Zamawiającemu przysługuje prawo porównywania cen biletów lotniczych oferowanych przez Wykonawcę z cenami biletów lotniczych oferowanych przez inne biura lub przez przewoźników w sprzedaży bezpośredniej, w tym przez Internet, obowiązujących na dzień zgłoszenia zapytania przez Zamawiającego. W przypadku stwierdzenia większej niż 3% różnicy w cenie biletu lotniczego oferowanego przez Wykonawcę w stosunku do ceny biletu oferowanego przez inne biuro lub przez przewoźnika (bilet droższy u Wykonawcy) - Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy: 30.1.realizacji zamówienia po korzystniejszej cenie - kupna biletu w innym biurze lub u przewoźnika, 30.2.pokrycia różnicy w cenie biletu. 31.W celu dokonania rozliczeń z tytułu realizacji zamówienia Wykonawca będzie wystawiał każdorazowo fakturę z wyszczególnieniem odrębnie obejmującym jedynie opłatę transakcyjną za wystawienie biletu lotniczego oraz czynności związane z obsługą rezerwacji i dostarczenia biletu (wynikająca ze złożonej przez Wykonawcę oferty) i odrębnie taryfę lotniczą - cenę za przelot oraz opłaty podatkowe, paliwowe i lotniskowe. 32.Wystawione polisy zostaną dostarczone w ramach wynagrodzenia przez Wykonawcę do siedziby Zamawiającego. Płatności nastąpią każdorazowo w terminie 30 dni, na podstawie prawidłowo wystawionej i dostarczonej do siedziby Zamawiającego faktury VAT. W przypadku polis ubezpieczeniowych, za fakturę VAT uznaje się prawidłowo wystawioną polisę lub notę obciążającą. 33.Wykonawca w trakcie realizacji przedmiotu umowy zobowiązuje się, że nie naruszy przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 34.Przedmiot umowy będzie realizowany sukcesywnie, zgodnie z bieżącymi zamówieniami Zamawiającego. 35.Zamawiający zastrzega, że nie jest zobowiązany do wyczerpania swoimi zamówieniami (kwoty, na którą zawarta zostanie umowa, w okresie obowiązywania umowy. Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu nie wykorzystania w pełni przez Zamawiającego kwoty, na którą zostanie zawarta umowa. 36.Wykonawca zobowiązany jest załączyć do złożonej oferty oświadczenie o niestosowaniu nieuczciwej polityki rynkowej - wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 4 do SIWZ.