Organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach FHC China odbywających się w Szanghaju (Chiny) w terminie 12-14 listopada 2014 r.

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja uczestnictwa przedsiębiorców sektora spożywczego z Polski Wschodniej w targach FHC China odbywających się w Szanghaju (Chiny) w terminie 12-14 listopada 2014 r. 2. Zamawiający oświadcza, iż zawarł umowę o wynajem powierzchni wystawienniczej z firmą China International Exhibitions Ltd (organizatorem targów FHC China w Szanghaju) z siedzibą w Szanghaju na wynajęcie Zamawiającemu na targach FHC China 96 m2 niezabudowanej powierzchni wystawienniczej na czas trwania targów FHC China zwanych dalej targami. Zamawiający informuje, iż wynajęte stoisko Polski Wschodniej nr 6BB06 znajduje się na terenie centrum targowego SNIEC (hala nr E6) w Szanghaju. 2. Zamawiający oświadcza, iż po zakończeniu targów FHC China w Szanghaju planuje przelot do Chengdu i tam misję gospodarczą dla firm sektora spożywczego z Polski Wschodniej, która będzie się odbywać w terminie 18-19 listopada 2014 r. i której organizatorem będzie organizator targów FHC China, tj. Overseas Exhibition Services Ltd (OES) oraz China International Exhibitions Ltd. 3. Zamawiający informuje, iż targi FHC China 2014 odbywają się przez 3 dni (w terminie 12-14 listopada 2014 r.), a misja gospodarcza w Chengdu odbywa się przez 2 dni (w terminie 18-19 listopada 2014 r.). Zamawiający informuje, iż wszelkie niezbędne informacje dotyczące danych technicznych, logistycznych i innych związanych z zabudową, terminami, przyłączami prądów, wody, etc., są dostępne na oficjalnej stronie internetowej organizatora targów FHC China http://www.fhcchina.com/en/index.asp; 5. Zamawiający przewiduje, iż na regionalnym stoisku Polski Wschodniej na targach FHC China wspólnie będzie prezentować się maksymalnie 20 przedsiębiorców z Makroregionu, a podczas misji gospodarczej w Chengdu udział weźmie 12 przedsiębiorców z Makroregionu - dalej zwanych podwystawcami lub uczestnikami misji. 6. Zamawiający poszukuje Wykonawcy, który wykona stoisko na ww. targach począwszy od zaprojektowania, poprzez dostawę elementów stoiska, transport tych elementów i innych niezbędnych materiałów wraz z eksponatami oraz elementami wystawienniczymi wskazanymi przez Zamawiającego na miejsce targów FHC China, aż do demontażu stoiska. 7. Wykonawca w trakcie 3 dni trwania targów FHC China zapewni: obsługę cateringowo-informacyjną stoiska (co najmniej 1 hostessa mówiąca swobodnie w j. polskim i chińskim). 8. Wykonawca w ciągu 3 dni trwania targów FHC China zapewni obecność obsługi technicznej stoiska (co najmniej 1 osoba odpowiedzialna za prawidłowe działanie stoiska) oraz Kierownika Projektu (odpowiedzialnego za nadzór i koordynowanie prawidłowej realizacji wszystkich elementów zamówienia), posługującego się biegle j. polskim i angielskim. 9. Wykonawca w trakcie 3 dni trwania targów FHC China zapewni przez cały okres trwania targów 2 tłumaczy biegle posługujących się językiem polskim i chińskim. Wykonawca w trakcie 2 dni trwania misji gospodarczej zapewni przez cały okres trwania misji 1 tłumacza biegle posługującego się językiem polskim i chińskim. Ponadto Zamawiający wymaga, aby jeden z tłumaczy był także do dyspozycji Zamawiającego w dniach jego przylotu do Szanghaju, transferu do Chengdu, przylotu i wylotu z Chengu oraz aby był wsparciem dla organizatora wyjazdu, tj. PAIiIZ i pomagał językowo we wszystkich kwestiach organizacyjno-logistycznych podczas pobytu w Szanghaju i w Chengdu. 10. Hostessa, tłumacze, obsługa techniczna i Kierownik Projektu muszą być dostępni na stoisku przez cały czas trwania targów FHC China (3 dni) w godzinach otwarcia targów. Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z zatrudnieniem ww. osób, w tym koszty transportu, ubezpieczenia, zakwaterowania, wyżywienia oraz wejścia na teren targów i wszelkie inne koszty związane z zatrudnieniem ww. personelu. 11. Tłumacz dostępny podczas misji do Chengdu musi być dostępny podczas całego okresu trwania misji. Wykonawca pokryje wszelkie koszty związane z jego zatrudnieniem, w tym koszty transportu, ubezpieczenia, zakwaterowania, wyżywienia oraz wszelkie inne koszty związane z zatrudnieniem. 12. Wykonawca zapewni obsługę cateringową stoiska na targach FHC China, tj. w trakcie trwania targów będzie serwował ciepłe i zimne napoje (kawa, herbata, naturalne soki owocowe, gazowane napoje, woda mineralna gazowana i niegazowana wraz z dodatkami np. cytryna, cukier, mleko, śmietanka oraz kanapki). Będą one dostępne przez cały czas trwania targów, tj. przez 3 dni w godzinach otwarcia dla zwiedzających w ilościach potrzebnych przez 3 dni dla podwystawców i gości odwiedzających stoisko. 13. Wykonawca zapewni profesjonalny projekt, grafikę, przygotowanie do druku oraz druk katalogu wystawców (600 sztuk) na podstawie materiałów własnych oraz materiałów informacyjnych o firmach przekazanych przez Zamawiającego w dniu podpisania umowy. 14. Wykonawca wynajmie klimatyzowany autokar, nie starszy niż 5 lat (na minimum 35 osób). Autokar powinien być do dyspozycji Zamawiającego w Szanghaju w terminie 11-16 listopada 2014 r. i powinien być wyraźnie oznaczony plakietką POLAND PAIZ. Koszty związane z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) oraz wszelkimi opłatami, w tym opłatami parkingowymi ponosi Wykonawca. Kierowca powinien posługiwać się j. angielskim bądź też kierowcy podczas wszystkich kursów z grupą powinna towarzyszyć osoba swobodnie posługująca się j. angielskim (lub też osobą taką może być jeden z tłumaczy polsko-chińskich). 15. Wykonawca wynajmie klimatyzowany autokar, nie starszy niż 5 lat (na minimum 20 osób). Autokar powinien być do dyspozycji Zamawiającego w Chengdu w terminie 17-20 listopada 2014 r. i powinien być wyraźnie oznaczony plakietką POLAND PAIZ. Koszty związane z zatrudnieniem, noclegiem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) oraz wszelkimi opłatami, w tym opłatami parkingowymi ponosi Wykonawca. Kierowca powinien posługiwać się j. angielskim bądź też kierowcy podczas wszystkich kursów z grupą powinna towarzyszyć osoba swobodnie posługująca się j. angielskim (lub też osobą taką może być tłumacz polsko-chiński). 16. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania wszelkich czynności formalnych związanych z techniczno-organizacyjnym funkcjonowaniem stoiska w celu dostawy transportu oraz montażu i demontażu stoiska (bezpośredni kontakt z organizatorem targów).