Świadczenie usługi hotelarskiej, restauracyjnej oraz wynajem sal konferencyjnych w związku z organizacją konferencji podsumowującej Narodową Strategię Spójności

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiot zamówienia obejmuje: 1. Zapewnienie obiadu i uroczystej kolacji oraz całodziennego serwisu kawowego w pierwszym dniu konferencji. 2. Zapewnienie obiadu i całodziennego serwisu kawowego w drugim dniu konferencji. 3. Zapewnienie trzech niezależnych sal konferencyjnych, wyposażonych w sprzęt multimedialny i nagłośnienie. 4. Zapewnienie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. 5. Zapewnienie noclegu. 2. Termin: Pobyt ma się odbyć w terminie: 17-18 października 2013 r. 3. Czas trwania konferencji: Konferencja pierwszego dnia od godz. 11:00 do 16:00, natomiast drugiego od 10:00 do 13:00. 4. Liczba uczestników konferencji: Planuje się udział 230 osób uczestniczących w konferencji (beneficjenci Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, beneficjenci Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013, Zarząd, Rada Nadzorcza, prelegenci oraz pracownicy WFOŚiGW w Olsztynie). 5. Lokalizacja hotelu: Hotel w województwie warmińsko - mazurskim o standardzie odpowiadającym co najmniej czterem gwiazdkom (wg zał. nr 1 do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z 19.08.2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie Dz. U. z 2006 r. nr 22 poz. 169). Hotel ma znajdować się poza miastem Olsztyn, ale w promieniu do 85 km od granicy miasta. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia noclegów w terminie z 17 na 18 października 2013 r. wraz ze śniadaniem dla 230 osób, w tym co najmniej 50 pokoi 1-osobowych z łazienkami, pozostałe pokoje jedno lub dwuosobowe z łazienkami i pojedynczymi łóżkami. Zamawiający nie pokrywa kosztów noclegu dla 180 osób, którzy zapewniają sobie nocleg we własnym zakresie i pokrywają jego koszty (przedpłata). Jednak aby Konferencja przebiegła pomyślnie istnieje potrzeba rezerwacji ze strony hotelu tych miejsc noclegowych. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do zapewnienia i uwzględnienia w kalkulacji kosztów noclegu dla 50 osób z ramienia WFOŚiGW w Olsztynie, w podziale na 10 pokoi 1-osobowych z łazienkami pozostałe dwuosobowe z łazienkami i pojedynczymi łóżkami. Zamawiający nie pokrywa kosztów dla 180 osób. Osoby, które zgłoszą się na konferencję pokrywają koszty własnego noclegu, jedynie zobowiązuje Wykonawcę do zapewnienia dostępności miejsc noclegowych dla 230 osób w pokojach jednoosobowych z łazienkami oraz dwuosobowych z łazienkami i pojedynczymi łóżkami. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany liczby osób uczestniczących w konferencji ( a tym samym korzystających z noclegów, pełnego wyżywienia oraz serwisów kawowych) do 40% na siedem dni przed terminem konferencji. Wykonawca nie będzie wnosił żadnych roszczeń z tego tytułu.