Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji Menedżera Projektu pn. Be Fair - Internet jako dobro wspólne

Opis przedmiotu przetargu: Menedżer Projektu jest zobowiązany do realizacji Projektu zgodnie z umową o dofinansowanie z dnia 06.09.2011 r. zawartą z Władzą Wdrażającą Programy Europejskie z siedzibą w Warszawie, oraz wnioskiem o dofinansowanie i innymi dokumentami projektowymi, w tym m.in.: 1. W zakresie organizacji projektu i sposobu jego funkcjonowania: 1.1 W uzgodnieniu z Zamawiającym doradztwo w zakresie określania procedur związanych z monitoringiem projektu i raportowaniem dla Zamawiającego, którymi związani zostaną Wykonawcy projektu. 1.2 Przegląd oraz uszczegółowienie przewidywanego zakresu prac dla osiągnięcia zakładanych celów oraz produktów i rezultatów projektu. 1.3 Analiza projektu pod względem określenia niezbędnych procesów decyzyjnych i zakresu zaangażowania kierownictwa i pracowników Urzędu w realizację projektu. 1.4 Doradztwo w zakresie budowy struktur organizacyjnych projektu w perspektywie utrzymania wskaźników produktu i rezultatu, w kontekście zachowania trwałości projektu. 1.5 Udział w spotkaniach zespołu ds. projektu dwa razy w tygodniu oraz w terminie przekazania raportów. 1.6 Pisemne opracowywanie - na żądanie Zamawiającego - informacji techniczno - ekonomicznych, dotyczących realizowanej inwestycji. 1.7 Raportowanie do Zamawiającego postępów realizacji wszystkich etapów projektu - rzeczowe i finansowe w cyklu miesięcznym. 2. W zakresie wyboru wykonawców projektu: 2.1 Przygotowanie dokumentacji przetargowej do postępowań w zakresie realizacji projektu, w skład której wchodzić będzie: 2.1.1 Podział realizacji przedsięwzięcia na postępowania przetargowe. 2.1.2 Zdefiniowanie przedmiotów zamówienia dla poszczególnych postępowań z określeniem trybu zamówienia publicznego. 2.1.3 Przygotowanie w porozumieniu i przy akceptacji Zamawiającego założeń technicznych do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia dla postępowań o zamówienie publiczne. 2.1.4 Współpraca z Zamawiającym przy przygotowaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia odpowiednio do wybranego trybu postępowania wraz z wymaganymi załącznikami, w tym projektu umowy. 2.2 Doradztwo dla prawidłowego przeprowadzenia postępowania w zakresie: 2.2.1 Doradztwo przy formułowaniu odpowiedzi na pytania dotyczące Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 2.2.2 Doradztwo przy rozstrzyganiu kwestii spornych oraz formułowaniu odpowiedzi na odwołania Wykonawców. 2.3 W zakresie wymogów związanych z wdrożeniem Projektu: 2.3.1 Bieżąca weryfikacja spełniania przez Wykonawców wymogów formalnych i merytorycznych zamówień. 2.3.2 Prowadzenie rozmów z wykonawcami w celu doprecyzowania rozwiązań technicznych i sposobu realizacji wszystkich etapów Projektu. 2.3.3 Ocena zaproponowanego programu szkoleń. 2.3.4 Sprawdzanie dokumentów, zezwoleń, deklaracji zgodności, certyfikatów, licencji itd. w celu uniknięcia użycia materiałów lub urządzeń uszkodzonych lub niemających wymaganych certyfikatów. 2.3.5 Udział w cyklicznych Naradach Technicznych z udziałem przedstawicieli Wykonawców oraz przedstawicieli Zamawiającego. 2.3.6 Analizowanie i weryfikowanie dokumentów sporządzanych przez Wykonawcę robót i projektantów. 2.3.7 Udział w przeprowadzanych przez Zamawiającego odbiorach częściowych oraz w odbiorze końcowym. 2.3.8 Wykonywanie nadzoru nad przeprowadzaniem wszelkich testów, prób i rozruchów oraz przeglądów, zatwierdzanie i przyjmowanie opracowanych przez Wykonawcę robót wszelkich wymaganych instrukcji eksploatacyjnych, dokumentacji rozruchowej i instrukcji obsługi, w celu ułatwienia przekazywania systemów do eksploatacji Zamawiającemu. 2.3.9 Prowadzenie i przechowywanie korespondencji z podmiotami biorącymi udział w realizacji Projektu, ze szczególnym uwzględnieniem uwag i wniosków kierowanych do Wykonawcy robót. 2.4 W zakresie zarządzania ryzykiem: 2.4.1 Identyfikacja możliwych do wystąpienia zagrożeń projektu. 2.4.2 Monitoring stopnia wystąpienia poszczególnych elementów ryzyka oraz przedstawienie propozycji środków zaradczych. 2.4.3 Informowanie Zamawiającego o ryzyku zagrażającym osiągnięciu celów projektu. 2.5 W zakresie kontroli zgodności z założeniami, dokumentacją techniczną i harmonogramem: 2.5.1 Sprawdzenie poprawności i ocena opracowania dostarczonej przez Wykonawców dokumentacji powykonawczej oraz ocena jej zgodności z faktycznie wykonanymi robotami. 2.5.2 Nadzór merytoryczny nad prawidłową realizacją zadania. 2.5.3 Organizacja uruchomienia poszczególnych etapów realizacji projektu. 2.5.4 Sporządzenie protokołu końcowego oraz protokołów z poszczególnych etapów prac zgodnych z Harmonogramem rzeczowo - finansowym. 2.5.5 Udział w kontrolach przeprowadzanych przez Instytucje uprawnione do kontroli w czasie trwania umowy. 2.5.6 Nadzór nad prawidłowym, terminowym dokonywaniem rozliczeń z wykonawcami projektu, w tym przygotowanie kwartalnych zestawień poniesionych wydatków. 2.5.7 Nadzór i informowanie Zamawiającego o wystąpieniu dochodu/przychodu w ramach projektu i wpływie na powstanie luki finansowej. 2.5.8 Dokonywanie analizy wykorzystania środków finansowych i bieżące informowanie Zamawiającego o ewentualnych zagrożeniach w realizacji projektu w stosunku do harmonogramu. 2.5.9 Sprawdzanie, akceptowanie i przekazywanie do Zamawiającego faktur wystawionych przez wykonawców oraz dokumentów załączonych do rozliczenia prac i usług związanych z realizacją projektu. 2.5.10 Nadzór nad prawidłową realizacją zadań promocyjnych zgodnie z zaleceniami zawartymi w Przewodniku w zakresie promocji projektów finansowanych w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007 - 2013 dla beneficjentów i instytucji zaangażowanych we wdrażanie Programu. 2.5.11 Nadzór nad przeprowadzanymi szkoleniami dla grupy odbiorców końcowych. 2.5.12 Współdziałanie z Zamawiającym w ewentualnym dochodzeniu i egzekwowaniu od Wykonawców biorących udział w realizacji Projektu kar umownych, odszkodowań za nienależyte lub nieterminowe wykonanie zobowiązań umownych. 2.6 W szczególności Menedżer Projektu będzie odpowiedzialny za: 2.6.1 Nadzór nad realizacją procesu budowy infrastruktury teleinformatycznej umożliwiającej przyłączenie odbiorców końcowych do Internetu, a wybudowana infrastruktura będzie dedykowana wyłącznie grupie docelowej projektu. 2.6.2 Nadzór nad realizacją rozwiązań technologicznych, które muszą spełniać warunek zachowania neutralności technologicznej zgodnie z wymaganiami europejskimi zawartymi w: Dyrektywie 2002-21-WE PE i Rady z dnia 7 marca 2002 r. w sprawie wspólnych ram regulacyjnych sieci i usług łączności elektronicznej. 2.6.3 Systematyczną kontrolę realizowanej przez Wykonawcę bieżącej administracji i zarządzania wybudowaną siecią, w tym w szczególności nad prawidłowym korzystaniem z sygnału internetowego (przeciwdziałanie nieuprawnionemu korzystaniu z sygnału) oraz bieżącym utrzymaniem łączy internetowych (remonty, modernizacja, naprawa). 2.6.4 Systematyczną kontrolę realizacji przez Wykonawcę projektu świadczenia obsługi serwisowej dla sprzętu i oprogramowania. 2.6.5 Przygotowanie dokumentacji do rozliczenia końcowego z WWPE. 3. Dla realizacji powyższych zadań niezbędna jest regularna osobista obecność Menedżera Projektu w siedzibie Zamawiającego (co najmniej 2 razy w tygodniu, łącznie co najmniej 5 godzin tygodniowo) od dnia podpisania umowy do zakończenia wdrożenia projektu zgodnie z harmonogramem. 4. Wykonawca zobowiązany będzie do sporządzania raportów postępów realizacji etapów projektu - rzeczowych i finansowych. Brak raportu uniemożliwi wypłatę wynagrodzenia.