Wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów, procedury konsultacji społecznych oraz procedury aktualizowania mapy organizacji pozarządowych w 13 urzędach gmin zrzeszonych w Związku Gmin Regionu Płockiego: Bielska, Bodzanowa, Bulkowa, Gąbina, Łącka, Małej Wsi, Nowego Duninowa, Płocka, Radzanowa, Słupna, Starej Białej, Staroźreb, Wyszogrodu, w ramach projektu pn. Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP

Opis przedmiotu przetargu: 1.Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów, procedury konsultacji społecznych oraz procedury aktualizowania mapy organizacji pozarządowych w 13 urzędach gmin zrzeszonych w Związku Gmin Regionu Płockiego: Bielska, Bodzanowa, Bulkowa, Gąbina, Łącka, Małej Wsi, Nowego Duninowa, Płocka, Radzanowa, Słupna, Starej Białej, Staroźreb, Wyszogrodu, w ramach projektu pn. Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP 2.Efektem wdrożenia ww systemów jest modernizacja zarządzania, podniesienie standardów obsługi klienta i jakości pracy ww Urzędów. 3.Wdrożenia powinny być realizowane z uwzględnieniem potrzeb i możliwości każdego z urzędów objętych projektem. 4.Wykonawca przyjmuje do wiadomości, iż wdrożenie ww systemów może wymagać podjęcia uchwał lub wydania odpowiednich aktów normatywnych przez urzędy gmin. 5.Przedmiot zamówienia dotyczy wdrożenia systemów we wszystkich wymienionych urzędach gmin osobno. 6.Efektem realizacji umowy jest sporządzenie raportu końcowego podsumowującego całokształt działań w ramach przedmiotu umowy oraz 13 słownie: trzynastu raportów podsumowujących dla każdego z urzędów gmin, akceptowanych na piśmie przez każdy z urzędów. Wszystkie raporty należy dostarczyć Zamawiającemu w formatach .doc i .pdf w wersji elektronicznej CD-ROM lub DVD oraz papierowej. Wszystkie raporty mają mieć jednolitą formę graficzną, być sporządzone w języku polskim oraz zawierać następujące elementy: a)Streszczenie raportu, b)Spis treści, c)Wprowadzenie (opis procedur, założeń i celów), d)Opis pilotażu, wyników danego etapu zadania, e)Wnioski i rekomendacje, f)Aneksy przedstawiające zestawienia i analizę danych, g)Opis wybranej i zastosowanej metodyki oraz bibliografię. 7.Wykonawca zobowiązuje się do przedstawienia raportu końcowego na konferencji podsumowującej projekt. 8.Wszystkie materiały dotyczące wykonania przedmiotu umowy zostaną oznaczone zgodnie z Wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach POKL oraz wytycznymi wskazanymi przez Zamawiającego. 9.Wykonawca zobowiązuje się do wypełnienia nałożonych wnioskiem o dofinansowanie projektu wskaźników rezultatów w filarach dobrego rządzenia, tj. a)10% wzrost poziomu satysfakcji klientów z jakości świadczonych usług publicznych (wdrożenie systemu monitorowania) - badania ankietowe zawierające porównania rok do roku. b)10% wzrost liczby konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gmin i powiatu poprzez usprawnienie i wdrożenie procedury konsultacji - zestawienie rok do roku liczby konsultacji społecznych. 10.Przedmiotowe systemy zostaną wdrożone na podstawie istniejących opracowań zawierających opis procedur i rekomendacje do wdrożenia kolejno systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów, procedury konsultacji społecznych oraz procedury aktualizowania mapy organizacji pozarządowych w 13 urzędach gmin. Powyższe opracowania stanowią załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 11.Realizacja przedmiotu umowy będzie podzielona na 3 etapy: a)Etap I - wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów, w tym przeprowadzenie pilotażowego badania poziomu satysfakcji klientów, w 13 urzędach gmin. b)Etap II - wdrożenie procedury konsultacji społecznych, w tym przeprowadzenie pilotażowych konsultacji społecznych, w 13 urzędach gmin. c)Etap III - wdrożenie procedury aktualizowania mapy organizacji pozarządowych, w tym przeprowadzenie pilotażowej aktualizacji mapy organizacji pozarządowych, w 13 urzędach gmin. Wdrożenie ww systemów będzie uzależnione od opracowań zawierających opis procedur i rekomendacje do wdrożeń tych systemów i powinno obejmować utworzenie odpowiednich zakładek na stronach internetowych urzędów gmin. 12.Sposób realizacji przedmiotu umowy: a)Wykonawca w celu wykonania przedmiotu umowy zobowiązuje się do konsultacji telefonicznych i drogą mailową zgodnie z potrzebami gmin oraz do przeprowadzenia min. 15 spotkań konsultacyjnych, w tym: I.po jednym w każdym z 13 urzędów gmin w trakcie realizacji zamówienia, o łącznej liczbie nie mniej niż 16 godz. dla każdego z urzędów, II.1 spotkanie ogólne na początku realizacji zamówienia z pracownikami gmin wyznaczonymi do współpracy z Wykonawcą z 13 gmin biorących udział w projekcie, III.1 spotkanie podsumowujące dla wszystkich gmin, na którym zostaną przedstawione wyniki wdrożeń, wnioski i rekomendacje zawarte w raporcie końcowym. b)W celu odpowiedniej komunikacji z poszczególnymi gminami, Zamawiający przekaże Wykonawcy listę koordynatorów po stronie gminy. Do zadań koordynatora w tym zakresie będzie należało udostępnianie dokumentów niezbędnych Wykonawcy do realizacji przedmiotu umowy, wskazywanie osób właściwych do kontaktu - w zależności od potrzeb określonych przez Wykonawcę, ustalanie terminów i organizacja spotkań w JST. Udostępnianie dokumentów jest przewidziane w formie elektronicznej drogą e-mailową, dla dokumentów posiadających taką postać, oraz w siedzibie poszczególnych JST dla dokumentów tradycyjnych (papierowych). Wykonawca może wystąpić do koordynatorów o inną formę udostępnienia dokumentów, przy czym zgodę na wnioskowaną formę udziela każda JST wg uznania. c)Wykonawca w terminie 5 dni od podpisania umowy przedstawi Zamawiającemu do akceptacji metodologię wykonania przedmiotu zamówienia uwzględniającą zadania, zasoby, zakres wdrożenia oraz oczekiwane efekty. W skład metodologii wchodzi szczegółowy harmonogram prac ze wskazaniem zależności zasobów i terminów oraz kamieni milowych. Zamawiający w ciągu 3 dni od przedstawienia metodologii zaakceptuje ją bądź wskaże zastrzeżenia wraz z ich merytorycznym uzasadnieniem i propozycją zmian. Po uwzględnieniu zastrzeżeń metodologia zostaje przyjęta do stosowania przez strony. 13.Podstawą działania Wykonawcy w ramach niniejszej umowy są: a)Wniosek o realizację i umowa o dofinansowanie projektu Modernizacja zarządzania oraz szkolenia podnoszące poziom kompetencji urzędów gmin zrzeszonych w ZGRP oraz harmonogram wykonywania projektu. b)Dokumenty Programowe Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz dokumenty programowe i regulaminy i wytyczne do działania 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. c)Dokumenty Programowe Europejskiego Funduszu Społecznego. d)Niniejsza umowa oraz Księga Procedur opracowana przez Zamawiającego jeśli Zamawiający w toku realizacji projektu posiadał będzie i stosował będzie księgę procedur.