Przetarg na Administratora / Koordynatora ds. informacji i promocji. - pl-warszawa: usługi doradcze w zakresie zarządzania projektem

Opis przedmiotu przetargu: projekt ma na celu ochronę ssaków bałtyckich oraz nadmorskich lęgów ptaków przed czynnikami antropogenicznymi, zalecenie odpowiednich środków zarządzania w rejonie ujścia wisły i mierzei wiślanej oraz wzmocnienie populacji fok osobnikami urodzonymi i rehabilitowanymi przez stację morską io ug w helu. niniejsze zamówienie zostało podzielone na dwa zadania. w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w zadaniu 1 wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do 1) prowadzenia i archiwizacji korespondencji z centrum koordynacji projektów środowiskowych (ckpś) i narodowym funduszem ochrony środowiska i gospodarki wodnej (nfośigw) oraz bieżącej archiwizacji pozostałych materiałów (m.in. płyty). 2) śledzenia zmian w wytycznych ckpś i nfośigw, przestrzegania i aktualizacji procedur obiegu dokumentów i zawierania umów. 3) przygotowywania i składania wniosków o płatność (wop) i odpowiadanie na uwagi ckpś/ nfośigw w tym zakresie zgodnie z wytycznymi kierownika projektu i koordynatora patrolu, w tym w szczególności opis merytoryczno finansowy dokumentów finansowych projektu (m.in. faktury, rachunki, oświadczenia komunikacyjne, delegacje, rozliczenia zaliczek, listy płac), pozyskanie informacji finansowych i niezbędnej dokumentacji od partnera projektu (uniwersytet gdański), przygotowanie części administracyjno finansowej wniosku o płatność/ poprawionego wniosku o płatność, przygotowanie wszelkich załączników do wniosku, przygotowanie listu przewodniego do ckpś/ nfośigw, przygotowanie wszelkiej niezbędnej i kompletnej dokumentacji papierowej wop/ poprawionego wop, kopia całej dokumentacji (skan) oraz złożenie wop/ poprawionego wop do ckpś/ nfośigw, wprowadzenie wniosku/ poprawionego wniosku do generatora wniosków ckpś. 4) bieżącej aktualizacji budżetu projektu, w tym weryfikacji dokumentów finansowych fundacji dotyczących projektu. 5) przygotowywania umów i rachunków pod względem finansowo prawnym dla zadań w projekcie wraz z przeprowadzeniem rozeznania rynku dla wydatków powyżej 2000 zł. 6) aneksowania umowy o dofinansowanie i umowy partnerskiej w części prawno finansowej. 7) przygotowania dokumentów kontrolnych dla ckpś (kontrola realizacji projektu oraz kontrola umów). 8) przygotowania szablonów dokumentów ułatwiających dalszą pracę nad wnioskami (m.in. szablon opisu dokumentów, check lista, odpowiednie załączniki do wniosku). 9) administracji papierowej i elektronicznej całej dokumentacji projektu. 10) kontaktu z partnerami projektu oraz ckpś/ nfośigw w celu dokonania terminowych rozliczeń. 11) dyspozycyjności w godzinach 8 00 – 16 00 miejsce realizacji zamówienia – biuro zamawiającego, ul. wiśniowa 38, 02 520 warszawa. w ramach realizacji przedmiotu zamówienia w zadaniu 2 wykonawca zobowiązany będzie w szczególności do 1) znajomości wytycznych ckpś (w szczególności aktualnego podręcznika beneficjenta ckpś, podręcznika wdrażania programu operacyjnego infrastruktura i środowisko oraz zasad promocji projektów programu operacyjnego infrastruktura i środowisko) i nfośigw w zakresie informacji i promocji. 2) nadzoru nad przestrzeganiem wytycznych ckpś i nfośigw w zakresie informacji i promocji we wszystkich zadaniach w projekcie (dot. zwłaszcza błękitnych tablic, poradnika, raportów itp.). 3) przygotowania kwartalnych zestawień działań komunikacyjno promocyjnych w projekcie. 4) prowadzenia monitoringu mediów na potrzeby projektu. 5) wsparcia specjalisty ds. nowych mediów w aktualizacji wiadomości na stronie projektu. 6) wsparcia specjalisty ds. nowych mediów i rzecznika prasowego w przygotowywaniu notatek prasowych oraz informacji na profil wwf na facebooku w zakresie tematycznym projektu. 7) nadzoru nad uzyskaniem niezbędnych pozwoleń na postawienie na wybrzeżu błękitnych tablic. 8) przygotowania i przeprowadzenia przetargu na wykonanie, montaż i konserwację błękitnych tablic przy wsparciu prawnika, kierownika projektu i/lub koordynatora patrolu (nadzór nad wykonaniem projektu tablic przy wsparciu merytorycznym rzecznika prasowego). 9) czuwania nad stanem tablic (przy wsparciu wolontariuszy błękitnego patrolu – koordynatora patrolu) i zlecania odpowiednich prac konserwacyjno naprawczych. 10) przygotowania i przeprowadzenia przetargu na wykonanie, druk i dystrybucję błękitnego poradnika oraz kalendarza przy wsparciu prawnika, kierownika projektu i/lub koordynatora patrolu (nadzór nad projektem przy wsparciu merytorycznym rzecznika prasowego). 11) przygotowania listy wysyłkowej (błękitny poradnik zostanie wysłany m.in. do nadmorskich szkół, instytucji oraz wolontariuszy błękitnego patrolu). 12) przygotowania tablicy informacyjno promocyjnej o projekcie oraz zewnętrznej tablicy pamiątkowej. 13) wsparcia specjalisty ds. nowych mediów w promocji projektu w tym pomoc w przeprowadzeniu przetargu na wykonawcę nowej strony internetowej projektu, pomoc w merytorycznej i technicznej koordynacji nowej strony projektu, pomoc w merytorycznej i technicznej koordynacji corocznej aktualizacji strony, pomoc w merytorycznej i technicznej koordynacji promocji projektu na facebooku (stworzenie aplikacji na facebook), pomoc w przygotowaniu i przeprowadzeniu dwóch konkursów (konkursy na stronie projektu oraz na profilu wwf na facebooku). przygotowanie nagród w konkursach. 14) pomocy specjaliście ds. komunikacji i projektów specjalnych w przygotowaniu dwóch wydarzeń medialnych dotyczących tematyki projektu. 15) odbywania delegacji związanych z działaniami komunikacyjnymi w projekcie. 16) obecności co najmniej 1 raz w tygodniu w biurze zamawiającego, ul. wiśniowa 38, 02 520 warszawa, w godzinach 8 00 16 00. szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w regulaminie przetargu dostępnym na stronie internetowej zamawiającego www.wwf.plii.1.6)