Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki

Opis przedmiotu przetargu: Zakres tematyczny zamówienia obejmuje 2 części. ZADANIE CZĘŚCIOWE NR 1 Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i przeprowadzenie szkoleń dla urzędniczek i urzędników Urzędu Miejskiego w Jarocinie wraz z zapewnieniem noclegu i cateringu. Każde szkolenie musi być przeprowadzone przy udziale dwóch trenerów. Wykonawca nie pobiera żadnych opłat od uczestników szkolenia. Wykonawca w dniu podpisania umowy zobowiązany jest do złożenia szczegółowego harmonogramu realizacji szkoleń dla każdej grupy szkoleniowej, stanowiącego załącznik nr 1 do umowy. PLANOWANE SZKOLENIA: 1.Szkolenie z zakresu Obsługi Klienta: Termin realizacji: 4 szkolenia dwudniowe zgodnie z załączonym harmonogramem W szkoleniu bierze udział 60 osób (4 grupy x 15 osób). Wykonawca przygotuje merytorycznie 3 komplety merytorycznych materiałów wraz z ćwiczeniami i podręcznikiem. Wykonawca w kosztach realizacji zadania uwzględni: a.wynajem sali dla szkolenia; b.wyżywienie uczestników na 4 dwudniowych szkoleniach - łącznie 30 osób, c.zakup noclegów dla 30 uczestników szkolenia. Celem niniejszych szkoleń jest podniesienie poziomu Obsługi Klienta w Urzędzie Miejskim w Jarocinie, zwiększenie poziomu satysfakcji zarówno urzędników, jak i Klientów Urzędu, usprawnienie i przyspieszenie tempa wydawania decyzji administracyjnych w Urzędzie Miejskim w Jarocinie z zachowaniem zasad I Filaru Dobrego Rządzenia, wypracowanie i ujednolicenie standardów obsługi klienta zewnętrznego w Urzędzie Miejskim w Jarocinie - stworzenie zestawu dobrych praktyk, a także poinformowanie i przygotowanie pracowników do oceny ich pracy przez Klientów Urzędu - w ramach satysfakcji klientów. 2.Szkolenie menadżerskie dla kadry zarządzającej Urzędem: Termin realizacji: 6 szkoleń dwudniowych zgodnie z załączonym harmonogramem Szkolenie przewidziane jest na 18 osób (2 grupy x 9 osób). Temat szkolenia: a.Narzędziowy Trening Menadżerski, b.Szef a rozwój pracowników, c.Szef w procesie uczenia pracowników. Wykonawca w kosztach realizacji zadania uwzględni: a.wynajem sali dla szkolenia; b.wyżywienie uczestników w ciągu 12 dni szkoleń - łącznie 18 osób, c.zakup noclegów dla 18 uczestników szkolenia. Celem niniejszych szkoleń jest głównie wzmocnienie szczebla kierowniczego w Urzędzie, podniesienie poziomu realizowanych działań zgodnie z II Filarem Dobrego Rządzenia, zwiększenie efektywności pracy kierowników oraz podległych im zespołów, a także podniesienie poziomu umiejętności radzenia sobie w trudnych sytuacjach kierownik - pracownik. 3.Szkolenie Komunikacja i zespołowość: Termin realizacji: 6 szkoleń dwudniowych zgodnie z załączonym harmonogramem W szkoleniu biorą udział wszyscy pracownicy Urzędu Miejskiego w Jarocinie - 80 osób (6 grup x ok. 13 osób). Wykonawca przygotuje 80 sztuk materiałów i wydruków dla uczestników szkolenia. Wykonawca w kosztach realizacji zadania uwzględni: a.wynajem sali dla szkolenia; b.wyżywienie uczestników w ciągu 12 dni szkoleń - łącznie 80 osób, c.zakup noclegów dla 80 uczestników szkolenia. Celem szkolenia jest wzrost efektywności pracy w zadaniach zespołowych wymagających współpracy, poprawa sprawności komunikacji w zespołach projektowych i zadaniowych realizujących politykę Urzędu, przekazanie uczestnikom konkretnych narzędzi interpersonalnych radzenia sobie w trudnych sytuacjach, podniesienie stopnia identyfikacji pracowników z Urzędem Miejskim w Jarocinie, a także ułatwienie procesu wdrażania efektywnego opisu stanowisk (w szczególności ewentualnych zmian w zespołach) oraz wdrożenia na szczeblu praktycznym procedur związanych z kodeksem etycznym. Wykonawca w cenie ofertowej musi uwzględnić koszt przygotowania merytorycznego 3 kompletów merytorycznych materiałów wraz z ćwiczeniami i podręcznikiem, tj. podręcznik i ćwiczenia oddzielnie dla szkolenia z zakresu Obsługi klienta, szkoleń menedżerskich oraz szkolenia z zakresu komunikacji i zespołowości. Każdy uczestnik szkolenia powinien otrzymać komplet szkoleniowy, tj. podręcznik i ćwiczenia. Po każdym przeprowadzonym szkoleniu Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić ankiety ewaluacyjne pośród uczestników szkolenia, stworzyć raporty trenerów, które z kolei będą stanowić materiał wyjściowy do podsumowania rezultatów twardych i miękkich po całym cyklu szkoleń. WAŻNE!!! Szkolenie z zakresu Obsługi Klienta oraz Szkolenie Komunikacja i zespołowość musi być realizowane na terenie miasta Jarocin, w obiekcie do tego przystosowanym, tzn. posiadającym salę wykładową przystosowaną do kształcenia osób dorosłych, wyposażona w niezbędny sprzęt techniczny wymieniony poniżej. W zakres usługi hotelarsko-gastronomicznej będzie wchodziło: a.zapewnienie zakwaterowania dla uczestników szkolenia w godzinach szkoleniowych w pokojach 2 osobowych z pełnym węzłem sanitarnym, zapewnienie pełnego wyżywienia dla uczestników dwudniowych szkoleń tzn.: - pierwszy dzień szkoleniowy - dwudaniowy obiad z napojami, kolacja, - drugi dzień szkoleniowy - śniadanie, dwudaniowy obiad z napojami; b.zapewnienie całodziennego ciągłego serwisu kawowego podczas szkoleń, w ramach którego oferowana będzie minimum: kawa, herbata, cukier, śmietanka lub mleko, woda mineralna gazowana i niegazowana, ciasteczka słodkie lub ciasta dla uczestników szkoleń. Ponadto oferent zobowiązany jest do: a.udostępnienia nieodpłatnie na terenie hotelu sali szkoleniowej mogącej pomieścić co najmniej 20 osób w układzie umożliwiającym pracę warsztatową; sala powinna być wyposażona minimum w: stoliki, krzesełka, nagłośnienie, ekran, gniazdka umożliwiające podłączenie rzutnika multimedialnego i laptopa oraz posiadać klimatyzację; sala powinna być dostępna dla uczestników szkoleń w godzinach szkolenia oraz dla trenerów przynajmniej na 1 godzinę przed i po zakończeniu zajęć, b.uwzględnienia w ramach wyżywienia dla uczestników, po uprzednim zawiadomieniu przez organizatora szkolenia, specjalnych wymagań związanych z dietą wegetariańską, wegańską, jarską itp. ZADANIE CZĘŚCIOWE NR 2 Zadanie częściowe nr 2 obejmuje swoim zakresem następujące czynności: 1.wykonanie aktualizacji opisu stanowisk w Urzędzie Miejskim w Jarocinie wraz z badaniem luk kompetencyjnych i szczegółowych potrzeb szkoleniowych. Przeprowadzenie niniejszej czynności ma na celu usprawnienie prac, wydawanie efektywniejszych decyzji administracyjnych, porównanie stanowisk i obowiązków urzędników oraz wyszukanie luk lub dublowanie się określonych zajęć i eliminacja takich obszarów. Uporządkowanie zakresów obowiązków przyczyni się w dużym stopniu do lepszego uszeregowania hierarchii stanowisk oraz ułatwi dystrybucję nowych zadań, przydział do projektów wewnętrznych i zewnętrznych Urzędu oraz pomoże w jeszcze lepszej dystrybucji wewnętrznych środków finansowych. Niniejsza czynność wymagać będzie ok. 200 - 300 godzin pracy konsultantów na co składać się powinny między innymi: wywiady, przygotowanie kart opisu stanowisk, szkolenia wewnętrzne dotyczące wypełniania kart, rozmowy z kierownictwem, weryfikacja z istniejącymi dokumentami w Urzędzie Miejskim w Jarocinie. Efektem przedmiotowej czynności powinien być opracowany kompleksowy raport z aktualnym opisem stanowisk. 2) Konsultacje(ok. 120h) z praktycznych aspektów stosowania Kodeksu Postępowania Administracyjnego, które maja na celu ułatwić przeprowadzenie procedury wydawania decyzji administracyjnych w Urzędzie Miejskim w Jarocinie - doradztwo prawne 3) Kompleksowe badanie satysfakcji klientów przeprowadzone między klientami Urzędu Miejskiego. Badanie satysfakcji klientów powinno przyjąć formę rozmów telefonicznych, ankiet, wywiadów. Przeprowadzone badanie powinno pokazać pełen obraz stanu rzeczywistego , wskazać obszary do poprawy oraz ma sprawdzić oddziaływanie szkoleń z Obsługi Klienta i pozostałych szkoleń wpływających na podniesienie jakości pracy Urzędu. Przeprowadzone badanie powinno być uzupełnieniem oraz powinno wskazać różnice postrzegania pracy Urzędu Miejskiego w Jarocinie przez mieszkańców pomiędzy przełomem 2008/2009 roku a rokiem 2011. Na przełomie 2008/2009 Urząd Miejski w Jarocinie przeprowadził badanie opinii mieszkańców gminy Jarocin na temat szeroko rozumianego zadowolenia z działań Gminy, w tym również z pracy Urzędu Miejskiego w Jarocinie. Wykonawca zobowiązany jest sporządzić raport, spełniający następujące zadania: - raport powinien posłużyć jako wdrożenie systemu monitorowania usług publicznych/satysfakcji klienta (zgodnie z 2 Filarem Państwa Prawa Skuteczność i Efektywność), - poprzez przygotowanie i wprowadzenie do trwałego wykorzystania systemu ewaluacji pracy urzędników, będzie możliwość sprawdzenia różnic oceny i opinii mieszkańców przed i po przeprowadzonych szkoleniach z Obsługi Klienta, - pokaże realną zmianę wobec danych z końca 2008 roku. Badaniu satysfakcji klientów będzie towarzyszyło wdrożenie systemu monitorowania usług publicznych i poprawa wskaźników jakości świadczonych usług poprzez specjalistyczne konsultacje w wymiarze 150 h, które doprowadzą do ustalenia kluczowych wskaźników (benchmarking). 4) Aktualizacja Kodeksu Etycznego Pracowników Urzędu Miejskiego w Jarocinie oraz Kodeksu Postępowania Etycznego w Urzędzie Miejskim w Jarocinie o procedury mówiące o konsekwencjach złamania przez pracownika zasad etycznych. Zadaniem nadrzędnym jest uzupełnienie Kodeksu Etycznego o procedury, które wskazać mogą dokładnie jakie działania, kto, w jakim terminie może podjąć wobec pracowników UMJ łamiących zawarte w tych dokumentach normy. Powstałe narzędzie powinno się przyczynić się w sposób znaczący do usprawnień w zakresie podejmowania decyzji dyscyplinarnych i motywacyjnych w UMJ. 5) Doradztwo w zakresie sporządzania Planu Rozwoju Lokalnego , tj. dokumentu , który w sposób kompleksowy będzie wskazywał kierunki przemian w UM oraz będzie uszczegółowieniem istniejącej Strategii Rozwoju Gminy.