Elektroniczny obieg dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik - dostawa serwera wraz z kompleksowym systemem informatycznym i wdrożenie oprogramowania.

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest dostawa serwera wraz z kompleksowym systemem informatycznym i wdrożenie w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik systemu obiegu dokumentów w ramach realizacji projektu Wzmocnienie potencjału samorządu Miasta i Gminy Chmielnik realizowanego z Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki; Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Zakres zamówienia obejmuje: 1.Dostawę i wdrożenie systemu obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik dla 50 równoczesnych użytkowników z przeszkoleniem oraz udzieleniem licencji, obejmujących wszystkie elementy systemu obiegu dokumentów oraz niezbędne oprogramowania systemowe, bazodanowe i ewentualne inne wspomagające niezbędne do działania systemu obiegu dokumentów. Wszystkie licencje musza być bezterminowe. 2.Wykonanie integracji z istniejącymi systemami w zakresie jaki jest obecnie wykorzystywany w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik. 3.Opiekę autorską nad wdrożonym systemem przez okres 12 miesięcy. 4.Serwis gwarancyjny na dostarczony serwer na okres 24 miesiecy. Podstawowe funkcje jakie będą realizowane w ramach systemu obiegu dokumentów dla Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik: System obiegu dokumentów będzie przeznaczony do rejestrowania pism wpływających do Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik. Działanie jego polegać będzie na przyjmowaniu korespondencji : - odbieranej na dzienniku podawczym, - składanej osobiście w sekretariacie, - przyjmowaniu korespondencji elektronicznej poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą itp. Przyjmowana korespondencja jest obowiązkowo rejestrowana w dziennikach korespondencji i podlega wszystkim zasadom opisanym w Instrukcji Kancelaryjnej. Podstawowym wymogiem jest rejestracja wszelkiej korespondencji, której w ramach dziennika nadawany jest kolejny numer o określonym formacie zapisu. Format tego numeru ma być zgodny z obowiązującymi zasadami, ale w pełni konfigurowalny, ponieważ zasady te ulegają okresowo zmianom. Podstawowym sposobem komunikowania się obywateli z urzędem jest forma papierowa składanych dokumentów jak np.: podania, wnioski czy skargi. Pismo złożone, jako dokument papierowy trafia do Kancelarii-Sekretariatu. Może ono być przyniesione osobiście, albo przesłane w formie przesyłki pocztowej. W Sekretariacie-Kancelarii następuje pierwsza rejestracja pisma w systemie obiegu dokumentów. Czynności rejestracji polegają na zapisaniu podstawowych informacji o dokumencie jak między innymi; kto, kiedy i w ramach jakiego tematu go złożył. Na dokument będzie się naklejać identyfikujący go w systemie kod paskowy. Tak przygotowany wniosek będzie skanowany i wprowadzony do systemu jako obraz oryginalnego dokumentu. Od tej pory dokument papierowy wraz z jego opisem zawierającym informacje identyfikujące i skan zawartości są przyjęte do obiegu dokumentów. Przy osobistym przekazaniu dokumentu może być wydane potwierdzenie jego złożenia. W celu odbierania dokumentów elektronicznych została uruchomiona elektroniczna skrzynka podawcza. W urzędzie funkcjonuje również możliwość korespondencji elektronicznej poprzez ePUAP. System obiegu dokumentów musi obsługiwać obie te platformy elektronicznej wymiany danych. Musi również umożliwiać weryfikację podpisu elektronicznego na złożonych dokumentach. Konieczna jest również możliwość składania podpisu elektronicznego na dokumentach tworzonych w urzędzie. Każdy, kto prześle do urzędu dokument elektroniczny otrzymuje automatycznie wygenerowane urzędowe potwierdzenie odbioru, które jest potwierdzeniem prawidłowego złożenia dokumentu. Dokument elektroniczny trafia bezpośrednio do sekretariatu wydziału lub komórek organizacyjnych Urzędu. Tam podlega takim samym procesom jak inne dokumenty. Ustawodawca dopuścił przekazywanie dokumentów elektronicznych również innymi kanałami elektronicznymi jak poczta e-mail, lub na nośnikach elektronicznych typu pendrive lub zapisywalny CD. Elektroniczny obieg dokumentów musi umieć prawidłowo obsłużyć również te kanały wymiany informacji, w szczególności musi wygenerować potwierdzenie odbioru i zapisać je na nośniku, na którym był złożony wniosek. System zapewni obsługę wszystkich istotnych dokumentów i spraw prowadzonych w Urzędzie Miasta i Gminy Chmielnik (rejestracja, wprowadzenie, weryfikacja, modyfikacja, przeglądanie, archiwizacja), możliwość tworzenia pism, definiowania ich wzorców. System będzie posiadał możliwość definiowania oraz modyfikacji struktury Urzędu w systemie w przypadku zmian organizacyjnych. System zapewni pełny obieg dokumentów od chwili wejścia do wyjścia dla wszystkich wymaganych procesów poprzez obsługę: - korespondencji wchodzącej (z zewnątrz) rejestrowanej w Kancelarii-Sekretariacie, Biuro Obsługi Klienta, komórki organizacyjne, - korespondencji wewnętrznej Urzędu, - korespondencji wychodzącej (powstałej w komórkach organizacyjnych) wysyłanej przez Sekretariat-Kancelarię lub komórkę, która ją wytworzyła. Rejestrację głównych etapów działania Urzędu: rejestracja pism, dekretacja na komórkę organizacyjną, dekretacja na pracownika, przekazywanie pism do innych komórek organizacyjnych, obsługa pism przez pracowników, wysyłkę korespondencji. Niezwykle istotną sprawą jest rejestrowanie terminów i obliczanie nieprzekraczalnych terminów załatwiania spraw. System musi ostrzegać urzędnika przed możliwością przekroczenia terminów. Oczywiście system obiegu dokumentów ma zapewnić współpracę urzędników w ramach sprawy, dlatego musi umożliwiać przekazywanie lub przesyłanie kopii pism pomiędzy stanowiskami pracy. Wszelkie czynności muszą być automatycznie rejestrowane w systemie. Konieczne jest również przekazywanie czasowe lub na stałe sprawy innemu urzędnikowi np.: z powodu urlopu, choroby czy rozwiązania umowy o pracę. Istotnym elementem pracy systemie obiegu dokumentacji jest możliwość wyszukiwania informacji. Zakres wyszukiwania informacji musi zależeć od przypisanych wyszukującemu uprawnień. System obiegu dokumentów musi umożliwiać wyszukiwanie informacji po podaniu dowolnego identyfikatora jak np.: numer sprawy, numer pisma, numer przesyłki, dane osoby przypisanej do sprawy, adresu itp. Wyszukiwanie powinno umożliwiać otrzymywanie wyników za określony okres, przesyłek o niepełnym odwzorowaniu, przesyłek na informatycznych nośnikach informacji, których nie włączono do systemu obiegu dokumentów. W szczególności system musi zapewnić następujące funkcjonalności dla tego zakresu: - obsługę listy spraw i teczek, - obsługę słowników np.: ulic, - szybki i ciągły dostęp do spraw w toku oraz dokonywanie oceny ich realizacji, - koordynację zadań realizowanych przez kilka komórek jednocześnie, - definiowanie procesów przez administratora systemu - obsługę sytuacji wyjątkowych (anulowanie sprawy, zmiana typu sprawy, wszczęcie sprawy od nowa), - obsługę spraw o nietypowym przebiegu, - tworzenie raportów wg predefiniowanych wzorów, - definiowanie nowych raportów przez użytkownika, - nadzorowanie upływu czasu załatwiania spraw, - automatyczne nadawanie numeru kolejnego w rejestrach systemu, - tworzenie metryczek w sprawie, - przeglądanie historii załatwiania sprawy (kto, kiedy, gdzie, jaką wykonał czynność). System zapewni zarządzanie dokumentami poprzez: - możliwość wprowadzania dokumentów w różnych formach (graficznej, tekstowe), - obsługę pism wchodzących, wychodzących, wewnętrznych, - wielopoziomowa obsługę dekretacji wg struktury Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik, - szybkie wyszukiwanie dokumentów wg ustalonych kluczy (metody wyszukiwania dokumentów - pełnotekstowe, wg meta-danych i zarządzanie relacjami między dokumentarni obsługę obrazów dokumentów (nakładanie adnotacji, częściowe ukrywanie treści pisma), - obsługę dokumentów elektronicznych, - generowanie standardowych odpowiedzi na pisma wchodzące wg definiowanych w systemie wzorców, - organizowanie struktury przechowywania dokumentów, dokumenty wieloczęściowe (teczki) i formaty(konwertowanie z formatu do formatu), - metody uprawnień i widoczności w przypadku współdzielenia dokumentów i zarządzanie statusami zmian w dokumentach, zarządzanie wersjami dokumentów, - zarządzanie uprawnieniami dostępu do dokumentów oraz metody udostępniania dokumentów wewnątrz i na zewnątrz urzędu (paczka archiwalna), - metody wprowadzania (masowego) dokumentów (scan, dokumenty elektroniczne z edytorów tekstu, email, faxy), - zarządzanie referencjami do dokumentacji papierowej (czyli kontrola miejsca przechowywania dokumentu papierowego - wykorzystanie kodów paskowych). System umożliwi wykorzystanie workflow poprzez: - definiowanie-redefiniowanie procesów workf1ow, - monitorowanie procesów workflow, - zarządzanie obciążeniem w procesach. System zapewni monitorowanie procesów poprzez: - automatyczną kontrolę terminów załatwiania spraw, śledzenie procesów załatwiania spraw, - informowanie o zbliżającym się terminie nie załatwionych spraw i dokumentów w ramach ustalonych terminów, - możliwość ustalania indywidualnych terminów załatwienia sprawy - kontrolę procesu archiwizacji, - dostęp do spraw w toku, ocena stopnia realizacji (status wg listy), publikowanie tych informacji dla uprawnionych osób poprzez Internet, - możliwość modyfikacji przez uprawnione osoby listy statusów. System będzie posiadał możliwość raportowania: - wydruk dziennika pism, które wpłynęły do komórki organizacyjnej w określonym czasie, - wydruk informacji i raportów statystycznych związanych z obsługą spraw i dokumentów, - wydzielone specjalne rejestry i ich obieg (w tym rejestracja skarg i wniosków). W systemie będą dostępne słowniki między innymi.: - jednolity rzeczowy wykaz akt, - nadawców/adresatów, - ulic, - jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy Chmielnik, - pracowników UMiG Chmielnik. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia zawiera Załącznik nr 1 do SIWZ. Ilekroć w niniejszej treści SIWZ, w zakresie dotyczącym opisu przedmiotu, jest mowa o znaku towarowym, patencie, lub pochodzeniu, przyjmuje się, że wskazaniu takiemu towarzyszy wyraz:lub równoważne.