Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznych na rzecz Urzędu Miejskiego w Siechnicach

Opis przedmiotu przetargu: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek oraz paczek pocztowych i ich ewentualnych zwrotów do nadawcy dla Urzędu Miejskiego w Siechnicach przy ul. Jana Pawła II 12. Zasady korzystania z usług pocztowych, a także odpowiedzialność Wykonawcy z tytułu niewykonania lub nienależytego ich wykonania określone są w: ustawie z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529), rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r., Nr 183, poz. 1795 z późn. zm.), umowach międzynarodowych ratyfikowanych przez Rzeczpospolitą Polska, umowach międzynarodowych zawartych w sposób dopuszczalny przez prawo międzynarodowe dotyczących świadczenia usług pocztowych oraz wiążących regulaminach wykonawczych Światowego Związku Pocztowego. W przypadku zmiany przepisów, o których mowa wyżej w trakcie realizacji usług pocztowych, zastosowanie będą miały przepisy nowo obowiązujące.Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się: przesyłki listowe nierejestrowane (zwykłe) krajowe i zagraniczne, tj. nadane i doręczone bez pokwitowania, przesyłki listowe rejestrowane (polecone) krajowe i zagraniczne, tj. przesyłki nadane i doręczone za pokwitowaniem lub z potwierdzeniem odbioru, w tym ze zwrotnym poświadczeniem odbioru zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego, przesyłki pocztowe w obrocie krajowym i zagranicznym przyjmowane na warunkach szczególnych wysyłane będą jako priorytetowe z uwzględnieniem podziału na przesyłki ekonomiczne i polecone oraz gabaryty. Przesyłki pocztowe będą kwalifikowane według rodzaju przesyłek obowiązujących u Wykonawcy. Odbiór przesyłek nadawanych przez Zamawiającego przeznaczonych do wysłania dokonywany będzie przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy po okazaniu stosownego upoważnienia. Od Wykonawcy wymaga się, aby usługa doręczania przesyłek pocztowych świadczona była do każdego wskazanego przez Zamawiającego adresu w kraju i za granicą objętego Porozumieniem ze Światowym Związkiem Pocztowym.Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, następować będzie w tym samym dniu, w którym nastąpił odbiór przesyłek przez Wykonawcę z siedziby Zamawiającego. Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłek na dzień następny w przypadku uzasadnionych zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek (nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów do dokumentów nadawczych z opisami na przesyłkach, brak znaków opłaty) i braku możliwości ich wyjaśnienia z przedstawicielem Zamawiającego. Wykonawca będzie doręczał Zamawiającemu do jego siedziby pokwitowane przez adresata potwierdzenie odbioru niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak iż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia. W każdym przypadku nieobecności adresata, przedstawiciel Wykonawcy pozostawi adresatowi zawiadomienie o próbie dostarczenia przesyłki (pierwsze awizo) zawierające wskazanie miejsca i czasu odbioru przesyłki przez adresata. Termin odbioru przesyłki przez adresata po pierwszym awizo ustala się na 7 dni, licząc od dnia pozostawienia pierwszego zawiadomienia, a po upływie tego terminu w przypadku niepodjęcia przesyłki przez adresata wymagane jest wystawienie powtórnego zawiadomienia (powtórne awizo) o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie czternastodniowego terminu nieodebrana przez adresata przesyłka podlega zwrotowi z podaniem przyczyny nieodebrania przesyłki. Od Wykonawcy Zamawiający wymaga zapewnienia bezpłatnych formularzy potwierdzeń odbioru, z wyłączeniem formularzy zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia. Opakowanie przesyłek listowych stanowi odpowiednio zabezpieczona przez Zamawiającego (zaklejona) koperta. Opakowanie paczki powinno stanowić zabezpieczenie przed dostępem do zawartości przesyłki oraz uniemożliwić jej uszkodzenie w czasie przemieszczania. Zamawiający będzie korzystał z własnych opakowań przesyłek.Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym, przez co należy rozumieć: dla przesyłek rejestrowanych - wpisanie każdej przesyłki do rejestru - książek nadawczych sporządzonych w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia będzie stanowić dla Zamawiającego potwierdzenie nadania przesyłki; dla przesyłek nierejestrowanych -nadawanie według zestawienia ilościowego przesyłek z podziałem na kategorie i przedziały wagowe sporządzonego w dwóch egzemplarzach, z których oryginał będzie przeznaczony dla placówki nadawczej Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek. Wzory książek nadawczych oraz zestawień ilościowych przesyłek winny być przedmiotem uzgodnień przed podpisaniem umowy. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na każdej nadawanej przesyłce listowej lub paczce w sposób trwały i czytelny nazwy odbiorcy wraz z jego adresem, rodzaju przesyłki (zwykła, polecona priorytet, ze zwrotnym poświadczeniem odbioru - ZPO) oraz pełnej nazwy i adresu zwrotnego nadawcy. Zamawiający będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą. Odbiór przesyłek do wyekspediowania będzie każdorazowo potwierdzany przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy poprzez umieszczenie pieczęci, podpisu i daty w pocztowej książce nadawczej - dla przesyłek rejestrowanych oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek - dla przesyłek zwykłych. Zamawiający wymaga dostarczenia przesyłek pocztowych codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach od 9.00 do 13.00 do Urzędu Miejskiego w Siechnicach, ul. Jana Pawła II 12. Zamawiający wymaga, aby odbiór przesyłek pocztowych z siedziby Zamawiającego, tj. Siechnice, ul. Jana Pawła II 12 - Kancelaria, parter budynku, odbywał się codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach od 12.00 do 15.00. Zamawiający na nadawanych przesyłkach będzie umieszczał oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku, odcisku pieczęci lub innego znaku opłaty pocztowej o treści ustalonej z Wykonawcą, przy czym odbiór przesyłek przyjętych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowany przez Wykonawcę w prowadzonych rejestrach pieczęcią, podpisem i datą. Wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług pocztowych chyba, że spowodowane jest ono działaniem siły wyższej. Usługę pocztową w zakresie przesyłki rejestrowanej uważa się za niewykonaną, jeżeli doręczenie przesyłki rejestrowanej lub zawiadomienie o próbie jej doręczenia nie nastąpiło w terminie 14 dni od dnia nadania. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy po upływie 14 dni od nadania przesyłki rejestrowanej, nie później jednak niż 12 miesięcy od jej nadania. Termin udzielenia odpowiedzi na reklamację nie może przekroczyć - 30 dni dla przesyłek krajowych oraz 90 dni dla przesyłek zagranicznych - od dnia otrzymania reklamacji. W przypadku uszkodzenia przesyłki Wykonawca ma obowiązek zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia.Zamawiający ma prawo zlecić usługę innemu operatorowi, a kosztami realizacji usługi obciążyć Wykonawcę, jeżeli Wykonawca nie odbierze z siedziby Zamawiającego, tj. z Kancelarii Urzędu Miejskiego w Siechnicach przy ul. Jana Pawła II 12 przesyłek w wyznaczonym dniu i czasie. Podstawą rozliczeń finansowych będzie suma opłat za przesyłki faktycznie nadane oraz ewentualnie zwrócone do Zamawiającego w okresie jednego miesiąca , stwierdzone na podstawie dokumentów nadawczych i oddawczych.Uiszczanie opłat od przesyłek listowych będzie następowało z dołu w formie opłaty skredytowanej. Zamawiający będzie umieszczał na przesyłce oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę w postaci napisu, nadruku lub odcisku pieczęci o treści ustalonej z Wykonawcą.Wykonawca zobowiązany jest na własny koszt udostępnić Zamawiającemu pieczęcie do znakowania właściwej opłaty przesyłek lub inne urządzenie, które umożliwi oznakowanie opłaty przesyłek.Zamawiający dopuszcza zmianę ilości przesyłek, jak i ich rodzaje. Ilość poszczególnych rodzajów przesyłek może ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego z zastrzeżeniem, że wartość tych przesyłek nie przekroczy wartości przedmiotu zamówienia. Zamawiający za okres rozliczeniowy do fakturowania uznaje miesiąc kalendarzowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niezrealizowania ilości przesyłek podanych w SIWZ i z tego tytułu Wykonawcy nie będą przysługiwały żadne roszczenia.3.2. Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zawiera szczegółowy formularz kalkulacji cen jednostkowych stanowiący Załącznik nr 1 A do niniejszej oferty. Podane w Załączniku 1 A ilości mają charakter szacunkowy, stanowią element niezbędny i służący wyborowi najkorzystniejszej oferty i nie stanowi ze strony Zamawiającego zobowiązania do nadawania przesyłek w podanych ilościach.Rozliczenia finansowe za wykonane usługi będą dokonywane z dołu w okresach miesięcznych, na podstawie specyfikacji sporządzonej przez Wykonawcę, zawierającej sumę opłat za przesyłki faktycznie nadane, zwrócone w okresie rozliczeniowym oraz za usługę odbioru przesyłek od Zamawiającego, stwierdzone na podstawie dokumentów zdawczo - odbiorczych podpisanych przez upoważnionych przedstawicieli stron W przypadku przesyłek, które nie są rejestrowane, ilość i waga stwierdzona będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek sporządzonego przez Zamawiającego. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy.Wykonawca w czasie obowiązywania umowy zapewni funkcjonowanie na terenie miejscowości Siechnice siedzibę, oddział, filię lub placówkę, wyposażoną w odpowiednie urządzenia techniczne zapewniające świadczenie usług pocztowych lub uruchomi swoim staraniem i na swój koszt przedstawicielstwo na terenie miejscowości Siechnice, w terminie 3 miesięcy od daty podpisania umowy. Do czasu otwarcia na terenie miejscowości Siechnice siedziby, oddziału, filii lub punktu, Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenie usług pocztowych poprzez odbiór i dostarczanie poczty z i do siedziby Zamawiającego - Urząd Miejski w Siechnicach, ul. Jana Pawła II 12, Siechnice, bez dodatkowych opłat i prowizji zgodnie z cenami podanymi w Załączniku 1 A i w godzinach podanych w Załączniku 1 B.lub będzie świadczył usługi pocztowe poprzez odbiór i dostarczanie poczty z i do siedziby Zamawiającego - Urząd Miejski w Siechnicach, ul. Jana Pawła II 12, Siechnice, bez dodatkowych opłat i prowizji zgodnie z cenami podanymi w Załączniku 1 A i w godzinach podanych w Załączniku 1 B.Zastrzega się, aby wszystkie jednostki organizacyjne Gminy miały takie samo prawo do zawarcia umów na wykonanie usług pocztowych, na warunkach będących przedmiotem niniejszego zamówienia publicznego. W przypadku łączenia, przekształcenia bądź utworzenia nowych jednostek organizacyjnych Gminy, Wykonawca podpisze z nimi umowę na prowadzenie usług pocztowych na takich samych zasadach i warunkach, jakie zostaną zawarte w umowach podpisanych z Wykonawcą.Wymagane jest załączenie do oferty projektu umowy zawierającego wszystkie warunki świadczonych usług, bez powoływania się na regulamin wewnętrzny wykonawcy