usługa przeprowadzenia audytu finansowego projektu POIG 2.2. ZP/37/11

Opis przedmiotu przetargu: 1. Zakres zadań Wykonawcy. Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu finansowego projektu realizowanego przez Konsorcjum w oparciu o umowę o dofinansowanie zawartą w ramach Działania 2.2 Wsparcie tworzenia wspólnej infrastruktury badawczej jednostek naukowych, Priorytetu 2 Infrastruktura sfery B+R Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013. Audyt ma na celu uzyskanie racjonalnego zapewnienia, czy projekt realizowany jest prawidłowo, zgodnie z podpisaną umową o dofinansowanie oraz odpowiednimi przepisami wspólnotowymi i krajowymi, oraz wydanie opinii w tym zakresie. Audyt przeprowadzony zostanie zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu w siedzibie Lidera Konsorcjum oraz pozostałych Konsorcjantów: 1) Instytut Odlewnictwa ul. Zakopiańska 73, 30-418 Kraków 2) Instytut Metali Nieżelaznych, Oddział Metali Lekkich ul. Piłsudskiego 19, 32-050 Skawina oraz ul. Sowińskiego 5, 44-100 Gliwice, 3) Instytut Zaawansowanych Technologii Wytwarzania ul. Wrocławska 37a, 30-011 Kraków, 4) Instytut Metalurgii i Inżynierii Materiałowej im. Aleksandra Krupkowskiego Polskiej Akademii Nauk ul. Reymonta 25, 30-059 Kraków. Audyt może zostać przeprowadzony przez audytora spełniającego warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27.VIII.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Ponadto zamówienie obejmuje przygotowanie raportu z audytu dla projektu, a także przeniesienie na Zamawiającego autorskich praw majątkowych do raportu przygotowanego przez Wykonawcę w ramach zamówienia, na warunkach określonych we wzorze umowy. 2. Założenia ogólne. Działanie 2.2 Wsparcie tworzenia wspólnej infrastruktury badawczej jednostek naukowych, Priorytet 2 Infrastruktura sfery B+R Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, lata 2007-2013. W ramach działania realizowany jest projekt pt. Doposażenie infrastruktury badawczej Małopolskiego Centrum Innowacyjnych Technologii i Materiałów. Jest to projekt inwestycyjny, w ramach którego zakupywane są środki trwałe, a jego wartość to ok. 50 mln zł z czego wartość wydatków kwalifikowanych wynosi 45.162.320,10 zł. Projekt jest realizowany przez konsorcjum składające się z: 1) Instytut Odlewnictwa ul. Zakopiańska 73, 30-418 Kraków - Lider konsorcjum, 2) Instytut Metali Nieżelaznych, Oddział Metali Lekkich ul. Piłsudskiego 19, 32-050 Skawina - partner konsorcjum, 3) Instytut Zaawansowanych Technologii Wytwarzania ul. Wrocławska 37a, 30-011 Kraków - partner konsorcjum, 4) Instytut Metalurgii i Inżynierii Materiałowej im. Aleksandra Krupkowskiego Polskiej Akademii Nauk ul. Reymonta 25, 30-059 Kraków - partner konsorcjum. Dla właściwego wykonania zamówienia, Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z dokumentami programowymi dotyczącymi działania 2.2 priorytet 2 POIG oraz z aktami prawnymi w tym zakresie. Szczegółowe informacje na temat działania są dostępne między innymi na stronach: http:www.poig.gov.pl, http:www.poig.com.pl, http: www.mg.gov.pl node 8724, http:www.opi.org.pl pl aktualnosci4. 3. Główne obszary kontroli w ramach audytu. Do zadań Wykonawcy w ramach audytu należeć będzie: 1.Weryfikacja prawidłowości realizowanych działań z postanowieniami umowy o dofinansowanie (wraz z ewentualnymi aneksami do tej umowy a także wnioskiem o dofinansowanie), a w szczególności: a.weryfikacja prawidłowości ponoszonych wydatków kwalifikowanych oraz sposobu ich dokumentowania; b.weryfikacja prawidłowości dokonywanych w trakcie realizacji projektu modyfikacji, c.sprawdzenie czy prowadzona jest odrębna ewidencja księgowa środków w ramach realizowanego projektu, w układzie rodzajowym, z podziałem analitycznym, umożliwiająca identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji projektu. 2.Analiza poprawności dokumentowania ponoszonych wydatków oraz zachowania proporcji w finansowaniu działań mających na celu realizację projektu obejmująca sprawdzenie w zapisach księgowych poprawności dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z realizacją projektów. Zapisy księgowe powinny odzwierciedlać 100% całkowitych nakładów na realizację projektu w tym wydatki kwalifikowane i niekwalifikowane. 4.Etapy prowadzenia audytu. 1.Przed audytem Wykonawca jest zobowiązany do: a.ustalenia terminu audytu z osobą reprezentującą Zamawiającego, b.przesłania pisemnego zawiadomienia o planowanym audycie do Zamawiającego, nie później niż na 7 dni roboczych przed planowanym terminem audytu, c.zapoznania się z wnioskiem Zamawiającego o dofinansowanie, umową o dofinansowanie podpisaną na podstawie złożonego wniosku oraz innymi dokumentami związanymi z realizacją projektu (aneksy, korespondencja, itp.), d.przygotowania niezbędnych dokumentów do przeprowadzenia audytu oraz przeprowadzenie innych czynności niezbędnych do prawidłowego wykonania audytu. 2.Przebieg audytu: a.spotkanie otwierające audyt - na początku audytu audytor przedstawi zakres audytu przedstawicielowi Zamawiającego, b.badanie audytowe - oparte na analizie dokumentów oraz wywiadach z przedstawicielami zamawiającego. Każde badanie powinno zostać prowadzone przez zespół co najmniej dwóch audytorów, c.sesja zamykająca audyt - celem spotkania zamykającego będzie przedstawienie wszystkich spostrzeżeń i wstępnych wniosków z audytu dla zapewnienia pełnego zrozumienia oraz uzyskania wyjaśnień lub uwag od Zamawiającego, d.przygotowanie wstępnego raportu z audytu. Wstępny raport powinien zawierać: - dokładny opis i zakres działań objętych audytem, - wnioski z przeprowadzonego audytu, - stwierdzone niezgodności, istotne dla realizacji projektu. e.wstępny raport z audytu powinien być przygotowany i przekazany Zamawiającemu w terminie 7 dni od daty zakończenia audytu. Zamawiający w terminie do 14 dni od dnia otrzymania raportu, przekaże Wykonawcy uwagi do raportu wstępnego lub wyjaśnienia. f.przygotowanie raportu z audytu - po uzyskaniu od Zamawiającego uwag lub wyjaśnień do wstępnego raportu Wykonawca sporządza raport końcowy w terminie 7 dni.