Wdrożenie systemu zarządzania energią ISO 50001 w 6 JST w ramach projektu Wdrażanie usprawnień zarządczych w partnerstwie dolnośląskich JST

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie systemu zarządzania energią (SZE) wg normy ISO 50001 w 6 Jednostkach Samorządu Terytorialnego (JST) w ramach projektu Wdrażanie usprawnień zarządczych w partnerstwie dolnośląskich JST współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Podziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej). 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na wdrożeniu systemu zarządzania energią w 6 JST, tj w: a) Starostwie Powiatowym w Złotoryi - min. 2 budynki (znajdujące się na terenie miasta Złotoryja i w miejscowościach na terenie powiatu złotoryjskiego) o łącznej kubaturze ok. 20 tysięcy m³. b) Urzędzie Gminy w Wiszni Małej - min. 2 budynki (znajdujące się na terenie miejscowości Wisznia Mała i w miejscowościach położonych na terenie Gminy Wisznia Mała) o łącznej kubaturze ok. 20 tysięcy m³. c) Urzędzie Gminy w Kostomłotach - 3 budynki (znajdujące się na terenie miejscowości Kostomłoty) o łącznej kubaturze ok. 20 tysięcy m³. d) Urzędzie Gminy w Czernicy - min. 3 budynki (znajdujące się na terenie miejscowości Czernica i w miejscowościach położonych na terenie Gminy Czernica) o łącznej kubaturze ok. 20 tysięcy m³. e) Urzędzie Gminy w Długołęce - 3 budynki (znajdujące się na terenie miejscowości: Brzezia Łąka, Długołęka, Mirków) o łącznej kubaturze ok. 20 tysięcy m³. f) Urzędzie Miasta w Siechnicach - 3 budynki (znajdujące się na terenie miejscowości Siechnice i Św. Katarzyna) o łącznej kubaturze ok. 20 tysięcy m³. Ostateczna liczba i lista budynków zostanie ustalona pomiędzy Wykonawcą a przedstawicielami każdej z JST podczas realizacji Zadania I. 2. Przedmiot zamówienia podzielony jest na 5 zadań: Zadanie I - Przeprowadzenie przeglądu wstępnego zarządzania energią pod kątem zgodności z normą ISO 50001 w każdej z 6 JST. W ramach Zadania Wykonawca przeprowadzi przegląd wstępnego zarządzania energią w każdej z 6 JST obejmuje dokonanie weryfikacji istniejących elementów SZE poprzez: - Przegląd istniejących rozwiązań i metod zarządzania energią pod kątem ich zgodności z normą ISO 50001 - Zapoznanie się z procesami i zasadami funkcjonowania JST - Szczegółową analizę procedur i innych dokumentów systemowych oraz stopnia ich wdrożenia. Podsumowaniem Zadania I będzie dokument obejmujący zalecenia do stworzenia lub uzupełniania elementów istniejącego SZE w celu osiągnięcia zgodności z normą ISO 50001 oraz listę dokumentów niezbędnych do odpowiedniego funkcjonowania SZE w JST. Dokument zostanie przygotowany dla każdej z JST. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu w terminie 7 dni od daty zakończenia Zadania I w każdej JST ostateczną listę budynków, które będą podlegały w kolejnym Zadaniu przeglądowi energetycznemu. Zadanie II - Przeprowadzenie przeglądu energetycznego wraz z identyfikacją miejsc znaczącego zużycia energii w każdej z 6 JST i/lub budynkach jej podlegających o łącznej kubaturze określonej w pkt. 1. W ramach zadania Wykonawca: - Przeprowadzi analizę wykorzystania i zużycia energii na podstawie wyników pomiarów i innych danych będących w posiadaniu JST - Zidentyfikuje grupę obiektów, urządzeń, instalacji oraz personelu mających znaczący wpływ na zużycie energii - Określi bieżące wyniki energetyczne wraz ze wskaźnikami tego wyniku dla grup obiektów, urządzeń, instalacji z rozpoznanym znaczącym zużyciem energii - Określi poziom bazowy energii - Wskaże możliwe miejsca poprawy wskaźników wyniku energetycznego. Podsumowaniem Zadania II będzie raport z przeprowadzonego przeglądu energetycznego przygotowany dla każdej JST, który obejmie powyższe zagadnienia i określi zgodność wdrażanego SZE z rzeczywistymi praktykami. Zadanie III - Szkolenia w zakresie ISO 50001 dla kadry kierowniczej, wdrożeniowe, dla audytorów wewnętrznych z 6 JST. W ramach Zadania Wykonawca: - Przeprowadzi szkolenie wstępne dla przedstawicieli kadry kierowniczej, w ramach którego uczestnicy zostaną zapoznani z celami, korzyściami i wymaganiami SZE, przebiegiem procesu wdrażania oraz zasadami audytu certyfikującego. Szkolenie zostanie przeprowadzone dla 1 grupy przedstawicieli z 6 JST. - Przeprowadzi szkolenia dla osób wdrażających SZE w JST. W ramach szkolenia uczestnicy zostaną zapoznani z celami, korzyściami i wymaganiami SZE, przebiegiem procesu wdrażania oraz zasadami audytu certyfikującego. Szkolenie zostanie przeprowadzone dla 1 grupy osób wdrażających z 6 JST. - Przeprowadzi szkolenie dla auditorów wewnętrznych SZE, w ramach którego zostanie opracowany harmonogram audytów wewnętrznych. Szkolenie zostanie przeprowadzone dla 1 grupy auditorów z 6 JST. - W szkoleniach weźmie udział łącznie co najmniej 25 osób z 6 JST. Uczestnicy szkolenia zostaną zrekrutowani zgodnie z Zasadą Równości Szans Kobiet i Mężczyzn. Podsumowaniem Zadania III będą sprawozdania z każdego szkolenia. Zadanie IV - Opracowanie i wdrożenie elementów SZE w każdej z 6 JST. W ramach Zadania zostaną wypracowane dokumenty niezbędne do funkcjonowania SZE w JST. Wykonawca wypracuje je w konsultacji z przedstawicielami Urzędu. W trakcie przygotowywania dokumentacji Wykonawca połączy odpowiednie elementy SZE z innymi działającymi już w poszczególnych JST systemami zarządzania. Podsumowaniem Zadania IV będzie weryfikacja opracowanej dokumentacji pod kątem jej poprawności i przydatności, która nastąpi podczas zapewnionej przez Wykonawcę odpowiedniej liczby godzin konsultacji dla każdego Urzędu. Zadanie V - Audyt sprawdzający w każdej z 6 JST Wykonawca przeprowadzi audyt sprawdzający zgodność systemu zarządzania energią z wymaganiami normy ISO 50001 w każdej z 6 JST. Podsumowaniem Zadania V będzie raport dla każdej JST, w którym zostanie zweryfikowany SZE, wskazane nieprawidłowości w zakresie jego funkcjonowania i zalecenia ułatwiające przygotowanie do certyfikacji. 3. Pozostałe warunki zamówienia: a) Termin wykonania zamówienia: do dnia 15 lipca 2013 roku. - Zadanie I - do dnia 31 marca 2013 roku. - Zadanie II - do dnia 13 maja 2013 roku. - Zadanie III - do dnia 30 czerwca 2013 roku. - Zadanie IV - do dnia 30 czerwca 2013 roku. - Zadanie V - do dnia 15 lipca 2013 roku b) Warunki szkolenia: - Wykonawca zapewnia salę, poczęstunek (kawa, herbata, ciastka, woda), sprzęt audiowizualny oraz inne pomoce i materiały niezbędne do przeprowadzenia szkoleń, gdy te okażą się potrzebne. Szkolenia zostaną zrealizowane we Wrocławiu lub w innym miejscu oraz terminie uzgodnionymi przez Wykonawcę z przedstawicielami Urzędów. - Wykonawca przekaże Zamawiającemu w formie elektronicznej do akceptacji na 4 tygodnie przed terminem rozpoczęcia każdego szkolenia plan szkoleniowy zawierający zakres merytoryczny szkolenia. Po zakończeniu szkolenia Wykonawca przekaże Zamawiającemu sprawozdanie ze szkolenia. Wzór sprawozdania Zamawiający dostarczy Wykonawcy w terminie dwóch tygodni od dnia podpisania Umowy. - Wykonawca przekaże uczestnikom szkolenia przed jego rozpoczęciem następujące formularze: deklarację uczestnictwa w szkoleniu, oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz listę obecności oraz przeprowadzi wśród uczestników ankietę ewaluacyjną na końcu szkolenia. Wzory tych dokumentów Zamawiający przekaże Wykonawcy w terminie dwóch tygodni od dnia podpisania Umowy. Przetwarzanie danych osobowych reguluje odrębna zawarta z Wykonawcą umowa. - Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały dokumentacji szkoleniowej: listy obecności, deklaracje uczestnictwa w projekcie, oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych, ankiety ewaluacyjne oraz potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie wydanych uczestnikom szkolenia zaświadczeń po każdym szkoleniu - w terminie tygodni od jego przeprowadzenia. c) Inne warunki: - Wytyczne EFS: Wszystkie opracowane dokumenty oraz sale szkoleniowe zostaną oznakowane zgodnie z aktualnymi wytycznymi dotyczącymi oznaczania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki i przekazane Zamawiającemu w formie elektronicznej. - Wykonawca przekaże Zamawiającemu do dokumentacji projektu protokoły odbioru lub ich uwierzytelnione przez przedstawicieli właściwych jednostek kopie po każdym wykonanym zadaniu. - Wykonawca zrealizuje przedmiot zamówienia w sposób niepowodujący dezorganizacji pracy w Urzędach.