Obsługa serwisowa drukarek, kopiarek i faksów oraz urządzenia kopiującego RISO eksploatowanych w Podlaskim Oddziale Regionalnym ARiMR oraz podległych jednostkach na terenie województwa podlaskiego obejmująca konserwacje, naprawy i wymiany części/podzespołów

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług w zakresie obsługi serwisowej drukarek HP, Lexmark, Zebra ZNET, kopiarek Canon, Lexmark, faksów Canon, HP oraz urządzenia kopiującego RISO eksploatowanych w Podlaskim Oddziale Regionalnym ARiMR oraz podległych jednostkach na terenie województwa podlaskiego obejmująca konserwacje, naprawy i wymiany części-podzespołów, zwanych dalej sprzętem. Wykaz jednostek terenowych Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR ze wskazaniem ilości i modeli sprzętu zawiera Załącznik nr 6 do Specyfikacji. 1) Zakres obsługi obejmuje: a)konserwacje wykonywane podczas naprawy sprzętu lub wymiany części-podzespołów. Zakres konserwacji sprzętu obejmuje następujące czynności: - czyszczenie i odkurzanie wnętrza, - czyszczenie i mycie układu optyki, - czyszczenie elementów pobierania i transportu papieru (rolki, pasy transportu), - czyszczenie układu grzejnego i drukującego, - kontrola stanu technicznego podzespołów; b) naprawy sprzętu i wymiany części-podzespołów zużywających się lub uszkodzonych, wskazanych w Załączniku nr 1 do Specyfikacji (Formularz Ofertowy) za cenę jednostkową brutto zaoferowaną przez Wykonawcę w kolumnie G Formularza Ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Specyfikacji. c) prowadzenie dokumentacji obsługi serwisowej sprzętu w poszczególnych jednostkach Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR, zgodnie z wzorem stanowiącym Załącznik nr 6 do Umowy (Karta Użytkowania i serwisu kopiarki drukarki faxu urządzenia drukującego RISO), określającej datę usługi, zakres usługi, ilość wydrukowanych przez sprzęt kopii, nazwę naprawionego lub wymienionego podzespołu-części ze wskazaniem udzielonego przez Wykonawcę okresu gwarancji określonego ilością wykonanych kopii-wydruków zgodnego z przedstawioną ofertą, d) wykonanie napraw sprzętu i ewentualna wymiana części (na oryginalne bądź inne - dopuszczone przez producenta sprzętu) odbywać się będzie sukcesywnie, w miarę nadsyłania zgłoszeń awarii przez Zamawiającego. Wzór zgłoszenia awarii stanowi Załącznik nr 3 do Umowy. 2) Zgodnie ze Wspólnym Słownikiem Zamówień: a) 50.32.32.00-7 - naprawa komputerowych urządzeń peryferyjnych b) 50.31.31.00-3 - usługi w zakresie naprawy fotokopiarek c) 50.31.32.00-4 - usługi w zakresie konserwacji fotokopiarek d) 50.31.40.00-9 - usługi w zakresie napraw i konserwacji maszyn faksowych, 2. Warunki wykonania zamówienia: 1) Zamawiający wymaga, aby obsługa serwisowa sprzętu wykonywana była przez osoby przeszkolone w zakresie naprawy sprzętu objętego niniejszym zamówieniem. 2) Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania obsługi serwisowej sprzętu w siedzibach poszczególnych jednostek Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR zlokalizowanych na terenie województwa podlaskiego wskazanych w Załączniku nr 6 do Specyfikacji. Wykonawca zobowiązuje się do wykonywania obsługi serwisowej sprzętu w siedzibach poszczególnych jednostek organizacyjnych Podlaskiego Oddziału Regionalnego ARiMR zlokalizowanych na terenie województwa podlaskiego wskazanych w Załączniku nr 1 do Umowy. Zamawiający przewiduje dokonanie istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy w przypadku zmiany lokalizacji jednostek organizacyjnych. Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług w nowych lokalizacjach na podstawie oferty wyłonionej w niniejszym postępowaniu. Przez zmianę lokalizacji Zamawiający rozumie przeniesienie adresu siedziby jednostki w obrębie tego samego miasta na podstawie art. 144 ust. 1 Ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r., nr 113, poz. 759 z późn. zm.). 3) Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania: a) konserwacji sprzętu podczas napraw sprzętu wymiany części-podzespołów, b) dokonywania napraw sprzętu - na podstawie pisemnych zgłoszeń awarii Zamawiającego, - Wykonawca zobowiązany jest ustalić na piśmie (na druku zgłoszenia awarii) termin wykonania naprawy z osobą wskazaną w zgłoszeniu awarii do monitorowania realizacji zgłoszenia awarii w danej jednostce organizacyjnej. Termin wykonania naprawy ustalony w ten sposób nie może być dłuższy niż 5 dni roboczych od dnia otrzymania faxem zgłoszenia awarii i musi być potwierdzony podpisem Wykonawcy na druku zgłoszenia awarii stanowiącym Załącznik nr 3 do Umowy, odesłanym faxem do siedziby Zamawiającego (ul. Nowa 2, 18-400 Łomża). 4) Zamawiający wymaga usunięcia zgłoszonej awarii wraz z przeprowadzeniem konserwacji w terminie maksymalnie a) 5 dni roboczych - w odniesieniu do drukarek, kopiarek i faksów, b) 21 dni roboczych - w odniesieniu do urządzenia kopiującego RISO, (od poniedziałku do piątku w godzinach 7:30-15:30) od dnia otrzymania faxem zgłoszenia awarii. W przypadku braku możliwości usunięcia zgłoszonej awarii w terminie 5 dni roboczych od dnia otrzymania faxem zgłoszenia awarii, Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić równorzędny sprzęt zastępczy o nie gorszych parametrach (drukarki, kopiarki, faksy) do czasu skutecznej naprawy. Zastępczy sprzęt musi być dostarczony na miejsce awarii w terminie 2 dni roboczych od momentu ustalenia, iż naprawa sprzętu będzie trwała dłużej niż 5 dni roboczych nie później jednak niż w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania faxem zgłoszenia awarii. Koszty zapewnienia i dostarczenia sprzętu zastępczego ponosi Wykonawca. Zapis dotyczący sprzętu zastępczego nie dotyczy urządzenia kopiującego RISO. 5) W przypadku konieczności użycia do naprawy części-podzespołów nie wskazanych w Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1 do Specyfikacji) Wykonawca zobowiązany jest do sporządzenia ekspertyzy określającej przyczyny awarii sprzętu oraz zakres naprawy z uwzględnieniem listy części-podzespołów zamiennych, listy czynności naprawczych, a także nieprzekraczalnego kosztu naprawy z rozbiciem na koszt poszczególnych części-podzespołów. Ewentualne wykonanie naprawy wymiany części-podzespołów odbędzie się po uzgodnieniu i zaakceptowaniu zasadności, zakresu i kosztu naprawy z osobą upoważnioną ze strony Zamawiającego na blankiecie ekspertyzy stanowiącym Załącznik nr 4 do Umowy. 6) Po zakończeniu naprawy Wykonawca zobowiązany jest przekazać Zamawiającemu protokół realizacji zgłoszenia awarii. Wzór protokołu realizacji zgłoszenia awarii stanowi Załącznik nr 5 do Umowy. 7) Zamawiający zastrzega sobie prawo do zakupu poszczególnych części-podzespołów wymienionych w Formularzu Ofertowym lub wykazanych przez Wykonawcę w Ekspertyzach wystawionych w okresie obowiązywania Umowy bez konieczności dokonywania wymiany po cenach jednostkowych wymienionych w Formularzu Ofertowym (Załącznik nr 1 do Specyfikacji) z zastosowaniem 3% upustu. Zlecenie takie będzie realizowane na druku Zapotrzebowania stanowiącym Załącznik nr 7 do Umowy, przy czym Zamawiający wymaga aby części-podzespoły dostarczane były do siedziby Zamawiającego (ul. Nowa 2, 18-400 Łomża) w terminie: a) 5 dni roboczych - w odniesieniu do drukarek, kopiarek i faksów, b) 21 dni roboczych - w odniesieniu do urządzenia kopiującego RISO, od daty otrzymania pisma, a zlecenie musi opiewać na kwotę minimum 1.000,00 zł brutto. 8) Zamawiający wymaga by kompleksowa konserwacja urządzenia wykonywana była za każdym razem, gdy zachodzi potrzeba wymiany części-podzespołów. W takiej sytuacji wynagrodzenie Wykonawcy za konserwację powinno być wliczone w cenę wymienianych części. Natomiast wynagrodzenie za konserwację, wskazaną w 60 wierszu Formularza Ofertowego (konserwacja czyszczenie) przysługuje Wykonawcy jedynie w przypadku zgłoszenia, kiedy nie zachodzi potrzeba wymiany części, a do poprawnego działania sprzętu wymagana jest jedynie konserwacja np. wyciągnięcie zaciętej kartki, czyszczenie toru przesuwu kartek, rozłączony czujnik. UWAGA: Zamawiający wyłącznie na potrzeby oceny oferty zakłada wykonanie 15 konserwacji, przy czym jest to tylko liczba szacunkowa, a faktyczna ilość wykonanych konserwacji będzie wynikała z rzeczywistych potrzeb Zamawiającego. 9) Zużyte (wymienione na nowe w trakcie naprawy) części-podzespoły pozostają u Zamawiającego. 3. Gwarancja: Zamawiający wymaga aby Wykonawca: 1) zagwarantował trwałość części-podzespołów po wymianie wskazanych w Formularzu Ofertowym (kolumna F) wyrażoną w liczbie kopii-wydruków, 2) udzielił minimum 6 miesięcznej gwarancji na zamontowane części-podzespoły inne niż wymienione w Formularzu Ofertowym lub wykazane przez Wykonawcę w Ekspertyzach wystawionych w okresie obowiązywania Umowy. Rozpoczęcie biegu terminu gwarancji będzie liczone od daty podpisania protokołu realizacji zgłoszenia awarii bez zastrzeżeń ze strony Zamawiającego.