Kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji w dniu 27 września 2013 r. w ramach IV Kujawsko-Pomorskiego Forum Ekonomii Społecznej wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i przeprowadzenie konferencji w dniu 27 września 2013 r. ramach IV Kujawsko-Pomorskiego Forum Ekonomii Społecznej wraz z usługą cateringową oraz z przygotowaniem materiałów konferencyjnych. Konferencja adresowana jest do przedstawicieli podmiotów ekonomii społecznej, ośrodków wsparcia ekonomii społecznej, organizacji pozarządowych, jednostek pomocy społecznej, samorządów. Wykonawca zobowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia według opisu zawartego w załączniku nr 1 do SIWZ, a w szczególności do: 1) przygotowania i opublikowania w prasie o zasięgu regionalnym, obejmującej zasięgiem województwo kujawsko-pomorskie, artykułu sponsorowanego (2 strony gazety), promującego konferencję i poprzedzające ją wydarzenia w ramach IV Kujawsko - Pomorskiego Forum Ekonomii Społecznej, zgodnie z zapisem w załączniku nr 1 do SIWZ, 2) przygotowania i opublikowania w prasie o zasięgu regionalnym, obejmującej zasięgiem województwo kujawsko-pomorskie, krótkiego (min. 1/2 strony gazety) artykułu sponsorowanego podsumowującego konferencję i wydarzenia w ramach IV Kujawsko - Pomorskiego Forum Ekonomii Społecznej, zgodnie z zapisem w załączniku nr 1 do SIWZ, 3) wydrukowania i dostarczenia plakatów, zgodnie z zapisem w załączniku nr 1 do SIWZ, 4) merytorycznego opracowania, przeprowadzenia i obsługi konferencji, 5) ustalenia tytułu i szczegółowego programu konferencji w uzgodnieniu z Zamawiającym; 6) zapewnienia w programie konferencji: a) wykładu przedstawiciela Departamentu Spraw Społecznych Urzędu Marszałkowskiego w Toruniu na temat miejsca przedsiębiorczości społecznej w nowej perspektywie finansowej na lata 2014-2020, b) wykładu eksperta z dziedziny przedsiębiorczości społecznej na temat problemów i sukcesów podmiotów ekonomii społecznej w województwie kujawsko-pomorskim, c) wystąpień min. 6 przedstawicieli podmiotów ekonomii społecznej funkcjonujących w województwie kujawsko-pomorskim w celu prezentacji dobrych praktyk, 7) zapewnienia osoby prowadzącej konferencję (konferansjera/moderatora); 8) zapewnienia opiekunów organizacyjnych obecnych podczas trwania konferencji oraz obsługi technicznej konferencji (min. 2 osoby), 9) zorganizowania spotkania plenerowego w postaci np. straganów, stoisk, z udziałem min. 10 podmiotów ekonomii społecznej (np. spółdzielni socjalnych, ZAZ-ów, WTZ-ów) z województwa kujawsko-pomorskiego, 10) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, prezentacji multimedialnej, wyświetlanej na ekranie na wstępie i w przerwach konferencji; zawierającej m.in. treści: tytuł konferencji, informacje o organizatorze, patronacie Marszałka Województwa Kujawsko - Pomorskiego oraz o finansowaniu ze środków Samorządu Województwa Kujawsko - Pomorskiego, wymagane logotypy, o których mowa w załączniku nr 5 do umowy, 11) przygotowania, w porozumieniu z Zamawiającym, treści zaproszenia z programem i karty zgłoszeniowej oraz wydrukowania 350 zaproszeń wraz z programem, a także kart zgłoszeniowych i przekazania ich Zamawiającemu w terminie do dnia 6 września 2013 r., 12) przygotowania identyfikatorów dla prelegentów i osób prowadzących konferencję w formie zawieszki (po akceptacji wzoru przez Zamawiającego), 13) dystrybucji wśród uczestników konferencji materiałów informacyjnych, promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego, 14) aranżacji przestrzennej miejsca konferencji z wykorzystaniem materiałów promocyjno-informacyjnych powierzonych przez Zamawiającego, 15) przygotowania i przekazania materiałów informacyjnych dla mediów, celem przekazania informacji o realizowanej konferencji do wiadomości publicznej, 16) zapewnienia udziału w konferencji przedstawicieli mediów, w tym m.in. po jednym przedstawicielu prasy, radia, telewizji, 17) zapewnienia sali konferencyjnej spełniającej wymagania opisane w załączniku nr 1 do SIWZ, 18) zapewnienia obsługi cateringowej, zgodnie z załącznikiem nr 1 do SIWZ, 19) zorganizowania i obsługi recepcji konferencji, w tym rejestracji gości, 20) przewozu z siedziby Zamawiającego, materiałów promocyjno - informacyjnych dla uczestników i dostarczenia ich na miejsce konferencji, a po zakończeniu - przewozu niewykorzystanych materiałów do siedziby Zamawiającego, 21) zapewnienia i rozdania wszystkim uczestnikom konferencji materiałów konferencyjnych opisanych w załączniku nr 1 do umowy; Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia jednego egzemplarza materiałów dla Zamawiającego na potrzeby dokumentacji, 22) wydrukowania, rozdania podczas konferencji wszystkim uczestnikom i zebrania min. 80% ankiet ewaluacyjnych, 23) sporządzenia sprawozdania z przeprowadzonej konferencji i przekazania go Zamawiającemu po jej przeprowadzeniu. 4. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został zawarty w załączniku nr 1 do SIWZ.