Obsługa bankowa budżetu Miasta Zielonka oraz jednostek organizacyjnych

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest obsługa bankowa budżetu Miasta Zielonka oraz jednostek organizacyjnych Miasta, polegająca w szczególności na: 1) otwarciu i prowadzeniu rachunków bieżących i rachunków pomocniczych 2) przyjmowaniu wpłat gotówkowych 3) dokonywaniu wypłat gotówkowych 4) realizacji poleceń przelewu 5) wykonywaniu czynności związanych z obsługą masowych płatności (System Indywidualnych Rachunków Kontrahenckich) 6) sporządzaniu wyciągów z rachunku z ustaleniem salda 7) dokonywaniu innych czynności związanych z prowadzoną obsługą bankową wynikających z przepisów prawa bankowego W ramach umowy Wykonawca powinien umożliwić uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym oraz dostęp wszystkich jednostek do systemu bankowości internetowej. 2. Jednostki objęte obsługą bankową - 1) Miasto ZIELONKA 2) oraz jednostki organizacyjne Miasta: a) Ośrodek Pomocy Społecznej b) Szkoła Podstawowa nr 1 w Zielonce c) Szkoła Podstawowa nr 2 w Zielonce d) Szkoła Podstawowa nr 3 w Zielonce e) Miejskie Gimnazjum w Zielonce f) Przedszkole nr 3 w Zielonce g) Przedszkole nr 4 w Zielonce h) Przedszkole nr 5 w Zielonce i) Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Zielonce 3. Pod nazwą Zamawiający w niniejszej SIWZ uważa się wszystkie ww. jednostki. Zamawiający zastrzega, że liczba jednostek organizacyjnych Miasta może ulec zmianie. Nowe bądź przekształcone jednostki będą miały prawo zawrzeć umowę z bankiem na warunkach wynikających z niniejszego postępowania. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Otwieranie, prowadzenie i likwidacja rachunków bieżących i pomocniczych Zamawiającego. Na początku trwania usługi Wykonawca na zlecenie Zamawiającego otworzy ok. 40 rachunków bieżących i pomocniczych, oprocentowanych stawką WIBID 1M z uwzględnieniem stałego współczynnika korygującego (jednakowego w całym okresie trwania usługi) określonego w złożonej ofercie. Dodatkowo w trakcie trwania obsługi bankowej Wykonawca na każdy pisemny wniosek zamawiającego otworzy nowy lub zlikwiduje wskazany rachunek bankowy. Otwieranie i likwidacja rachunków bankowych następować będzie bez opłat i prowizji. 2. System bankowości elektronicznej. 1) Wykonawca zapewni dostęp do systemu bankowości elektronicznej - internetowej, (bez konieczności instalacji systemu) spełniający następujące wymogi: 24 godz. dostęp do usługi za pomocą łącza internetowego, - autoryzacja transakcji opierać się będzie na jednorazowych kodach w formie karty chip i czytnika lub innych urządzeń do składania bezpiecznych podpisów elektronicznych, w które wykonawca zaopatrzy Zamawiającego, udostępnienie narzędzi do autoryzacji każdemu uprawnionemu użytkownikowi, ustanowienia Skarbnika Miasta administratorem systemu, w ramach którego będzie posiadać prawo samodzielnego zarządzania uprawnieniami użytkowników, system winien spełniać wysokie standardy bezpieczeństwa zapewniające ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych, system musi funkcjonować sprawnie i działać przynajmniej na dwóch przeglądarkach internetowych, korzystanie z międzybankowego elektronicznego systemu przelewów środków pieniężnych - co najmniej 3 sesje połączeniowe w ciągu dnia roboczego, w przypadku awarii systemu lub braku łączności z winy Wykonawcy, bank bez dodatkowych opłat będzie przyjmował i realizował zlecenia płatnicze składane na zewnętrznych nośnikach danych lub w formie papierowej, oraz zapewni wyciągi bankowe w formie papierowej na prośbę Zamawiającego, możliwość wykonywania przelewów pojedynczych oraz masowych, możliwość funkcjonowania rachunku płacowego w powiązaniu z rachunkiem bieżącym, możliwość definiowania stałych odbiorców, zapewnienie zachowania lub przeniesienia dotychczasowej listy zdefiniowanych odbiorców do systemu Wykonawcy, dostęp on-line do aktualnych informacji finansowych Miasta, uzyskiwanie w czasie rzeczywistym wiadomości o wszystkich operacjach i saldach na rachunkach bieżących i pomocniczych zarówno Zamawiającego jak i jego jednostek organizacyjnych, wyszukiwanie i selekcja operacji wg wybranych kryteriów, określanie czasu bezczynności w formie licznika (zegara), możliwość pobierania raportów plikowych, przesyłanie wielu przelewów w formie paczki, generowanie elektronicznych wyciągów bankowych w dowolnym zakresie czasowym z możliwością ich zapisywania i drukowania, Wykonawca zapewni Zamawiającemu za pośrednictwem systemu elektronicznego bierny podgląd wszystkich rachunków bankowych jednostek organizacyjnych Zamawiającego (w tym historię rachunków), dodatkowo musi zapewnić możliwość połączenia i prezentacji na jednym ekranie rachunków wszystkich jednostek organizacyjnych Zamawiającego w celu zapewnienia sprawnego monitorowania środków na rachunkach podległych jednostek z poziomu Zamawiającego, przechowywanie historii wszystkich operacji w archiwum systemu. 2. Realizacja przelewów: Realizacja poleceń przelewów w formie elektronicznej, sporadycznie papierowej. Przelewy pomiędzy rachunkami w tym samym banku mają być realizowane w czasie rzeczywistym. Polecenia przelewów zewnętrznych zarejestrowane w systemie bankowym do godz. 15:00 od poniedziałku do piątku winny być księgowane na rachunku Zamawiającego i wysłane do banku odbiorcy w tym samym dniu, a zarejestrowane po godz. 15:00 oraz w soboty nie później niż w następnym dniu roboczym I sesją ELIXIR. Zlecanie przelewów za pośrednictwem systemu SORBNET. Polecenia przelewów w formie papierowej będą składane przez Zamawiającego i jego jednostki w wyjątkowych sytuacjach. Import przelewów przygotowanych w systemie finansow-księgowym Zamawiającego do systemu bankowego wg formatu wynikającego z systemu finansowo-ksiegowego, Miasto Zielonka korzysta z systemu KSIĘGOWOŚĆ BUDŻETOWA - firmy U.I. INFO-SYSTEM oraz z systemu VULCAN. Przechowywanie historii operacji na wszystkich rachunkach Zamawiającego w archiwum systemu co najmniej przez okres trwania umowy. Po zakończeniu realizacji umowy Wykonawca zobowiązany będzie przekazać w terminie 15 dni bazę danych z archiwum operacji na rachunkach oraz słowniki z danymi wprowadzonymi przez Zamawiającego w formacie uzgodnionym z Zamawiającym. 3. System wirtualnych rachunków kontrahenckich : założenie i prowadzenie w systemie wirtualnych rachunków kontrahenckich rachunków bankowych służących obsłudze płatności masowych z tytułu podatków i opłat pobieranych przez Miasto, system wirtualnych rachunków kontrahenckich umożliwi identyfikacje danych kontrahenta poprzez umieszczenie indywidualnych oznaczeń w numerze rachunku (kodu identyfikacyjnego) przypisanemu indywidualnie każdemu kontrahentowi/dłużnikowi, kod identyfikacyjny będzie składał się z 12 cyfr, płatności dokonywane przez kontrahenta/dłużnika będą księgowane na wskazanym rachunku przez Zamawiającego, z operacji zarejestrowanych na rachunku, Zamawiający otrzymywać będzie informacje w formie elektronicznej w postaci pliku wynikowego, który będzie zawierał szczegółowe dane w strukturze opartej na format uzgodniony i zaakceptowany przez Zamawiającego, obecny program księgowy Urzędu Miasta Zielonka jest produkcji firmy U.I. INFO-SYSTEM ROMAN I TADEUSZ GROSZEK SP.J., za świadczone usługi nie będą pobierane opłaty. 4. Obsługa bankowa: 1) Prowadzenie rachunków bankowych - aktualnie 40 rachunków, 2) Przyjmowanie wpłat gotówkowych dokonywanych przez zamawiającego w formie otwartej w oddziałach banku - szacunkowo 220 szt. wpłat rocznie o łącznej wartości 500 000 zł. 3) Przyjmowanie wpłat gotówkowych w oddziałach banku dokonywanych przez osoby fizyczne na rachunki zamawiającego - szacunkowo 1 100 wpłat o łącznej wartości 800 000 zł. 4) Dokonywanie wypłat gotówkowych w formie otwartej - szacunkowo 50 szt. rocznie o łącznej wartości 1 000 000 zł. 5) Dokonywanie masowych wypłat gotówkowych zleceń płatniczych zlecanych w postaci pliku przez Zamawiającego , na rzecz wskazanych przez niego odbiorców ( w szczególności dla klientów Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej). 6) Realizacja przelewów składanych w formie papierowej na rachunki prowadzone w banku obsługującym - szacunkowo 20 szt. rocznie. 7) Realizacja przelewów składanych w formie papierowej na rachunki prowadzone w innych bankach - szacunkowo 50 szt. rocznie. 8) Realizacja przelewów składanych za pośrednictwem serwisu internetowego na rachunki prowadzone w banku obsługującym - szacunkowo 5 000 szt. 9) Realizacja przelewów składanych za pośrednictwem serwisu internetowego na rachunki prowadzone w innych bankach - szacunkowo 20.000 szt. 10) Wykonywanie czynności związanych z obsługą masowych płatności - system wirtualnych rachunków kontrahenckich. 11) Miesięczna opłata za korzystanie z serwisu internetowego. 12) Wyciągi bankowe przekazywane w formie pliku elektronicznego. 13) Przekazywanie kopii i wtórników dowodów źródłowych - na żądanie. 14) Wydawanie zaświadczeń ( np. potwierdzenie prowadzenia rachunku bankowego, wydawanie potwierdzenia operacji bankowej), 15) Wydawanie wydruku historii rachunku za okres poprzedzający bieżący miesiąc. 16) Zerowanie rachunków podstawowych i pomocniczych - przelew z rachunku na wskazany numer rachunku konta budżetu. 17) Opłata za przeksięgowanie skapitalizowanych odsetek od środków na rachunkach bankowych. 18) Wydawanie blankietów czeków, bez opłat i prowizji. 5. Kredyt w rachunku bieżącym: 1) Udzielenie w rachunku bieżącym budżetu Miasta kredytu odnawialnego na pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetowego, do wysokości określonej w każdym roku przez Radę Miasta w uchwale budżetowej. W projekcie uchwały budżetowej na rok 2016 kwota kredytu na finansowanie przejściowego deficytu budżetu wynosi 5.000.000 PLN. 2) Kredyt dostępny będzie przez cały czas trwania kilkuletniej umowy zawartej z Bankiem na obsługę budżetu. Środki będą udostępniane na pisemną dyspozycję Zamawiającego w związku z podejmowanymi uchwałami budżetowymi do wysokości zapisanej w uchwale na dany rok budżetowy. 3) Zabezpieczenie kredytu weksel in blanco z wystawienia kredytobiorcy wraz z deklaracją wekslową. Zamawiający nie przewiduje składania oświadczeń o poddaniu się egzekucji. 4) Odsetki od wykorzystanego kredytu naliczane będą w miesięcznych okresach obrachunkowych. 5) Oprocentowanie kredytu będzie liczone jako suma stawki WIBOR 1M z dnia rozpoczęcia każdego okresu obrachunkowego oraz określonej w ofercie stałej (jednakowej w całym okresie trwania umowy) marży banku. 6) Termin spłaty kredytu - do 31 grudnia każdego roku. Każdy wpływ na rachunek bieżący będzie powodował zmniejszenie salda kredytu. 7) Wykonawca nie będzie pobierał żadnych dodatkowych opłat z tytułu gotowości, a oprocentowanie będzie liczone wyłącznie od faktycznie wykorzystanej kwoty kredytu. 8) Uruchomienie kredytu w rachunku bieżącym powinno nastąpić bez opłat i prowizji. 6. Oprocentowanie środków na rachunkach bankowych, lokaty: 1) Naliczanie i kapitalizacja odsetek od środków na rachunkach bankowych będzie następować ostatniego dnia miesiąca, bez opłat i prowizji. 2) Wysokość oprocentowania środków na rachunkach bankowych wyznaczona będzie każdego miesiąca jako iloczyn wysokości stawki WIBID 1M z dnia poprzedzającego dzień naliczania odsetek oraz współczynnika korygującego (jednakowego w całym okresie trwania umowy), określonego w ofercie złożonej przez Wykonawcę. 3) Możliwość zakładania lokat overnight (O/N). 4) Zawieranie lokat negocjowanych od 1 dnia do 1 roku za pośrednictwem bankowości elektronicznej. 7. Pozostałe : 1) Dostarczanie zamawiającemu (w celu użytkowania w trakcie umowy) narzędzia lub usługi, umożliwiającego wyliczanie odsetek od zwracanych depozytów (wadiów, zabezpieczeń należytego wykonania umowy). Przykładowo oferowanym narzędziem może być: kalkulator on-line, aktualizowany arkusz kalkulacyjny, informacja przesyłana z banku z załączonym wyliczeniem itp., bez opłat i prowizji. 2) Wykonawca posiada lub otworzy w ciągu 2 miesięcy od dnia podpisania umowy na terenie miasta Zielonka placówkę banku (filię, oddział). 3) Aneksowanie umów bez opłat i prowizji. 4) Dewizowe polecenia wypłaty (DPW) przychodzące i wychodzące, bez opłat i prowizji. 5) Komunikaty SWIFT bez opłat i prowizji. 6) Zamawiający nie dopuszcza pobierania opłat za zmianę kart wzorów podpisów. 7) Koszty obsługi bankowej będą ponosiły jednostki organizacyjne samodzielnie. 8) Wyznaczenie osoby lub osób pełniących funkcje opiekuna bankowego Miasta Zielonka.