Sprzątanie pomieszczeń biurowych Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowy Inspektorat Pracy w Katowicach, w siedzibach w: Katowicach, Bielsku-Białej, Gliwicach, Rybniku i Częstochowie

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest sprzątanie pomieszczeń biurowych i pomocniczych Państwowej Inspekcji Pracy Okręgowego Inspektoratu Pracy w Katowicach, w siedzibie: a) Okręgowego Inspektoratu Pracy w Katowicach, ul. Graniczna 29, o powierzchni 1817,33 m2, oraz w siedzibach jego Oddziałów w: b) Bielsku-Białej, ul. Warszawska 5, o powierzchni 269,10 m2, c) Gliwicach, ul. Mitręgi 2, o powierzchni użytkowej budynku 240 m2 oraz o powierzchni gruntu niezabudowanego 256,20 m2, d) Rybniku, ul. J.F. Białych 7, o powierzchni 145,40 m2, e) Częstochowie, ul. Kisielewskiego 18/28B, o powierzchni 409,64 m2. Szczegółowy opis powierzchni oraz częstotliwość wykonywania poszczególnych prac znajduje się w załączniku numer 2 do siwz. 2. Okres świadczenia usługi - od dnia 1 stycznia 2011 roku do 31 grudnia 2012 roku. 3. Do podstawowych zadań wykonawcy należało będzie: a) sprzątanie pomieszczeń biurowych oraz pomocniczych (korytarze, hole, archiwum itp.); dodatkowo w zakresie sprzątania Oddziału w Gliwicach będzie cały budynek wraz z przyległym gruntem (parking, chodnik, zieleń), b) sprzątanie i mycie kuchni, łazienek i palarni, c) mycie okien (wraz z ramami) - z wyłączeniem siedziby, o której mowa w pkt 1 lit. e, d) zdjęcie, czyszczenie i zawieszenie żaluzji/rolet - z wyłączeniem siedziby, o której mowa w pkt 1 lit. e. 3.1. W odniesieniu do powierzchni określonych w pkt 3 siwz wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania następujących czynności: a) odkurzanie powierzchni pokrytej wykładziną dywanową wraz z listwami przypodłogowymi oraz usuwanie z wykładzin plam i innych zabrudzeń (jeśli dotyczy), b) wycieranie kurzy z biurek, stolików i in. mebli, parapetów, lampek oświetleniowych, półek, telefonów, sprzętu komputerowego, grzejników, elementów dekoracyjnych itp., c) zbieranie i wynoszenie śmieci z koszy oraz wkładanie do nich worków z tworzywa np. folii, d) czyszczenie klamek, szyldów oraz napisów na drzwiach, e) czyszczenie drzwi, f) usuwanie plam i zabrudzeń ze wszystkich mebli oraz urządzeń, g) czyszczenie koszy na śmieci, h) utrzymanie czystości i konserwacja paneli podłogowych, i) czyszczenie luster, j) czyszczenie pojemników na mydło, papier toaletowy i ręczniki papierowe, suszarek do rąk, k) mycie i dezynfekowanie muszli klozetowych, pisuarów, umywalek, baterii łazienkowych i kuchennych, desek klozetowych, l) mycie płytek ceramicznych, m) opróżnianie w łazienkach i kuchni koszy na śmieci oraz uzupełnianie worków z tworzywa, n) zakładanie kostek zapachowych w sanitariatach i rozkładanie odświeżaczy powietrza w toaletach, o) zakładanie ręczników papierowych i uzupełniania mydła w pojemnikach w kuchni i toaletach, p) zakładanie papieru toaletowego w toaletach; q) uzupełnianie płynu do mycia naczyń w kuchniach; r) mycie drzwi, płytek ceramicznych w sanitariatach i w kuchni; s) opróżnianie i mycie popielniczek w palarni; t) usuwanie zabrudzeń w palarni; u) mycie chłodziarek (wewnątrz i na zewnątrz). 3.2. Wykonawca będzie zobowiązany do wykonywania czynności wskazanych w pkt 3.1 z częstotliwością określoną w tabelach załącznika nr 2 do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3.3. W odniesieniu do okien wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania następujących czynności: a) mycie okien - o terminie mycia okien wykonawca zostanie poinformowany (faksem lub pocztą elektroniczną) z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem; b) wykonawca zobowiązany będzie wykonać zamówienie zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa i zasadami BHP - wykonawca odpowiada za przeprowadzenie tych prac zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa; wykonawca co najmniej na 7 dni przed terminem mycia okien dostarczy zamawiającemu spis osób, które będą myły okna. 3.4. Wykonawca będzie zobowiązany do zdjęcia, wyczyszczenia i założenia we wszystkich pomieszczeniach zamawiającego żaluzji (lub rolet) w terminie określonym przez zamawiającego (2 razy w ciągu trwania umowy); zamawiający poinformuje wykonawcę o terminie zdjęcia i założenia żaluzji/rolet - z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem. W przypadku powstania uszkodzeń żaluzji/rolet w trakcie usługi - wykonawca zobowiązany będzie do ich usunięcia (wymiana zerwanych łańcuszków, prasowanie, wymiana postrzępionych pasków itp.). 3.5. Wykonawca będzie zobowiązany do wyprania wykładzin dywanowych (w siedzibach, których dotyczy) raz w roku, w terminie określonym przez zamawiającego z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem. Usługa będzie wykonywana od godz. 15.00. Szczegółowy harmonogram zostanie ustalony przez zamawiającego po określeniu terminu wykonywania ww. prac. 3.6. Ponadto, wykonawca zobowiązany będzie do: a) usuwania kamienia z muszli klozetowych, pisuarów, umywalek, baterii łazienkowych i kuchennych, płytek oraz czajników - wg potrzeb (kamień nie może się pojawić), b) czyszczenia fug w kuchni, łazienkach, na podłogach korytarzy i in. pomieszczeń - co najmniej 1 raz w miesiącu. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania co najmniej 1 raz w tygodniu następujących czynności: a) pokrywania mebli odpowiednią emulsją - konserwacja, b) czyszczenia listew przypodłogowych, c) wycierania kurzu z lamp, żyrandoli, ram obrazów oraz antyram (w których włożone są plaka-ty np. korytarze) - jeżeli takowe są w pomieszczeniu. 5. Usługę należy wykonać w dniach roboczych (od poniedziałku do piątku) w następujących godzinach: - w siedzibie zamawiającego w Katowicach - od godziny 7.00 do 15.30, z tym że pomieszczenia biurowe należy posprzątać w godzinach porannych w obecności pracownika odpowiedzialnego za pomieszczenie; ponadto obowiązkowy będzie co najmniej jednoosobowy dyżur w ww. siedzibie od 7.30 do 15.00, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Bielsku-Białej - od godziny 7.30 do 15.30, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Gliwicach - od godziny 14.00 do 15.30 w pomieszczeniach, w których następuje przetwarzanie danych osobowych (pomieszczenia te zostaną wskazane przez Kierownika Oddziału w pierwszym dniu świadczenia usługi) oraz po godzinie 15.30 (maksymalnie do godz. 18.00) w pozostałych pomieszczeniach; do obowiązków sprzątającego będzie należało zamykanie okien i drzwi pomieszczeń sprzątanych po godz. 15.30, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Rybniku - od godziny 13.30 do 15.30 w pomieszczeniach zabezpieczanych kodem alarmowym oraz po godzinie 15.30 (maksymalnie do 18.00) w pozostałych pomieszczeniach; do obowiązków sprzątającego będzie należało zamykanie okien i drzwi pomieszczeń sprzątanych po godz. 15.30, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Częstochowie - od godziny 7.30 do 15.30. 6. Należy zabezpieczyć możliwość wysłania do zamawiającego pracownika wykonawcy, w celu niezwłocznego usunięcia skutków awarii i innych wypadków losowych tj. zalania, pilnych usunięć plam i innych zanieczyszczeń. 7. Do wykonania zamówienia należy stosować profesjonalne, atestowane, ekologiczne i wysokiej jakości środki do sprzątania. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić osoby i środki - oprzyrządowanie (w tym gąbki, ścierki, rękawiczki, worki na śmieci itp.), środki czystości, papier toaletowy, ręczniki papierowe, mydło w płynie, kostki toaletowe (do WC do muszli), odświeżacze powietrza (zgodne z opisem zawartym w pkt 12), urządzenia, koniecz-ne do wykonania przedmiotowego zamówienia, w ilości dostosowanej do bieżących potrzeb. Koszt ww. środków należy uwzględnić w cenie oferty. Wszystkie osoby sprzątające mają być wyposażone w odzież ochronną (zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa) i mają być przeszkolone w zakresie przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. Koszt powyższego należy wliczyć w cenę oferty. 8. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia co najmniej jednej osoby sprawującej nadzór nad osobami sprzątającymi. Osoba ta ma być dostępna pod telefonem od godz. 8.00 do czasu zakończenia sprzątania (we wszystkie dni, w które świadczona jest usługa). Osoba nadzorująca ma obowiązek osobiście, co najmniej raz na 2 miesiące, sprawdzić poprawność wykonania usługi w każdej sprzątanej siedzibie zamawiającego (patrz pkt 1). Zamawiający może sam wyznaczyć termin powyższego sprawdzenia - o czym poinformuje wykonawcę faksem lub mailem (należy podać numer oraz adres w formularzu oferty) w godzinach porannych, tj. 8.00 - 10.00, w dniu, w którym ma być wykonane sprawdzenie jakości sprzątania przez osobę nadzorującą. Osoba nadzorująca zobo-wiązana będzie stawić się w określonej w wezwaniu siedzibie zamawiającego między godz. 14.00 - 15.00 tego dnia. Osoba ta nie może być karana za przestępstwa określone w rozdziale XXXV Kodeksu karnego. 9. Osoba sprawująca nadzór nad osobami sprzątającymi będzie zobowiązana stawiać się w każdy pierwszy poniedziałek miesiąca (od momentu rozpoczęcia świadczenia usługi) w godz. 8.00 - 10.00 do osoby wskazanej w umowie, celem spisania protokołu z wykonania zamówienia w poprzednim miesiącu. Jeżeli pierwszy poniedziałek miesiąca jest dniem wolnym od pracy, ww. osoba zobowiązana będzie do stawienia się w pierwszy dzień roboczy po tym poniedziałku. Protokół będzie miał formę pisemną i będzie zawierał co najmniej następujące informacje: nazwę wykonawcy i zamawiającego, okres, dla którego protokół jest spisywany, informację o stwierdzonych uchybieniach (oraz określenie oddziału zamawiającego, w którym uchybienia zostały stwierdzone) lub informację o braku uchybień przy wykonaniu zamówienia, propozycję usunięcia uchybień (jeżeli będzie dotyczyło), dane osób sporządzających protokół. Protokół będzie sporządzany w 2 egzemplarzach - po 1 dla każdej ze stron. 10. Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić co najmniej 7 osób, które będą sprzątały pomieszczenia zamawiającego: 3 osoby do sprzątania siedziby w Katowicach oraz po jednej osobie dla Oddziałów: w Bielsku-Białej, Rybniku, Gliwicach i Częstochowie. Osoby te nie mogą być karane za przestępstwa określone w rozdziale XXXV Kodeksu karnego. 11. Dane osób, o których mowa w pkt 9 i 10 zostaną wpisane do umowy; a) w odniesieniu do osób wpisanych do umowy jako wykonujących usługi sprzątania w siedzibie zamawiającego w Katowicach: - jeżeli osoby te nie będą mogły świadczyć usługi (niemożność świadczenia usługi przez okres przekraczający 2 tygodnie, np. zwolnienie lekarskie, urlop lub trwała niemożność świadczenia usługi, np. emerytura, śmierć), wykonawca zobowiązany będzie do zapewnie-nia innej osoby, która będzie mogła świadczyć tę usługę - osoba ta będzie musiała spełnić wymogi określone w pkt 10. Wyznaczenie tej osoby powinno nastąpić nie później niż w ciągu pierwszych dwóch tygodni nieobecności osoby wpisanej do umowy, - jeżeli okres niemożności świadczenia usługi przez daną osobę jest krótszy niż 2 tygodnie, zamawiający dopuszcza, aby obowiązki tej osoby zostały podzielone pomiędzy pozostałe osoby sprzątające w tej siedzibie. Obowiązki te mogą też zostać powierzone osobie trzeciej, spełniającej warunki określone w pkt 10, b) w odniesieniu do osób wpisanych do umowy jako wykonujących usługi sprzątania w siedzibach oddziałów terenowych zamawiającego (w Bielsku-Białej, Rybniku, Gliwicach i Częstochowie): - jeżeli osoby te nie będą mogły świadczyć usługi z powodu planowanej nieobecności (np. urlop lub emerytura), wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia innej osoby (na czas nieobecności), która będzie mogła świadczyć tę usługę - osoba ta będzie musiała spełnić wymogi określone w pkt 10. Wyznaczenie tej osoby powinno nastąpić nie później niż w ostatnim dniu obecności osoby wpisanej do umowy, - jeżeli niemożność świadczenia usługi wynika z nagłej nieobecności danej osoby (np. zwolnienie lekarskie, śmierć), zamawiający dopuszcza, aby obowiązki tej osoby zostały powierzone osobie trzeciej w ciągu trzech dni roboczych; osoba ta musi spełniać warunki określone w pkt 10. W uzasadnionych przypadkach do wykonywania usługi sprzątania w oddziale, za który odpowiedzialna była osoba nieobecna, może zostać oddelegowana - na okres nie dłuższy niż 2 tygodnie - osoba wykonująca usługę w siedzibie zamawiającego w Katowicach. O zmianie którejkolwiek osoby wymienionej w umowie (lub osoby zastępującej), wykonawca będzie informował zamawiającego faksem lub pocztą elektroniczną (oraz potwierdzi to pisemnie) z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Informacja ta ma zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko osoby, która nie będzie świadczyła usługi, określenie okresu nieobecności tej osoby oraz dane osoby, która będzie wykonywała czynności za osobę nieobecną. W przypadku osoby nadzorującej, wykonawca będzie zobowiązany podać jej numer telefonu. 11.1. Minimalna liczba osób świadczących usługę (osoby sprzątające) w danym dniu to 5 osób, w tym w siedzibie zamawiającego w Katowicach min. 2 osoby (z zastrzeżeniem, że obowiązkowy będzie minimum jednoosobowy dyżur od 7.30 do 15.00 w tej siedzibie). 12. Wykonawca zobowiązany będzie do zapewnienia wszystkich koniecznych środków myjących, czyszczących, pielęgnacyjnych, konserwujących i innych używanych do utrzymania czystości oraz środków higienicznych (w tym w szczególności: papiery toaletowe, ręczniki papierowe, mydło, odświeżacze (kostki) do toalet, odświeżacze powietrza). Zamawiający wymaga, by wszystkie ww. środki i artykuły higieniczne posiadały certyfikaty bezpieczeństwa/deklaracje zgodności i świadectwo Państwowego Instytutu Higieny oraz atesty dopuszczające do stosowania w pomieszczeniach, w których przebywają ludzie i gwarantujące zachowanie właściwej higieny sanitarnej. Ponadto, zamawiający wymaga, aby mydła dostarczane do zamawiającego były wpisane do Krajowego Systemu Informowania o Kosmetykach Wprowadzonych do obrotu, posiadały co najmniej II grupę czystości mikrobiologicznej (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 23 grudnia 2002 roku) oraz charakteryzowały się co najmniej następującymi parametrami: odczyt pH-8,7; gęstość -1,03 g/cm3 oraz lepkością - 3500 cP, zapach kwiatowy. Zamawiający wymaga, aby dostarczane ręczniki papierowe charakteryzowały się następującymi parametrami: typu ZZ - składane (dot. siedzib Zamawiającego w Katowicach, Gliwicach, Bielsku-Białej i Rybniku) - wym. 23x25 cm, gramatura min. 40 g/m2, kolor biały, tłoczone, dwuwarstwowe i bezzapachowe). Zamawiający wymaga, by papier toaletowy do WC w dużych rolkach typu JUMBO (dot. siedzib Zamawiającego w Katowicach, Bielsku-Białej, Gliwicach) posiadał co najmniej następujące parametry: średnica 19 cm, szerokość 9 - 9,5 cm, długość co najmniej 145 m, koloru białego, miękki, dwuwarstwowy; natomiast papier toaletowy w rolkach standard (dot. siedziby zamawiającego w Rybniku) ma posiadać co najmniej następujące parametry: średnica 10,5 cm, szerokość 9 cm, długość 25 m, koloru białego, miękki, dwuwarstwowy. Na każde żądanie zamawiającego wykonawca będzie zobowiązany okazać produkty, które używa do wykonania usługi oraz ww. dokumenty gwarantujące zachowanie właściwej higieny sanitarnej w siedzibie zamawiającego, w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania takiego żądania. 13. Nazwy produktów, o których mowa w pkt 12 zostaną wpisane do umowy. Jeżeli produkty, o których mowa w pkt 12 zostaną wycofane z rynku, należy pisemnie o niniejszym poinformować zamawiającego oraz wskazać, jaki produkt będzie stosowany w zamian za wycofany. Do informacji ma być załączone oświadczenie wykonawcy o tym, że dany produkt posiada wszystkie wymagane prawem atesty i jest dopuszczony do stosowania. 14. Ponadto, zamawiający informuje, że: a) przez usuwanie plam należy rozumieć ich zapieranie, a nie czyszczenie całej wykładziny; należy przyjąć do wyceny usługi (dla uzyskania porównywalności cen ofert), że w każdym tygodniu trzeba będzie przewidzieć usunięcie: 10 plam o wymiarach 10x10 cm2 (należy przyjąć, że plamy te powstaną w wyniku wylania kawy) oraz 3 plamy o powierzchni 10x10 cm2 (należy przyjąć, że plamy te powstaną w wyniku wylania tuszu z materiałów eksploatacyjnych do drukarek, kopiarek itp.); b) ilość tapicerowanych i skórzanych siedzisk wynosi około: - w siedzibie zamawiającego w Katowicach - 418 tapicerowanych, 3 skórzane, 9 ze sztucznej skóry - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Bielsku-Białej - 50 tapicerowanych i 1 skórzany, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Gliwicach - 74 tapicerowanych, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Rybniku - 43 tapicerowane, c) na dzień 10 listopada 2010 roku zatrudnia: - w siedzibie zamawiającego w Katowicach - 187 osoby, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Bielsku-Białej - 34 osoby, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Gliwicach - 22 osoby, - w siedzibie Oddziału zamawiającego w Rybniku - 17 osób, d) meble biurowe wykonane są z płyt wiórowych laminowanych i okleiny naturalnej. 15. Jeżeli w trakcie świadczenia usługi ulegnie zniszczeniu lub uszkodzeniu mienie zamawiającego (w tym w wyniku użycia niewłaściwych środków stosowanych do utrzymania czystości), wykonawca zobowiązany będzie do naprawienia szkody poprzez przywrócenie stanu poprzedniego lub do zwrotu wartości zniszczonego lub uszkodzonego mienia. 16. Koszty dojazdów osób sprzątających oraz osoby nadzorującej do siedziby zamawiającego pokrywa wykonawca. 17. W pierwszym dniu świadczenia usługi, osoby sprzątające (ze wszystkich siedzib zamawiającego), wraz z osobą je nadzorującą, zobowiązane będą stawić się w siedzibie zamawiającego w Katowicach, ul. Graniczna 29, pok. 216, o godz. 14.00. Osoba nadzorująca i osoby sprzątające zostaną zapoznane z rozmieszczeniem pomieszczeń i zakresem obowiązków każdej z nich. Z powyższego zostanie sporządzony pisemny protokół. 18. Wykonawca w przypadku wyceny za sprzątanie Oddziału zamawiającego w Częstochowie, zobowiązany jest podać koszt jednorazowego (1 dnia) posprzątania tej siedziby (zgodnie z opisem w punkcie V załącznika nr 2 do siwz). Dla uzyskania porównywalności cen oferty należy przyjąć, że siedziba ta będzie sprzątana 26 razy w ciągu roku, tj. 52 razy w ciągu trwania umowy. Zamawiający zastrzega, że będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykonane usługi. W cenę sprzątania tej siedziby nie należy wliczać kosztów zakupu środków czystości oraz artykułów higienicznych (wymienionych w punkcie 12) - środki te zapewnia zamawiający. Do kosztu sprzątania nie należy też wliczać mycia okien. O konieczności wykonania usługi sprzątania tej siedziby oraz o ilości dni zamawiający powiadomi wykonawcę faksem lub pocztą elektroniczną z trzydniowym wyprzedzeniem.