Świadczenie usług telefonii stacjonarnej dla Urzędu Miejskiego w Choszcznie i jednostek organizacyjnych Gminy Choszczno

Opis przedmiotu przetargu: 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług telekomunikacyjnych w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 27 maja 2011 r. 2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług telekomunikacyjnych za pomocą: 1) 35 linii PSTN: w lokalizacjach podanych w załączniku nr 6 - wykaz usług, 2) 7 linie ISDN 2B+D - w lokalizacjach podanych w załączniku nr 6 - wykaz usług, 3) 1 linii ISDN PRA 15B+D - w lokalizacjach podanych w załączniku nr 6 - wykaz usług, 4) dostępów do Internetu w ilości, lokalizacjach i o parametrach podanych w załączniku nr 6 - wykaz usług. 3. Rozpoczęcie świadczenia usług nastąpi zgodnie z harmonogramem prac przygotowawczych stanowiącym załącznik nr 4 do SIWZ. Terminy podawane w harmonogramie należy ująć w dniach - tygodniach od daty podpisania umowy. W harmonogramie należy przedstawić: 1) Harmonogram czasowy czynności podejmowanych w ramach prac przygotowawczych w tym takich jak np. a) złożenie wniosku o przeniesienie numerów (jeżeli ofertę składa inny wykonawca niż dotychczasowy operator telekomunikacyjny), b) termin przeniesienia numerów (jeżeli ofertę składa inny wykonawca niż dotychczasowy operator telekomunikacyjny), c) data przeprowadzenia wstępnych testów mających za zadanie sprawdzenie, czy doprowadzono do pełnej integracji pomiędzy urządzeniami oferowanymi przez Wykonawcę a urządzeniami Zamawiającego tj. posiadaną centralą telefoniczną oraz urządzeniami końcowymi (aparaty telefoniczne, faksowe znajdujące się na stanowiskach pracy osób zatrudnionych przez Zamawiającego), d) dopełnienie przez wykonawcę innych formalności niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia, 2) sposób świadczenia usługi tj. sposoby, metody połączeń pomiędzy poszczególnymi lokalizacjami, podanie urządzeń wykorzystywanych do świadczenia usługi. UWAGA. Zamawiający wymaga by struktura sieci utworzona przez Wykonawcę nie była scentralizowana, tj. np. utworzona w oparciu o jeden centralny węzeł, z którego następnie dokonuje się rozdziału połączeń. Sieć winna mieć charakter rozproszony (dostęp w kilku lokalizacjach), co ma zabezpieczyć Zamawiającego przed awarią sieci na skutek awarii jednego węzła (np. brak zasilania). 4. Wykonawca jest zobowiązany do dopełnienia wszelkich formalności niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia na podstawie upoważnienia udzielonego przez Zamawiającego. 5. Zamawiający zakłada możliwość rezygnacji ze świadczenia przez Wykonawcę usług dostępu do Internetu oraz z części innych usług -w trakcie obowiązywania umowy (nie więcej niż 10% z ogólnej liczby numerów) np. z uwagi na zmianę rozmieszczenia wydziałów Urzędu Miejskiego w Choszcznie lub jednostek organizacyjnych Gminy Choszczno bądź zmniejszenie zapotrzebowania na poszczególne usługi w związku z innymi zmianami o charakterze organizacyjnymi przeprowadzanymi w Urzędzie Miejskim czy jednostkach organizacyjnych Gminy. 6. Wykonawca poniesie wszystkie koszty związane z przeniesieniem oraz aktywacją numerów abonenckich, a także związane z przygotowaniem dokumentacji niezbędnej do wykonania tego procesu oraz uzyskaniem niezbędnych pozwoleń. 7. Zamawiający nie ponosi żadnych dodatkowych kosztów związanych z zachowaniem numerów telefonów dotychczas wykorzystywanych i utrzymywaniem łącza, serwisowania urządzeń dostarczonych przez Wykonawcę, a niezbędnych do świadczenia usługi oraz kosztów związanych z dostosowaniem swojej infrastruktury telekomunikacyjnej, o ile zajdzie taka potrzeba w związku z realizacją usług na rzecz Zamawiającego. 8. Zamawiający nie będzie ponosił opłat początkowych z tytułu uruchomienia nowych usług jak np. ISDN PRA 15B+D, ISDN 2B+D 9. Przedmiot zamówienia obejmuje także korzystanie przez Wykonawcę usługi z centrali telefonicznej (parametry centrali podano w załączniku Nr 6) znajdującej się w Urzędzie Miejskim w Choszcznie. Centrala jest dzierżawiona przez Zamawiającego od Telekomunikacji Polskiej SA..Umowę dzierżawy centrali zawarto do dnia 27 maja 2011 r. 10. Systemy telekomunikacyjne muszą posiadać certyfikaty jakości ISO 9001 i świadectwo kwalifikacji Unii Europejskiej. 11. Wykonawca jest zobowiązany do przeniesienia numerów telefonów dotychczas wykorzystywanych przez Zamawiającego bez przerw w pracy pomiędzy urządzeniami końcowymi Zamawiającego oraz zachowanie dotychczasowego zakresu numeracji z zastrzeżeniem przestrzegania zasad określonych w ustawie Prawo telekomunikacyjne (Dz. U. z 2004 r. Nr 171, poz. 1800 z późn. zm.). Przeniesienie, o którym mowa w poprzednim zdaniu nastąpi w terminie do 30 dni od dnia zawarcia umowy. Przerwy w pracy pomiędzy urządzeniami końcowymi Zamawiającego związane z przeniesieniem numerów nie mogą wystąpić w godzinach od 7.30 do 15.30 w dni powszednie. 12. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić w kalkulacji wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia w tym np. pokrycie kar za zerwanie umów. 13.Świadczenie usług telekomunikacyjnych będzie obejmowało: 1) połączenia lokalne, 2) połączenia międzystrefowe, 3) połączenia do sieci komórkowych, 4) połączenia międzynarodowe, 5) zapewnienie transmisji dla faksu, 6) połączenia pozostałe (połączenia do biura numerów, teleinformatyczne, itp.) 7) połączenia bezpłatne do służb powołanych ustawowo do niesienia pomocy posiadających numery skrócone tj: 112, 999, 998, 997, 994, 992, 993, 991, 986, 985, 984, 8) automatyczne serwisy informacyjne, infolinie 0-800;0-801;0-804; linie informacyjne 191XX;193XX;195XX; 9) przekierowanie połączeń. 10) prezentacja numeru itp. 11) bezpłatną całodobową możliwość telefonicznej obsługi klientów. 12) automatyczny wybór numeru prefiksu operatora. 13) usługi faksowe. 14) blokadę połączeń na 0700 - 0709 oraz 0300 900 900 oraz inne numery zaliczane do taryf specjalnych. 14.Usługi nie mogą być świadczone z użyciem technologii alternatywnych np. przez Internet, technologią VOIP. 15. W ramach wynagrodzenia wskazanego w ofercie, Zamawiający wymaga od Wykonawcy: 1) świadczenia usług w systemie naliczania sekundowego, 2) bezpłatnych połączeń pomiędzy wszystkimi numerami Zamawiającego, 3) braku opłaty za niezrealizowane połączenia, 4) braku opłaty za rozpoczęcie połączeń, 5) sporządzania i dostarczania na życzenie Zamawiającemu bezpłatnych szczegółowych wykazów realizowanych połączeń z linii miejskich w formie elektronicznej na uzgodniony wcześniej adres e-mail, za dany okres rozliczeniowy, ew. udostępnienie wykazu bieżących i archiwalnych połączeń poprzez strony www, 6) Dokonania konfiguracji centrali cyfrowej telefonów systemowych Urzędzie Miejskim 7) Dokonania instalacji i konfiguracji bramek GSM które są własnością Urzędu Miejskiego i funkcjonują na dzień dzisiejszy, 8) Skonfigurowania centrali zgodnie z wymaganiami Zamawiającego i pod nadzorem jego przedstawicieli, 9) Zapewnienia połączenia pomiędzy centralą a użytkownikami końcowymi (aparatami telefonicznymi znajdującymi się na stanowiskach pracy), 10) Zapewnienia połączenia pomiędzy stroną stacyjną a użytkownikami końcowymi, 11) Zsynchronizowania działania urządzeń Wykonawcy i Zamawiającego, wchodzących w skład systemu łączności, 12) Przeprowadzenia wstępnych testów przed przeniesieniem numerów telefonicznych. Celem przeprowadzenia wstępnych testów jest stwierdzenie pełnej integracji pomiędzy urządzeniami oferowanymi przez wykonawcę, a urządzeniem Zamawiającego tj. posiadaną centralą telefonicznymi oraz urządzeniami końcowymi (aparaty telefoniczne, faksowe znajdujące się na stanowiskach pracy osób zatrudnionych przez Zamawiającego). W trakcie testów będzie weryfikowana konfiguracja urządzeń Wykonawcy i Zamawiającego w celu stwierdzenia prawidłowego funkcjonowania wszystkich urządzeń (np. przekazywanie sygnałów za pośrednictwem urządzeń Wykonawcy i Zamawiającego w sposób zapewniający łączność telefoniczną pomiędzy urządzeniami końcowymi). Negatywny wynik przeprowadzonych testów może być podstawą do wstrzymania przeniesienia numerów i odstąpienia od umowy. 13) Przeprowadzenia przy udziale przedstawicieli Zamawiającego testów końcowych, potwierdzających sprawne funkcjonowanie systemu łączności, umożliwiającego wykonywanie za pośrednictwem Wykonawcy połączeń wychodzących z wszystkich urządzeń użytkowników końcowych oraz przyjmowanie połączeń przychodzących do urządzeń końcowych. Podpisania protokołu odbioru, potwierdzającego techniczną możliwość wykonywania usług zgodnie z warunkami określonymi w umowie, 14) Przeprowadzenia testów przed uruchomieniem centrali telefonicznej. Celem przeprowadzenia wstępnych testów jest stwierdzenie pełnej integracji pomiędzy urządzeniami oferowanymi przez wykonawcę a urządzeniami zamawiającego tj. posiadaną centralą telefoniczną i oraz urządzeniami końcowymi (aparaty telefoniczne, faksowe znajdujące się na stanowiskach pracy osób zatrudnionych przez Zamawiającego). W trakcie testów będzie weryfikowana konfiguracja urządzeń Wykonawcy i Zamawiającego w celu stwierdzenia prawidłowego funkcjonowania wszystkich urządzeń (np. przekazywanie sygnałów za pośrednictwem urządzeń Wykonawcy i Zamawiającego w sposób zapewniający łączność telefoniczną pomiędzy urządzeniami końcowymi). Negatywny wynik przeprowadzonych testów może być podstawą do wstrzymania uruchomienia centrali i odstąpienia od umowy. 15) Przeprowadzenie testów, o których mowa w poprzednim pkt nie może nastąpić później niż 14 dni przed datą planowanego uruchomienia centrali (§ 2 ust. 2 projektu umowy). 16) Zapewnienia możliwości bezpośredniego wybierania numerów wewnętrznych linii Zamawiającego, objętych niniejszą umową, 17) Zainicjowania systemu taryfikacji i programu bilingowego zgodnie ze stawkami operatora, 18) Bieżącą aktualizację programu taryfikacyjnego, zarówno pod względem najnowszej wersji oprogramowania, jak i stawek za połączenia telefoniczne, 19) Przeprowadzenia na koszt wykonawcy szkolenia dla trzech przedstawicieli Zamawiającego w zakresie administrowania centralami w terminie uzgodnionym z Zamawiającym. Na potwierdzenie uczestniczenia w szkoleniu zostanie wystawiony certyfikat 20) Przeprowadzenia na koszt wykonawcy szkolenia dla użytkowników telefonów systemowych oraz zestawów sekretarsko-dyrektorskich w siedzibie Zamawiającego w terminie uzgodnionym z Zamawiającym, 21) Podłączenia strony stacyjnej przełącznicy do strony liniowej (krosowanie), 22) Wyrażenia zgody na administrowanie dzierżawioną centralą przez przedstawicieli Zamawiającego przez cały okres obowiązywania umowy, 23) Dokonania na koszt Wykonawcy demontażu dzierżawionych urządzeń po zakończeniu wykonywania umowy - wg harmonogramu uzgodnionego z Zamawiającym. 16. Przedmiot zamówienia obejmuje także bezpłatne, okresowe przeglądy stanu technicznego pracy dostarczanych łączy centrali oraz sprawdzanie parametrów łączy poprzez ich pomiary i usuwanie usterek. 17. Przedmiot zamówienia obejmuje też bezpłatną pomoc techniczną związaną ze świadczeniem usług telekomunikacyjnych po zgłoszeniu przez Zamawiającego. 18. W momencie rozpoczęcia realizacji zamówienia Wykonawca musi dysponować centrum zgłaszania problemów ze strony klientów (customer service) działającym 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu z czasem odpowiedzi do klienta nie dłuższym niż 1 godzina i czasem reakcji nie dłuższym niż 2 godziny oraz wsparciem inżynierów z aktualnymi certyfikatami producenta oferowanego systemu. Centrum musi posiadać procedury gwarantujące rozwiązanie bardziej złożonych problemów. 19. Zamawiający wymaga przedstawienia co najmniej trzech osób z ww certyfikatami na etapie poprzedzającym zawarcie umowy. Przedstawienie takich osób jest warunkiem zawarcia umowy. Obowiązkiem wykonawcy, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą będzie przedstawienie ww osób w terminie wskazanym przez Zamawiającego jednak nie dłuższym niż 7 dni od dnia przesłania zawiadomienia o wynikach postępowania. Nie wywiązanie się z powyższego obowiązku będzie równoznaczne z uchyleniem się od zawarcia umowy, którym mowa w art. 94 ust. 3 ustawy. 20. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia przez okres trwania umowy serwisu na następujących warunkach: 1) Reakcja w ciągu 2 godzin od chwili zgłoszenia awarii, przywrócenie funkcjonalności systemu w ciągu 12 godzin od chwili zgłoszenia awarii. 2) Zgłaszanie awarii odbywać się będzie drogą telefoniczną za pomocą telefonu stacjonarnego lub komórkowego i potwierdzone zostanie nadaniem numeru zgłoszenia. Zamawiający dopuszcza także zgłaszanie awarii za pośrednictwem faxu lub pocztą elektroniczną. 21. Wykonawca przed złożeniem oferty zobowiązany jest do zapoznania się z istniejącym systemem telekomunikacyjnym u Zamawiającego celem uwzględnienia wszystkich czynników mających wpływ na realizację zamówienia. 24. Wymagane jest, aby Wykonawca w momencie uruchomienia systemu zainicjował system taryfikacji i program bilingowy zgodnie z aktualnymi stawkami operatora i na bieżąco informował Zamawiającego o zmianach. 25. Wszystkie oferowane urządzania muszą posiadać Deklarację Zgodności i być dopuszczone do obrotu na rynku w Unii Europejskiej. 26. Wykonawca zapewni bezpłatne eliminowanie usterek i nieprawidłowości w pracy łączy i centrali oraz bezpłatne usuwanie awarii. 27. Cena ofertowa musi obejmować całkowite koszty, jakie poniesie Zamawiający w związku z realizacją kontraktu w okresie miesięcznym. Do kalkulacji kosztów połączeń należy przyjąć następującą konfigurację połączeń, oraz ich czas. Zamawiający informuje, że w 2009 roku średnia liczba połączeń miesięcznie przedstawiała się następująco: 1) połączenia lokalne i strefowe: 54h 13m47 s, 2) połączenia międzystrefowe: 27h 55m58 s, 3) połączenia międzynarodowe: 0h 10m28 s, 4) połączenia do sieci komórkowych: 47h43 m 28 s. 28. W przypadku pojawienia się korzystniejszej ogólnie dostępnej oferty Wykonawcy na usługi objęte opisem przedmiotu zamówienia, Zamawiający ma prawo do skorzystania z niej poprzez dostosowanie postanowień umowy do aktualnej oferty Wykonawcy. 29. W okresie obowiązywania umowy Wykonawca nie może dokonać zmiany cen podanych w formularzu cenowym załączonym do oferty skutkujących podwyższeniem opłat. 30. Rozpoczęcie realizacji usługi w terminie późniejszym niż 30 dni od dnia zawarcia umowy może skutkować odstąpieniem od umowy. 31. Wszelkie prace związane ze zmianą operatora muszą być prowadzone po godzinach urzędowania Urzędu tj. od godziny 15.30 do godziny 7.30 oraz w dni wolne od pracy. 32. Zamawiający informuje, że w trakcie obowiązywania umowy możliwa jest zmiana lokalizacji. W związku z powyższym wykonawca musi być przygotowany do przeniesienia linii telefonicznych z dotychczasowej lokalizacji do nowej lokalizacji. Z tytułu ewentualnego przeniesienia linii telefonicznych w związku ze zmianą lokalizacji obiektów Zamawiającego nie będą ponoszone żadne dodatkowe opłaty.