Zorganizowanie imprezy pn. „Promocja projektów realizowanych w ramach podejścia Leader: współpraca szkół rolniczych i LGD – uroczystości dożynkowe wydarzeniem kulturalnym regionu”. - polska-warszawa: usługi w zakresie organizacji imprez

Opis przedmiotu przetargu: przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie imprezy pn. „promocja projektów realizowanych w ramach podejścia leader współpraca szkół rolniczych i lgd – uroczystości dożynkowe wydarzeniem kulturalnym regionu”. szczegółowy zakres rzeczowy zlecenia wraz z harmonogramem w ramach umowy zleceniobiorca zobowiązuje się do 1. zapewnienia miejsca wydarzenia wydarzenie musi się odbyć w hotelu lub kompleksie hotelarsko gastronomiczno konferencyjnym, zwanych dalej „obiektem”, o standardzie minimum 2 – gwiazdkowym, z min. 2 salami konferencyjnymi, otoczonym terenem rekreacyjnym, na którym zleceniobiorca będzie w stanie wybudować namiot o wymiarach 30 m x 50 m wraz z drewnianą podłogą, tak aby wokół namiotu pozostało min. 2 m wolnej przestrzeni do swobodnego poruszania się. obiekt musi być położony w odległości do 30 km od zespołu szkół centrum kształcenia rolniczego im. jadwigi dziubińskiej w golądkowie, 06 120 winnica. na terenie obiektu muszą znajdować się przyłącza wysokiego napięcia, wystarczające do obsługi elektrycznej wydarzenia. ponadto obiekt musi spełniać kryteria opisane poniżej. 2. zapewnienia zakwaterowania w dniach 11 13 października 2014 r. dla 200 osób. zakwaterowanie odbywać się musi na terenie jednego obiektu. obiekt musi mieć dostępne pokoje z pełnym węzłem sanitarnym, wyposażone w tv, radio, telefon, darmowy dostęp do internetu, minibar – min. woda 0,5l/osobę, 3 ręczniki, kosmetyki (min. żel do mycia, szampon, mydło w płynie). ponadto obiekt musi zapewnić codzienny room service wymiana ręczników, uzupełnianie minibarku oraz sprzątanie pokoju. 3. zapewnienia transportu 2 autokarów dla minimum 100 uczestników wydarzenia w dniach 11 12 października 2014 r., na trasie zespół szkół centrum kształcenia rolniczego w golądkowie – obiekt zespół szkół centrum kształcenia rolniczego w golądkowie i zespół szkół centrum kształcenia rolniczego w gołotczyźnie – obiekt zespół szkół centrum kształcenia rolniczego w gołotczyźnie, posiadających minimum po 50 miejsc siedzących. autokar musi spełniać wymogi bezpieczeństwa. 4. zapewnienia wyżywienia w 2 oddzielnych salach. sala a musi być wyposażona w liczbę stołów i krzeseł dla pomieszczenia min. 300 osób; sala b dla pomieszczenia min. 100 osób. sale podczas trwania wydarzenia nie mogą być dostępne dla osób trzecich, muszą zapewniać pełną obsługę kelnerską w liczbie min. 1 kelner na 25 osób, oferować szeroki i zróżnicowany asortyment potraw i napojów. posiłki muszą być serwowane na porcelanie ze sztućcami ze stali nierdzewnej. serwowane posiłki 1) kolacja w dniu 11 października 2014 r. serwowana w sali a dla 322 osób w postaci bufetu szwedzkiego z minimum dwoma daniami ciepłymi do wyboru, ponadto pieczywo białe i ciemne (4 kromki chleba lub 2 bułki/osobę), minimum 3 rodzaje wędlin, minimum 2 rodzaje serów, warzywa (pomidor, ogórek), masło (min. 10g/osobę) napojów w postaci 0,5 litra wody oraz 0,5 soku naturalnego na jedną osobę, kawa oraz herbata z dodatkami cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna; 2) śniadanie w dniu 12 października 2014 r. dla 200 osób, serwowane w postaci bufetu szwedzkiego z minimum dwoma daniami ciepłymi do wyboru oraz pieczywo białe i ciemne (4 kromki chleba lub 2 bułki/osobę), minimum 3 rodzaje wędliny, minimum 2 rodzaje serów, masło (min. 20g/osobę), warzywa (pomidor, ogórek), minimum 2 rodzaje dżemów (min. 40g/osobę), miód naturalny (min. 20g/osobę), masło (min. 10g/osobę), jogurt naturalny i smakowy (po min.150 g/osobę), mleko(min. 200ml/osobę), chrupki kukurydziane naturalne i smakowe (po min. 50g/osobę), napoje w postaci 0,5 litra wody oraz 0,5 soku naturalnego na jedną osobę, kawa oraz herbata z dodatkami cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna; 3) obiad w dniu 12 października 2014 r. a) serwowany w sali a dla 325 osób – w postaci bufetu szwedzkiego, dostępny w godzinach 12 00 15 00. obiad powinien składać się z 2 rodzajów zup do wyboru (min. 200 250 ml/osobę), 2 dań głównych (2 rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaki zapiekane, ryż do wyboru, 2 rodzaje surówek (po min. 50g/osobę), warzywa gotowane, 1 danie wegetariańskie, napojów 0,5 litra wody na osobę, 0,5 litra soku naturalnego na osobę, 3 rodzajów ciast, kawy herbaty wraz z dodatkami cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna, b) serwowany w sali b dla 100 osób – zasiadany, dostępny w godzinach 10 00 15 00. obiad powinien składać się z gorących dań 2 rodzajów zup (min. 200 250 ml/osobę), 2 dań głównych (2 rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaki zapiekane, ryż do wyboru, 2 rodzaje surówek, warzywa gotowane), 1 danie wegetariańskie, napojów 0,5 litra wody na osobę, 0,5 litra soku naturalnego na osobę, 3 rodzajów ciast, kawy herbaty wraz z dodatkami cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna; 4) biesiadna kolacja w dniu 12 października 2014 r., serwowana w sali a dla 325 osób zasiadana, składająca się z 2 rodzajów zup (do wyboru) 200 250 ml/osoba, dania głównego na ciepło 2 rodzaje mięs, ziemniaki, ziemniaków zapiekanych, ryżu do wyboru, warzyw gotowanych, jednego dania wegetariańskiego, deseru (3 rodzaje ciast do wyboru), 0,5 litra woda mineralnej na osobę, 3 rodzajów soków do wyboru w ilości po 0,5 litra z każdego rodzaju na osobę, kawy, herbaty, cukru, lub śmietanka bądź mleczko do kawy i, cytryna na osobę, bufetu sałatkowo surówkowego z minimum 2 rodzajami surówek i 2 rodzajami sałatek (po min. 50g/osobę), 3 rodzajów owoców (banan, mandarynki, winogrona). podczas trwania kolacji musi być przygotowany, ogólnodostępny stół wiejski, z pełną dekoracją nawiązującą charakterem do kultury wiejskiej, oferujący minimum 2 sztuki smalcu w chlebie, ogórki kiszone (min. 2 sztuki/osobę), kiełbasy swojskie, regionalne wyroby wędliniarskie (minimum 5 rodzajów), pieczywo białe i ciemne na zakwasie (min. 4 kromki lub 2 bułki/osobę), masło (min. 10g/osobę), musztardę, ketchup oraz chrzan. przez cały czas trwania kolacji musi być zapewniona obsługa kelnerska; 5) śniadanie w dniu 13 października 2014 r dla 200 osób, serwowane w postaci bufetu szwedzkiego z minimum dwoma daniami ciepłymi do wyboru oraz pieczywo białe i ciemne (4 kromki chleba lub 2 bułki/osobę), minimum 3 rodzaje wędliny, minimum 2 rodzaje serów, masło (min. 20g/osobę), warzywa (pomidor, ogórek), minimum 2 rodzaje dżemów (min. 40g/osobę), masło (min. 10g/osobę), miód naturalny (min. 20g/osobę), jogurt naturalny i smakowy (po min.150 g/osobę), mleko(min. 200ml/osobę), chrupki kukurydziane naturalne i smakowe (po min. 50g/osobę), napoje w postaci 0,5 litra wody oraz 0,5 soku naturalnego na jedną osobę, kawa oraz herbata z dodatkami cukier, śmietanka bądź mleczko do kawy, cytryna na osobę. 5. obsługi technicznej i logistycznej, w tym do 1) zapewnienia ochrony na terenie wydarzenia a) w dniach 11 12.10.2014 r. – 2 osoby w godzinach 12 00 – 08 00, b) w dniu 12.10.2014 r. – 5 osoby w godzinach 08 00 – 22 00, c) w dniach 12 13.10.2014 r. – 2 osoby w godzinach 22 00 6 00, d) w dniu 13.10.2014 r. – 2 osoby w godzinach 6 00 – 12 00; 2) sprzątania terenu a) zapewnienia bieżącego serwisu sprzątającego na terenie wydarzenia oraz w namiocie min. 2 osoby w dniu 11 października w godz. 13 00 20 00 i min. 5 osób w dniu 12 października 2014 r. w godz. 8 00 18 00, b) zapewnienia 20 koszy na śmieci o pojemności min. 120 l wraz z ich bieżącym opróżnianiem, c) zapewnienia kontenera na śmieci wystarczającego do całkowitego oczyszczenia terenu, d) sprzątnięcia namiotu i terenu wydarzenia po jego zakończeniu w dniu 13 października 2014 r. do godz. 13 00, jednak nie wcześniej niż w dniu 13 października 2014 r. od godz. 6 00. teren po zakończeniu wydarzenia musi być doprowadzony do stanu pierwotnego (przed wydarzeniem), e) wywozu śmieci po zakończeniu wydarzenia w dniu 13 października 2014 r. do godz. 15 00, jednak nie wcześniej niż w dniu 13 października 2014 r. od godz. 12 00; 3) zapewnienia dróg ewakuacyjnych oraz dróg umożliwiających dojazd pojazdom służb ratowniczych i policji; 4) zapewnienia dróg prowadzących pomiędzy wejściem na teren obiektu, namiotem, restauracjami i salami konferencyjnymi; 5) zapewnienia 2 osób przeszkolonych w zakresie znajomości obiektu, harmonogramu wydarzenia oraz lokalizacji punktów logistycznych terenu wydarzenia, w celu kierowania ruchem osobowym na terenie obiektu i wydarzenia (pomoc uczestnikom wydarzenia) oraz wykonywania zadań poleconych przez zleceniodawcę wydarzenia; 6) zapewnienia i opłacenia 150 miejsc parkingowych na terenie obiektu w czasie trwania wydarzenia dla samochodów osobowych z możliwością parkowania tam również autokarów, wskazanych przez zleceniodawcę. dodatkowo zapewnienie min. 2 osób kierujących ruchem na terenie parkingu; 7) zabezpieczenia wydarzenia pod względem zaplecza sanitarnego tj. ustawienie w dniu 11 października 2014 r. do godz. 12 00 jednak nie wcześniej niż od godz. 6 00, 12 sztuk toalet przenośnych, w tym 2 przystosowanych dla osób niepełnosprawnych, bieżący serwis (zleceniobiorca zobowiązany jest do prowadzenia list kontroli czystości sprawdzających co 30 min. stan zaplecza sanitarnego); sprzątnięcie i usunięcie do godz. 15 00 w dniu 13 października 2014 r. jednak nie wcześniej niż od godz. 12 00, w dniu 13 października 2014 r.; 8) zapewnienia instalacji systemu nagłośnienia terenu wydarzenia (ilość głośników oraz wzmacniaczy wystarczająca do właściwego nagłośnienia terenu wydarzenia), do dnia 11 października 2014 r., do godz. 18 00. zleceniodawca musi zaakceptować w dniu 11 października ilość głośników i wzmacniaczy i stan nagłośnienia. zleceniobiorca zobowiązany jest do bezpłatnego uwzględnienia uwag zleceniodawcy; 9) zapewnienia okablowania elektrycznego terenu tj. podłączenia do sieci elektrycznej wszystkich stoisk do dnia 11 października 2014 r. do godz. 12 00 za pomocą agregatorów prądotwórczych wraz z paliwem w ilości niezbędnej do zapewnienia prądu przez cały czas trwania imprezy tj. od dnia 11 października 2014 r. od godz. 12 00 do dnia 13 października 2014 r. do godz. 15 00; 10) zapewnienia namiotu znajdującego się na terenie obiektu wraz z poniesieniem wszelkich opłat dotyczących rozstawienia namiotu, tj. a) powierzchnia namiotu 1500 m kw., wymiary 30x50 m, transparentny dach (opcjonalnie), namiot musi posiadać minimum 2 zamykane wejścia o szerokości min. 3 m i wysokości min. 3 m (nie dopuszcza się łączenia namiotów), b) zapewnienie i zbudowanie drewnianej podłogi na całej powierzchni namiotu, c) zapewnienie i podłączenie oświetlenia na całej powierzchni namiotu oraz na zewnątrz przy wszystkich wejściach do namiotu, d) zapewnienie i ustawienie w namiocie 10 nagrzewnic wraz z paliwem w ilości niezbędnej do zapewnienia prądu przez cały czas trwania wydarzenia tj. od dnia 11 października 2014 r. od godz. 12 00 do dnia 13 października 2014 r. do godz. 15 00, e) zapewnienie i ustawienie na stoiskach 204 sztuk stołów i 357 sztuk krzeseł (tj. po 4 stoły i 7 krzeseł na każde stoisko), f) zapewnienie 100 krzeseł i przygotowanie widowni przed sceną w minimum 4 rzędach, g) rozstawienie namiotu wraz z całym ww. wyposażeniem musi nastąpić w dniu 11 października 2014 r. do godz. 12 00, demontaż musi nastąpić do godz. 18 00 w dniu 13 października 2014 r. jednak nie wcześniej niż od godz. 12 00; 11) budowy w namiocie sceny wraz z wymaganymi instalacjami technicznymi (montaż w dniu 11 października 2014 r. do godz. 18 00, demontaż w dniu 13 października 2014 r. do godz. 15 00 – jednak nie później niż do godz. 18 00), a) zbudowanie sceny o szerokości 8 m, głębokości 6m, wysokości min. 1 m, wysokości od poziomu sceny do sufitu min. 4 m, ze stabilnej konstrukcji, ze schodami umiejscowionymi na krótszych bokach oraz zainstalowanymi uziemionymi gniazdami prądowymi o mocy 230 v ponadto transport, montaż, demontaż sceny. scena musi spełniać wymogi bhp i posiadać atesty bezpieczeństwa, b) zbudowanie w namiocie zaplecza technicznego przy scenie o wymiarach 6x3 metry, zabudowanego nieprzezroczystymi ściankami z pcv, z wejściem z drzwiami zamykanymi na klucz, wyposażonego w wieszaki, stolik, 4 krzesła oraz 50 l wody (butelkowana po 0,5l), c) zapewnienie kompleksowego systemu nagłośnienia sceny (m.in. głośniki, wzmacniacze), w tym transport, montaż, demontaż, d) zapewnienie oświetlenia sceny, w tym transport i montaż oraz demontaż, e) zapewnienie wystarczającej ilości agregatów prądotwórczych i paliwa, zabezpieczających zasilanie energetyczne nagłośnienia, oświetlenia oraz innych instalacji technicznych sceny oraz pełnego okablowania wszystkich urządzeń elektrycznych w dniu 12 października w godz. 6 00 do 19 00, f) zapewnienie na scenie sprzętu multimedialnego trzech mikrofonów, nagłośnienia, g) zapewnienie personelu niezbędnego do właściwego funkcjonowania systemów oświetlenia i nagłośnienia, między innymi akustyków, elektryków, oświetleniowców itp.; 12) koordynacji rozstawienia stoisk w namiocie, tj. a) przygotowanie planu rozmieszczenia 51 stoisk o wymiarach 6x3 metrów, z zainstalowanymi uziemionymi gniazdami prądowymi o mocy 230 v, oddzielonych stabilną ścianką pcv o wysokości min. 1 metra, wraz z przypisaniem do nich wystawców biorących udział w wydarzeniu oraz przekazanie go do akceptacji zleceniodawcy w ciągu 2 dni roboczych od dnia zawarcia umowy, b) przekazanie każdemu wystawcy informacji, w formie elektronicznej, o umiejscowieniu jego stoiska, w ciągu 1 dnia roboczego od dnia akceptacji przez zleceniodawcę planu, o którym mowa w lit. a, c) nadzór i bieżący serwis techniczny podczas rozstawienia stoisk w dniach 11 12 października 2014 r.; 13) zapewnienia prezentera znanego z mediów, który poprowadzi, według przedstawionego przez zleceniodawcę harmonogramu, wydarzenie w dniu 12 października 2014 r. bez przerwy w godzinach od 8 00 do 17 30. prezenter musi być przygotowany merytorycznie w zakresie prowadzonego wydarzenia. zleceniobiorca w dniu zawarcia umowy przedstawi propozycję prezentera do wyboru przez zleceniodawcę, w przypadku braku akceptacji przedstawionej propozycji, zleceniobiorca zobowiązuje się przedstawić inne propozycje do momentu ostatecznej akceptacji zleceniodawcy. w przypadku niedyspozycji prezentera odpowiedzialność nienależytego wykonania części zlecenia ponosi zleceniobiorca; 14) zapewnienia występu artystycznego łukasza zagrobelnego wraz z zespołem podczas wydarzenia w dniu 12 października 2014 r. trwającego 45 60 minut bez przerwy. w przypadku niedyspozycji artysty odpowiedzialność nienależytego wykonania części zlecenia ponosi zleceniobiorca oraz zapewnienia, w dniu 12 października 2014 r. w godzinach 18 00 – 22 00, oprawy muzycznej – dj; 15) zabezpieczenia pomocy medycznej zorganizowanie w dniu 12 października 2014 r. w godzinach 08 00 – 18 00 jednego punktu medycznego w składzie karetka r, lekarz, ratownik medyczny, kierowca; 16) zapewnienia rejestracji fotograficznej wydarzenia oraz przekazania zleceniodawcy min. 100 zdjęć w formie elektronicznej (w tym zdjęcia wieńców dożynkowych każdej szkoły, stoisk każdego wystawcy, sceny oraz przebiegu wydarzenia); 17) wynajęcia w dniach 11 12 października 2014 r. na terenie wydarzenia 2 sal każda minimum 6 m2 zamykanych na klucz w celu zabezpieczenia zaplecza organizacyjno technicznego zleceniodawcy; 18) wynajęcia dwóch sal konferencyjnych z miejscami siedzącymi na min. 100 osób każda, znajdujących się na terenie obiektu, w których odbędą się prelekcje promujące prow 2007 – 2013, oraz osobą do obsługi technicznej wyposażenia sali w dniu 12 października 2014 roku w godz. 13 00 – 16 00. sale muszą być wyposażone w 2 mikrofony, rzutnik, ekran, laptop wraz z pakietem microsoft office; 19) wykonywania podczas trwania wydarzenia, w razie potrzeby, napraw bieżących sprzętu; 20) pozostania do pełnej dyspozycji zleceniodawcy i wykonywania wszelkich czynności niezbędnych do prawidłowego przeprowadzenia wydarzenia; 21) całkowitego naprawienia szkód i przywrócenia działania systemu w ciągu 20 min. w razie każdej awarii systemu elektrycznego. 6. zapewnienia materiałów informacyjno promocyjnych, tj. 1) przygotowanie do druku, druk zgodnie z projektem zatwierdzonym przez zleceniodawcę oraz dostarczenie do siedziby zleceniodawcy w ciągu 2 dni roboczych od dnia zatwierdzenia projektu a) zaproszeń wraz z kopertami w ilości 150 sztuk. zaproszenie o wymiarach 240mm x 170 mm składane, pełen kolor, papier kreda mat o gramaturze 350 g/m2, jednostronnie pokryty folią błysk. koperty białe z papieru 80 g.; b) plakatów w formacie a1 w ilości 30 sztuk. plakat na papierze kreda połysk o gramaturze 300g/m2, pełen kolor, jednostronne. plakaty muszy być oklejone taśmą dwustronną po stronie niezadrukowanej. wyżej wymienione materiały mają być opatrzone logotypami unii europejskiej, programu rozwoju obszarów wiejskich 2007 2013, ministerstwa rolnictwa i rozwoju wsi (zgodnie z księgą wizualizacji znaku prow na lata 2007 – 2013) według wzoru znajdującego się poniżej c) identyfikatorów z danymi przekazanymi przez zleceniodawcę w formacie 117x155 mm. oraz pionowych etui na identyfikatory z folii przezroczystej z otworem na zawieszki, z bezbarwnym górnym paskiem, w ilości max. 400 sztuk każde. 2) przygotowanie do druku, druk 1000 sztuk mapek sytuacyjnych terenu wydarzenia z wydrukowanym na odwrocie programem wydarzenia, zgodnie z projektem zatwierdzonym przez zleceniodawcę, z zaznaczeniem dróg ewakuacyjnych, punktu medycznego oraz wszystkich stref wydarzenia oraz dostarczenie ich na teren wydarzenia w dniu 11 października 2014 r. do godz. 18 00 i przekazanie przedstawicielowi zleceniodawcy. ii.1.6)